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Prestataire de services de paie au Brésil
pour l'eSocial, le FGTS Digital et la paie CLT

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Gérez la paie au Brésil avec un prestataire qui comprend le fonctionnement réel de la folha de pagamento locale : emploi CLT, événements eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb, INSS, IRRF, 13e mois, férias avec prime de vacances d’un tiers, règles des conventions collectives, données de gestion du temps, avantages sociaux, bulletins de paie, paie de fin de contrat et paiements des employés en BRL.

NNRoad fournit des services de paie au Brésil pour les entreprises qui possèdent déjà une entité juridique brésilienne ou une structure d’employeur enregistrée. Nous aidons les équipes RH, financières et les sièges sociaux à gérer les données de paie, calculer la paie, préparer les données des bulletins de paie, soutenir l’administration de la paie réglementaire, coordonner les rapports de paie et mettre en place un processus de paie plus facile à réviser, à concilier et à mettre à l’échelle.

Cette page est dédiée à l’externalisation de la paie au Brésil. Si vous devez embaucher des employés au Brésil sans créer d’entité locale, visitez Employeur de référence au Brésil. Si votre besoin concerne l’autorisation de travail, le visa ou le support à la mission pour des employés étrangers, visitez Embaucher un étranger au Brésil. Si vous avez besoin de talents flexibles basés sur des projets, visitez Talents à la demande au Brésil.

Discuter avec un spécialiste de la paie au Brésil | Explorer la paie mondiale

Services de paie au Brésil pour les entreprises avec une entité brésilienne

Externalisation de la paie pour les employeurs locaux au Brésil

Le service de paie au Brésil de NNRoad est conçu pour les entreprises qui opèrent déjà en tant qu’employeur légal au Brésil et ont besoin d’un partenaire local pour le traitement récurrent de la paie, le support à l’administration de la paie réglementaire, les rapports de paie, la préparation des bulletins de paie et la coordination entre la paie et la comptabilité.

La paie au Brésil est couramment appelée folha de pagamento. Il ne s’agit pas seulement de l’acte de payer les employés. C’est un processus mensuel structuré qui relie les dossiers RH, les conditions d’emploi CLT, les règles de négociation collective, la gestion du temps et des présences, les avantages sociaux, les rubriques de paie, les événements eSocial, les retenues fiscales, les cotisations de sécurité sociale, le FGTS Digital, la DCTFWeb, les paiements des employés et les écritures comptables.

Cas d’utilisation idéaux

  • Votre entreprise possède une entité juridique brésilienne et a besoin d’un traitement de paie externalisé.
  • Votre entreprise dispose déjà, ou prépare, la structure d’employeur locale nécessaire pour gérer la paie au Brésil.
  • Vous employez des salariés CLT à São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Curitiba, Porto Alegre, Brasília, Recife, Salvador, Florianópolis ou à distance partout au Brésil.
  • Vous avez besoin d’un support de paie au Brésil pour eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb, INSS, IRRF, le 13e mois, les férias, les bulletins de paie, les avantages sociaux et les calculs de fin de contrat.
  • Vous avez besoin de rapports de paie que les comptables locaux, les équipes financières brésiliennes et le siège mondial puissent tous comprendre.

Ce que cette page ne couvre pas

  • Ceci n’est pas une page EOR. Si NNRoad doit agir en tant qu’employeur légal parce que votre entreprise n’a pas d’entité brésilienne, visitez Employer of Record au Brésil.
  • Ceci n’est pas une page d’immigration. Si l’employé a besoin d’un visa, d’un titre de séjour, d’une autorisation de travail locale ou d’un soutien pour une affectation, visitez Recruter un étranger au Brésil.
  • Ceci n’est pas une page de recrutement de personnel. Si vous avez besoin de spécialistes temporaires, d’un soutien pour une main-d’œuvre flexible ou de talents basés sur des projets, visitez Talents à la demande au Brésil.
  • Il ne s’agit pas seulement d’un logiciel de paie. NNRoad soutient les opérations de paie, la coordination des données de paie, le reporting de paie, le support des flux de travail réglementaires et les contrôles de paie spécifiques au Brésil.

La paie au Brésil est un écosystème de reporting numérique, pas seulement un cycle de paiement

Le modèle de base de la paie au Brésil

La paie au Brésil est structurée autour d’un cadre de droit du travail local, de règles fiscales sur la paie, de cotisations de sécurité sociale, de dépôts FGTS et de reporting gouvernemental numérique. Un processus de paie correct au Brésil doit donc être conçu autour de la qualité des données. Si les informations sur l’employé, le codage rubrica, l’horaire de travail, le traitement des avantages sociaux ou les données de fin de contrat sont erronés, l’erreur peut se propager via eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb, les bulletins de paie des employés, les registres comptables et les fichiers de paiement réglementaires.

