Employer of Record (EOR) in der Ukraine:
Konforme ERU- & Diia City HR-Verwaltung

Einstellen ohne ukrainische Rechtseinheit

Ukraine EOR im Überblick

Wenn Sie planen, in der Ukraine einzustellen, sind dies die praktischen Compliance-Details, die Kosten, Zeitpläne und das Tagesgeschäft am stärksten beeinflussen – insbesondere während die Regeln des Kriegsrechts weiterhin relevant bleiben.

Einstellung & Gehaltsabrechnung in der Ukraine – auf einen Blick

Mindestlohn (ab 1. Jan. 2026)	8.647 UAH / Monat; 52 UAH / Stunde
Standardarbeitszeit	Bis zu 40 Stunden pro Woche (Standard); für kritische Infrastrukturen können besondere Kriegsregeln gelten
Rhythmus der Gehaltszahlung	Mindestens zweimal pro Monat (mit spezifischen zeitlichen Anforderungen)
Gesetzlicher Jahresurlaub der Arbeitnehmer	Mindestens 24 Kalendertage pro Jahr (jährlicher Grundurlaub)
Mutterschutz- & Kinderbetreuungsurlaub	Mutterschutz beträgt 126 Kalendertage (140 in bestimmten Fällen); Kinderbetreuungsurlaub bis zum Alter von 3 Jahren verfügbar
Typische Lohnsteuerabzüge (Hauptsätze)	18 % Einkommensteuer + 5 % Militärabgabe (Sätze und Umfang können gesetzlich geändert werden)
Sozialabgabe des Arbeitgebers (Hauptsatz)	Die einheitliche Sozialabgabe (USC/SSC) beträgt in der Regel 22 % (mit einer gesetzlichen Bemessungsgrenze)
Steuerberichterstattung (jüngste operative Änderung)	Ab 2025 wurde die Steuerberechnung für Einkommensteuer und Sozialabgabe auf einen monatlichen Rhythmus umgestellt

Realitätscheck Ukraine: Warum „EOR-bereite“ Abläufe wichtig sind

Gehaltsabrechnung und HR müssen konform bleiben, auch wenn Teams remote arbeiten (Kiew, Lwiw, Dnipro, Odessa oder vollständig verteilt).
Arbeitsregeln im Kriegsfall können Arbeitszeit und Urlaub beeinflussen— Ihre Beschäftigungsstruktur sollte robust genug sein, um sich anzupassen.
Das Risiko der Fehlklassifizierung ist real , wenn Sie versuchen, Mitarbeiter wie „Auftragnehmer“ für laufende, geführte Rollen zu behandeln.

Für die Planung und Budgetierung können Sie auch unser internes Tool verwenden: Ukraine Arbeitskostenrechner.

Was ein Employer of Record in der Ukraine leistet

Ein Employer of Record (EOR) in der Ukraine ermöglicht es Ihnen, lokale Mitarbeiter in der Ukraine einzustellen ohne die Gründung einer ukrainischen Rechtseinheit. NNRoad wird der rechtliche Arbeitgeber für Compliance-Zwecke, während Sie die tägliche Arbeit, die Verantwortlichkeiten und die Leistung des Mitarbeiters steuern.

Was NNRoad als Ukraine EOR übernimmt

Konforme ukrainische Beschäftigungsstruktur (Vertrag + Kern-HR-Dokumentation)
Onboarding der Mitarbeiter und obligatorische Einstellungsschritte
Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnungsverwaltung
Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge
Verwaltung des gesetzlichen Urlaubs (Jahresurlaub, Mutterschutz/Kinderbetreuung usw.)
Laufende HR-Abläufe (Änderungen, Schreiben, Genehmigungen) und konforme Unterstützung beim Offboarding

Was Sie steuern

Aufgabengebiet, KPIs, Berichtslinie, Arbeitswerkzeuge und tägliches Management
Vergütungsstrategie (innerhalb der lokalen Compliance-Vorgaben)
Leistungsfeedback und Geschäftsentscheidungen

Wenn Sie bereits eine lokale Einheit haben und nur die Lohnabrechnung benötigen, siehe Global Payroll Outsourcing. Wenn Sie stattdessen eine flexible Einstellung von Freelancern wünschen, siehe On-Demand Talent.

