Services de paie mondiaux en Nouvelle-Zélande :Gestion fiscale automatisée et conforme
La paie en Nouvelle-Zélande est un flux de travail de déclaration de jour de paie, pas seulement une exécution de paie
La paie en Nouvelle-Zélande ne consiste pas seulement à payer les employés à temps. Un cycle de paie conforme doit relier le code fiscal de l’employé, l’impôt sur le revenu (PAYE), la taxe ACC pour les salariés, le KiwiSaver, l’ESCT, les déductions pour prêts étudiants, les déductions pour pension alimentaire là où elles sont notifiées, l’indemnité de congé, le salaire minimum, les dossiers des employés et la déclaration de jour de paie à l’Inland Revenue.
NNRoad propose des services de paie en Nouvelle-Zélande pour les entreprises qui disposent déjà d’une structure d’employeur locale en Nouvelle-Zélande, telle qu’une société néo-zélandaise, une succursale, une filiale ou un arrangement d’employeur local enregistré. Votre entreprise reste l’employeur légal, tandis que NNRoad prend en charge le calcul de la paie mensuel, bimensuel, hebdomadaire ou selon un cycle de paie personnalisé, les données de déclaration de jour de paie, la préparation des fiches de paie, le reporting des coûts employeur et la documentation de conformité de la paie.
Quand ce service de paie en Nouvelle-Zélande est la solution idéale
- Votre entreprise possède déjà une entité en Nouvelle-Zélande et a besoin d’un support de paie externalisé.
- Vous embauchez des employés à Auckland, Wellington, Christchurch, Hamilton, Tauranga, Dunedin, Queenstown ou dans une autre région de Nouvelle-Zélande.
- Votre équipe RH ou financière à l’étranger a besoin de rapports de paie indiquant le salaire brut, la PAYE, l’ACC, le KiwiSaver, l’ESCT, le salaire net et le coût employeur.
- Vous avez besoin d’aide pour la déclaration de jour de paie, les codes fiscaux, les paramètres KiwiSaver, les déductions pour prêts étudiants, l’indemnité de congé, le solde de tout compte et les fiches de paie.
- Vous employez des salariés, des employés payés à l’heure, des employés occasionnels, des employés à durée déterminée, des travailleurs migrants, des employés avec des heures variables ou des employés avec primes et indemnités.
- Vous passez d’une paie manuelle ou basée sur des feuilles de calcul à un processus de paie structuré avec des contrôles d’approbation et de rapprochement.
Quand l’externalisation de la paie ne suffit pas
L’externalisation de la paie est conçue pour les entreprises qui disposent déjà d’un employeur conforme en Nouvelle-Zélande. Si votre entreprise ne possède pas d’entité en Nouvelle-Zélande mais souhaite embaucher un employé localement, l’externalisation de la paie seule peut ne pas résoudre le problème de l’employeur légal. Dans ce cas, examinez le service de service d’employeur de référence en Nouvelle-Zélande de NNRoad.
Si le cas concerne un ressortissant étranger travaillant en Nouvelle-Zélande, la paie doit également être alignée sur le statut de visa de travail pour employeur accrédité (Accredited Employer Work Visa), le droit au travail, le code fiscal, le numéro IRD, l’éligibilité au KiwiSaver, les heures garanties et les conditions du contrat de travail. Pour un soutien à l’emploi des ressortissants étrangers, consultez les services d’emploi pour expatriés en Nouvelle-Zélande. Pour les entreprises gérant la paie dans plusieurs pays, la paie en Nouvelle-Zélande peut également être connectée auservice de paie mondiale (Global Payroll) de NNRoad
Ce que NNRoad gère dans un cycle de paie néo-zélandais
Ce que NNRoad gère dans un cycle de paie en Nouvelle-Zélande
Un prestataire de services de paie en Nouvelle-Zélande doit aider l’employeur à gérer l’intégralité du flux de travail de la paie, et pas seulement à produire un montant de salaire net. Chaque cycle de paie doit connecter les données des employés, les paramètres fiscaux, les données de congés, les paramètres KiwiSaver, l’approbation de la paie, le paiement des salaires, la déclaration du jour de paie et le rapprochement de fin de mois.
Calcul de la paie du brut au net
NNRoad prend en charge le calcul de la paie basé sur des données approuvées, y compris le salaire ordinaire, les salaires horaires, les heures supplémentaires, les heures occasionnelles, les primes, les commissions, les allocations imposables, les remboursements, les congés non payés, l’indemnité de congés, les congés maladie, l’indemnité pour jours fériés, les jours fériés alternatifs, les corrections salariales et les éléments de solde de tout compte.
Gestion de la PAYE, de l’ACC et des codes fiscaux
Les employeurs doivent déduire la PAYE en utilisant le code fiscal correct de l’employé. NNRoad aide à examiner les informations relatives au code fiscal IR330, les codes fiscaux secondaires, le traitement des codes fiscaux non notifiés, la taxe sur les revenus de l’ACC et les paramètres de déduction de la paie avant que la déclaration du jour de paie ne soit préparée.
Prise en charge du KiwiSaver et de l’ESCT
NNRoad prend en charge les déductions KiwiSaver des employés, les contributions obligatoires de l’employeur, la gestion temporaire de la réduction des taux, la taxe sur les contributions de l’employeur, les enregistrements d’adhésion et de retrait, et les changements de statut des employés qui affectent le traitement de la paie KiwiSaver.
Prise en charge des congés et de l’indemnité de congés
L’indemnité de congés en Nouvelle-Zélande est l’un des domaines les plus sensibles de la paie. NNRoad aide les employeurs à suivre les congés annuels, l’indemnité de congés au fur et à mesure qu’ils sont pris lorsque cela est autorisé, l’indemnité pour jours fériés, les congés maladie, l’indemnité de congés finale et les calculs de paie liés aux congés.
