Simplifiez la paie bi-mensuelle aux Philippines
et les déclarations fiscales BIR 1601-C
La paie aux Philippines est un flux de travail impliquant quatre agences, pas un simple calcul de paie
La paie aux Philippines n’est pas seulement un calcul de salaire. Un cycle de paie conforme doit relier les salaires des employés, l’impôt retenu par la BIR, le SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, les règles régionales sur le salaire minimum, le 13e mois de salaire, les bulletins de paie, le solde de tout compte et les certificats fiscaux des employés. Pour les entreprises étrangères opérant aux Philippines, le plus grand risque lié à la paie n’est souvent pas une formule erronée, mais une incohérence entre les registres de la BIR, du SSS, de PhilHealth, de Pag-IBIG et du DOLE.
NNRoad propose des services de paie aux Philippines pour les entreprises qui disposent déjà d’une structure d’employeur locale aux Philippines, telle qu’une société philippine, une succursale, une filiale, un ROHQ ou un arrangement d’employeur local enregistré. Votre entreprise reste l’employeur légal, tandis que NNRoad prend en charge le calcul mensuel de la paie, le flux de travail des cotisations légales, les rapports de paie, les bulletins de paie et la documentation de conformité.
Quand ce service de paie aux Philippines est la solution idéale
- Votre entreprise possède déjà une entité philippine et a besoin d’un support externe pour la paie mensuelle.
- Vous embauchez des employés à Metro Manila, Cebu, Davao, Clark, Cavite, Laguna, Iloilo, Bacolod, Cagayan de Oro ou dans une autre zone d’emploi aux Philippines.
- Votre équipe RH ou financière est située hors des Philippines et a besoin de rapports clairs indiquant le salaire brut, l’impôt retenu, le SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, le salaire net et le coût pour l’employeur.
- Vous avez besoin d’aide pour le calcul des salaires mensuels, les versements légaux, les données du formulaire BIR 1601-C, le formulaire BIR 2316, le 13e mois de salaire et les calculs de solde de tout compte.
- Vous employez des salariés locaux, des salariés étrangers, des employés de nuit, du personnel de BPO ou de services partagés, des commissionnaires ou des employés répartis dans plusieurs régions des Philippines.
- Vous passez d’une paie basée sur des feuilles de calcul à un calendrier de paie mensuel structuré avec vérification, approbation et contrôles de conformité.
Quand l’externalisation de la paie ne suffit pas
L’externalisation de la paie est conçue pour les entreprises qui disposent déjà d’un employeur philippin conforme. Si votre entreprise ne possède pas d’entité philippine mais souhaite embaucher un employé localement, l’externalisation de la paie seule peut ne pas résoudre le problème de l’employeur légal. Dans ce cas, examinez le service de l’employeur de référence aux Philippines de NNRoad.
Si le cas concerne un ressortissant étranger travaillant aux Philippines, la paie doit également être alignée sur le permis d’emploi pour étrangers (Alien Employment Permit), le visa de travail, le statut fiscal, le contrat de travail, la couverture légale locale et le calendrier d’immigration. Pour un soutien à l’emploi des ressortissants étrangers, consultez les services d’emploi pour expatriés aux Philippines. Pour les entreprises gérant la paie dans plusieurs pays, la paie aux Philippines peut également être connectée au service de paie mondiale (Global Payroll) de NNRoad.
Ce que NNRoad gère dans un cycle de paie aux Philippines
Un prestataire de services de paie aux Philippines doit aider l’employeur à gérer l’intégralité du flux de travail mensuel de la paie, et pas seulement à produire un bulletin de paie. Le processus doit relier les données de présence, les composantes du salaire, les cotisations légales, l’impôt retenu à la source, les dossiers des employés, l’approbation de la paie, les fichiers de versement et le reporting de fin d’année.
Calcul mensuel de la paie du brut au net
NNRoad prend en charge le calcul de la paie sur la base des données mensuelles approuvées, y compris le salaire de base, les jours travaillés, les absences, les congés non payés, les heures supplémentaires, la prime de nuit, le travail les jours de repos, le travail les jours fériés, les indemnités, les primes, les commissions, les avances sur salaire, les prêts, les déductions légales et les éléments de solde de tout compte.
Assistance pour l’impôt retenu à la source par la BIR
Aux Philippines, les employeurs sont responsables de la retenue à la source sur les rémunérations. NNRoad aide à calculer l’impôt mensuel retenu à la source en utilisant la rémunération imposable, les déductions obligatoires, la fréquence de paie et la logique du tableau de retenue applicable. Nous aidons également à organiser les données de paie pour le reporting mensuel et annuel à la BIR.
Gestion des cotisations SSS, PhilHealth et Pag-IBIG
NNRoad aide à calculer les cotisations des employés et de l’employeur pour le SSS, PhilHealth et Pag-IBIG sur la base des tableaux légaux actuels, du niveau de salaire de l’employé, du plafond de cotisation et de la catégorie de l’employé. Les rapports de paie séparent les déductions de l’employé des coûts de la part de l’employeur afin que les employés et les équipes financières puissent comprendre le calcul.
Calcul du 13ème mois de salaire
La paie aux Philippines nécessite une planification du 13ème mois de salaire. NNRoad prend en charge les calculs de provision et de paiement basés sur le salaire de base de l’employé gagné au cours de l’année civile, y compris le traitement prorata pour les arrivants, les départs et les employés éligibles ayant un service partiel sur l’année.
Bulletin de paie et communication avec l’employé
Les employés doivent être en mesure de comprendre comment leur paie a été calculée. NNRoad peut prendre en charge la préparation des bulletins de paie indiquant le salaire de base, les heures supplémentaires, la prime de nuit, les indemnités, les déductions légales, l’impôt retenu à la source, les prêts, le salaire net et d’autres éléments de paie.
Documentation de fin d’année pour la paie
À la fin de l’année, les employeurs ont besoin de dossiers propres pour le formulaire BIR 2316, les résumés annuels de retenue à la source, la révision du 13e mois de salaire et les questions des employés. NNRoad aide à maintenir les données de paie mois par mois afin que les documents annuels n’aient pas besoin d’être reconstitués manuellement.
