Wereldwijde loonadministratiediensten in Mexico:Geautomatiseerd & Compliant Belastingbeheer
Loonadministratiediensten in Mexico gebaseerd op CFDI, SAT, IMSS en Infonavit
Mexico is een van de belangrijkste arbeidsmarkten in Latijns-Amerika, vooral voor bedrijven die nearshore-teams, productiebedrijven, technologiecentra, klantenservicehubs, verkoopkantoren, logistieke functies en regionale markttoetredingsteams opbouwen. Loonadministratie in Mexico is echter meer dan alleen een maandelijkse salarisberekening. Werkgevers moeten CFDI-loonstroken, ISR-inhoudingen, IMSS-bijdragen, Infonavit-woningbijdragen, SAR-pensioenposten, staatssalarisbelasting, wettelijke voordelen, jaarlijkelijke winstdeling, loonstroken, personeelsdossiers en door de arbeidswetgeving verbonden loonverplichtingen beheren.
NNRoad biedt loonadministratiediensten in Mexico voor bedrijven die al personeel in Mexico in dienst hebben en een gestructureerde lokale loonadministratie nodig hebben. Als dienstverlener voor loonadministratie in Mexico ondersteunen wij de maandelijkse, tweewekelijkse of wekelijkse bruto-netto loonberekening, CFDI de Nómina-coördinatie, ondersteuning bij ISR-inhouding, IMSS- en Infonavit-loonadministratie, registratie van wettelijke voordelen, rapportage van werkgeverskosten en administratie van loonadministratie-compliance.
Loonadministratie in Mexico is vooral belangrijk voor buitenlandse bedrijven omdat loongegevens zichtbaar zijn bij meerdere instanties. Salarisbetalingen moeten overeenkomen met CFDI-loonstroken, ISR-inhoudingsaangiften, IMSS-bijdragegegevens, Infonavit-bijdragegegevens, boekhoudkundige gegevens en loonstroken van werknemers. Een mismatch tussen loonadministratie, belastingen en sociale zekerheid kan leiden tot auditrisico’s, geschillen met werknemers en problemen bij inhoudingen.
Voor wie deze loonadministratiedienst in Mexico is
- Buitenlandse bedrijven met een Mexicaanse entiteit en lokale werknemers
- Regionale HR- of financiële teams die de loonadministratie in Mexico beheren vanuit de VS, Canada, Europa, Azië of een andere hoofdkantoorlocatie
- Bedrijven die personeel aannemen in Mexico City, Monterrey, Guadalajara, Querétaro, Tijuana, Ciudad Juárez, Puebla, Mérida of op afgelegen locaties
- Werkgevers die ondersteuning nodig hebben bij CFDI de Nómina, ISR, IMSS, Infonavit, SUA, SIPARE, staatssalarisbelasting en wettelijke voordelen
- Bedrijven die ingenieurs, ontwikkelaars, verkoopmedewerkers, productiepersoneel, klantenserviceteams, veldwerkers of landenmanagers aannemen
- Bedrijven die moeten beslissen of uitbesteding van de loonadministratie of een Employer of Record het juiste wervingsmodel is in Mexico
Alleen loonadministratie, Mexico EOR of werkvergunning voor buitenlandse werknemers?
Voordat u de loonadministratie in Mexico start, moeten bedrijven eerst controleren of de juiste juridische werkstructuur al aanwezig is. Uitbesteding van de loonadministratie werkt wanneer uw bedrijf de juridische werkgever in Mexico is. Als er geen Mexicaanse entiteit, geen werkgeversregistratie of geen mogelijkheid is om een buitenlandse werknemer te sponsoren, moet de ondersteuning voor EOR of Expat Employment worden beoordeeld voordat de loonadministratie begint.