L’emploi CLT régit le traitement de la paie

La plupart des employés formels au Brésil sont employés sous le cadre de la CLT. La paie doit refléter le contrat de travail, le salaire, l’horaire de travail, les règles des conventions collectives ou syndicales, les heures supplémentaires, les primes de nuit, le repos hebdomadaire, les vacances, le 13e mois, les avantages sociaux, les déductions et les règles de règlement final.

eSocial est la colonne vertébrale des données de paie

eSocial est le principal canal numérique pour le reporting de l’emploi, de la paie, de la fiscalité, de la sécurité sociale et des informations liées au travail. Pour les employeurs, cela signifie que la paie doit être prête pour l’événement. Les données de nouvel embauche, les changements d’employés, la rémunération, le paiement, les congés, les événements de santé et de sécurité et les données de fin de contrat doivent être correctement structurés avant la soumission.

FGTS Digital dépend des données d’eSocial

FGTS Digital utilise les informations déclarées via eSocial pour calculer et gérer les collectes de FGTS. Cela rend la configuration de la rubrica de paie critique. Des incidences incorrectes, des événements de rémunération manquants ou un historique de rupture de contrat inexact peuvent créer des écarts de FGTS nécessitant une correction de la paie, une rectification eSocial et des travaux de réconciliation.

DCTFWeb connecte la paie aux flux de travail de paiement des impôts fédéraux

Une fois que la paie et les événements connexes sont traités, les obligations fiscales fédérales et les cotisations sociales sont intégrées aux flux de travail DCTFWeb. Les équipes de paie doivent donc coordonner la clôture eSocial, la révision DCTFWeb, la génération du DARF, le calendrier de paiement et la réconciliation comptable.

La paie au Brésil en un coup d'œil

Éléments clés de la paie que les employeurs doivent prévoir

  • Devise : Réal brésilien, BRL.
  • Cycle de paie courant : paie mensuelle, avec des salaires généralement versés avant l’échéance légale mensuelle et conformément au calendrier de paie de l’employeur.
  • Échéance de paiement du salaire : le paiement du salaire mensuel est couramment géré autour du cinquième jour ouvrable du mois suivant.
  • Langue de la paie : les documents de paie, les bulletins de paie, les données réglementaires et la communication locale avec les employés sont couramment en portugais.
  • Cadre de l’emploi : L’emploi sous le régime CLT est la principale structure d’emploi formelle pour la paie.
  • Retenue fiscale : L’IRRF est retenu sur les revenus des employés, le cas échéant.
  • Sécurité sociale : les éléments de paie liés à l’INSS pour l’employé et l’employeur doivent être calculés et déclarés.
  • FGTS : les employeurs déposent généralement le FGTS pour les employés couverts, le FGTS Digital étant désormais central dans le flux de collecte.
  • 13e mois : Le Brésil possède une structure obligatoire de 13e mois annuel qui nécessite une planification de la paie.
  • Congés : Les employés sous le régime CLT accumulent généralement des congés payés, et l’indemnité de congé comprend le bonus constitutionnel d’un tiers de congé.
  • Négociation collective : Les règles CCT et ACT peuvent affecter les planchers salariaux, les avantages sociaux, les heures supplémentaires, les primes, les allocations, les heures de travail et les dates d’ajustement des salaires.
  • Paie de fin de contrat : la rescisão peut nécessiter un calcul détaillé du solde de tout compte, les données de rupture eSocial, le traitement du FGTS, le préavis, les congés, le 13e mois et les calculs liés à l’indemnité de licenciement.

Pourquoi les employeurs internationaux sous-estiment la paie au Brésil

La paie au Brésil peut sembler simple si elle est vue uniquement comme un passage mensuel du salaire brut au net. En pratique, la plupart des risques liés à la paie proviennent de détails locaux : événements eSocial incorrects, mauvaise incidence des rubriques, bases FGTS manquantes, paiement tardif des congés, calcul erroné du 13e mois, erreurs de codage des avantages sociaux, mises à jour des conventions collectives, gestion du temps imprécise ou paie de licenciement traitée sans données historiques complètes.

Configuration de l'employeur, accès et infrastructure des données de paie

Identité de l’employeur brésilien et accès à la paie

Avant que la paie ne puisse être exécutée correctement, la configuration de l’employeur doit être claire. Cela peut inclure le CNPJ de l’entité brésilienne, l’adresse légale, les dossiers de l’employeur, la configuration bancaire, l’enregistrement fiscal, les utilisateurs de la paie, l’accès du comptable ou du conseiller fiscal, l’accès eSocial, l’accès e-CAC, l’accès FGTS Digital, le processus de certificat numérique et la matrice d’approbation interne.

Modèle de responsabilité de la paie

La paie au Brésil fonctionne mieux lorsque les responsabilités sont définies. Les RH doivent être responsables des données des employés et des changements liés à l’emploi. La Finance doit être responsable du financement des paiements, de la comptabilité et de la révision des paiements statutaires. La Paie doit être responsable du calcul, du reporting, du contrôle du calendrier de paie et de la gestion des exceptions. Les services juridiques ou les conseillers locaux peuvent soutenir l’interprétation des conventions collectives, les risques de licenciement et les décisions sensibles sur le plan fiscal.

Coordination du certificat numérique et des portails gouvernementaux

Les employeurs peuvent avoir besoin d’identifiants numériques ou d’un accès autorisé aux systèmes gouvernementaux et aux portails fiscaux. NNRoad aide à coordonner les données de paie et les exigences de flux de travail avec votre utilisateur autorisé interne, votre comptable ou votre conseiller local désigné afin que les soumissions de paie et les paiements ne soient pas retardés par des problèmes d’accès.