Rapports de gestion pour les équipes locales et mondiales
Un rapport de paie utile aux Philippines doit afficher le salaire brut de l’employé, les déductions légales, la retenue d’impôt, le salaire net, les charges sociales patronales, la provision pour le 13e mois et l’écart par rapport au mois précédent. NNRoad aide à préparer des rapports que les sièges sociaux à l’étranger peuvent examiner sans perdre les détails de la paie locale.
Structure des cotisations de paie 2026 : SSS, PhilHealth, Pag-IBIG et retenue BIR
La paie aux Philippines nécessite plusieurs calculs légaux lors du même cycle de paie. Le SSS utilise un tableau de crédit salarial mensuel (Monthly Salary Credit). PhilHealth utilise un taux de prime avec un plancher et un plafond salariaux. La retenue d’impôt BIR utilise la rémunération imposable après déductions autorisées et le tableau de retenue pertinent.
Éléments de paie légaux essentiels pour la planification 2026
| Élément de paie | Référence de paie actuelle | Impact côté employé | Impact côté employeur |
|---|---|---|---|
| SSS | Taux de cotisation de 15 % basé sur le crédit salarial mensuel, avec un MSC allant de 5 000 PHP à 35 000 PHP. | La cotisation de l’employé est déduite du salaire sur la base du tableau SSS. | La cotisation de l’employeur est versée en plus du salaire et inclut la cotisation pour l’indemnisation des employés (Employees’ Compensation) le cas échéant. |
| PhilHealth | Taux de prime de 5 %, avec un plancher salarial de 10 000 PHP et un plafond salarial de 100 000 PHP. | L’employé paie la moitié de la prime pour les membres employés. | L’employeur paie l’autre moitié de la prime. |
| Pag-IBIG / HDMF | Salaire maximum du fonds de 10 000 PHP ; la cotisation de l’employé et de l’employeur est généralement plafonnée à 200 PHP chacun pour les employés dépassant le plafond. | La cotisation de l’employé est déduite du salaire. | La cotisation correspondante de l’employeur est versée séparément et ne doit pas être déduite des salaires. |
| Retenue d’impôt BIR | Taux d’imposition progressifs de 0 % à 35 % basés sur le revenu imposable. | La retenue d’impôt réduit le salaire net de l’employé. | L’employeur retient, déclare, verse et émet la documentation fiscale annuelle. |
| 13e mois de salaire | Au moins 1/12 du salaire de base gagné au cours de l’année civile pour les employés couverts. | L’employé reçoit une prestation annuelle légale. | L’employeur doit constituer des provisions et budgétiser le coût tout au long de l’année. |
Pourquoi la base de cotisation est importante
Chaque élément légal utilise une base différente. Le SSS utilise le crédit de salaire mensuel. PhilHealth utilise le salaire de base mensuel avec un plancher et un plafond. Pag-IBIG utilise le salaire du fonds avec un maximum. La retenue à la source de la BIR commence à partir de la rémunération imposable après les cotisations obligatoires et les autres traitements de paie. C’est pourquoi une simple formule « salaire brut × pourcentage » ne suffit pas pour la paie aux Philippines.
Liens de référence officiels
Les employeurs peuvent consulter l’officiel tableau des cotisations de la SSS, les procédures de paiement et de déclaration de l’employeur de PhilHealth, la référence de mise en œuvre de la Circulaire n° 460 de Pag-IBIG, et la page de retenue à la source de la BIR.
Ordres de salaire régionaux : les Philippines n'ont pas de plancher de paie national unique
Le salaire minimum aux Philippines est régional, sensible au secteur et fréquemment mis à jour par des ordres de salaire. Cela crée un défi pratique de paie pour les employeurs ayant des employés dans différents lieux. Un employé de Metro Manila, un employé du Luzon central, un employé de Cebu et un employé de Davao peuvent ne pas partager le même plancher de salaire journalier légal.
Pourquoi les ordres de salaire régionaux affectent la paie
| Situation de la paie | Pourquoi c’est important | Point de contrôle de la paie |
|---|---|---|
| Employés dans différentes régions | Les taux de salaire minimum varient selon la région et parfois selon le secteur, la ville ou la classification de l’entreprise. | Associez chaque employé au lieu de travail et à l’ordre de salaire corrects. |
| Commerce de détail, services, agriculture ou petits établissements | Certains ordres de salaire distinguent les secteurs ou la taille de l’établissement. | N’appliquez pas le taux NCR non agricole à tous les employés sans vérifier la classification. |
| Employés payés à la journée ou à l’heure | Le salaire minimum est couramment exprimé comme un taux de salaire journalier. | La paie doit calculer les salaires journaliers, horaires, les heures supplémentaires, les jours fériés et les jours de repos à partir de la base salariale régionale correcte. |
| Employés transférés sur un autre site | Un transfert peut modifier la logique de salaire régional applicable. | Réviser le salaire minimum, les indemnités et la classification de la paie après les changements de lieu. |
| Employés à distance travaillant depuis les provinces | Le travail à distance peut soulever des questions sur le lieu de travail et l’application de l’ordre de salaire. | Documentez le lieu de travail officiel de l’employé et la base de calcul de la paie. |
| Ordres de salaire échelonnés | Certains ordres de salaire augmentent les taux par étapes à différentes dates. | Les systèmes de paie doivent être mis à jour avant chaque date d’entrée en vigueur, et pas seulement lors de la première augmentation salariale. |
Point de référence actuel de la NCR
Par exemple, la matrice salariale officielle de la NWPC répertorie l’ordre salarial NCR n° NCR-26 effectif au 18 juillet 2025, avec des taux de salaire minimum journalier pour le secteur privé allant de 658 PHP à 695 PHP. Cela ne doit pas être considéré comme le taux pour chaque localité des Philippines. Il s’agit d’une référence régionale uniquement pour la NCR.
Liste de contrôle pour la révision du salaire minimum
- Confirmer le lieu de travail de l’employé.