Ondersteuning uitsluitend voor loonadministratie is voor een bestaande Mexicaanse werkgever
Onder een model voor uitbesteding van de loonadministratie blijft uw bedrijf de juridische werkgever. NNRoad ondersteunt de loonberekening, de afhandeling van wettelijke inhoudingen, CFDI-coördinatie, rapportages, loonstrookgegevens en de administratie van de naleving van de loonadministratie. Dit model is geschikt wanneer uw bedrijf al een Mexicaanse entiteit, RFC, werkgeversregistratie, IMSS-registratie, loonadministratieproces en de mogelijkheid heeft om lokale werkdocumenten uit te reiken.
Wanneer Mexico EOR passender kan zijn
Als uw bedrijf in Mexico wil aannemen maar geen lokale entiteit heeft, kan de Mexico Employer of Record-service van NNRoad passender zijn. Onder een EOR-model wordt een lokale werkstructuur gebruikt om de werknemer aan te nemen en te beheren, terwijl de loonadministratie, wettelijke bijdragen, personeelsdossiers en HR-administratie lokaal worden afgehandeld.
Mexico EOR moet zorgvuldig worden gestructureerd
Mexico heeft strikte regels rondom arbeidsonderaanneming en gespecialiseerde diensten. Niet elke regeling voor werkgevers van derden of het leveren van werknemers is geschikt. Als een EOR-model wordt gebruikt, moet de structuur zorgvuldig worden beoordeeld, zodat de regeling niet in strijd is met Mexicaanse arbeids-, belasting-, IMSS-, Infonavit- of REPSE-gerelateerde vereisten.
Wanneer ondersteuning voor buitenlandse werknemers moet worden beoordeeld
Als de werknemer een buitenlandse onderdaan is die fysiek in Mexico zal werken en een vergoeding uit Mexicaanse bron zal ontvangen, moet de loonadministratie samen met het visumproces voor jobaanbiedingen, het werkgeversregistratiecertificaat, de werkvergunning, de functietitel, de werklocatie, het salarisniveau en de startdatum worden beoordeeld. In deze gevallen kan de Mexico Expat Employment-service van NNRoad relevanter zijn dan ondersteuning uitsluitend voor loonadministratie.
Wanneer wereldwijde loonadministratiecoördinatie nodig is
Als uw bedrijf de loonadministratie in Mexico beheert samen met de loonadministratie in de Verenigde Staten, Canada, Brazilië, Colombia, Costa Rica, China of andere markten, kan de Global Payroll-service van NNRoad helpen bij het centraliseren van de loonadministratiecoördinatie, rapportagekalenders, workflows voor naleving op landniveau en inzicht in de kosten voor de werkgever.
Voor officiële achtergrond kunnen werkgevers de richtlijnen van Mexico INM raadplegen over visumautorisatie via een jobaanbieding en de STPS REPSE-platform.
Wat NNRoad verzorgt in een Mexicaanse salariscyclus
De Mexicaanse payroll-outsourcingdienst van NNRoad is gebouwd rond de volledige salarisworkflow: instellen van medewerkers, koppeling van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden, bruto-netto berekening, wettelijke inhoudingen, rapportage van werkgeversbijdragen, CFDI-salariscoördinatie, ondersteunende betaalgegevens en het onderhouden van salarisadministratie.
Wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse bruto-netto berekening
Wij berekenen het salaris in Mexicaanse pesos, inclusief basissalaris, vaste toeslagen, variabele beloning, commissies, overuren, bonussen, belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantiegeld, opbouw van aguinaldo, onbetaald verlof, toegestane inhoudingen, ISR-inhouding, medewerkersbijdragen aan IMSS en het uiteindelijke nettosalaris.
CFDI de Nómina-coördinatie
De Mexicaanse salarisadministratie moet worden ondersteund door correct uitgegeven CFDI-salarisbonnen. Wij helpen bij het organiseren van salarisgegevens, zodat salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoudingen, belastinginhouding, betaalgegevens van de werkgever en salarisbonnen van medewerkers consistent blijven met de SAT-salariseisen.