Configuration bancaire et paiement des salaires en BRL

La paie au Brésil doit être payée en BRL via les réseaux bancaires locaux. Les coordonnées bancaires des employés, les formats de fichiers de paiement, les dates de financement de la paie, les capacités Pix ou de virement bancaire, les limites d’approbation et les dates limites de trésorerie doivent être confirmés avant le premier cycle de paie.

Architecture des données de paie

La paie au Brésil nécessite plus que les noms et les salaires des employés. Elle nécessite les données de base des employés, les rubriques de paie, les paramètres fiscaux et de contribution, l’horaire de travail, les informations sur les syndicats ou les conventions collectives, le choix des avantages sociaux, les données de gestion du temps, les dossiers de congés, les coordonnées bancaires, les centres de coûts, les soldes historiques de paie et l’historique de licenciement.

Flux de travail mensuel de la Folha de Pagamento

1. Conception du calendrier de paie

NNRoad aide à concevoir le calendrier de la paie au Brésil en fonction des dates de versement des salaires, des échéances eSocial, du calendrier DCTFWeb, des délais de paiement FGTS Digital, de la périodicité des factures d’avantages sociaux, des approbations internes, de la remise des fichiers bancaires et de la clôture comptable locale.

2. Collecte des données de paie

Chaque mois, les données de paie peuvent inclure les nouvelles embauches, les départs, les changements de salaire, les heures supplémentaires, les primes de nuit, les absences, les congés, les arrêts maladie, les bonus, les commissions, les avantages sociaux, les modifications des titres de transport, les données des tickets-restaurant, les déductions du régime médical, les prêts prélevés sur la paie, les remboursements de frais et les changements de centres de coûts.

3. Validation du temps et de l’assiduité

Pour les employés payés à l’heure, par équipe, en mode hybride, sur le terrain ou éligibles aux heures supplémentaires, la paie doit être reliée aux relevés de temps approuvés. Cela inclut les heures de travail, les heures supplémentaires, le travail de nuit, le travail les jours fériés, le repos hebdomadaire, les absences rémunérées, les heures cumulées et le temps compensatoire.

4. Révision de la rubrica

Avant la finalisation de la paie, les éléments de paie doivent être vérifiés par rapport à la configuration correcte de la rubrica. Au Brésil, l’incidence de la rubrica affecte l’INSS, l’IRRF, le FGTS, la DCTFWeb, le FGTS Digital et les rapports des employés. Une mauvaise rubrica peut créer des erreurs dépassant le simple bulletin de paie.

5. Calcul de la paie provisoire

NNRoad prépare un projet de paie indiquant le salaire brut, les déductions des employés, l’IRRF, l’INSS, la base FGTS, le coût employeur, le salaire net, les avantages sociaux, les remboursements et l’écart de paie par rapport au mois précédent.

6. Révision et approbation

Votre responsable RH ou financier autorisé examine le projet de paie, confirme les exceptions, approuve les montants de paiement et valide tout élément ponctuel ou à haut risque avant la finalisation.

7. Paie finale, bulletins de paie et fichiers de paiement

Après approbation, NNRoad prépare les résultats finaux de la paie, y compris le registre de paie, les données des bulletins de paie, le fichier du salaire net, le fichier de support pour le paiement bancaire, les résumés des taxes et contributions, les données de support FGTS et les rapports comptables.

8. Support du flux de travail réglementaire et rapprochement

Le cycle de paie doit se clôturer par le rapprochement des données eSocial, des passifs liés à la DCTFWeb, des montants FGTS Digital, des paiements aux employés, des factures d’avantages sociaux, des retenues fiscales, du coût employeur et des écritures du grand livre.

Gestion des événements eSocial et gouvernance de la rubrica

Événements relatifs aux nouvelles embauches et aux données de base des employés

La paie au Brésil commence avant le premier versement de salaire. Les données relatives aux nouvelles embauches doivent être collectées et validées suffisamment tôt pour permettre l’intégration, les enregistrements eSocial, le paiement bancaire des employés, le traitement fiscal, la configuration des avantages sociaux et le calcul de la paie.

Événements de rémunération et de paiement

La paie au Brésil nécessite une gestion minutieuse des données de rémunération et de paiement. La paie doit distinguer le salaire, la part variable, les heures supplémentaires, les indemnités, les remboursements, les avantages imposables, les remboursements non imposables, les déductions, le 13e mois, les congés, les montants de fin de contrat et les corrections de périodes antérieures.

Congés, absences et événements liés à la santé

Les données d’absence peuvent affecter la paie, la sécurité sociale, l’acquisition de congés, les avantages sociaux, les événements eSocial et les dossiers des employés. Les arrêts maladie, les congés maternité, les congés liés à des accidents, les congés sans solde et autres absences doivent être signalés et reflétés dans la paie conformément au processus applicable.

Événements de fin de contrat

La paie de fin de contrat nécessite une chronologie précise des événements et des données de paiement final. Le processus de paie doit confirmer le motif de la rupture, le traitement du préavis, le dernier jour travaillé, le salaire final, le solde de congés, le 13e mois proportionnel, les déductions, le traitement du FGTS et les fichiers de paiement final avant de soumettre les informations pertinentes.