- Confirmer le secteur ou la classification de l’établissement.
- Vérifier si l’employé est payé à la journée, au mois, à temps partiel ou à la pièce.
- Passer en revue l’ordre salarial applicable et la date d’effet.
- Mettre à jour les calculs horaires, les heures supplémentaires, les jours de repos, les jours fériés et les services de nuit.
- Vérifier si les augmentations de salaire affectent le 13e mois de salaire et les budgets de coûts de l’employeur.
- Conserver les références des ordres salariaux pour l’audit de la paie et les questions des employés.
Lien de référence officiel
Les employeurs peuvent consulter les taux de salaire minimum journalier de la National Wages and Productivity Commission avant de finaliser la paie pour chaque région.
Boucle de paie BIR : retenue mensuelle, annualisation, 2316 et données de l'alphalist
La conformité fiscale de la paie aux Philippines ne s’arrête pas au calcul de la retenue mensuelle. L’employeur a également besoin des dossiers cumulés de l’année, de la révision de la rémunération annualisée, des certificats fiscaux des employés et des données de la déclaration d’information annuelle. Si le codage de la paie mensuelle est défaillant, le travail de fin d’année pour la BIR devient difficile.
Carte de déclaration de la paie BIR
| Élément de paie BIR | Objectif | Point de contrôle de la paie |
|---|---|---|
| Formulaire BIR 1601-C | Déclaration de versement mensuel pour les impôts sur le revenu retenus sur les rémunérations. | La paie doit concilier l’impôt retenu avec le rapport de paie approuvé avant le dépôt et le paiement. |
| Tableau de retenue sur la rémunération | Utilisé pour déterminer l’impôt retenu mensuel sur la rémunération imposable. | Utilisez la fréquence de paie et la rémunération imposable correctes après déductions obligatoires. |
| Annualisation | Processus de fin d’année pour comparer la rémunération imposable annuelle réelle et l’impôt retenu. | La paie mensuelle doit maintenir séparés les éléments de rémunération imposables et non imposables. |
| Formulaire BIR 2316 | Certificat de paiement de rémunération / impôt retenu délivré aux employés. | Les dossiers des employés, la rémunération, les avantages et les impôts retenus doivent être exacts avant la délivrance. |
| Déclaration d’information annuelle et données de l’alphalist | Soutient la déclaration annuelle de l’employeur concernant la rémunération des employés et les impôts retenus. | Le TIN de l’employé, les dates d’emploi, le statut de déclaration par substitution et la rémunération imposable doivent être validés tôt. |
| Révision de l’impôt sur les avantages en nature | Certains avantages pour les cadres ou les superviseurs peuvent être soumis à l’impôt final sur les avantages en nature. | Ne traitez pas tous les avantages comme une rémunération ordinaire pour le personnel sans examen préalable. |
Pourquoi les données de paie de la BIR doivent être codées par type de rémunération
Le salaire, le 13e mois, les avantages de minimis, les allocations imposables, les avantages non imposables, les commissions, les avantages en nature, les heures supplémentaires et les remboursements ne doivent pas être fusionnés en une seule ligne d’allocation générique. Le type de rémunération affecte la retenue à la source, le formulaire 2316, l’annualisation et les questions fiscales des employés.
Données de base de l’employé à vérifier avant la fin de l’année
- Nom complet légal de l’employé.
- Numéro d’identification fiscale.
- Dates de début et de fin d’emploi.
- Éligibilité à la déclaration par substitution.
- Rémunération imposable et rémunération non imposable.
- Cotisations obligatoires déduites.
- Impôt retenu pendant l’année.
- Revenus de l’employeur précédent si l’employé a rejoint l’entreprise en cours d’année.
- Statut fiscal de l’employé étranger, le cas échéant.
- Classification des avantages et examen des avantages en nature.
Liens de référence officiels
Les employeurs peuvent utiliser les calculateur de retenue à la source de la BIR, ressources sur la retenue à la source, et les ressources sur les formulaires officiels de la BIR lors de la préparation des registres mensuels et annuels de l’impôt sur les rémunérations.
13e mois et solde de tout compte : les éléments de paie aux Philippines qui créent un risque de fin d'année et de départ
Deux éléments de paie posent des questions récurrentes aux Philippines : le 13e mois et le solde de tout compte. Les deux semblent simples, mais les deux nécessitent des registres de paie propres. Les employeurs ont besoin de l’historique complet du salaire de base, des registres d’absence, des congés non payés, des déductions, des soldes de prêts, du processus de quitus et de la date de séparation.
Contrôles de la paie du 13e mois
| Élément du 13e mois | Traitement de la paie | Risque courant |
|---|---|---|
| Formule de base | Au moins 1/12 du salaire de base de l’employé gagné au cours de l’année civile. | L’inclusion ou l’exclusion des mauvais éléments de rémunération peut fausser le montant. |
| Moment du paiement | Généralement payé au plus tard le 24 décembre. | Attendre jusqu’en décembre sans provision mensuelle peut créer une pression sur la trésorerie. |
| Arrivées et départs | Les employés ayant travaillé seulement une partie de l’année peuvent recevoir un montant proratisé. | L’omission des employés en cours d’année peut créer des plaintes de travail. |
| Absences et congés non payés | Le salaire de base réellement gagné pendant l’année doit être examiné. | Les congés non payés peuvent affecter la base si le salaire n’a pas été gagné pendant cette période. |
| Commission ou rémunération variable | Certaines structures de rémunération nécessitent un examen spécial selon que la commission fait partie du salaire de base ou est une rémunération variable distincte. | Les employés commerciaux contestent souvent la base du 13e mois si la formule n’est pas expliquée tôt. |
Liste de contrôle du solde de tout compte
- Salaire non payé jusqu’au dernier jour travaillé.
- 13e mois proratisé.
- Conversion des congés d’incitation au service non utilisés, le cas échéant.
- Déductions salariales, prêts, avances de fonds ou éléments de responsabilité.
- Ajustement de la retenue à la source.
- Examen final des cotisations SSS, PhilHealth et Pag-IBIG.