Préparation des données de déclaration du jour de paie
NNRoad aide à préparer les informations d’emploi pour la déclaration du jour de paie auprès de l’Inland Revenue, y compris les identifiants des employés, les codes fiscaux, les gains bruts, la PAYE, l’ACC, le KiwiSaver, l’ESCT, les déductions pour prêts étudiants, les déductions pour pension alimentaire pour enfants le cas échéant, et les données de début ou de fin d’emploi.
NNRoad peut prendre en charge la préparation des fiches de paie indiquant les gains bruts, les déductions fiscales, l’ACC, le KiwiSaver, les déductions pour prêts étudiants, les autres déductions, les éléments liés aux congés et le salaire net. Les rapports de gestion peuvent afficher le KiwiSaver de l’employeur, l’ESCT, l’écart de paie, l’allocation par département et le coût total de l’emploi.
Données de paie 2026/2027 : PAYE, ACC, KiwiSaver, prêts étudiants et salaire minimum
Les paramètres de paie en Nouvelle-Zélande doivent être révisés chaque année fiscale et chaque fois que l’Inland Revenue, l’ACC, Employment New Zealand ou Immigration New Zealand met à jour un seuil lié à la paie. L’année 2026/2027 comprend des changements importants concernant l’ACC, le salaire minimum et le KiwiSaver.
Références clés de la paie en Nouvelle-Zélande
| Élément de paie | Référence opérationnelle 2026/2027 | Utilisation pour la paie |
|---|---|---|
| Devise de paie | Dollar néo-zélandais, NZD | Le salaire, les fiches de paie, le PAYE, le KiwiSaver et la comptabilité doivent être tenus en NZD. |
| Année fiscale | 1er avril au 31 mars | Utilisé pour le PAYE, la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC, l’ESCT, le KiwiSaver, les seuils des prêts étudiants et les paramètres annuels de paie. |
| Salaire minimum pour adultes à partir du 1er avril 2026 | 23,95 $ NZD par heure | Utilisé pour les employés payés à l’heure, les vérifications du plancher salarial, la révision des salaires des travailleurs migrants et les déductions qui ne doivent pas réduire le salaire en dessous des niveaux légaux. |
| Salaire minimum d’apprentissage et de début de carrière à partir du 1er avril 2026 | 19,16 $ NZD par heure | S’applique uniquement lorsque l’employé répond aux critères légaux pour le traitement salarial d’apprentissage ou de début de carrière. |
| Taxe sur les revenus des assurés de l’ACC | 1,75 $ pour 100 $ de revenus imposables, jusqu’à 156 641 $ | Déduit via le PAYE jusqu’au plafond annuel. |
| Contribution minimale de l’employé au KiwiSaver | 3,5 % à partir du 1er avril 2026, sauf si une réduction temporaire de taux valide s’applique | Déduit du salaire de l’employé pour les membres du KiwiSaver. |
| Contribution minimale de l’employeur au KiwiSaver | 3,5 % à partir du 1er avril 2026, sous réserve d’éligibilité et de l’ESCT | Coût côté employeur, réduit par l’ESCT avant d’être envoyé au prestataire. |
| Remboursement de prêt étudiant | 12 % des revenus supérieurs au seuil de remboursement | Déduit lorsque le code fiscal de l’employé inclut une obligation de prêt étudiant. |
| Déclaration électronique de paie | Dans les 2 jours ouvrables suivant le jour de paie | Les informations sur l’emploi doivent être transmises avec précision et dans les délais après chaque paie. |
Taux de PAYE sur le revenu principal incluant la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC
| Tranche de revenu annuel | Taux d’imposition sur le revenu | Taux de déduction PAYE indiqué par l’Inland Revenue pour le revenu principal | Note de paie |
|---|---|---|---|
| 0 $ à 15 600 $ | 10,5% | 12,25% | Inclut la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC. |
| 15 601 $ à 53 500 $ | 17,5% | 19,25% | Inclut la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC. |
| 53 501 $ à 78 100 $ | 30% | 31,75% | Inclut la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC. |
| 78 101 $ à 156 641 $ | 33% | 34,75% | Inclut la taxe sur les revenus des assurés de l’ACC jusqu’au plafond de l’ACC. |
| 156 642 $ à 180 000 $ | 33% | 33% | La taxe sur les revenus des assurés de l’ACC a atteint le maximum annuel. |
| $180 001 et plus | 39 % | 39 % | Tranche d’imposition marginale supérieure ; pas de prélèvement ACC supplémentaire au-delà du plafond. |
Liens de référence utiles
Les employeurs peuvent consulter les codes fiscaux et les directives PAYE de l’Inland Revenue, taux de prélèvement ACC pour les salariés, changements relatifs au KiwiSaver, et les mises à jour du salaire minimum 2026 d’Employment New Zealand.
Déclaration le jour de la paie : l'étape de conformité qui intervient après chaque paie
Les employeurs de Nouvelle-Zélande doivent transmettre les informations relatives à l’emploi à l’Inland Revenue après le jour de la paie. Cela fait de la paie un processus de déclaration en temps réel plutôt qu’une simple déclaration fiscale de fin de mois. Un fichier de paie doit donc être correct avant que les employés ne soient payés.
Points de contrôle de la déclaration le jour de la paie
| Point de contrôle | Pourquoi c’est important | Action de paie |
|---|---|---|
| Numéro IRD | Des numéros IRD manquants ou incorrects peuvent entraîner des problèmes de déclaration et de fiscalité pour l’employé. | Collectez et validez avant la première paie dans la mesure du possible. |
| Code fiscal | Le PAYE dépend du code fiscal correct de l’employé. | Collectez le formulaire IR330 et mettez à jour la paie lorsque de nouvelles informations sur le code fiscal sont reçues. |
| Statut KiwiSaver | Les déductions des employés et les contributions de l’employeur dépendent de l’éligibilité et du statut d’adhésion. | Suivez l’adhésion volontaire, l’adhésion automatique, le retrait, la suspension de l’épargne et la réduction temporaire du taux. |
| Code de prêt étudiant | Les déductions pour prêt étudiant s’appliquent lorsque le code fiscal de l’employé l’exige. | Appliquez le code de prêt et le traitement du seuil corrects. |
| Avis de déduction pour pension alimentaire | Certaines déductions des employés sont basées sur des avis de l’Inland Revenue. | Déduisez uniquement selon une instruction valide et indiquez-le clairement sur le bulletin de paie. |
| Dates de début et de fin d’emploi | Les données de début et de fin affectent la déclaration le jour de la paie et les dossiers des employés. | Mettez à jour rapidement les données des nouvelles recrues et des départs. |
Pourquoi l’approbation de la paie devrait avoir lieu avant la déclaration
Une fois les informations relatives à l’emploi transmises, des corrections peuvent toujours être apportées, mais des corrections répétées créent un travail inutile et de la confusion chez l’employé. Une étape de révision contrôlée aide à détecter les codes fiscaux erronés, les doublons d’employés, les déductions KiwiSaver oubliées et les paiements de congés incorrects avant la déclaration.