Configuration des rubricas et contrôle des incidences

Les rubricas sont l’un des contrôles les plus importants de la paie au Brésil. Chaque élément de paie doit être correctement mappé à des fins fiscales, de sécurité sociale, de FGTS, de comptabilité et de reporting. NNRoad aide à maintenir une structure de paie où les rubricas peuvent être examinées, documentées et réconciliées.

Gestion de la rectification et de la correction

Les corrections de la paie au Brésil doivent être gérées via un processus contrôlé. Si un événement antérieur, une rubrica, un montant de rémunération, une catégorie d’employé ou un élément de fin de contrat est erroné, cela peut nécessiter une rectification, un recalcul, un nouveau signalement, un ajustement de paiement et une correction comptable.

INSS, IRRF, FGTS Digital et DCTFWeb

Calculs INSS employé et employeur

La paie au Brésil comprend les déductions de sécurité sociale de l’employé et le coût de la sécurité sociale à la charge de l’employeur. Le coût employeur peut dépendre du régime fiscal de l’entreprise, du CNAE, du FPAS, du RAT, du FAP, des contributions tierces, des règles d’allégement fiscal sur la paie le cas échéant, et d’autres facteurs spécifiques à l’entreprise. NNRoad aide à produire des rapports de paie qui séparent les déductions de l’employé du coût à la charge de l’employeur.

Retenue IRRF

L’IRRF est retenu sur le revenu de l’employé le cas échéant. La paie doit refléter les données fiscales de l’employé, le revenu imposable, les personnes à charge le cas échéant, les déductions, les avantages, les congés, le 13e mois, les paiements de fin de contrat et les informations cumulées depuis le début de l’année.

Dépôts mensuels FGTS

Le FGTS est une obligation centrale de la paie au Brésil. Pour les employés CLT standards, l’employeur dépose généralement le FGTS sur la base de la rémunération de l’employé, et les contrats d’apprentissage peuvent bénéficier d’un taux réduit. La paie doit s’assurer que la base FGTS correcte est générée à partir des données eSocial et réconciliée avec FGTS Digital.

Flux de travail de paiement FGTS Digital

FGTS Digital a modifié le flux de travail opérationnel pour la collecte du FGTS. Les équipes de paie et de finance doivent confirmer que les événements de rémunération eSocial sont corrects, que les montants FGTS Digital sont vérifiés, que les flux de paiement Pix sont approuvés et que les limites de paiement sont compatibles avec la configuration bancaire de l’employeur.

Révision de la DCTFWeb et de la DARF

La DCTFWeb est utilisée pour consolider et gérer les obligations fiscales et les contributions fédérales. La paie doit se coordonner avec la partie fiscale ou comptable responsable pour examiner les passifs DCTFWeb, émettre la DARF appropriée et réconcilier les paiements avec les registres de paie.

Le FGTS Digital, la DCTFWeb et la clôture de la paie doivent être réconciliés ensemble

Une clôture de paie complète au Brésil doit réconcilier le registre de paie, les données de retour eSocial, les valeurs DCTFWeb, les montants FGTS Digital, les fichiers de paiement, les confirmations bancaires, les factures de prestations, les écritures comptables et les bulletins de paie des employés. Traiter ces éléments comme des flux de travail distincts crée un risque de paie évitable.

Éléments de paie spécifiques au Brésil nécessitant un calcul local

13e mois

Le 13e mois au Brésil n’est pas une prime de fin d’année discrétionnaire. Il s’agit d’un élément de paie obligatoire qui doit être planifié au cours de l’année et calculé en faisant attention aux provisions mensuelles, aux première et deuxième échéances, aux arrivées, aux départs, aux absences, à la rémunération variable et au traitement fiscal.

Congés et prime de tiers de congé

La paie des congés est l’un des éléments de paie locale les plus importants au Brésil. Les employés accumulent généralement des congés après la période d’acquisition, et la paie des congés comprend la prime constitutionnelle du tiers de congé. La paie doit également respecter le calendrier de paiement des congés et distinguer la paie des congés du salaire mensuel ordinaire.

Heures supplémentaires et DSR

Les heures supplémentaires au Brésil nécessitent souvent un traitement de paie supplémentaire, incluant l’impact sur le repos hebdomadaire rémunéré, connu sous le nom de DSR. La paie doit enregistrer les heures supplémentaires, le statut d’approbation, les primes de pourcentage, le travail les jours fériés, le travail le week-end et les règles des conventions collectives.

Prime de travail de nuit

Le travail de nuit peut nécessiter un traitement de paie spécifique selon l’horaire de travail et la catégorie de l’employé. La paie doit enregistrer les heures de nuit, les règles d’horaires, les primes et toutes les exigences des conventions collectives.

Ajustement salarial et dates de la convention collective

La paie brésilienne est fréquemment affectée par les accords de négociation collective. Les règles CCT ou ACT peuvent déterminer les planchers salariaux, les dates d’ajustement annuel, les différences rétroactives, les avantages, les indemnités, les valeurs des tickets-restaurant, les pourcentages d’heures supplémentaires et les éléments liés aux syndicats.