- Indemnité de départ, le cas échéant, selon une cause autorisée ou la politique de l’entreprise.
- Fiche de paie finale et rapport de paie.
- Processus relatif au formulaire BIR 2316 et au certificat de travail.
Pourquoi le solde de tout compte doit être traité comme un projet de paie
Le solde de tout compte ne doit pas être laissé au dernier jour de paie. Les RH doivent confirmer la date de fin de contrat, le statut de l’exonération (clearance), les congés non payés, les remboursements en attente, les soldes de prêts, les déductions légales et le traitement fiscal avant que la paie ne libère le montant final.
Liens de référence
Les employeurs peuvent consulter le texte du Décret présidentiel n° 851 pour le 13e mois de salaire, et l’avis de travail du DOLE n° 06-20 concernant le solde de tout compte et le certificat de travail lors de la préparation de la paie des départs.
Heures supplémentaires, prime de nuit, jours de repos, jours fériés et congés nécessitent une discipline des types de paie
La paie aux Philippines devient plus complexe lorsque les employés travaillent au-delà des heures ordinaires, de nuit, les jours de repos ou pendant les jours fériés. Ces éléments doivent être traités comme des éléments de paie distincts, et non dissimulés dans une seule ligne de bonus.
Éléments de travail sensibles à la paie
| Élément de paie | Question clé de la paie | Impact sur la paie |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires au-delà de 8 heures | Le travail a-t-il été effectué au-delà de la journée standard de 8 heures ? | Les heures supplémentaires nécessitent généralement le salaire régulier plus au moins 25 % pour les jours de travail ordinaires. |
| Heures supplémentaires un jour de repos ou un jour férié | Les heures supplémentaires ont-elles été effectuées un jour de repos ou un jour férié ? | Le calcul de la prime diffère des heures supplémentaires ordinaires et doit être codé séparément. |
| Prime de nuit | Le travail a-t-il été effectué entre 22h00 et 06h00 ? | Les employés du secteur privé reçoivent généralement une prime de nuit supplémentaire d’au moins 10 % du salaire régulier pour les heures couvertes. |
| Travail le jour de repos | L’employé a-t-il travaillé le jour de repos prévu ? | La paie doit appliquer les règles de prime pour les jours de repos et enregistrer l’approbation du responsable. |
| Travail les jours fériés réguliers | L’employé a-t-il travaillé un jour férié régulier ? | Les règles de paiement des jours fériés peuvent modifier considérablement le coût du salaire journalier. |
| Travail les jours fériés spéciaux non ouvrables | L’employé a-t-il travaillé un jour férié spécial non ouvrable ? | Un traitement de prime différent peut s’appliquer par rapport au travail les jours fériés réguliers. |
| Congé d’incitation au service | L’employé a-t-il accompli une année de service et est-il par ailleurs couvert ? | Les congés convertibles non utilisés peuvent affecter le solde de tout compte. |
| Distribution des frais de service | L’employeur perçoit-il des frais de service auprès des clients ? | Les règles relatives aux frais de service peuvent affecter la paie des secteurs de l’hôtellerie, de la restauration, de l’hôtellerie et des services. |
Pourquoi les relevés de temps sont importants
Le paiement des primes doit être justifié par les relevés de présence, les horaires, l’approbation des heures supplémentaires, les relevés d’équipes de nuit, l’approbation du travail les jours fériés et la documentation de clôture de la paie.
Recommandation de codage de la paie
- Séparez le salaire de base ordinaire des heures supplémentaires.
- Séparez les heures supplémentaires ordinaires des heures supplémentaires effectuées les jours de repos.
- Séparez la rémunération des jours fériés réguliers de celle des jours fériés spéciaux non ouvrables.
- Séparez la prime de nuit des heures supplémentaires de nuit.
- Suivez séparément les congés payés et les congés non payés.
- Suivez séparément le solde des congés d’incitation au service et leur conversion.
- Associez chaque élément de paie au traitement fiscal, SSS, PhilHealth, Pag-IBIG et au 13e mois le cas échéant.
Lien de référence
Les employeurs peuvent consulter le référentiel du Livre Trois du Code du Travail pour les conditions de travail fondamentales, les heures supplémentaires et les dispositions relatives aux salaires.
Employés étrangers aux Philippines : l'AEP, le visa, le statut fiscal et la paie doivent être alignés
La paie des employés étrangers aux Philippines doit être examinée avant le premier versement de salaire. Le traitement de la paie peut dépendre du permis d’emploi pour étrangers (AEP), du visa de travail, de l’entité employeuse, de l’intitulé du poste, du salaire, de la résidence fiscale, du contrat de travail local, de la couverture de sécurité sociale et de la question de savoir si une partie de la rémunération de l’employé est versée à l’étranger.
Questions relatives à la paie des employés étrangers à résoudre avant l’intégration
- L’employé a-t-il besoin d’un permis d’emploi pour étrangers (AEP) ?
- L’employé demande-t-il un visa de travail 9(g) ou une autre voie d’immigration ?
- Le contrat de travail correspond-il au poste, aux fonctions, au salaire et à l’employeur mentionnés sur l’AEP ?
- Le salaire sera-t-il intégralement versé via la paie philippine ou partiellement via une paie à l’étranger ?
- L’employé est-il un étranger résident, un étranger non résident exerçant une activité commerciale ou industrielle, ou un étranger non résident n’exerçant aucune activité commerciale ou industrielle ?
- L’employé a-t-il besoin d’un enregistrement TIN philippin avant le début de la paie ?
- Le SSS, le PhilHealth ou le Pag-IBIG doivent-ils s’appliquer à la paie de l’employé ?
- Le logement, la réinstallation, les congés familiaux, la scolarité, l’égalisation fiscale ou d’autres avantages d’expatrié sont-ils inclus ?
- L’employé est-il un cadre ou un superviseur dont les avantages accessoires pourraient nécessiter un examen fiscal distinct ?
- Le moment du paiement final, du certificat fiscal ou de l’annulation du visa affectera-t-il la paie de fin de contrat ?