Données typiques de déclaration le jour de la paie à réviser
- Nom de l’employé et numéro IRD.
- Date de début et de fin d’emploi.
- Gains bruts et indemnités imposables.
- Déductions PAYE et prélèvements ACC pour les salariés.
- Déductions KiwiSaver de l’employé et contributions de l’employeur.
- ESCT sur les contributions de retraite de l’employeur.
- Déductions pour prêt étudiant.
- Déductions pour pension alimentaire lorsqu’elles sont notifiées.
- Corrections de paie et paies supplémentaires.
KiwiSaver et ESCT : le coût pour l'employeur n'est pas seulement le salaire brut
Le KiwiSaver est l’un des éléments les plus importants des coûts et des déductions de la paie en Nouvelle-Zélande. Pour les employés qui sont membres du KiwiSaver, la paie doit gérer correctement les contributions de l’employé, les contributions de l’employeur, l’ESCT, les désinscriptions, les congés de cotisation ou les suspensions d’épargne, ainsi que les avis de réduction temporaire du taux.
Carte de la paie KiwiSaver
| Élément KiwiSaver | Traitement de la paie | Risque courant |
|---|---|---|
| Contribution de l’employé | Déduit du salaire brut de l’employé au taux de contribution de l’employé. | Utilisation de 3 % après le 1er avril 2026 sans avis de réduction temporaire du taux valide. |
| Contribution de l’employeur | L’employeur doit verser au moins le minimum requis pour les employés éligibles au KiwiSaver. | Omission de la contribution de l’employeur pour les employés éligibles, y compris certains membres de 16 et 17 ans après le changement de 2026. |
| ESCT | L’impôt sur les contributions de retraite de l’employeur est déduit des contributions de l’employeur avant le paiement au prestataire. | Confondre l’ESCT avec le PAYE ou la déduction KiwiSaver de l’employé. |
| Désinscription | Les nouveaux employés éligibles peuvent se désinscrire dans la période autorisée. | Continuer les déductions après une désinscription valide ou rembourser les déductions de manière incorrecte. |
| Suspension de l’épargne | L’employé peut interrompre les contributions de l’employé pour une période s’il dispose d’une suspension d’épargne approuvée. | Arrêter les contributions de l’employeur de manière incorrecte ou ne pas enregistrer la période de suspension. |
| Réduction temporaire du taux | À partir de 2026, les employés peuvent fournir une lettre d’acceptation de l’Inland Revenue permettant un taux inférieur temporaire. | Appliquer un taux réduit sans documentation valide. |
Pourquoi le KiwiSaver devrait apparaître dans les rapports de coûts de l’employeur
Les contributions de l’employeur au KiwiSaver sont des coûts pour l’employeur, mais l’ESCT réduit le montant envoyé au prestataire KiwiSaver de l’employé. Les rapports de paie doivent donc afficher séparément la contribution brute de l’employeur, l’ESCT, la contribution nette et la déduction de l’employé.
Liste de contrôle de configuration KiwiSaver
- Confirmer l’âge et l’éligibilité de l’employé.
- Vérifier si l’employé est déjà membre du KiwiSaver.
- Appliquer le taux de contribution correct de l’employé.
- Appliquer la contribution obligatoire de l’employeur lorsque nécessaire.
- Calculer l’ESCT en utilisant le taux d’ESCT correct de l’employé.
- Suivre la documentation relative à la désinscription, à la suspension de l’épargne et à la réduction temporaire du taux.
- Rapprocher les déductions KiwiSaver et les contributions de l’employeur lors de la déclaration de paie.
Liens de référence utiles
Les employeurs peuvent consulter la page de l’Inland Revenue sur les changements du KiwiSaver, l’orientation sur les contributions de l’employeur, et l’orientation sur l’ESCT.
Le paiement des congés est le risque de paie en Nouvelle-Zélande qui nécessite le plus de preuves
Les indemnités de congés en Nouvelle-Zélande sont plus complexes qu’un simple solde de congés annuels. Les employeurs doivent suivre les congés annuels, les gains bruts, le salaire hebdomadaire ordinaire, le salaire hebdomadaire moyen, l’indemnité journalière pertinente, l’indemnité journalière moyenne, les jours fériés, les jours de congé alternatifs, les congés maladie et le solde de tout compte. Il s’agit de l’un des domaines de risque de paie les plus courants pour les employeurs néo-zélandais.
