Wereldwijde loonadministratiediensten in Maleisië:
Geautomatiseerd & conform belastingbeheer
Loonadministratiediensten in Maleisië gebaseerd op maandelijkse wettelijke inhoudingen
Maleisië is een van de meest praktische arbeidsmarkten in Zuidoost-Azië voor regionale hoofdkantoren, technologie-teams, shared service centers, verkoopteams, productiebedrijven, logistieke functies, financiële rollen en medewerkers voor markttoetreding. Loonadministratie in Maleisië vereist echter meer dan het maandelijks uitbetalen van salaris in Maleisische ringgit. Werkgevers moeten de maandelijkse PCB-belastinginhouding, EPF, SOCSO, EIS, HRD Corp Levy waar van toepassing, overuren, verlofbetaling, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastbare vergoedingen, loonstroken, jaarlijkse EA-overzichten en Form E/CP8D-gegevens berekenen.
NNRoad biedt loonadministratiediensten in Maleisië voor bedrijven die al personeel in Maleisië in dienst hebben en een gestructureerde lokale loonadministratie nodig hebben. Als dienstverlener voor de loonadministratie in Maleisië ondersteunen wij de maandelijkse bruto-netto loonberekening, de afhandeling van wettelijke inhoudingen, het opstellen van loonstroken, loonadministratierapporten, PCB/MTD-ondersteuning, EPF/SOCSO/EIS bijdragegegevens, EA-overzichtondersteuning en compliance-gerichte loonadministratie.
Loonadministratie in Maleisië is vooral belangrijk voor buitenlandse bedrijven omdat het nettoloon van de werknemer door verschillende inhoudingen tegelijk wordt beïnvloed. Een bruto salarisvoorstel lijkt misschien eenvoudig, maar het uiteindelijke nettosalaris en de kosten voor de werkgever kunnen veranderen afhankelijk van de verblijfsstatus van de werknemer, EPF-status, status van buitenlandse werknemers, SOCSO-categorie, EIS-dekking, vergoedingen in natura, HRD-heffingsregistratie en of de werknemer rechtstreeks wordt ingehuurd of via een Employer of Record-model.
Voor wie deze loonadministratiedienst in Maleisië bedoeld is
- Buitenlandse bedrijven met een Maleisische entiteit en lokale werknemers
- Regionale HR- of financiële teams die de loonadministratie in Maleisië van buiten het land beheren
- Bedrijven die inhuren in Kuala Lumpur, Selangor, Penang, Johor Bahru, Cyberjaya, Melaka, Sabah, Sarawak of op afgelegen locaties
- Werkgevers die ondersteuning nodig hebben bij PCB, EPF, SOCSO, EIS, HRD-heffing, loonstroken, EA-overzichten en Form E/CP8D-gegevens
- Bedrijven die lokale werknemers, expats, ontwikkelaars, verkoopmedewerkers, productiepersoneel, ondersteuningsteams of medewerkers voor markttoetreding inhuren
- Bedrijven die moeten beslissen of uitbesteding van de loonadministratie of een Employer of Record het juiste wervingsmodel is in Maleisië
Alleen loonadministratie, Maleisië EOR of ondersteuning bij werkvergunningen?
Voordat u de loonadministratie in Maleisië start, moeten bedrijven eerst controleren of de juiste arbeidsstructuur al aanwezig is. Uitbesteding van de loonadministratie werkt wanneer uw bedrijf de wettelijke werkgever is. Als er geen Maleisische entiteit, geen werkgeversregistratie of geen mogelijkheid is om buitenlandse werknemers te sponsoren, moet de ondersteuning via een EOR of Expat Employment worden beoordeeld voordat de loonadministratie begint.
Ondersteuning uitsluitend voor loonadministratie is bedoeld voor een bestaande Maleisische werkgever
Onder een model voor uitbesteding van de loonadministratie blijft uw bedrijf de wettelijke werkgever. NNRoad ondersteunt de loonberekening, wettelijke inhoudingen, PCB-gegevens, loonstroken, loonadministratie-rapporten en jaarlijkse gegevens voor belastingondersteuning. Dit model is geschikt wanneer uw bedrijf al een Maleisische entiteit, arbeidsovereenkomsten, een LHDN-werkgeversnummer, een EPF/SOCSO/PERKESO-instelling en de mogelijkheid heeft om lokaal aan werkgeversverplichtingen te voldoen.