L’AEP n’est pas la même chose que l’activation de la paie
Le permis d’emploi pour étrangers est une partie du processus de droit au travail. La paie doit également confirmer le statut du visa, le TIN, le contrat local, la date de début de travail, le programme d’avantages et l’approbation interne avant de traiter le salaire. Une simple offre signée ne suffit pas pour une activation conforme de la paie.
La paie fractionnée nécessite une documentation minutieuse
Certains expatriés reçoivent une partie de leur salaire d’une entité philippine et une partie d’une société de groupe à l’étranger. Cela peut engendrer des questions relatives à l’imposition des rémunérations, à la sécurité sociale, aux avantages en nature et aux déclarations. Les employeurs doivent documenter qui paie, qui supporte le coût, où le travail est effectué et comment les avantages sont versés avant la première période de paie.
La paie doit être liée au support à l’embauche de personnel étranger
Si votre entreprise doit embaucher ou relocaliser un ressortissant étranger aux Philippines, examinez les services d’emploi pour expatriés aux Philippines. Si votre entreprise ne possède pas d’entité philippine, examinez les services d’employeur de référence (Employer of Record) aux Philippines avant de choisir une externalisation de la paie autonome.
Lien de référence
Les employeurs peuvent consulter l’arrêté n° 146-15 du département DOLE sur les règles relatives au permis d’emploi pour étrangers lors de la coordination de la paie des employés étrangers avec l’autorisation d’emploi.
Exemple de paie aux Philippines : pourquoi 80 000 PHP brut ne sont pas 80 000 PHP net ou coût
L’exemple ci-dessous est simplifié à des fins d’explication uniquement. Il suppose un employé standard avec un salaire mensuel brut de 80 000 PHP, sans avantages imposables, sans heures supplémentaires, sans bonus, sans 13e mois payé dans le mois, sans prêts, sans avances sur salaire et avec les paramètres de cotisation standard de 2026. La paie réelle peut varier en fonction de la tranche salariale, de la fréquence de paie, des avantages imposables, de la catégorie d’employé, de la région et des directives réglementaires mises à jour.
Calcul illustratif du brut au net mensuel
| Élément de paie | Montant illustratif | Explication |
|---|---|---|
| Salaire mensuel brut | 80 000,00 PHP | Salaire brut de l’employé avant déductions. |
| SSS de l’employé | 1 750,00 PHP | Cotisation maximale illustrative de l’employé au SSS selon le plafond MSC actuel. |
| PhilHealth de l’employé | 2 000,00 PHP | Moitié de la prime PhilHealth de 5 % sur un salaire de base mensuel de 80 000 PHP. |
| Pag-IBIG de l’employé | 200,00 PHP | Cotisation maximale illustrative de l’employé au Pag-IBIG selon le plafond MFS de 10 000 PHP. |
| Rémunération imposable estimée pour la retenue à la source | 76 050,00 PHP | Salaire brut moins les cotisations obligatoires de l’employé ci-dessus dans cet exemple simplifié. |
| Retenue à la source estimée | Environ 10 887,55 PHP | Calcul simplifié de la retenue sur rémunération mensuelle utilisant la structure actuelle de l’impôt progressif sur le revenu. |
| Salaire net estimé de l’employé | 65 162,45 PHP | Salaire brut moins les déductions réglementaires de l’employé et la retenue à la source estimée. |
| SSS de l’employeur incluant l’EC | 3 530,00 PHP | Part maximale illustrative de l’employeur au SSS incluant la cotisation EC. |
| PhilHealth de l’employeur | 2 000,00 PHP | Moitié de la prime PhilHealth à charge de l’employeur. |
| Pag-IBIG de l’employeur | 200,00 PHP | Contribution maximale illustrative de l’employeur à la Pag-IBIG. |
| Coût estimé de l’employeur avant provision pour le 13e mois et avantages sociaux | 85 730,00 PHP | Uniquement le salaire brut plus les cotisations sociales de l’employeur. |
Pourquoi le résultat réel peut varier
- L’employé peut recevoir des heures supplémentaires, une prime de nuit, une indemnité de jour férié, des commissions ou des avantages imposables.
- L’employé peut se trouver dans une tranche de crédit salarial SSS différente.
- Le salaire de l’employé peut être inférieur ou supérieur au seuil ou au plafond de PhilHealth.
- L’employé peut recevoir des avantages de minimis non imposables ou des indemnités imposables.
- Un employé étranger peut nécessiter un examen différent de la couverture fiscale ou légale.
- Le 13e mois de salaire n’est pas inclus dans l’exemple mais doit être provisionné pour la planification des coûts annuels.
- Les décrets salariaux régionaux peuvent affecter le salaire minimum, la base des heures supplémentaires et la paie journalière.
Utilisez l’exemple pour la planification des offres, pas pour la paie finale
Avant de soumettre une offre aux Philippines, les employeurs doivent modéliser le salaire brut, le salaire net, les cotisations sociales de l’employeur, la provision pour le 13e mois, l’exposition aux primes, les avantages sociaux et le risque lié au solde de tout compte. Une promesse de salaire net peut devenir coûteuse si les déductions légales ou le traitement fiscal ne sont pas modélisés correctement.
Pack de configuration de la paie aux Philippines pour les entités locales
Un lancement de la paie aux Philippines réussi dépend d’un enregistrement précis de l’employeur, des données de base des employés, des numéros légaux, de la classification des avantages sociaux, du calendrier de paie et de l’accès aux rapports. L’absence d’un seul élément peut créer des erreurs récurrentes auprès de la BIR, de la SSS, de PhilHealth, de la Pag-IBIG et sur les fiches de paie des employés.
Informations de configuration au niveau de l’entreprise
- Nom légal de l’entité philippine et détails d’enregistrement.
- Enregistrement BIR, informations RDO et flux de travail de dépôt eFPS ou eBIRForms.
- Enregistrement de l’employeur SSS et accès My.SSS.
- Numéro d’employeur PhilHealth et accès EPRS.
- Enregistrement de l’employeur Pag-IBIG et flux de travail de paiement.