Ondersteuning bij ISR-inhouding
Wij ondersteunen salarisgegevens voor de Mexicaanse inkomstenbelastinginhouding op salarissen en salarisgerelateerde betalingen. Dit omvat het belastbare inkomen van de medewerker, vrijgesteld inkomen, subsidies of aanpassingen waar van toepassing, salarisfrequentie, bonussen, variabele beloning, ontslagvergoedingen en salarisgegevens tot nu toe.
IMSS, SUA en SIPARE salarisondersteuning
Wij helpen bij het bijhouden van salarisgegevens voor IMSS-bijdragen en gerelateerde workflows voor werkgevers, inclusief gegevens over de loonbasis, personeelsmutaties, sociaal verzekeringsregistraties, gegevens gerelateerd aan risicopremies en SUA/SIPARE ondersteunende informatie.
Ondersteuning bij Infonavit en aftrek voor woningkrediet
Wij ondersteunen de registratie van woningbijdragen door de werkgever en het bijhouden van de Infonavit-kredietaftrek voor medewerkers waar van toepassing. Bijdragen aan Infonavit door de werkgever moeten worden begroot als kosten voor de werkgever, terwijl aftrekposten voor de aflossing van het woningkrediet van de medewerker moeten worden verwerkt volgens de kredietbevestiging van de medewerker.
Ondersteuning bij loonbelasting op staatsniveau
Mexico heeft loonbelasting op staatsniveau, meestal aangeduid als ISN. Tarieven en procedures variëren per staat. NNRoad helpt bij het organiseren van salarisgegevens, zodat de loonbelasting voor de werkgever kan worden beoordeeld op basis van de locatie van de medewerker en de lokale registratie van de werkgever.
Registratie van wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en jaarlijkse salarisgebeurtenissen
Wij helpen bij het bijhouden van salarisposten zoals aguinaldo, vakantie, vakantiegeld, PTU, werk op rustdagen, vakantiegeld, ontslagvergoedingen en de eindafrekening. Deze posten moeten gedurende het jaar worden gepland in plaats van als ad hoc aanpassingen te worden behandeld.
Salarisrapporten voor HR, financiën en management
Wij bieden bruto-netto rapporten, rapporten voor werkgeverslasten, ISR-rapporten, IMSS/Infonavit ondersteuningsrapporten, CFDI-salarisoverzichten, rapporten voor de opbouw van voordelen, rapporten voor de loonbelasting van staten, uitstroomrapporten en managementoverzichten.
Overzicht naleving salarisadministratie in Mexico
De naleving van de salarisadministratie in Mexico wordt bepaald door belasting-, arbeid-, sociale zekerheid-, woningfonds-, loonbelasting van staten- en elektronische factureringsvereisten. De onderstaande tabel vat de belangrijkste salarisposten samen die werkgevers moeten controleren voordat zij de salarissen verwerken.