Wanneer Maleisië EOR passender kan zijn
Als uw bedrijf personeel wil aannemen in Maleisië maar geen lokale entiteit heeft, dan kan de Malaysia Employer of Record-service van NNRoad passender zijn. Onder een EOR-model wordt een lokale arbeidsstructuur gebruikt om de werknemer aan te nemen en te beheren, terwijl de loonadministratie, wettelijke inhoudingen, personeelsgegevens en HR-administratie lokaal worden afgehandeld.
Wanneer ondersteuning voor buitenlandse werknemers moet worden beoordeeld
Als de werknemer een buitenlandse nationaliteit heeft en fysiek in Maleisië zal werken, moet de loonadministratie worden beoordeeld in samenhang met de Employment Pass of andere vereisten voor werkvergunningen, werkgeversponsoring, ESD-registratie, functiegoedkeuring, contractduur, salarisniveau en de startdatum. In deze gevallen kan de Malaysia Expat Employment-service van NNRoad relevanter zijn dan ondersteuning uitsluitend voor loonadministratie.
Wanneer wereldwijde coördinatie van de loonadministratie nodig is
Als uw bedrijf de loonadministratie in Maleisië beheert samen met de loonadministratie in Singapore, Indonesië, Thailand, Vietnam, de Filipijnen, China of andere markten, kan de Global Payroll-service van NNRoad helpen bij het centraliseren van de coördinatie van de loonadministratie, rapportagekalenders, compliance-workflows op landniveau en inzicht in de kosten voor de werkgever.
Voor officiële achtergrondinformatie kunnen werkgevers de begeleiding voor werkgeversregistratie van de Expatriate Services Division en de Employment Pass-overzicht bekijken..
Wat NNRoad verzorgt in een Maleisische loonadministratieronde
De Maleisische loonadministratie-outsourcingservice van NNRoad is gebouwd rond de volledige maandelijkse loonadministratieworkflow: instellen van werknemers, verzamelen van looninput, bruto-netto berekening, wettelijke inhoudingen, controle door de werkgever, voorbereiding van loonstroken, maandelijkse overboekingsgegevens, jaarlijkse belastingondersteuning en het bijhouden van loonadministratiegegevens.
Maandelijkse bruto-netto loonberekening
Wij berekenen het salaris in Maleisische ringgit, inclusief basissalaris, vaste toeslagen, bonus, commissie, overuren, onbetaald verlof, betaald verlof, belastbare voordelen, vergoedingen, werknemersinhoudingen, PCB, EPF, SOCSO, EIS en het uiteindelijke nettosalaris.
Ondersteuning bij PCB / MTD-berekening
Wij helpen bij het organiseren van salarisgegevens voor maandelijkse belastinginhouding, inclusief de belastingstatus van de werknemer, inwoner- of niet-inwonerstatus, belastbare beloning, voordelen in natura, toeslagen, TP1-aftrekgegevens waar van toepassing, informatie over vorig dienstverband en salarisgegevens tot nu toe.
Afhandeling van EPF / KWSP-bijdragen
Wij ondersteunen salarisadministratie en bijdrageberekeningen voor Maleisische werknemers, permanente ingezetenen en niet-Maleisische werknemers. De EPF-behandeling kan verschillen per nationaliteit, leeftijd, lidmaatschapsstatus en het toepasselijke bijdrageschema, dus de salarisinstellingen moeten de werknemercategorie bevestigen voordat de eerste salarisronde plaatsvindt.
Ondersteuning bij SOCSO- en EIS-bijdragen
Wij helpen bij het berekenen van SOCSO- en EIS-bijdragen op basis van de looncategorie van de werknemer, het bijdrageplafond, de status van de werknemer en het toepasselijke schema. Salarisrapporten moeten werknemersinhoudingen en werkgeversbijdragen duidelijk weergeven, omdat werknemers en financiële teams naar verschillende cijfers kijken.