- Personnes de contact pour la paie et flux de travail d’approbation.
- Fréquence de paie, dates de paiement et date de clôture mensuelle.
- Processus de paiement bancaire et exigences relatives au fichier de paiement des salaires en PHP.
- Lieux de travail applicables et décrets salariaux régionaux.
- Politiques sur les heures supplémentaires, le travail de nuit, le travail les jours fériés, les congés, les prêts, les indemnités, les avantages sociaux et le solde de tout compte.
- Codes comptables, départements, centres de coûts et format de reporting de gestion.
- Prestataire de paie actuel ou dossiers de passation de service de la paie interne, le cas échéant.
Informations de configuration au niveau de l’employé
- Nom légal complet de l’employé et détails d’identification.
- TIN, numéro SSS, numéro PhilHealth et numéro MID Pag-IBIG.
- Contrat de travail, date de début, intitulé du poste, lieu de travail et catégorie d’employé.
- Salaire de base, fréquence de paie, taux journalier ou mensuel, indemnités, primes et avantages.
- Coordonnées bancaires pour le paiement du salaire.
- Horaires de travail, jour de repos, cycle de travail et affectation de nuit, le cas échéant.
- Solde de congés, statut des congés d’ancienneté, relevés de congés sans solde et relevés d’heures supplémentaires.
- Formulaire BIR 2316 de l’employeur précédent si l’employé a rejoint l’entreprise en cours d’année.
- Permis d’emploi pour étrangers, visa de travail, passeport et documents relatifs aux employés étrangers, le cas échéant.
- Informations sur les prêts, les avances sur salaire ou les déductions autorisées, le cas échéant.
Liste de contrôle des données de paie mensuelle
- Nouvelles recrues et départs.
- Changements de salaire et ajustements liés aux promotions.
- Heures supplémentaires, prime de nuit, travail les jours de repos, travail les jours fériés réguliers et travail les jours spéciaux.
- Primes, commissions, incitations et paiements rétroactifs.
- Congés payés, congés sans solde, congé maternité, congé paternité, congé pour parent isolé et autres relevés d’absence.
- Prêts, avances sur salaire, déductions légales et remboursements.
- Avantages imposables et non imposables.
- Changements de lieu de travail régional.
- Changements de permis ou de visa pour les employés étrangers.
- Mises à jour des codes de centre de coûts, de département ou de projet.
- Données de solde de tout compte pour les employés démissionnaires, licenciés, séparés ou retraités.
Examen de la migration depuis un autre prestataire
Si votre entreprise passe d’un autre prestataire de paie ou d’une paie manuelle, NNRoad peut demander les rapports de paie précédents, les bulletins de paie, les relevés SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, les relevés du formulaire BIR 1601-C, l’historique du formulaire 2316, les données de l’alphalist, les relevés du 13e mois de salaire, les soldes de congés, les listes de prêts, les classifications d’avantages et les problèmes de paie non résolus. Cela aide à réduire le risque de transition avant le premier cycle de paie réel.
Calendrier de la paie mensuelle et annuelle aux Philippines
Un processus de paie aux Philippines doit être structuré autour d’un calendrier mensuel et annuel. Le paiement des salaires, la retenue à la source, le SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, le 13e mois de salaire, le formulaire BIR 2316 et la réconciliation annuelle ne suivent pas tous les mêmes échéances ou flux de travail.
Flux de travail de paie mensuel recommandé
| Étape de la paie | Ce qui se passe | Action de l’employeur |
|---|---|---|
| Date de clôture de la paie | Collecter les nouvelles recrues, les départs, l’assiduité, les heures supplémentaires, la prime de nuit, les congés, les primes, les avantages, les déductions et les changements de coordonnées bancaires. | Soumettre les données de paie approuvées avant la date de clôture convenue. |
| Validation des dossiers des employés | Vérifier le TIN, SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, le lieu de travail, le statut de l’employé étranger et les données fiscales de l’employeur précédent. | Résoudre les données manquantes avant le début du calcul de la paie. |
| Ébauche du calcul de la paie | Calculer le salaire brut, les cotisations de l’employé, l’impôt retenu à la source, les cotisations de l’employeur, le provisionnement du 13e mois et le salaire net. | Examiner le projet de rapport de paie et rechercher les changements inhabituels du salaire net. |
| Examen des primes | Examiner les heures supplémentaires, le travail les jours fériés, le travail les jours de repos, les horaires de nuit et l’impact sur le salaire minimum. | Confirmer les relevés d’heures avant l’approbation de la paie. |
| Approbation de l’employeur | Préparer le rapport de paie final, la liste des salaires nets, le résumé des déductions légales, le rapport des coûts employeur et les notes d’exception. | Approuver la paie avant le paiement des salaires et la préparation des versements légaux. |
| Support au paiement des salaires | Préparer le résumé du paiement des salaires ou le fichier bancaire en PHP. | Financer la paie et libérer le paiement des salaires selon la date de paie convenue. |
| Émission des bulletins de paie | Préparer les bulletins de paie indiquant les gains, les déductions légales, l’impôt, les prêts et le salaire net. | Distribuer les bulletins de paie et répondre aux questions des employés à l’aide des registres de paie. |
| Support aux versements légaux | Préparer les données de paie pour la BIR, la SSS, PhilHealth et Pag-IBIG. | Rapprocher la paie avec les dossiers de déclaration, de paiement et de comptabilité. |
Jalons de paie annuels et liés à des événements
| Événement de paie | Calendrier type | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
| 13e mois de salaire | Au plus tard le 24 décembre pour les employés concernés. | Nécessite l’historique complet du salaire de base pour l’année civile. |
| Émission du formulaire BIR 2316 | Généralement d’ici le 31 janvier pour l’année imposable précédente. | Les employés ont besoin de relevés précis de leur rémunération annuelle et des impôts retenus. |
| Rapprochement annuel des retenues | Fin d’année et début de l’année suivante. | La paie doit rapprocher les retenues mensuelles avec les données de rémunération annuelle. |
| Mise à jour des décrets salariaux régionaux | Lorsqu’un nouveau décret salarial régional entre en vigueur. | Le salaire minimum, le taux journalier, la base des heures supplémentaires et les primes peuvent changer. |
| Événement lié au permis de l’employé étranger | Nouvelle embauche, renouvellement, changement d’employeur ou changement de poste. | La paie doit correspondre aux registres AEP, visa, contrat et lieu de travail. |
| Séparation de l’employé | Lors d’une démission, d’un licenciement, d’une séparation ou d’un départ à la retraite. | Le solde de tout compte, le 13e mois proratisé, la conversion des congés, l’ajustement fiscal et l’examen du formulaire 2316 peuvent être requis. |
Examen des écarts mensuels
Chaque cycle de paie doit comparer la paie actuelle avec celle du mois précédent. L’examen doit signaler les nouvelles embauches, les départs, les mises à jour du salaire minimum, les changements de tranches SSS, les problèmes de plafond PhilHealth, le traitement du plafond Pag-IBIG, les pics d’heures supplémentaires, les changements d’horaires de nuit, les versements de bonus, les changements fiscaux et les mouvements inhabituels du salaire net.