Avantages et retenues sur salaire

Les avantages courants liés à la paie au Brésil incluent les titres de transport, les tickets-restaurant, les bons alimentaires, l’assurance maladie, les régimes dentaires, l’assurance vie, le soutien à la garde d’enfants, les indemnités de télétravail et les remboursements spécifiques à l’entreprise. La paie doit clairement séparer le coût de l’employeur, la part salariale, les avantages imposables et les dépenses remboursables.

PLR et rémunération variable

Le partage des bénéfices ou les paiements basés sur les résultats peuvent nécessiter un traitement distinct des paiements de bonus ordinaires. La paie doit confirmer si le paiement est un bonus contractuel, un bonus discrétionnaire, une commission, un PLR, un paiement de rétention ou une autre rémunération variable avant le traitement.

Prêts déductibles sur salaire et eConsignado

La paie peut inclure des déductions pour les prêts déductibles sur salaire, le cas échéant. Ces déductions nécessitent un contrôle rigoureux car elles affectent le salaire net, les obligations de retenue de l’employeur, les délais de paiement et le rapprochement avec le système ou l’institution financière concernée.

Paie de Rescisão et contrôle de la résiliation FGTS

La paie de résiliation au Brésil est un processus de contrôle distinct

La paie de résiliation au Brésil ne doit pas être traitée comme un ajustement ordinaire de fin de mois. Une rescisão peut nécessiter le salaire final, le 13ème mois proportionnel, le solde de congés payés, la prime de vacances d’un tiers, les montants des périodes antérieures, le traitement du préavis, les déductions, le règlement des avantages, le FGTS, l’analyse de la pénalité de résiliation et le rapport de résiliation eSocial.

Le motif de la résiliation est important

Le motif de la résiliation affecte le traitement final de la paie. Une démission, un licenciement sans cause, un licenciement pour faute, une résiliation par accord mutuel, la fin d’un contrat à durée déterminée, la retraite, le décès ou une résiliation reconnue par la justice peut produire des résultats différents pour la paie et le FGTS.

Historique de résiliation FGTS

FGTS Digital peut calculer les montants liés à la résiliation sur la base des informations historiques de rémunération. Si la rémunération historique est incomplète, incorrecte ou non alignée avec eSocial, les calculs de résiliation peuvent devenir difficiles à rapprocher.

Période de préavis et délai du paiement final

La paie doit confirmer si le préavis est effectué, indemnisé, renoncé ou traité selon un autre arrangement légalement autorisé. Cela affecte le solde de tout compte, les données d’événement de rupture, le traitement du FGTS et la communication avec l’employé.

Documents de rupture et rapports de paie

NNRoad peut prendre en charge les sorties de paie liées à la rupture, telles que le calcul final de la paie, le récapitulatif de paiement de l’employé, le rapport de paie de rupture, les données de support FGTS, le rapport de règlement des prestations et le fichier de support pour les écritures comptables.

Ajustements de rupture hors cycle et complémentaires

Si un calcul de rupture est corrigé après la clôture initiale, la paie peut nécessiter un processus complémentaire contrôlé. Cela peut nécessiter une rectification eSocial, une mise à jour du FGTS Digital, des rapports révisés, une communication avec l’employé et un ajustement comptable.

Interfaces Temps, Congés, Avantages et Paie

Gestion du temps et paie

La précision de la paie au Brésil dépend souvent de la qualité du processus de gestion du temps. Les relevés de temps doivent prendre en compte les heures ordinaires, les heures supplémentaires, les retards, les absences, le travail de nuit, le repos hebdomadaire, les congés payés, les heures créditées et le temps compensatoire.

Interface de planification des congés

La paie des congés nécessite une coordination entre la planification RH et le calendrier de la paie. La paie doit recevoir les dates de congés approuvées, le calendrier de paiement, les décisions d’abono pecuniário le cas échéant, l’assiette salariale, les moyennes de rémunération variable et l’impact sur les avantages avant que le paiement des congés ne soit traité.

Flux de travail pour les arrêts maladie et les certificats médicaux

L’arrêt maladie peut affecter la paie et le traitement de la sécurité sociale. La paie doit recevoir les données des certificats médicaux, les dates d’absence, les informations de reprise du travail et toute information relative aux prestations à temps pour le traitement de fin de mois.

Données des prestataires d’avantages sociaux

Les avantages sociaux se situent souvent en dehors des systèmes de paie mais affectent les calculs de paie. Les fichiers de tickets-restaurant, de titres de transport, de mutuelle, de couverture dentaire, d’assurance et de retenues sur prêts doivent être rapprochés de la paie avant l’approbation finale.

Indemnités de télétravail et de travail à distance

Les modalités de travail à distance peuvent créer des éléments de paie liés aux remboursements, aux indemnités, à l’équipement, à l’internet ou aux dépenses. Ceux-ci doivent être documentés dans la politique et codés correctement dans la paie.

Allocation par centre de coûts et par projet

Pour les entreprises disposant d’équipes d’ingénierie, de technologie, de services sur le terrain, de vente ou de services partagés au Brésil, la paie peut nécessiter une allocation des coûts par entité, département, projet, client, emplacement ou unité commerciale. NNRoad peut structurer les rapports afin que la paie puisse alimenter la comptabilité de gestion plus efficacement.