Carte de la paie des congés et des absences
| Élément de congé | Traitement de la paie | Point de contrôle |
|---|---|---|
| Congés annuels | Les employés ont droit à au moins 4 semaines de congés annuels payés après 12 mois d’emploi continu. | Suivez les dates d’anniversaire et le droit aux congés séparément des estimations internes d’« accumulation ». |
| Indemnités de congés au fur et à mesure (pay-as-you-go) | Certains cas limités peuvent permettre de verser l’indemnité de congé de 8 % avec le salaire régulier. | À utiliser uniquement lorsque les critères légaux sont remplis et que le contrat de travail le prévoit clairement. |
| Congés maladie | Les employés éligibles reçoivent 10 jours de congés maladie payés chaque année. | Suivez la date d’éligibilité, l’utilisation et les règles de report. |
| Jours fériés | Le paiement dépend du fait que la journée serait autrement un jour ouvrable pour l’employé. | Les horaires variables et les modèles de travail occasionnels nécessitent un examen attentif. |
| Congés alternatifs | Peut s’appliquer lorsqu’un employé travaille un jour férié qui serait autrement un jour ouvrable. | Suivez le droit et le paiement ultérieur ou l’utilisation. |
| Solde de tout compte | Doit inclure les derniers salaires, les droits aux indemnités de congé, les congés annuels non utilisés et autres sommes dues. | Examinez la durée de l’emploi, le droit aux congés, le traitement du paiement au fur et à mesure et l’interaction avec les jours fériés avant le paiement. |
Pourquoi les heures variables créent un risque de paie
Les employés ayant des horaires irréguliers, des rotations changeantes, des commissions, des bonus, des heures supplémentaires ou des indemnités peuvent être difficiles à calculer correctement selon les règles de la loi sur les congés (Holidays Act). La paie doit conserver un historique précis des gains et des registres de modèles de travail afin que les paiements de congés puissent être expliqués ultérieurement.
Liste de contrôle du solde de tout compte
- Derniers salaires jusqu’au dernier jour travaillé.
- Congés annuels non utilisés.
- Indemnités de congé pour les employés n’ayant pas encore atteint 12 mois, le cas échéant.
- Congés alternatifs dus.
- Jours fériés tombant dans la période de calcul du solde de tout compte, le cas échéant.
- Bonus, commissions ou paiements contractuels restant dus.
- Traitement du KiwiSaver, PAYE, ACC, prêt étudiant et pension alimentaire pour enfants.
- Fiche de paie finale et mise à jour du dossier de l’employé.
Liens de référence utiles
Les employeurs peuvent consulter les directives d’Employment New Zealand sur les, congés annuels, les directives sur les indemnités de congé au fur et à mesure, et les directives sur le solde de tout compte.
Salaire minimum, heures, indemnités et contractuels nécessitent un traitement de paie distinct
La paie en Nouvelle-Zélande doit distinguer les employés, les prestataires, les employés occasionnels, les employés à durée déterminée, les salariés et les travailleurs migrants. Des règles différentes peuvent s’appliquer au salaire minimum, au KiwiSaver, au PAYE, aux paiements forfaitaires (schedular payments), aux congés et aux registres d’emploi.
Problèmes courants liés aux travailleurs et aux éléments de rémunération
| Problème de paie | Pourquoi c’est important | Contrôle de la paie |
|---|---|---|
| Salaire minimum pour les salariés | Un salaire doit toujours couvrir toutes les heures travaillées à un taux au moins égal au salaire minimum applicable. | Suivez les heures réelles lorsque les heures supplémentaires ou les longues durées de travail peuvent réduire le taux horaire effectif. |
| Salaire d’apprentissage ou de formation | Des taux inférieurs s’appliquent uniquement lorsque l’employé répond aux critères légaux. | N’appliquez pas le taux inférieur uniquement sur la base de l’âge sans vérifier l’éligibilité. |
| Indemnités et remboursements | Certaines indemnités sont imposables, tandis que les véritables remboursements peuvent nécessiter un traitement différent. | Classifiez chaque paiement avant la clôture de la paie. |
| Prestataires et paiements forfaitaires | Certains paiements de prestataires nécessitent une retenue à la source et la déclaration d’informations sur l’emploi. | Vérifiez si le travailleur est un employé ou un prestataire, et si les règles de paiement forfaitaire s’appliquent. |
| Employés occasionnels | Les travailleurs occasionnels sont des employés et peuvent avoir des obligations en matière de congés payés, de congés maladie, de jours fériés et de code fiscal. | Ne traitez pas les employés occasionnels comme des prestataires par défaut. |
| Déductions de l’employé | Les déductions sur les salaires doivent être licites et dûment autorisées. | Conservez une autorisation écrite et assurez-vous que les déductions ne créent pas de problèmes de salaire minimum. |
Pourquoi la classification est importante
Une mauvaise classification d’un travailleur peut entraîner des rappels de paie, des problèmes de PAYE, de KiwiSaver, de congés, de salaire minimum et d’exposition fiscale. La paie ne doit pas traiter une personne comme un prestataire uniquement parce qu’elle envoie des factures si la relation réelle s’apparente à un emploi.
Points de contrôle des paiements aux prestataires
- Confirmez si le travailleur est réellement travailleur indépendant.
- Vérifiez si les règles de paiement forfaitaire s’appliquent.
- Collectez le formulaire IR330C ou la documentation relative au taux d’imposition pertinent si nécessaire.
- Déclarez les informations sur l’emploi si une déclaration de paiement forfaitaire est requise.
- N’incluez pas les paiements aux prestataires dans le calcul des congés ou du KiwiSaver des employés, sauf si le travailleur est réellement un employé.
Liens de référence utiles
Les employeurs peuvent consulter les orientations de business.govt.nz sur les déductions de paie et les paiements forfaitaires, les conseils de l’Inland Revenue sur la déclaration des paiements forfaitaires, et les mises à jour du salaire minimum de Employment New Zealand.
Paie des employés étrangers en Nouvelle-Zélande : Visa, code fiscal, KiwiSaver et heures doivent être alignés
La paie des employés étrangers en Nouvelle-Zélande doit être examinée avant le premier versement de salaire. Le traitement de la paie peut dépendre du statut du visa de travail, de l’accréditation de l’employeur, de l’intitulé du poste, des heures garanties, du contrat de travail, du code fiscal, du numéro IRD, de l’éligibilité au KiwiSaver, et du fait que certains salaires ou avantages soient versés à l’étranger.
Questions relatives à la paie des employés étrangers à résoudre avant l’intégration
- L’employé a-t-il le droit légal de travailler en Nouvelle-Zélande ?
- L’employeur est-il accrédité lorsque la procédure de visa l’exige ?
- Le contrat de travail correspond-il à l’offre d’emploi, au rôle, au salaire, au lieu et aux heures garanties utilisés pour le visa ?