Externalisation de la paie, EOR, emploi d'expatriés ou talents à la demande aux Philippines ?
Les entreprises recherchent souvent un prestataire de services de paie aux Philippines lorsqu’elles décident encore du mode d’engagement du travailleur. La bonne voie dépend de la présence ou non d’une entité philippine pour votre entreprise, du statut de salarié de la personne, de la nationalité étrangère du travailleur et du fait que l’engagement soit un emploi standard ou un soutien de projet flexible.
| Besoin métier | La solution NNRoad la plus adaptée | Lien avec la paie |
|---|---|---|
| Vous possédez déjà une entité aux Philippines et avez besoin d’un support pour la retenue à la source de la BIR, le SSS, le PhilHealth, le Pag-IBIG, les bulletins de paie, le 13e mois de salaire, le solde de tout compte et les rapports de paie mensuels. | Service de paie aux Philippines | Votre entité reste l’employeur légal ; NNRoad assure le calcul de la paie, le flux de travail réglementaire et les données de reporting. |
| Vous souhaitez embaucher un employé aux Philippines mais vous n’avez pas d’entité juridique locale. | Employeur de référence (EOR) aux Philippines | Le modèle EOR offre une voie d’emploi locale et inclut l’administration de la paie via la structure de l’employeur local. |
| Vous devez embaucher ou délocaliser un ressortissant étranger pour travailler aux Philippines. | Emploi d’expatriés aux Philippines | La paie doit être alignée avec l’AEP, le visa de travail, le TIN, le statut fiscal, la couverture réglementaire et la structure de rémunération. |
| Vous avez besoin d’un soutien flexible basé sur des projets plutôt que d’un emploi standard. | Talents à la demande aux Philippines | Le modèle de paiement et de conformité peut différer de la paie des salariés et doit être examiné avant l’engagement. |
| Vous gérez la paie dans plusieurs pays et avez besoin de rapports consolidés. | Paie mondiale | La paie aux Philippines peut être connectée à un processus plus large de reporting et d’approbation de la paie multi-pays. |
N’utilisez pas l’externalisation de la paie pour résoudre un problème d’entité
Si votre entreprise n’a pas de structure d’employeur aux Philippines, l’externalisation de la paie seule ne suffit généralement pas. La première décision doit être de savoir s’il faut constituer une société, utiliser un EOR, engager un contractuel ou choisir une autre voie de main-d’œuvre conforme.
Ne traitez pas les contractuels comme des employés sans examen préalable
Les employés, les contractuels indépendants, les consultants, les freelances, les travailleurs de projet, les détachés et les travailleurs d’agence peuvent entraîner des résultats différents en matière de fiscalité, de droit du travail, d’avantages sociaux et de cotisations réglementaires. Si le travailleur est légalement un employé, les règles de paie philippine, de retenue à la source, de SSS, de PhilHealth, de Pag-IBIG, de salaire minimum, de prime et du 13e mois de salaire et du solde de tout compte peuvent s’appliquer.
Constituez un dossier de paie aux Philippines capable de résister à un audit de la BIR, du DOLE et des organismes de prestations sociales
La paie aux Philippines peut sembler simple lorsqu’une entreprise n’a qu’un seul employé avec un salaire mensuel fixe. La complexité augmente lorsque l’entreprise ajoute des employés dans différentes régions, les heures supplémentaires, les services de nuit, le 13e mois de salaire, les embauches en cours d’année, les employés étrangers, les avantages sociaux, les commissions, les plafonds de cotisations réglementaires, l’annualisation de la BIR, le solde de tout compte et les certificats fiscaux de fin d’année.
NNRoad aide les employeurs à transformer la paie aux Philippines en un processus mensuel et annuel structuré. Un processus plus solide inclut la clôture de la paie, la validation des dossiers des employés, le calcul réglementaire, la révision de l’impôt retenu à la source, la révision des primes, l’approbation de l’employeur, le support au paiement des salaires, les données de versement réglementaire, la distribution des bulletins de paie, les dossiers de fin d’année et les contrôles du solde de tout compte.
Ce qu’un processus de paie plus solide apporte à votre équipe
- Un reporting plus clair du brut au net et des coûts employeur.
- Un meilleur contrôle sur la retenue BIR, la SSS, la PhilHealth, la Pag-IBIG et le 13e mois de salaire.
- Une gestion plus fiable du salaire minimum régional et des mises à jour échelonnées des ordres de salaire.
- Une communication plus claire avec les employés en cas de changement des déductions ou du salaire net.
- Un meilleur traitement des heures supplémentaires, de la prime de nuit, du travail les jours fériés, du travail les jours de repos, des congés et du solde de tout compte.
- Une meilleure coordination pour les employés étrangers, l’AEP, les visas de travail, le TIN et les cas de paie fractionnée.
- Des dossiers plus cohérents pour la BIR, la SSS, la PhilHealth, la Pag-IBIG, le DOLE, la comptabilité, les RH, la finance et la revue de la direction.