Rapports de paie conçus pour la finance au Brésil et le siège mondial

Principaux rapports de paie mensuels

  • Registre de paie mensuel
  • Calcul de la paie du brut au net
  • Rapport de salaire net des employés
  • Données de fiche de paie
  • Fichier de paiement bancaire ou résumé de paiement
  • Rapport des déductions INSS des employés
  • Rapport des charges de sécurité sociale de l’employeur
  • Résumé des retenues IRRF
  • Rapport d’appui à l’assiette FGTS et au FGTS Digital
  • Résumé d’appui à la DCTFWeb
  • Rapport de provision ou de paiement du 13e mois
  • Rapport des vacances et de la prime de vacances d’un tiers
  • Rapport des avantages et des déductions des employés
  • Rapport des nouvelles embauches, départs et changements d’employés
  • Rapport d’écart de paie

Rapports des coûts employeur au Brésil

  • Coût total employeur par employé
  • Coût total employeur par centre de coûts
  • Rapport des coûts FGTS
  • Rapport des contributions INSS et tiers de l’employeur
  • Données d’appui RAT / FAP le cas échéant
  • Rapport des coûts des avantages sociaux
  • Rapport d’appui sur les provisions pour vacances
  • Rapport d’appui sur les provisions pour le 13e mois
  • Rapport de provision de licenciement et de solde de tout compte

Rapports pour le siège social

Pour les équipes mondiales, NNRoad peut formater les rapports de paie brésiliens de manière à séparer les éléments réglementaires locaux des coûts de gestion. Les rapports peuvent afficher la paie en BRL, le salaire net de l’employé, le salaire brut, les cotisations patronales, le FGTS, le 13e mois, les provisions pour vacances, les avantages sociaux, les remboursements, les centres de coûts et les mouvements mois par mois.

Lien paie-comptabilité

NNRoad peut fournir des fichiers d’appui au journal de paie qui aident les équipes financières à comptabiliser les charges de salaire, les charges patronales, les déductions des employés, les avantages sociaux, le FGTS, l’INSS, l’IRRF, les provisions pour vacances, les provisions pour le 13e mois et les passifs de paie.

Feuille de route de mise en œuvre de la paie au Brésil

Phase 1 : Découverte de la paie au Brésil

NNRoad examine la configuration de votre entité brésilienne, la population de paie, les catégories d’employés, le processus de paie actuel, l’environnement logiciel de paie, le flux de travail eSocial, le processus FGTS Digital, la coordination DCTFWeb, le processus bancaire, les données des conventions collectives et les besoins en matière de reporting.

Phase 2 : Mapping des employés et des rubricas

Les données de base des employés et les rubricas de paie sont mappées dans une structure prête pour la paie. Cela inclut le statut d’emploi, le salaire, les avantages sociaux, l’horaire de travail, la catégorie eSocial, l’incidence de la rubrica, le traitement fiscal, le traitement FGTS, le centre de coûts et la dimension de reporting.

Phase 3 : Alignement du flux de travail réglementaire

Le flux de travail de la paie est aligné avec eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital, les responsabilités du conseiller fiscal, la clôture comptable, l’approbation des paiements et le financement de la trésorerie. Cela réduit le risque que la paie soit calculée correctement mais déclarée ou payée en retard.

Phase 4 : Révision de l’historique de paie

Si vous changez de prestataire, NNRoad examine les registres de paie précédents, les dossiers eSocial, les informations FGTS, les récapitulatifs DCTFWeb, les bulletins de paie des employés, les déductions d’avantages sociaux, les soldes de congés, les données du 13e mois et l’historique des licenciements.

Phase 5 : Cycle de validation

Pour les paies complexes, un cycle de validation ou une simulation peut comparer les nouveaux résultats de paie aux résultats précédents. Cela aide à identifier les problèmes de mappage des rubriques, les différences de codage des avantages sociaux, les lacunes de traitement fiscal, les centres de coûts manquants ou les problèmes de données historiques avant le premier cycle de paie réel.

Phase 6 : Premier arrêté de paie réel

NNRoad accompagne le premier cycle de paie réel, de la collecte des données aux rapports finaux. Cela inclut l’ébauche de la paie, la révision, l’approbation, la paie finale, le support pour le fichier de paiement, les données de bulletin de paie, le support du flux de travail lié à eSocial, la révision du FGTS Digital, la coordination DCTFWeb et le rapprochement comptable.

Phase 7 : Gouvernance continue de la paie

Après la mise en service, NNRoad aide à maintenir la gouvernance de la paie grâce aux clôtures mensuelles, aux vérifications d’écarts, à la révision des rubriques, au suivi des rapports réglementaires, au rapprochement des avantages sociaux, au support des demandes des employés et à l’amélioration des processus.