- L’employé dispose-t-il d’un numéro IRD et d’un code fiscal correct ?
- L’employé est-il éligible au KiwiSaver, ou en est-il exclu en raison de son statut de visa ou de résident ?
- L’employé a-t-il un prêt étudiant, une retenue pour pension alimentaire ou une autre instruction de l’Inland Revenue ?
- Le salaire respecte-t-il le salaire minimum, le taux du marché ou les exigences salariales liées au visa ?
- Le salaire sera-t-il entièrement versé via la paie néo-zélandaise ou partiellement à l’étranger ?
- La réinstallation, le logement, le véhicule, les voyages ou d’autres avantages sont-ils inclus ?
- Le renouvellement du visa ou le moment du départ affecteront-ils la paie finale et les indemnités de congés ?
La paie doit correspondre au dossier d’immigration
Pour les travailleurs migrants, les registres de paie ne doivent pas entrer en conflit avec le contrat de travail ou l’offre d’emploi soutenue par le visa. Le rôle, le taux de rémunération, le lieu, les heures garanties, la date de début et le nom de l’employeur doivent être cohérents entre les registres RH, de paie et d’immigration.
Le PAYE et le KiwiSaver ne doivent pas être supposés par la seule nationalité
Un employé étranger peut toujours avoir besoin d’une déduction PAYE via la paie néo-zélandaise. L’éligibilité au KiwiSaver dépend de la résidence et d’autres critères, pas simplement du fait que l’employé soit étranger. La paie doit examiner le statut de visa et de résidence de chaque employé avant d’appliquer les paramètres KiwiSaver.
La paie doit être liée au support de recrutement international
Si votre entreprise doit embaucher ou relocaliser un ressortissant étranger en Nouvelle-Zélande, examinez les services d’emploi pour expatriés en Nouvelle-Zélande. Si votre entreprise n’a pas d’entité en Nouvelle-Zélande, examinez les services d’employeur de référence (Employer of Record) en Nouvelle-Zélande avant de choisir une externalisation de la paie autonome.
Liens de référence utiles
Les employeurs peuvent consulter la page de l’Immigration New Zealand sur l’Accréditation de l’employeur pour le visa de travail (Accredited Employer Work Visa), les exigences de taux de salaire pour les visas, et les directives sur le code fiscal de l’Inland Revenue.
Exemple de paie en Nouvelle-Zélande : Pourquoi 80 000 $ NZD brut n'est pas le salaire net ni le coût pour l'employeur
L’exemple ci-dessous est simplifié à des fins d’explication uniquement. Il suppose un employé gagnant 80 000 $ NZD par an, payé mensuellement, avec un code fiscal M, sans prêt étudiant, sans pension alimentaire, sans avantages, une contribution KiwiSaver de l’employé de 3,5 %, une contribution KiwiSaver de l’employeur de 3,5 %, et un traitement PAYE ordinaire. La paie réelle peut différer en fonction du code fiscal, de la fréquence de paie, du taux KiwiSaver, du taux ESCT, du prêt étudiant, de la pension alimentaire, des avantages, de l’indemnité de congé et des congés.
Vue annuelle illustrative de la paie
| Élément de paie | Montant annuel illustratif | Explication |
|---|---|---|
| Salaire brut | 80 000,00 $ NZD | Salaire de l’employé avant PAYE, ACC, KiwiSaver et autres déductions. |
| KiwiSaver de l’employé | 2 800,00 $ NZD | Déduction KiwiSaver de l’employé de 3,5 %. |
| PAYE et prélèvement ACC des revenus | Calculé par la paie en utilisant le code fiscal de l’employé | Le PAYE comprend l’impôt sur le revenu et le prélèvement ACC des revenus jusqu’au plafond de l’ACC. |
| Salaire net estimé | Salaire brut moins PAYE, ACC, KiwiSaver et autres déductions | Un prêt étudiant, une pension alimentaire, un code fiscal secondaire ou des avantages peuvent modifier ce résultat. |
| KiwiSaver brut de l’employeur | 2 800,00 $ NZD | Contribution de l’employeur de 3,5 % avant ESCT. |
| ESCT | Dépend du taux ESCT de l’employé | Déduit de la contribution KiwiSaver de l’employeur avant le paiement au prestataire. |
| Coût employeur avant prélèvement ACC travail, avantages et frais de paie | 82 800,00 $ NZD avant effet ESCT et autres coûts | Salaire brut plus contribution KiwiSaver brute de l’employeur dans cette vue simplifiée. |
| Passif d’indemnité de congé | Suivre séparément | L’indemnité de congé et les obligations de congés annuels doivent être surveillées tout au long de l’emploi. |
Pourquoi le résultat réel peut changer
- L’employé peut utiliser un code fiscal secondaire ou un code fiscal spécial.
- L’employé peut avoir une déduction pour prêt étudiant.
- L’employé peut avoir des déductions pour pension alimentaire ordonnées par l’Inland Revenue.
- L’employé peut contribuer au KiwiSaver à 4 %, 6 %, 8 % ou 10 %, ou bénéficier d’une réduction temporaire du taux.
- L’employé peut être inéligible au KiwiSaver.
- Le KiwiSaver de l’employeur est soumis à l’ESCT.
- L’indemnité de congé, les bonus, les commissions et les rémunérations supplémentaires peuvent modifier le calcul du PAYE.
- Le statut d’employé étranger peut affecter le KiwiSaver et la configuration du dossier d’emploi.
Utilisez cet exemple pour la planification des offres, pas pour la paie finale
Avant de formuler une offre en Nouvelle-Zélande, les employeurs doivent modéliser le salaire brut, le salaire net de l’employé, le KiwiSaver de l’employeur, l’ESCT, l’exposition au prélèvement ACC travail, le passif d’indemnité de congé et tout impact lié aux prêts étudiants ou aux pensions alimentaires. Une promesse de salaire net peut créer des coûts et des problèmes de communication évitables.