Ondersteuning bij HRD Corp-heffing
Voor werkgevers die onder de HRD Corp-vereisten vallen of vrijwillig geregistreerde werkgevers, helpen wij bij het bijhouden van de heffingsberekening op basis van maandelijkse lonen en vaste toeslagen. Deze kosten moeten worden opgenomen in de kostenrapporten van de werkgever en mogen niet worden behandeld als een inhouding voor de werknemer.
Loonstroken en communicatie over de salarisadministratie
Wij stellen duidelijke loonstroken op die werknemers helpen het brutosalaris, de toeslagen, overuren, belastbare voordelen, PCB, EPF, SOCSO, EIS, andere toegestane inhoudingen en het uiteindelijke nettoloon te begrijpen. Duidelijke loonstroken verminderen vragen van werknemers en helpen HR om snel te reageren.
Ondersteuning voor EA-verklaring, Formulier E en CP8D
De Maleisische salarisadministratie moet gedurende het hele jaar worden afgestemd, zodat de EA-verklaringen, Formulier E en CP8D-gegevens overeenkomen. NNRoad helpt bij het bijhouden van maandelijkse salarisgegevens op werknemerniveau, zodat de jaarlijkse rapportage van de werkgever en de belastingdocumentatie voor werknemers gemakkelijker voor te bereiden zijn.
Ondersteuning bij de laatste salarisbetaling en uitdiensttreding van werknemers
Wanneer het dienstverband eindigt, helpen wij bij het berekenen van het onbetaalde salaris, ongebruikt verlof, overuren, inhoudingen, PCB, wettelijke bijdragen, gegevens voor ondersteuning bij belastingafwikkeling en de definitieve salarisgegevens op basis van goedgekeurde HR-input.
Overzicht van Maleisische salarisnaleving
De naleving van de loonadministratie in Maleisië wordt bepaald door belastinginhouding, wettelijke bijdragen, de timing van loonbetalingen, het minimumloon, verlofrechten, jaarlijkse belastingformulieren, regels voor buitenlandse werknemers en werkgeverregistraties. De onderstaande tabel vat de belangrijkste looncomponenten samen die werkgevers moeten controleren voordat zij de salarisadministratie verwerken.
| Loonadministratiegebied | Wat werkgevers moeten weten | Impact op de loonadministratie |
|---|---|---|
| Loonvaluta | De loonadministratie in Maleisië wordt berekend en betaald in Maleisische ringgit. | Arbeidsovereenkomsten, loonstroken, salarisbetalingen, belastingaangiften en registers van wettelijke bijdragen moeten in MYR zijn. |
| Timing van loonbetaling | Lonen moeten over het algemeen niet later worden betaald dan de zevende dag na de laatste dag van de loonperiode. | Loonkalenders moeten de uiterste datum voor gegevensinvoer, goedkeuring door de werkgever, salarisbetaling en levering van de loonstrook bevatten. |
| PCB / MTD | Werkgevers moeten de maandelijkse belastinginhouding inhouden op de vergoeding van de werknemer en deze uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand aan de IRBM afdragen. | De loonadministratie moet maandelijks PCB berekenen en de belastinggegevens tot nu toe bijhouden voor de EA/Form E-reconciliatie. |
| Individuele belastingtarieven | De belastingtarieven voor ingezetenen zijn progressief, terwijl niet-ingezetene werknemers een andere behandeling kunnen vereisen. | De inrichting van de loonadministratie moet de verblijfsstatus, de in aanmerking komende aftrekposten en de belastingpositie van expats bevestigen voordat de berekening plaatsvindt. |
| EPF / KWSP | EPF-bijdragen zijn afhankelijk van het burgerschap, de leeftijd, het loonniveau en de categorie van de werknemer. | De loonadministratie moet onderscheid maken tussen de behandeling van Maleisische werknemers, permanente ingezetenen en niet-Maleisische werknemers. |
| SOCSO / PERKESO | De SOCSO-bijdrage is gebaseerd op de looncategorie en is onderhevig aan het huidige bijdrageplafond. | Loonrapporten moeten zowel de bijdragen van de werknemer als de werkgever tonen waar van toepassing. |