| Salarisgebied | Wat werkgevers moeten weten | Impact op de salarisadministratie |
|---|---|---|
| Salarisvaluta | De salarisadministratie in Mexico wordt berekend en betaald in Mexicaanse pesos. | Arbeidsovereenkomsten, loonstroken, CFDI-ontvangstbewijzen, boekhoudkundige gegevens en salarisbetalingen moeten overeenkomen in MXN. |
| Frequentie van salarisbetaling | Betalingsperioden mogen niet langer zijn dan één week voor handarbeiders en 15 dagen voor andere werknemers. | Salarisadministratie-kalenders moeten worden ontworpen rond de werknemercategorie en de overeengekomen betaalcyclus. |
| CFDI de Nómina | Salarisbetalingen moeten worden ondersteund door elektronische salarisontvangstbewijzen die zijn uitgegeven onder de SAT-regels. | Salarisgegevens, belastinginhouding en inhoudingen moeten overeenkomen met de CFDI die voor elke betaalperiode is uitgegeven. |
| ISR-inhouding | Werkgevers houden inkomstenbelasting in op salarissen en aan salaris gelijkgestelde betalingen en dienen maandelijkse inhoudingsverklaringen in. | De salarisadministratie moet de belasting berekenen met behulp van de huidige tabellen en de inhouding afstemmen met de SAT-salarisgegevens. |
| IMSS | Werkgevers registreren werknemers bij de IMSS en berekenen de sociale zekerheidsbijdragen van werkgever en werknemer. | De salarisadministratie moet correcte gegevens bijhouden over werknemersmutaties, de loonbasis en bijdragen. |
| Salario base de cotización | IMSS- en Infonavit-berekeningen maken gebruik van een geïntegreerd salarisconcept dat salaris en proportionele voordelen kan omvatten. | Een salarisaanbod moet worden vertaald naar een geïntegreerde bijdragegrondslag voordat de werkgeverslast wordt geschat. |
| Infonavit | Werkgevers dragen bij aan de woningsubrekening van de werknemer en moeten mogelijk woningkredietbetalingen inhouden voor werknemers met Infonavit-leningen. | Werkgeversbijdragen en inhoudingen voor de aflossing van de lening van de werknemer moeten apart worden afgehandeld. |
| SAR / pensioengerelateerde posten | Sociale zekerheidsposten gerelateerd aan pensioen, ouderdom en ontslag maken deel uit van de workflow voor werkgeversbijdragen. | Salarisadministratiegegevens moeten verbonden zijn met IMSS/SUA-gegevens en bijdragegrondslagen op werknemerniveau. |
| Loonbelasting van staten | De meeste Mexicaanse staten heffen een loonbelasting die door de werkgever moet worden betaald. | De werkgeverslast kan per staat verschillen, dus locatie en registratie zijn van belang. |
| Minimumloon | Mexico maakt gebruik van officiële algemene en professionele minimumlonen, met een apart loongebied voor de Noordelijke Grenszone. | De salarisadministratie moet de werklocatie, beroep en salarisstructuur controleren voordat er wordt overgegaan tot het aannemen van lager betaalde functies. |
| Aguinaldo | Werknemers hebben recht op een jaarlijkse kerstbonus van ten minste 15 dagen salaris, te betalen vóór 20 december. | De salarisadministratie moet dit voordeel vanaf het begin van het dienstverband opbouwen en budgetteren. |
| Vakantie en vakantiegeld | Werknemers hebben recht op betaalde vakantie en een vakantietoeslag van ten minste 25% van het vakantieloon. | De salarisadministratie moet het vakantieverdienrecht, de vakantietoeslag en ongebruikte vakantie bij beëindiging bijhouden. |
| PTU winstdeling | Waar van toepassing nemen werknemers deel aan de bedrijfswinsten onder het kader van de Federale Arbeidswet. | Salarisadministratie- en financiële teams moeten PTU plannen als een jaarlijkse salaris- en boekhoudkundige gebeurtenis. |
| Buitenlandse werknemers | Buitenlandse onderdanen kunnen een INM-visum of verblijfsproces nodig hebben op basis van een jobaanbod van een wettelijk gevestigde werkgever in Mexico. | De startdatum voor de salarisadministratie moet zijn afgestemd op de werkvergunning, werkgeversregistratie en lokale werkdocumenten. |
Voor officiële referentie kunnen werkgevers de salarisinhoudingsverklaring van de SAT bekijken, de loonstrook-viewer voor werkgevers van de SAT, de IMSS-richtlijnen over SUA, de IMSS-richtlijnen over SIPARE, de Infonavit-richtlijnen over bijdragen van de werkgever voor huisvesting, en de Federale Arbeidswet gepubliceerd door de Kamer van Afgevaardigden.