Pack de configuration de la paie en Nouvelle-Zélande pour les entités locales
Un lancement réussi de la paie en Nouvelle-Zélande dépend de la précision de la configuration de l’employeur, des informations fiscales de l’employé, du statut KiwiSaver, de l’historique des congés, de la structure salariale et de la conception du cycle de paie. L’omission d’un seul élément peut entraîner des erreurs récurrentes dans le PAYE, les déclarations de paie, l’indemnité de congés ou les fiches de paie des employés.
Informations de configuration au niveau de l’entreprise
- Nom légal de l’entité en Nouvelle-Zélande et NZBN le cas échéant.
- Numéro IRD et statut d’enregistrement de l’employeur.
- Accès myIR et flux de travail des déclarations de paie.
- Personnes de contact pour la paie et flux de travail d’approbation.
- Fréquence de paie, jour de paie et date de clôture de la paie.
- Processus de paiement bancaire et exigences relatives au fichier de salaire NZD.
- Processus employeur KiwiSaver et configuration de l’ESCT.
- Classification de la taxe commerciale ACC et suivi des coûts internes.
- Modèles de contrats de travail et politique des composantes de la paie.
- Politique de congés, méthode de calcul de la loi sur les vacances (Holidays Act), politique d’indemnité de congés pour le travail occasionnel et processus de solde de tout compte.
- Codes comptables, départements, centres de coûts et format du reporting de gestion.
Informations de configuration au niveau de l’employé
- Nom légal complet de l’employé et coordonnées.
- Numéro IRD et déclaration de code fiscal IR330 complétée.
- Contrat de travail, date de début, rôle, lieu de travail et rythme de travail.
- Taux de rémunération, salaire, allocations, plan de bonus, plan de commission et avantages.
- Statut KiwiSaver, taux de cotisation, retrait, suspension de l’épargne ou documents de réduction temporaire du taux.
- Informations sur le code fiscal du prêt étudiant le cas échéant.
- Avis de déduction pour pension alimentaire le cas échéant.
- Coordonnées bancaires pour le paiement du salaire.
- Soldes de congés et historique des indemnités de congés du précédent prestataire de paie, le cas échéant.
- Visas, droit au travail et dossiers liés à l’AEWV pour les employés étrangers.
Liste de contrôle des entrées mensuelles ou par cycle de paie
- Nouvelles embauches et départs.
- Changements de salaire et modifications des contrats de travail.
- Heures ordinaires, heures supplémentaires, heures occasionnelles et travail les jours fériés.
- Bonus, commissions, paiements exceptionnels et rappels de salaire.
- Congés annuels, congés maladie, congés pour deuil, congés pour violence familiale, jours de congé compensatoires et congés sans solde.
- Changements de code fiscal, changements de prêt étudiant et avis de pension alimentaire.
- Retraits KiwiSaver, changements de taux de cotisation, suspension de l’épargne ou avis de réduction temporaire du taux.
- Avantages, allocations, remboursements et éléments de paie imposables/non imposables.
- Visa de l’employé étranger, droits de travail ou changements des conditions d’emploi.
- Données de solde de tout compte pour les employés démissionnaires ou licenciés.
Calendrier de la paie mensuel et annuel en Nouvelle-Zélande
Un processus de paie en Nouvelle-Zélande doit être structuré autour du jour de paie, et pas seulement de la fin du mois. Le versement des salaires, la déclaration du jour de paie, le paiement de la PAYE, les déductions KiwiSaver, l’ESCT, les déductions pour prêts étudiants, les déductions pour pension alimentaire, les registres de congés et le solde de tout compte nécessitent tous un calendrier structuré.
Flux de travail de paie recommandé
| Étape de la paie | Ce qui se passe | Action de l’employeur |
|---|---|---|
| Date limite de la paie | Collecter les nouvelles embauches, les départs, les heures, les congés, les changements de salaire, les primes, les déductions, les avantages et les mises à jour bancaires. | Soumettre les données de paie approuvées avant la date limite convenue. |
| Vérification du dossier de l’employé | Vérifier le numéro IRD, le code fiscal, le statut KiwiSaver, le code du prêt étudiant, l’avis de pension alimentaire, les droits de travail et la configuration des congés. | Résoudre les données manquantes avant le début du calcul de la paie. |
| Calcul provisoire | Calculer les gains bruts, la PAYE, la taxe ACC, le KiwiSaver, l’ESCT, le prêt étudiant, les déductions et le salaire net. | Réviser le rapport de paie provisoire et examiner les changements inhabituels. |
| Révision des congés et de l’indemnité de congé | Réviser les congés annuels, les jours fériés, les congés maladie, l’indemnité de congé au prorata et le solde de tout compte le cas échéant. | Confirmer les corrections avant l’approbation de la paie. |
| Approbation de l’employeur | Préparer le rapport de paie final, la liste des salaires nets, le rapport des déductions, le résumé KiwiSaver et les notes d’exception. | Approuver la paie avant le versement des salaires et la déclaration du jour de paie. |
| Versement du salaire | Préparer le fichier bancaire ou le résumé de paiement en NZD. | Financer la paie et libérer le paiement le jour de paie approuvé. |
| Émission des fiches de paie | Préparer les fiches de paie indiquant les gains, les impôts, les déductions, le KiwiSaver, les éléments liés aux congés et le salaire net. | Distribuer les fiches de paie et répondre aux questions des employés à l’aide des registres de paie. |
| Déclaration du jour de paie et rapprochement | Déclarer les informations sur l’emploi et rapprocher la paie avec l’Inland Revenue, le paiement bancaire, le KiwiSaver et les écritures comptables. | Conserver les preuves pour la finance, les questions des employés et l’examen de la conformité. |
Événements de paie récurrents
| Événement | Calendrier type | Note de paie |
|---|---|---|
| Déclaration électronique du jour de paie | Dans les 2 jours ouvrables suivant le jour de paie | Les informations sur l’emploi doivent être déclarées après chaque paie. |
| Paiement de la PAYE et des déductions de l’employeur | Généralement avant le 20 du mois suivant, avec un calendrier différent pour les grands employeurs | Concevoir le calendrier de paiement en fonction de la taille de l’employeur et des exigences de l’Inland Revenue. |
| Mise à jour du salaire minimum | Généralement le 1er avril lors de la mise à jour | Mettre à jour les taux horaires, les vérifications effectives des salaires fixes et les révisions de salaires des migrants. |
| Début de l’année fiscale | 1er avril | Mettre à jour les paramètres de la PAYE, de l’ACC, du KiwiSaver, de l’ESCT, du prêt étudiant et du logiciel de paie. |
| Événement de solde de tout compte | Lorsque l’emploi prend fin | Vérifiez les salaires finaux, les indemnités de congés, les congés annuels non utilisés, les jours fériés alternatifs, les déductions et la date limite de dépôt du jour de paie. |
Externalisation de la paie, EOR, emploi d'expatriés ou talents à la demande en Nouvelle-Zélande ?