| EIS / SIP | De EIS-bijdrage wordt gedeeld tussen de werkgever en de werknemer. | De loonadministratie moet EIS apart berekenen en rapporteren van SOCSO, ook al worden beide beheerd via PERKESO. |
| HRD Corp Heffing | Onder de heffing vallende werkgevers betalen over het algemeen een heffing op basis van de maandelijkse lonen en vaste toelagen. | Dit is een kostenpost voor de werkgever en mag niet worden ingehouden op het salaris van de werknemer. |
| Minimumloon | Het huidige nationale minimumloon is RM1.700 per maand. | De loonadministratie moet fulltime, parttime, uurlonen, proeftijdposities en laagbetaalde functies controleren aan de hand van het toepasbare minimumloon. |
| Jaarlijks verlof | Het minimum aantal dagen jaarlijks verlof is 8, 12 of 16 dagen, afhankelijk van de duur van het dienstverband. | De loonadministratie moet het verlofrecht, opgenomen verlof, verlofbetaling en ongebruikt verlof bij beëindiging bijhouden. |
| Feestdagen | Werknemers hebben recht op doorbetaalde vakanties op gespecificeerde officiële feestdagen, inclusief verplichte feestdagen. | De loonadministratie heeft nauwkeurige gegevens nodig over feestdagen, rustdagen en werk op feestdagen. |
| EA, Form E en CP8D | Werkgevers moeten verklaringen over de beloning van werknemers opstellen en jaarlijkse loongegevens op werkgeversniveau indienen bij de IRBM. | Maandelijkse loongegevens moeten aansluiten bij de jaarlijkse belastingrapportage van werknemers en werkgevers. |
| Buitenlandse werknemers | Buitenlandse werknemers kunnen een Employment Pass of andere machtiging nodig hebben voordat het werk begint. | De startdatum van de loonadministratie moet zijn afgestemd op de werkvergunning, de bedrijfsstructuur en de onboarding-gegevens. |
Voor officiële referentie kunnen werkgevers de verantwoordelijkheden van de werkgever, de pagina met individuele belastingtarieven van de IRBM, het EPF-bijdrageoverzicht van KWSP, de SOCSO-bijdragepagina van PERKESO, de EIS-bijdragehandleiding van PERKESO, de richtlijn voor de berekening van de heffing van HRD Corp en de Employment Act 1955 van Maleisië.
De lokale nuance: PCB, EPF, SOCSO, EIS en EA/Form E-reconciliatie
De meest Maleisische loonnuance is dat de maandelijkse loonadministratie en de jaarlijkse belastingrapportage met elkaar moeten aansluiten. De loonadministratie is niet voltooid wanneer het salaris is betaald. Loonstroken van werknemers, PCB-afdrachten, EPF, SOCSO, EIS, EA-verklaringen, Form E en CP8D moeten allemaal hetzelfde verhaal vertellen.
PCB is een maandelijks inhoudingssysteem, geen jaarlijkse belastingaangifte
PCB, ook bekend als MTD, wordt elke maand ingehouden op de beloning van de werknemer. De berekening kan rekening houden met salaris, bonus, commissie, belastbare vergoedingen, voordelen in natura, vrijstellingsformulieren voor werknemers, eerdere inkomsten uit arbeid en tot nu toe ingehouden bedragen. Als de maandelijkse loongegevens onjuist zijn, kan de jaarlijkse belastingpositie van de werknemer ook onjuist zijn.
EPF hangt af van de categorie van de werknemer
Voor de meeste Maleisische werknemers onder de standaardcategorie is de EPF-bijdrage van de werknemer 11%, terwijl de bijdrage van de werkgever afhangt van het loonniveau. De EPF-behandeling voor niet-Maleisische werknemers moet apart worden beoordeeld, omdat de huidige regels vereisen dat werkgever- en werknemersbijdragen tegen een ander vast tarief worden berekend onder het toepasselijke schema.
SOCSO en EIS maken gebruik van loonplafonds en bijdrage-tabellen
SOCSO en EIS worden niet altijd berekend als eenvoudige, niet-geplafonde percentages van het salaris. De loonadministratie moet de toepasselijke bijdragecategorie, het loonplafond, de leeftijd van de werknemer, de arbeidsstatus en de behandeling van buitenlandse werknemers controleren voordat de inhoudingen en de kosten voor de werkgever definitief worden gemaakt.