Check-list de préparation de la paie au Brésil

Check-list de configuration de l’employeur

  • Nom de l’entité brésilienne et CNPJ
  • Enregistrement de l’employeur et configuration fiscale locale
  • Accès eSocial et processus d’utilisateur autorisé
  • Processus de coordination e-CAC et DCTFWeb
  • Accès FGTS Digital et capacité de paiement Pix
  • Compte bancaire brésilien et processus d’approbation des paiements
  • Détails du certificat numérique ou de l’accès au portail, le cas échéant
  • Coordonnées du comptable, du conseiller fiscal, du conseiller juridique ou de l’utilisateur autorisé local

Check-list des données des employés

  • Nom de l’employé, CPF et détails d’identification
  • Date de début d’emploi et statut d’emploi CLT
  • Intitulé du poste, code CBO le cas échéant, département et centre de coûts
  • Lieu de travail et statut de télétravail
  • Salaire, horaires de travail et données du contrat de travail
  • Coordonnées bancaires
  • Informations fiscales et personnes à charge, le cas échéant
  • Choix des avantages sociaux et détails de la participation de l’employé
  • Solde de congés, historique du 13e mois et soldes de paie précédents

Check-list des règles de paie

  • Convention collective applicable ou accord d’entreprise
  • Plancher salarial et date d’ajustement salarial
  • Règles pour les heures supplémentaires, le travail de nuit, les jours fériés et le DSR
  • Règles relatives aux avantages sociaux et aux déductions
  • Calcul du 13e mois et planification des paiements
  • Règles relatives à l’indemnité de congés, au bonus de congé d’un tiers et à l’abono pecuniário
  • Processus de prêt déductible de la paie, le cas échéant
  • Procédure de paie de licenciement et de règlement final

Check-list des archives historiques

  • Registres de paie précédents
  • Bulletins de paie récents
  • Enregistrements et reçus d’événements eSocial
  • Sommaires DCTFWeb
  • Enregistrements FGTS et rapports FGTS Digital
  • Enregistrements INSS et IRRF
  • Enregistrements de congés payés et du 13e mois
  • Factures de prestations et enregistrements des déductions des employés
  • Écritures de journal de paie et rapprochements comptables
  • Corrections en suspens, questions des employés ou rectifications en attente

Les défaillances de la paie au Brésil pointent vers un audit avant qu'elles ne deviennent des réclamations

Erreurs d’incidence de rubrique

Une mauvaise configuration des rubriques peut créer des valeurs incorrectes pour l’INSS, l’IRRF, le FGTS, la DCTFWeb et la comptabilité. Il s’agit de l’un des contrôles les plus importants de la paie au Brésil car l’erreur peut se propager à travers de multiples systèmes gouvernementaux.

Différences FGTS Digital

Si les valeurs FGTS Digital ne correspondent pas aux prévisions de la paie, la source est souvent la rémunération eSocial ou les données de rubrique. La paie doit examiner l’événement eSocial d’origine, et pas seulement l’écran FGTS Digital.

Paiement tardif des congés

La paie des congés comporte des exigences de calendrier locales et doit inclure la prime de congé d’un tiers. Une paie de congés tardive ou incomplète peut entraîner des litiges avec les employés et une exposition juridique.

Mauvaise gestion du 13e mois

Le 13e mois doit être provisionné et planifié. Les erreurs surviennent souvent lorsque les moyennes de rémunération variable, les dates d’embauche, les dates de départ, les absences ou les déductions de la première échéance ne sont pas traités de manière cohérente.

Mises à jour des conventions collectives manquées

Les changements CCT et ACT peuvent affecter les salaires, les avantages sociaux, les heures supplémentaires, les indemnités, les primes et les paiements rétroactifs. La paie doit avoir une routine pour surveiller les mises à jour approuvées des conventions collectives et les appliquer dans la période de compétence correcte.

Gestion du temps non alignée sur la paie

Si les relevés de temps sont incomplets, la paie peut sous-payer ou surpayer les heures supplémentaires, le DSR, la prime de nuit, le travail les jours fériés et le temps compensatoire. La paie au Brésil doit lier l’approbation du relevé de temps à la clôture de la paie.

Historique de rupture de contrat incomplet

La paie de fin de contrat peut dépendre de la rémunération historique, des données FGTS, des soldes de congés, des données du 13e mois et des corrections antérieures. L’absence d’enregistrements historiques peut retarder le paiement final et créer des calculs de résiliation FGTS inexacts.

Déductions d’avantages sociaux non rapprochées

Les co-paiements des employés pour les régimes de santé, les régimes dentaires, les titres de transport, les tickets restaurant, les prêts et autres avantages doivent être rapprochés chaque mois avec les factures des prestataires et les déductions de paie.

Le siège approuve la paie trop tard

La paie au Brésil a des délais locaux stricts. Si l’approbation du siège, le financement en BRL ou la libération bancaire interviennent trop tard, même un calcul de paie correct peut échouer opérationnellement.

Paie au Brésil pour les entreprises multinationales

Paie en BRL avec visibilité des coûts mondiaux

Les employés sont payés localement en BRL, tandis que le siège social peut établir son budget en USD, EUR, GBP ou une autre devise. NNRoad peut formater les rapports de paie au Brésil pour afficher les montants de la paie locale, les coûts employeur réglementaires, les avantages sociaux, les provisions et les vues monétaires pour la direction.

Paie au Brésil intégrée à un calendrier de paie LATAM ou mondial

La paie au Brésil doit être intégrée au calendrier de paie plus large pour la LATAM, les Amériques ou la paie mondiale. Cela inclut les dates de clôture mensuelles, les échéances réglementaires, les factures d’avantages sociaux, l’approbation de la paie, le financement des paiements et les délais de reporting de groupe.