De lokale nuance: Geïntegreerd salaris, CFDI, PTU en staatsloonbelasting
De meest Mexico-specifieke salarisnuance is dat salarisgegevens tegelijkertijd in verschillende systemen moeten werken. Een salarisbedrag in een aanbiedingsbrief is niet voldoende. Werkgevers moeten de geïntegreerde salarisbasis, CFDI-loonstrookgegevens, ISR-inhouding, IMSS, Infonavit, staatsloonbelasting en wettelijke voordelen samen begrijpen.
Geïntegreerd salaris heeft invloed op sociale zekerheid en bijdragen voor huisvesting
De Mexicaanse salarisadministratie maakt gebruik van concepten zoals dagloon en geïntegreerd dagloon. Voordelen zoals aguinaldo en vakantietoeslag kunnen de bijdragegrondslag beïnvloeden die wordt gebruikt voor IMSS- en Infonavit-berekeningen. Dit betekent dat de kosten voor de werkgever niet simpelweg het basissalaris plus een vast percentage zijn.
CFDI is niet zomaar een loonstrook
Een CFDI de Nómina is een door de belastingdienst erkende elektronische loonstrook. Het moet verdiensten, vrijgesteld inkomen, belastbaar inkomen, inhoudingen, ISR, sociale zekerheid, subsidies of aanpassingen waar van toepassing, en andere salarisgegevens weergeven. Als salarisrapporten, CFDI-ontvangen en belastingaangiften niet met elkaar overeenstemmen, kan de werkgever te maken krijgen met vragen van de SAT of werknemers.
SAT-salarisoverzichten vergroten de transparantie
SAT-tools maken het mogelijk om salarisinformatie te controleren en te verzoenen. Werknemers kunnen de door werkgevers gerapporteerde salaris- en inhoudingsgegevens inzien, terwijl werkgevers uitgegeven loonstroken kunnen controleren en de belastinginhouding kunnen vergelijken met de aangiften. Dit maakt de nauwkeurigheid van gegevens bij elke salarisperiode belangrijk.
PTU moet worden gepland met de financiële afdeling, niet alleen met de salarisadministratie
Winstdeling voor werknemers is een juridisch en financieel proces, niet alleen een salarisbetaling. De financiële afdeling heeft gegevens nodig over de belastbare winst, terwijl de salarisadministratie informatie nodig heeft over de gerechtigde werknemers, gewerkte dagen, salarisgegevens, limieten en betalingsgegevens. Als het bedrijf een EOR-model of een gespecialiseerde arbeidsstructuur gebruikt, moet de PTU-blootstelling worden beoordeeld als onderdeel van de commerciële en juridische opzet.
Staatsbelasting op loon kan de kosten voor de werkgever per locatie veranderen
De staatsbelasting op loon is verschuldigd door de werkgever en varieert per staat. Een werknemer in Mexico-Stad, een werknemer in Nuevo León, een werknemer in Jalisco en een werknemer in Baja California kunnen leiden tot een verschillende belastingbehandeling aan de zijde van de werkgever. Salarisrapporten moeten daarom de salarislocatie van de werknemer duidelijk identificeren.
Infonavit-werknemersleningen vereisen een aparte afhandeling
Woonbijdragen van de werkgever worden niet ingehouden op het salaris van de werknemer. Echter, als een werknemer een Infonavit-wooncredit heeft, moet de werkgever mogelijk bedragen voor de aflossing van de lening inhouden volgens de toepasselijke kennisgeving. De salarisadministratie moet het werkgeversbijdrage, de werknemersleningsinhouding en de gewone salarisinhoudingen onderscheiden.
Werken op afstand kan verplichtingen op het gebied van salarisadministratie en arbeidsrecht creëren
Werknemers die op afstand of hybride vanuit Mexico werken, kunnen een beoordeling vereisen van regels voor telewerk, ondersteuning bij apparatuur, vergoeding voor internet of elektriciteit, gezondheids- en veiligheidsverplichtingen en gegevens over de werklocatie. De salarisadministratie mag werknemers op afstand niet als gewone kantoorwerknemers behandelen zonder de telewerkstatus te beoordelen.