- Une structure de paie capable de soutenir la croissance des effectifs aux Philippines sans dépendre de corrections manuelles.
Commencez par une revue du périmètre de la paie
Pour évaluer vos besoins en matière de paie aux Philippines, préparez le statut de votre entité locale, le nombre d’employés, les nationalités des employés, les lieux de travail, la structure salariale, la fréquence de paie, la configuration BIR, la configuration SSS, la configuration PhilHealth, la configuration Pag-IBIG, le processus de paie actuel et la date de lancement de la paie cible. NNRoad peut ensuite vous aider à confirmer si votre cas relève de l’externalisation de la paie aux Philippines, de l’EOR, de l’emploi d’expatriés, du talent à la demande ou d’une solution de main-d’œuvre combinée.
Pour une planification plus large de la main-d’œuvre aux Philippines, vous pouvez également consulter le hub pays Philippines ou estimer le coût de l’emploi via le calculateur du coût du travail aux Philippines.
FAQ RAPIDES
Pourquoi la paie aux Philippines est-elle plus complexe qu'un simple calcul du brut au net ?
La paie aux Philippines est complexe car l’employeur doit gérer plusieurs flux de conformité simultanément. Un cycle de paie mensuel peut impliquer la retenue à la source de la BIR, le SSS, PhilHealth, Pag-IBIG, les vérifications du salaire minimum régional, les primes, la prime de nuit, le provisionnement du 13e mois, les bulletins de paie et les données du formulaire BIR 2316 de fin d’année. Chaque agence utilise des bases de cotisation, des plafonds, des formulaires et des échéances différents ; la paie doit donc être traitée comme un flux de travail multi-agences plutôt que comme un calcul unique.
L'externalisation de la paie aux Philippines est-elle possible si mon entreprise n'a pas d'entité aux Philippines ?
Généralement non. L’externalisation de la paie est conçue pour les entreprises qui disposent déjà d’une structure d’employeur aux Philippines, telle qu’une société locale, une succursale, une filiale, un ROHQ ou un arrangement d’employeur enregistré. Si votre entreprise n’a pas d’entité aux Philippines mais souhaite embaucher un employé localement, les services d’Employeur de l’enregistrement (EOR) aux Philippines peuvent être plus appropriés qu’une simple externalisation de la paie.
Quelles sont les principales déductions des employés dans la paie aux Philippines ?
Les principales déductions côté employé sont la retenue à la source sur les rémunérations, la cotisation employé au SSS, la part employé de PhilHealth, la cotisation employé à Pag-IBIG et toute déduction légale telle que les prêts aux employés ou les avances sur salaire. L’employeur paie également les cotisations patronales au SSS, PhilHealth et Pag-IBIG. La paie doit séparer les déductions de l’employé des coûts de l’employeur afin que le bulletin de paie et le rapport de gestion soient tous deux clairs.
Pourquoi le salaire minimum régional est-il important dans la paie aux Philippines ?
Le salaire minimum aux Philippines est fixé par des ordonnances salariales régionales, et non par un seul plancher salarial national. Les taux peuvent varier selon la région, le secteur, la taille de l’établissement et la date d’entrée en vigueur. Par exemple, le NCR a sa propre ordonnance salariale et sa propre plage de salaire minimum journalier, tandis que Central Luzon, CALABARZON, Central Visayas, la région de Davao et d’autres régions utilisent des ordonnances salariales distinctes. La paie doit affecter chaque employé au lieu de travail et à la classification salariale corrects avant de calculer le salaire de base, les heures supplémentaires, la prime de nuit, la prime de jour férié et la prime de jour de repos.
Comment le 13e mois de salaire est-il calculé aux Philippines ?
Le 13e mois de salaire correspond généralement à au moins un douzième du salaire de base de l’employé gagné au cours de l’année civile. Les employés ayant travaillé seulement une partie de l’année peuvent recevoir un montant proratisé. Les employeurs doivent le calculer à partir des registres de salaire de base, et non à partir d’une estimation mensuelle approximative, et doivent examiner les arrivants, les départs, les congés non payés, le différentiel de salaire lié à la maternité et les structures de rémunération fortement basées sur les commissions avant de finaliser le montant.
Qu'est-ce que le formulaire BIR 2316 et pourquoi est-il important ?
Le formulaire BIR 2316 est le certificat de paiement de la rémunération / impôt retenu. Il résume la rémunération annuelle d’un employé, l’impôt retenu et les informations de paie pertinentes. Il est important car les employés l’utilisent pour leur déclaration fiscale ou déclaration par substitution, et les employeurs l’utilisent dans le cadre du rapport annuel sur les taxes de rémunération. Un codage de la paie mensuelle propre facilite grandement la préparation du formulaire 2316 et réduit le travail de correction de fin d’année.
Comment la paie doit-elle gérer les employés étrangers aux Philippines ?
La paie des employés étrangers doit être examinée conjointement avec le permis d’emploi pour étrangers (AEP), le visa de travail, le TIN, le contrat de travail, le statut fiscal, les avantages sociaux, la couverture de sécurité sociale et la structure de paiement du salaire. L’AEP est lié à l’employeur et au poste, ainsi les registres de paie doivent correspondre au titre de poste autorisé de l’employé, à l’employeur et au programme de rémunération. La paie fractionnée, la rémunération offshore et les avantages pour expatriés doivent être examinés avant le premier versement de salaire.
Quels registres de paie sont particulièrement importants pour les employeurs philippins ?
Les registres importants comprennent les contrats de travail, les relevés d’heures, les bulletins de paie, les registres de paie, les registres de retenue de la BIR, les versements SSS, les versements PhilHealth, les versements Pag-IBIG, les données du formulaire 2316, le calcul du 13e mois de salaire, les registres de congés, les relevés d’heures supplémentaires et de nuit, les références aux ordonnances salariales régionales, les prêts des employés, les calculs de solde de tout compte et les documents de permis pour les employés étrangers. Ces registres aident à répondre aux questions des employés, aux audits gouvernementaux, aux litiges du travail et aux rapports fiscaux de fin d’année.