Documents locaux en portugais, rapports de gestion en anglais

Les documents de paie locaux sont généralement traités en portugais, mais les rapports de gestion mondiaux peuvent nécessiter l’anglais. NNRoad aide à combler cette lacune en conservant une terminologie de paie locale précise tout en fournissant des rapports que les parties prenantes mondiales peuvent examiner.

Financement de la paie et coordination de la trésorerie

La paie au Brésil nécessite une coordination entre les résultats de la paie, le financement des paiements en BRL, les limites d’approbation bancaire, les flux de travail Pix ou de transfert, les paiements réglementaires et la libération des salaires des employés. Les employeurs multinationaux doivent aligner le calendrier de la trésorerie avec les échéances de la paie avant chaque cycle.

Connexion avec la paie mondiale

Si votre entreprise a également besoin d’un support de paie en dehors du Brésil, NNRoad peut connecter ce service avec la Paie Mondiale pour la coordination de la paie multi-pays, le reporting consolidé et la gestion des fournisseurs.

Ressources officielles de paie au Brésil et liens NNRoad

Ressources NNRoad

Références officielles de paie et d’emploi au Brésil

Cette page fournit des informations générales sur la paie et le positionnement des services. Les décisions spécifiques à l’entreprise en matière de paie, de fiscalité, de droit, de sécurité sociale, de conventions collectives et de comptabilité doivent être examinées avec le conseiller professionnel brésilien approprié.

Construisez un processus de paie au Brésil qui résiste à eSocial, au FGTS Digital et aux audits

Passez du calcul de la paie au contrôle de la paie

La paie au Brésil nécessite plus que le simple calcul du salaire net. Les employeurs ont besoin d’un processus de paie qui contrôle les données des employés, les rubricas, les événements eSocial, les valeurs FGTS Digital, les passifs DCTFWeb, l’INSS, l’IRRF, les congés, le 13e mois, les avantages sociaux, les licenciements, les approbations de paiement et le rapprochement comptable.

NNRoad aide les entreprises disposant d’une entité brésilienne ou d’une structure d’employeur enregistré à gérer la paie de manière structurée localement, déclarable et plus facile à gérer pour les équipes basées au Brésil et le siège mondial.

Que vous remplaciez un prestataire de services de paie local, que vous amélioriez les contrôles internes de la paie, que vous intégriez le Brésil dans la paie mondiale, que vous prépariez une croissance d’effectifs ou que vous nettoyiez les rapports de paie après les différences eSocial ou FGTS Digital, NNRoad peut vous aider à construire un modèle opérationnel de paie au Brésil plus solide.

Contactez NNRoad pour discuter des services de paie au Brésil ou pour en savoir plus sur la Paie mondiale.

FAQ RAPIDES

Un prestataire de services de paie au Brésil aide les employeurs à traiter la paie des employés au Brésil. Cela peut inclure la folha de pagamento mensuelle, le calcul du brut au net, les bulletins de paie, le support du flux de travail eSocial, la coordination DCTFWeb, le support FGTS Digital, l’INSS, l’IRRF, le 13e mois, l’indemnité de congés, les avantages sociaux, la paie de licenciement et les rapports de paie.

Oui. Ce service de paie est conçu pour les entreprises qui possèdent déjà une entité brésilienne ou une structure d’employeur enregistrée. Si vous devez embaucher au Brésil sans entité, visitez Employer of Record au Brésil.

La paie au Brésil est couramment traitée mensuellement. Les employeurs doivent construire le calendrier de paie autour des dates limites de paiement des salaires, du flux de travail eSocial, de la révision DCTFWeb, du calendrier de paiement FGTS Digital, des factures d’avantages sociaux, des approbations internes et du financement bancaire.

eSocial est le système numérique du Brésil pour la déclaration des informations relatives à l’emploi, à la paie, au travail, à la fiscalité, à la sécurité sociale et au FGTS auprès du gouvernement. Il est essentiel pour la conformité de la paie au Brésil.

FGTS Digital est le système numérique utilisé pour gérer les flux de travail de collecte du FGTS. Il repose sur les informations de paie et de rémunération déclarées via eSocial, ce qui rend la configuration correcte des rubriques et l’exactitude des événements eSocial essentielles.

DCTFWeb est une déclaration de la Receita Federal utilisée pour gérer les dettes et les crédits fiscaux et de contributions fédéraux. Les équipes de paie coordonnent souvent la révision et les flux de paiement DCTFWeb après le traitement de la paie et d’eSocial.

L’INSS fait référence au système de cotisations de sécurité sociale du Brésil. L’IRRF est l’impôt sur le revenu prélevé à la source. Les deux sont essentiels pour le calcul du brut au net et le reporting de la paie au Brésil.

Le 13e mois est un paiement annuel obligatoire de la paie au Brésil. Il est généralement prévu en plusieurs versements et doit être calculé en tenant compte des arrivées, des départs, des absences, de la rémunération variable et du traitement fiscal.

La paie des vacances au Brésil comprend les congés payés et la prime de vacances d’un tiers. La paie doit suivre la période d’acquisition, les dates de vacances approuvées, le calendrier de paiement des vacances, l’abono pecuniário le cas échéant et le solde de vacances.