Wie man Mitarbeiter in der Ukraine ohne lokale Einheit einstellt

Die Einstellung über einen EOR sollte sich für Sie unkompliziert anfühlen – aber die Hintergrundschritte in der Ukraine sind entscheidend. Das Ziel ist es, jede Einstellung vom ersten Tag an „audit-ready“ zu machen.

Schritt-für-Schritt Ukraine EOR Einstellungsprozess

Rollen- & Klassifizierungsprüfung: bestätigen Sie, ob es sich um eine Einstellung als Arbeitnehmer (EOR) oder um ein Engagement als Freelancer handelt.
Angebotplanung: Abstimmung von Bruttogehalt, Zusatzleistungen und Startdatum; Erstellung einer Gesamtkostenschätzung.
Beschäftigungsdokumentation: Vorbereitung des Arbeitsvertrags und der erforderlichen HR-Dokumentation für das Onboarding.
Offizielle Einstellung formalitäten: Abschluss der Standard-Schritte zur Registrierung von Arbeitsverhältnissen (Vertrag, Einstellungserklärung und Benachrichtigung der Steuerbehörde).
Lohnabrechnungs-Setup: Konfiguration der Lohnsteuerabzüge und Beiträge, des Auszahlungsplans und der Erfassung von Urlaubsansprüchen.
Laufendes Beschäftigungsmanagement: Bearbeitung von Änderungen, Genehmigungen und ggf. rechtskonformes Offboarding.

Für die Einstellung in der Ukraine in großem Maßstab empfehlen wir zudem den Aufbau eines Compliance-„Wissenskreislaufs“ unter Verwendung von: Ukraine Compliance Hub und Ukraine Hiring & Payroll Insights.

Wesentliche Aspekte der Beschäftigungseinhaltung in der Ukraine (was HR-Teams oft übersehen)

Die Ukraine hat einen strukturierten Ansatz für Beschäftigungsdokumentation, Arbeitszeit, Urlaub und den Rhythmus der Lohnabrechnung. Ihr Ukraine EOR-Setup sollte diese Normen von Beginn an widerspiegeln – insbesondere für Remote-First-Teams.

Arbeitszeitregeln: die 40-Stunden-Basis (und Ausnahmen im Kriegsfall)

Die Standardarbeitszeit in der Ukraine ist begrenzt auf 40 Stunden pro Woche als Grundregel. Parallel dazu gibt es Sonderregeln, die während des Kriegsrechts gelten können und die Arbeitszeit für bestimmte Kategorien (z. B. kritische Infrastruktur) beeinflussen können.

Der Rhythmus der Gehaltszahlung ist geregelt

Die Regeln der Ukraine erfordern regelmäßige Gehaltszahlungen mindestens zweimal pro Monat mit spezifischen zeitlichen Vorgaben (einschließlich der Anzahl der Tage, die zwischen den Zahlterminen liegen dürfen). Dies wirkt sich auf die Konfiguration der Lohnabrechnung aus, nicht nur auf die „HR-Richtlinien“.

Jährlicher Urlaub ist gesetzlich vorgeschrieben (und Planung ist wichtig)

Mitarbeiter haben Anspruch auf gesetzlichen Jahresurlaub. In operativer Hinsicht benötigt HR einen konsistenten Ansatz zur Urlaubsverfolgung (Ansparung, Genehmigungen, Übertragungsregeln), um konform und planbar zu bleiben.

Überlegungen zum Kriegsrecht, die Sie beachten sollten

Während des Kriegsrechts können Arbeitgeber dazu berechtigt sein, den jährlichen Grundurlaub auf eine festgelegte Anzahl von Tagen für das laufende Geschäftsjahr zu begrenzen.
In bestimmten Fällen kann ein Arbeitsvertrag suspendiert werden, wenn Umstände die Arbeitsleistung verhindern.

Wenn Sie Flexibilität bei Auftragnehmern für kurzfristige Leistungen benötigen, können Sie EOR mit On-Demand Talentkombinieren – aber achten Sie auf eine saubere rechtliche Einstufung, um das Risiko einer Fehlklassifizierung zu minimieren.