Waarom EOR-planning belangrijk is in Mexico
Als uw bedrijf geen Mexicaanse entiteit heeft, kan EOR u helpen sneller personeel aan te nemen. Maar de Mexicaanse regels voor arbeidsuitbesteding betekenen dat de structuur zorgvuldig moet worden beoordeeld. Een conforme EOR-regeling mag niet worden behandeld als eenvoudige salarisuitbesteding; het moet worden beoordeeld als een structuur voor werkgelegenheid, belastingen, sociale zekerheid en arbeidsrisico’s.
SNELLE FAQ'S
Wat doet een Mexicaanse salarisdienstverlener?
Een Mexicaanse loonadministratiedienst helpt werkgevers bij het berekenen van salaris, ISR-inhouding, werknemersinhoudingen, IMSS-bijdragen, Infonavit-registraties, CFDI-loonstrookontvangen, gegevens voor de staatsloonbelasting, loonstroken, wettelijke voordelen, jaarlijkse loonadministratie-gebeurtenissen en de eindafrekening. Het cliëntbedrijf blijft de juridische werkgever, tenzij een Employer of Record-model wordt gebruikt.
Is salarisuitbesteding hetzelfde als Employer of Record in Mexico?
Nee. Payroll outsourcing ondersteunt de loonadministratie voor werknemers die wettelijk door uw bedrijf worden aangesteld. Employer of Record is een ander model waarbij een lokale werkgeversstructuur wordt gebruikt om werknemers aan te nemen en te administreren wanneer uw bedrijf geen Mexicaanse entiteit heeft. In Mexico moeten EOR-regelingen zorgvuldig worden beoordeeld, omdat de regels voor arbeidsonderaanneming en gespecialiseerde diensten strikt zijn.
Wat zijn de belangrijkste inhoudingen op het salaris van werknemers in Mexico?
Veelvoorkomende inhoudingen op het loon van de werknemer zijn ISR-inhouding, werknemersbijdragen aan de IMSS, de aflossing van de Infonavit-woningkredietamortisatie waar van toepassing, leningen of voorschotten aan werknemers waar wettelijk ondersteund, vakbondscontributies waar van toepassing en andere toegestane inhoudingen.
Voor welke loonkosten van de werkgever moeten bedrijven budgetteren?
Werkgeverskosten kunnen het brutosalaris, werkgeversbijdragen aan de IMSS, Infonavit-woningbijdragen, SAR-pensioengerelateerde bijdragen, staatsloonbelasting, aguinaldo, vakantietoeslag, PTU-blootstelling, betaald verlof, overuren, secundaire arbeidsvoorwaarden, kosten voor loonadministratie en EOR-servicekosten bevatten wanneer een EOR-model wordt gebruikt.
Wat is CFDI de Nómina?
CFDI de Nómina is het elektronische loonstrookontvangstbewijs van Mexico. Het registreert salaris, voordelen, inhoudingen, belastinginhouding en andere loonadministratiedata in een door de SAT erkend formaat. Loonbetalingen moeten worden ondersteund door nauwkeurige CFDI-ontvangstbewijzen.
Wat is salario diario integrado?
Salario diario integrado is een concept voor het geïntegreerde dagloon dat wordt gebruikt voor sociale zekerheid en woningbouwbijdragen. Het kan het dagloon en proportionele wettelijke voordelen bevatten zoals aguinaldo en vakantietoeslag, afhankelijk van het loonpost en de berekeningscontext.
Wat is Infonavit in de Mexicaanse loonadministratie?
Infonavit is het nationale woningbouwfonds van Mexico. Werkgevers dragen een percentage van het geïntegreerde dagloon van de werknemer af aan de woningbouwsubrekening van de werknemer. Als de werknemer een Infonavit-lening heeft, moet de werkgever mogelijk ook de aflossingsbedragen van de lening inhouden op het salaris.