Les entreprises recherchent souvent un prestataire de services de paie en Nouvelle-Zélande lorsqu’elles décident encore du mode de recrutement du travailleur. La bonne voie dépend de la présence ou non d’une entité de votre entreprise en Nouvelle-Zélande, du fait que la personne doive être salariée ou non, de la nationalité étrangère du travailleur et du fait que l’engagement soit un emploi standard ou un soutien de projet flexible.
| Besoin métier | La solution NNRoad la plus adaptée | Lien avec la paie |
|---|---|---|
| Vous avez déjà une entité en Nouvelle-Zélande et avez besoin d’un support pour le PAYE, le dépôt du jour de paie, l’ACC, le KiwiSaver, l’ESCT, les fiches de paie, les congés et le solde de tout compte. | Service de paie en Nouvelle-Zélande | Votre entité reste l’employeur légal ; NNRoad assure le calcul de la paie, la transmission des données et les registres de paie. |
| Vous souhaitez embaucher un employé en Nouvelle-Zélande mais vous n’avez pas d’entité juridique locale. | Employeur de référence (EOR) en Nouvelle-Zélande | Le modèle EOR offre une voie d’emploi locale et inclut l’administration de la paie via la structure de l’employeur local. |
| Vous devez embaucher ou relocaliser un ressortissant étranger pour travailler en Nouvelle-Zélande. | Emploi d’expatriés en Nouvelle-Zélande | La paie doit être alignée sur le statut de visa, le droit au travail, le code fiscal, l’éligibilité au KiwiSaver, les heures garanties et la structure de rémunération. |
| Vous avez besoin d’un soutien flexible basé sur des projets plutôt que d’un emploi standard. | Talents à la demande en Nouvelle-Zélande | Le modèle de paiement et de conformité peut différer de la paie des salariés et doit être examiné avant l’engagement. |
| Vous gérez la paie dans plusieurs pays et avez besoin d’un reporting consolidé. | Paie mondiale | La paie en Nouvelle-Zélande peut être connectée à un processus plus large de reporting et d’approbation de la paie multi-pays. |
N’utilisez pas l’externalisation de la paie pour résoudre un problème d’entité
Si votre entreprise n’a pas de structure d’employeur en Nouvelle-Zélande, l’externalisation de la paie seule ne suffit généralement pas. La première décision consiste à savoir s’il faut constituer une société, utiliser un EOR, s’enregistrer en tant qu’employeur le cas échéant, engager un contractuel ou choisir une autre voie de main-d’œuvre conforme.
Ne traitez pas les contractuels comme des employés sans examen préalable
Les employés, les contractuels, les travailleurs occasionnels, les travailleurs à durée déterminée, les administrateurs, les travailleurs migrants et les consultants peuvent entraîner des résultats différents en matière de fiscalité, de KiwiSaver, de congés et de droit du travail. Si le travailleur est légalement un employé, le PAYE de Nouvelle-Zélande, le KiwiSaver, le salaire minimum, les indemnités de congés, les fiches de paie et les protections de l’emploi peuvent s’appliquer.
Créez un dossier de paie néo-zélandais capable de résister aux contrôles de l'IRD, d'Employment NZ et des employés
La paie en Nouvelle-Zélande peut sembler simple lorsqu’un employé reçoit le même salaire à chaque cycle de paie. La complexité augmente lorsque l’entreprise ajoute des changements liés au KiwiSaver, les plafonds de l’ACC, les prêts étudiants, la pension alimentaire pour enfants, les travailleurs occasionnels, le paiement des congés au fur et à mesure, les jours fériés, le solde de tout compte, les travailleurs migrants, les heures variables, les primes et les paiements de prestataires.
NNRoad aide les employeurs à transformer la paie néo-zélandaise en un processus structuré. Un processus plus solide inclut la date de clôture de la paie, la validation des données des employés, la révision des codes fiscaux, le calcul du brut au net, la révision du KiwiSaver et de l’ESCT, la révision des indemnités de congés, l’approbation de l’employeur, le support au paiement des salaires, la déclaration du jour de paie, la remise des fiches de paie et la conservation des dossiers.
Ce qu’un processus de paie néo-zélandais plus solide apporte à votre équipe
- Des rapports plus clairs sur le brut au net et les coûts employeur.
- Un meilleur contrôle sur le PAYE, la taxe ACC sur les revenus, le KiwiSaver, l’ESCT, les prêts étudiants et les déductions pour pension alimentaire.
- Une gestion plus fiable du salaire minimum de 2026, du KiwiSaver et des changements de l’ACC.
- Une communication plus claire avec les employés lors des changements de fiscalité, de KiwiSaver, d’indemnités de congés ou de salaire net.
- Un meilleur traitement des congés annuels, du paiement des congés au fur et à mesure, des jours fériés, des congés maladie et du solde de tout compte.
- Une meilleure coordination pour les employés étrangers, le statut AEWV, le code fiscal, l’éligibilité au KiwiSaver et les heures garanties.
- Des dossiers plus cohérents pour l’Inland Revenue, Employment New Zealand, Immigration New Zealand, la comptabilité, les RH, la finance et la revue de gestion.