Ukraine-Gehaltsabrechnung, Steuern und gesetzliche Abgaben

Die Gehaltsabrechnung in der Ukraine ist nicht nur „Gehaltszahlung“. Es ist ein monatlicher operativer Zyklus, der Gehaltsberechnung, eine rechtskonforme Zahlungsfrequenz, Quellensteuer, Arbeitgeberbeiträge und Berichterstattung kombiniert.

Wichtige Gehaltsbestandteile (typisches Arbeitseinkommen)

Posten	Wer zahlt	Typischer Hauptsatz	Anmerkungen
Einkommensteuer (PIT)	Arbeitnehmer (einbehalten)	18%	Einbehalten über die Gehaltsabrechnung für Arbeitseinkommen
Militärabgabe	Arbeitnehmer (einbehalten)	5%	Der Satz wurde durch jüngste Gesetzesänderungen auf 5 % erhöht
Einheitlicher Sozialbeitrag (USC/SSC)	Arbeitgeber	22%	Gilt für die Bemessungsgrundlage; gesetzliche Höchstgrenzen gelten

Mindestlohn und die Obergrenze für Sozialbeiträge (2026)

Mindestlohn (ab 1. Jan. 2026): UAH 8.647/Monat; UAH 52/Stunde
Konzept der Obergrenze: Die maximale Bemessungsgrundlage für den USC ist als Vielfaches des Mindestlohns festgelegt (gesetzliches Vielfaches, definiert im jährlichen Haushaltsgesetz)

Berichtungszyklus: was sich operativ geändert hat

Ab 2025 wurde die offizielle Steuerberechnung für die Einkommensteuer und den einheitlichen Sozialbeitrag auf einen monatlichen Einreichungs- zyklus umgestellt (zuvor vierteljährlich in vielen Setups). Ein Ukraine EOR sollte dies so operationalisieren, dass Ihre HR- und Finanzteams keine Formularänderungen und Fristen verwalten müssen.

Möchten Sie schnell eine Kostenschätzung?

Nutzen Sie: Ukraine Labor Cost Calculator. Wenn Sie bereits im Land tätig sind und nur eine Gehaltsabrechnung benötigen, siehe Ukraine Payroll Outsourcing.

Freistellung, Urlaub und gesetzliche Feiertage in der Ukraine

Die Einhaltung von Urlaubsregelungen ist einer der schnellsten Wege, um versteckte Risiken bei der grenzüberschreitenden Einstellung zu schaffen. Ein Ukraine EOR sollte die Urlaubsverfolgung so handhaben, dass sie für die Mitarbeiter transparent und für Sie vorhersehbar ist.

Jährlicher Grundurlaub

Der jährliche Grundurlaub in der Ukraine beträgt mindestens 24 Kalendertage für ein volles Arbeitsjahr. Die Urlaubsplanung und -aufzeichnungen sind wichtig, da ungenutzter Urlaub oft die Endabrechnung und die Offboarding-Berechnungen beeinflusst.

Mutterschutz & Kinderbetreuungsurlaub

Mutterschutz: 70 Kalendertage vor der Entbindung und 56 Tage danach (insgesamt 126); in bestimmten Fällen verlängert.
Kinderbetreuungsurlaub: auf Anfrage verfügbar, bevor das Kind das 3. Lebensjahr erreicht (wobei die Leistungen gemäß den geltenden Regeln abgewickelt werden).

Feiertage

Die gesetzlichen Feiertage der Ukraine sind in der Gesetzgebung festgelegt. In der Praxis sollten Arbeitgeber den aktuellen Feiertagskalender jedes Jahr bestätigen (und gegebenenfalls die Kriegsregeln berücksichtigen).

Hinweis zum Kriegsrecht (wichtig für die Planung)

Während des Kriegsrechts gibt es besondere Regeln, die sich auf die Gewährung von Urlaub auswirken können (einschließlich potenzieller Beschränkungen des jährlichen Grundurlaubs und Sonderfällen für Rollen in der kritischen Infrastruktur). Ein konformes EOR-Setup muss in der Lage sein, diese Regeln im Bedarfsfall korrekt anzuwenden.