HRD Corp heffing is een kostenpost voor de werkgever
De HRD Corp-heffing wordt, indien van toepassing, door de werkgever betaald op basis van de maandelijkse lonen en vaste vergoedingen. Deze moet worden opgenomen in de kostenrapportages en loonbudgetten van de werkgever, maar mag niet in mindering worden gebracht op het salaris van de werknemer.
EA, Form E en CP8D moeten aansluiten
EA-overzichten vatten de jaarlijkse beloning, belastbare voordelen, wettelijke bijdragen en PCB van de werknemer samen. Form E en CP8D bieden rapportage op werkgevers- en werknemersniveau aan de IRBM. De maandelijkse loonadministratie moet zo worden gecodeerd dat alle jaarverslagen kunnen worden gegenereerd zonder last-minute reconstructie.
Nieuwe medewerkers, vertrekkende medewerkers en belastingafwikkeling
Werkgevers moeten mogelijk melding maken van nieuwe werknemers, beëindiging van het dienstverband of het vertrek van een werknemer uit Maleisië. Voor vertrekkende medewerkers, vooral expats of werknemers die Maleisië voor meer dan drie maanden verlaten, moet de loonadministratie de belastingafwikkeling en het inhouden van gelden controleren voordat de definitieve betaling plaatsvindt.
Waarom dit belangrijk is voor EOR
Als uw bedrijf via een EOR-model inhuurt, moet de EOR nog steeds PCB, EPF, SOCSO, EIS, loonstroken, EA-gegevens en personeelsdossiers correct beheren. EOR vermindert de last van het opzetten van een entiteit, maar neemt de loonadministratieverplichtingen in Maleisië niet weg.
Minimumloon, verlof, overuren, voordelen en buitenlandse werknemers
De loonadministratie in Maleisië moet verbonden zijn met de arbeidsrechtelijke gegevens. Een correcte PCB-berekening is niet voldoende als de werkgever onder het minimumloon betaalt, overuren verkeerd berekent, het verlof niet bijhoudt of een buitenlandse werknemer in dienst neemt voordat de werkvergunning gereed is.
Minimumloon en salarisstructuur
Het huidige minimumloon is RM1.700 per maand. De loonadministratie moet controleren of de werknemer maandelijks, dagelijks, uurtarief, parttime, in de proeftijd, op basis van commissie wordt betaald of een onvolledige maand werkt. Voor lagerbetaalde functies moet de salarisstructuur worden beoordeeld voordat de onboarding begint.
Overuren en werk op rustdagen
Overuren, werk op rustdagen en werk op feestdagen vereisen nauwkeurige registraties van de werktijd. De loonadministratie moet onderscheid maken tussen overuren op normale werkdagen, werk op rustdagen, werk op feestdagen en ploegendienstregelingen, in plaats van alle extra vergoedingen als een vaste toeslag te behandelen.
Jaarlijks verlof en ziekteverzuim
Het recht op jaarlijks verlof neemt toe naarmate de dienstjaren toenemen. Ziekteverzuim hangt ook af van de duur van de dienstverband en of ziekenhuisopname vereist is. De loonadministratie moet het recht, het gebruik, het meenemen naar het volgende jaar, medische certificaten en de uiteindelijke uitbetaling van verlof bij toepassing bijhouden.
Feestdagen
Maleisië heeft nationale en deelstaat-feestdagen. De loonadministratie moet de werklocatie van de werknemer bijhouden, omdat feestdagkalenders per deelstaat en federaal territorium kunnen verschillen. Dit is vooral relevant voor teams in Kuala Lumpur, Selangor, Penang, Johor, Sabah en Sarawak.
Voordelen in natura en belastbare toelagen
Bedrijfswagens, huisvesting, accommodatie, reiskostenvergoedingen, maaltijdvergoedingen, telefoonvergoedingen, verhuisvergoedingen, aandelenbeloningen en andere voordelen kunnen onderhevig zijn aan PCB- en EA-rapportage. De loonadministratie moet elk voordeel classificeren voordat het wordt uitbetaald of gerapporteerd.
Buitenlandse werknemers en Employment Pass
Buitenlandse professionals hebben over het algemeen de juiste Employment Pass of andere werkvergunning nodig voordat zij in Maleisië in dienst treden. De loonadministratie moet worden afgestemd op de goedgekeurde werkgever, functie, duur van de pas, het salarispakket en de startdatum.