- Une structure de paie capable de soutenir la croissance de l’effectif en Nouvelle-Zélande sans dépendre de corrections manuelles.
Pour une planification plus large de la main-d’œuvre en Nouvelle-Zélande, vous pouvez également consulter le hub pays Nouvelle-Zélande ou estimer le coût de l’emploi via le calculateur de coût de la main-d’œuvre en Nouvelle-Zélande.
FAQ RAPIDES
Pourquoi la déclaration du jour de paie est-elle centrale pour la paie en Nouvelle-Zélande ?
La déclaration de paie est essentielle car les employeurs néo-zélandais doivent transmettre les informations relatives à l’emploi à l’Inland Revenue après chaque jour de paie. Ces informations comprennent les gains de l’employé, le PAYE, la taxe ACC sur les revenus, le KiwiSaver, l’ESCT, les déductions pour prêts étudiants, les déductions pour pension alimentaire pour enfants le cas échéant, ainsi que les détails de début ou de fin d’emploi. Un processus de paie n’est pas complet tant que le cycle de paie, les fiches de paie, le paiement bancaire, la déclaration de paie et les déductions de l’employeur ne sont pas tous réconciliés.
Qu'est-ce qui a changé pour la paie en Nouvelle-Zélande le 1er avril 2026 ?
Les principaux changements à partir du 1er avril 2026 incluent le passage du salaire minimum adulte à 23,95 $ NZ par heure, l’augmentation du salaire minimum d’apprentissage et de formation à 19,16 $ NZ par heure, l’augmentation de la taxe ACC sur les revenus à 1,75 $ pour 100 $ de revenus imposables jusqu’à 156 641 $, et l’augmentation des taux de cotisation par défaut du KiwiSaver pour l’employé et l’employeur à 3,5 %. Les employeurs doivent mettre à jour leurs logiciels de paie, leurs modèles de coût d’embauche, les explications sur les fiches de paie et les contrôles d’approbation de la paie.
Comment le KiwiSaver affecte-t-il la paie en Nouvelle-Zélande ?
Le KiwiSaver affecte à la fois le salaire net de l’employé et le coût pour l’employeur. Les contributions de l’employé sont déduites du salaire brut, tandis que les contributions de l’employeur sont payées par l’employeur pour les employés KiwiSaver éligibles et sont soumises à l’ESCT. À partir du 1er avril 2026, le taux de contribution par défaut pour l’employé et l’employeur est de 3,5 %, à moins qu’une réduction temporaire de taux valide, une suspension d’épargne, un retrait ou tout autre statut ne s’applique. La paie doit afficher séparément les contributions de l’employé, les contributions brutes de l’employeur, l’ESCT et les contributions nettes de l’employeur.
Qu'est-ce que la taxe ACC sur les revenus dans la paie néo-zélandaise ?
La taxe ACC sur les revenus finance la couverture des accidents non professionnels et est déduite via le PAYE de la plupart des revenus des employés jusqu’au plafond annuel des revenus imposables. Pour la période du 1er avril 2026 au 31 mars 2027, le taux est de 1,75 $ pour 100 $ de revenus imposables, avec un maximum de revenus imposables de 156 641 $ et une taxe maximale de 2 741,22 $. La paie doit cesser d’appliquer la taxe une fois que l’employé atteint le plafond annuel.
Pourquoi le paiement des congés est-il difficile dans la paie en Nouvelle-Zélande ?
Le calcul des indemnités de congés est complexe car la Nouvelle-Zélande utilise des calculs spécifiques liés au Holidays Act, et des règles différentes s’appliquent aux congés annuels, aux indemnités de congés payés au fur et à mesure (pay-as-you-go), aux jours fériés, aux congés maladie, aux jours de congé alternatifs et au solde de tout compte. Les employés ont droit à au moins quatre semaines de congés annuels après 12 mois d’emploi continu, tandis que l’indemnité de congé de 8 % au fur et à mesure n’est autorisée que dans des cas limités. Les heures variables, les primes, les commissions et les changements de roulements peuvent rendre les calculs plus complexes.
L'externalisation de la paie en Nouvelle-Zélande fonctionne-t-elle si mon entreprise n'a pas d'entité en Nouvelle-Zélande ?
Généralement non. L’externalisation de la paie est conçue pour les entreprises qui disposent déjà d’une structure d’employeur en Nouvelle-Zélande, telle qu’une société locale, une succursale, une filiale ou un arrangement d’employeur enregistré. Si votre entreprise ne possède pas d’entité en Nouvelle-Zélande mais souhaite embaucher un employé localement, les services d’employeur de référence (Employer of Record) en Nouvelle-Zélande peuvent être plus appropriés qu’une externalisation de la paie autonome.
Comment la paie doit-elle gérer les employés étrangers en Nouvelle-Zélande ?
La paie des employés étrangers doit être examinée conjointement avec le droit légal de l’employé à travailler, le type de visa, le statut d’accréditation de l’employeur le cas échéant, le contrat de travail, l’intitulé du poste, le salaire, les heures garanties, le numéro IRD, le code fiscal et l’éligibilité au KiwiSaver. Les registres de paie doivent correspondre à l’offre d’emploi soutenue par l’immigration et au contrat de travail. Les employeurs ne doivent pas traiter le salaire uniquement parce qu’une offre a été signée ; le droit de travail et la configuration de la paie doivent être alignés au préalable.
Quels registres de paie les employeurs néo-zélandais doivent-ils conserver ?
Les registres de paie importants comprennent les contrats de travail, les déclarations de code fiscal IR330, les numéros IRD, les fiches de paie, les rapports de paie, les registres de dépôt du jour de paie, les registres de paiement PAYE et KiwiSaver, les calculs ESCT, les registres de déduction pour les prêts étudiants et la pension alimentaire, les registres de congés et d’indemnités de vacances, les registres de jours fériés et de congés alternatifs, les vérifications du salaire minimum, les registres de paiement des contractuels ou des prestataires, les documents de visa pour les travailleurs migrants et les calculs de solde de tout compte.