EPF- en SOCSO-verwerking voor niet-Maleisische werknemers
De verwerking van wettelijke bijdragen voor buitenlandse werknemers moet zorgvuldig worden beoordeeld. De EPF-regels voor niet-Maleisische werknemers zijn gewijzigd, en de SOCSO-dekking kan verschillen van de behandeling van Maleisische staatsburgers, afhankelijk van de status van de werknemer en het toepasselijke reglement.
Risico op verkeerde classificatie van contractanten
Sommige bedrijven proberen het opzetten van een entiteit te vermijden door in Maleisië gevestigde werkers als contractanten in te huren. Dit kan een risico vormen als de werker fulltime werkt, door het bedrijf wordt aangestuurd, deel uitmaakt van het team, maandelijks wordt uitbetaald, bedrijfssystemen gebruikt en taken uitvoert die vergelijkbaar zijn met die van een werknemer. Voor langdurige gecontroleerde functies moet de inzet van een EOR of direct dienstverband worden beoordeeld.
SNELLE FAQ'S
Wat doet een Malaysische loonadministratie-dienstverlener?
Een Malaysische loonadministratie-dienstverlener helpt werkgevers bij het berekenen van salaris, PCB, EPF, SOCSO, EIS, HRD-heffing, loonstroken, loonrapporten, ondersteuning bij EA-verklaringen, Form E/CP8D-ondersteuning, verlofbetaling, overuren en de eindafrekening. Het cliëntbedrijf blijft de wettelijke werkgever, tenzij er een Employer of Record-model wordt gebruikt.
Is uitbesteding van de loonadministratie hetzelfde als Employer of Record in Maleisië?
Nee. Uitbesteding van de loonadministratie ondersteunt de administratie voor werknemers die wettelijk door uw bedrijf worden aangesteld. Employer of Record is een ander model waarbij een lokale werkgeverstructuur wordt gebruikt om werkers aan te nemen en te administreren wanneer uw bedrijf geen entiteit in Maleisië heeft.
Wat zijn de belangrijkste looninhoudingen voor werknemers in Maleisië?
Veelvoorkomende inhoudingen aan de zijde van de werknemer zijn de maandelijkse PCB-belastinginhouding, de werknemers-EPF, de werknemers-SOCSO waar van toepassing, de werknemers-EIS en andere geautoriseerde inhoudingen. Buitenlandse werknemers kunnen een andere EPF- en SOCSO-behandeling hebben, afhankelijk van hun status en de toepasselijke regels.
Voor welke loonkosten van de werkgever moeten bedrijven budgetteren?
Werkgeverskosten kunnen het brutoloon, werkgeversbijdragen aan EPF, SOCSO, EIS, HRD Corp Levy waar van toepassing, kosten voor betaald verlof, overuren, secundaire arbeidsvoorwaarden, loonadministratiekosten en EOR-servicekosten bevatten wanneer een EOR-model wordt gebruikt.
Wat is PCB in de Maleisische loonadministratie?
PCB, ook bekend als Monthly Tax Deduction of MTD, is de maandelijkse inkomstenbelasting die werkgevers inhouden op de beloning van de werknemer en afdragen aan de IRBM. Het helpt om de jaarlijkse belastingverplichting van de werknemer te spreiden over de maandelijkse loonadministratie.
Wat is het verschil tussen EA Form, Form E en CP8D?
Het EA-formulier is het jaarlijkse beloningsoverzicht van de werknemer. Formulier E is de jaarlijkse aangifte van de werkgever aan de IRBM. CP8D zijn de gedetailleerde beloningsgegevens van de werknemer die samen met Formulier E worden ingediend. De maandelijkse loonadministratie moet zo worden gecodeerd dat deze rapporten met elkaar overeenstemmen.
Hoe vaak moet het salaris in Maleisië worden uitbetaald?
Lonen moeten over het algemeen niet later dan de zevende dag na het einde van de loonperiode worden uitbetaald. Overuren en bepaalde betalingen voor vakantie of rustdagen kunnen onderworpen zijn aan specifieke tijdstipregels onder de Employment Act.