Offboarding in der Ukraine: Kündigung, Abschlusszahlung und Dokumentation

Das Offboarding in der Ukraine muss sorgfältig gehandlert werden. Eine Kündigung ist nicht nur eine „unternehmensinterne Entscheidung“ – sie ist eine Dokumentations- und Prozessanforderung, die an rechtliche Gründe, den Zeitpunkt der Schlussabrechnung und ordnungsgemäße Personalunterlagen gebunden ist.

Der Zeitpunkt der Schlussabrechnung ist entscheidend

Die Arbeitsregeln der Ukraine beinhalten Anforderungen dazu, wann die Abschlusszahlungen bei einer Entlassung zu leisten sind. Ihr Prozess sollte sicherstellen, dass das Endgehalt, der Ausgleich für nicht genutzten Urlaub (sofern anwendbar) und die erforderliche Dokumentation in einer konformen Abfolge behandelt werden.

Werkzeug für das Kriegsrecht: Aussetzung vs. Kündigung

In einigen Fällen unter dem Kriegsrecht kann ein Arbeitsvertrag ausgesetzt werden (dies ist nicht dasselbe wie eine Kündigung). Während der Aussetzung ist der Arbeitgeber unter dem Rahmenwerk der Kriegszeit unter Umständen nicht verpflichtet, Löhne für den Aussetzungszeitraum zu zahlen, abhängig von den Bedingungen und der ordnungsgemäßen Durchführung.

Praktische Offboarding-Checkliste (was wir in einem EOR-Setup verwalten)

Rechtmäßigen Weg bestätigen (Kündigungsgrund / Aufhebungsvertrag / anderer konformer Weg)
Erforderliche Arbeitgeberanordnungen und HR-Dokumentation vorbereiten und ausstellen
Abschlussbeträge berechnen und die Lohnabrechnung bearbeiten
Urlaubssalden abschließen und sicherstellen, dass die Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden

Angestellter vs. Auftragnehmer in der Ukraine (wie man das richtige Modell wählt)

Die Ukraine verfügt über eine starke unabhängige Belegschaft, und Auftragsmodelle sind in einigen Branchen üblich. Jedoch sind Auftragnehmer und Angestellte nicht austauschbar. Das richtige Modell hängt von der Kontrolle, der Integration, der Exklusivität und der tatsächlichen Art der Beziehung ab.

Nutzen Sie eine EOR-Beschäftigung in der Ukraine, wenn

Sie die Person wie ein Teammitglied führen (Zeitplan, Berichtslinie, Tools, laufende Arbeit)
Die Rolle zentral für Ihr Geschäft ist (Engineering, Vertrieb, Betrieb, Finanzen)
Sie eine klarere Compliance in Bezug auf Urlaub, Kündigungsschutz und Lohnabrechnung wünschen

Ziehen Sie die Beauftragung von Auftragnehmern in Betracht, wenn

Die Arbeit ist ergebnisorientiert, zeitlich begrenzt und wird unabhängig verwaltet
Die Person bedient mehrere Kunden und kontrolliert ihre eigenen Methoden

Wenn Sie einen Ansatz mit Fokus auf Auftragnehmer suchen, erkunden Sie On-Demand Talent (und halten Sie die Klassifizierung sauber). Wenn Sie eine rechtskonforme Beschäftigung ohne Unternehmensgründung wünschen, bleiben Sie bei Employer of Record.

Diia City für Tech-Teams (wenn es für die Einstellung in der Ukraine relevant ist)

Wenn Sie ein IT- oder digitales Produktteam in der Ukraine aufbauen, werden Sie vielleicht von Diia City—einem speziellen Rechts- und Steuerrahmen für die digitale Wirtschaft—hören.

Was man wissen sollte (auf hoher Ebene)

Diia City ist nicht „automatisch“ – es ist an Wohnsitz-/Qualifikationsregeln und laufende Compliance-Anforderungen gebunden.
Es gibt steuerliche Bestimmungen, die für Spezialisten unter bestimmten Bedingungen gelten können (beispielsweise beziehen sich die Kriterien für die Berechtigung in Bezug auf Vergütung und Mitarbeiterzahl auf die Steuerbehörde).

Wie ein EOR-Ansatz passt

Die meisten globalen Unternehmen nutzen EOR, um Mitarbeiter als reguläre Angestellte nach ukrainischem Arbeitsrecht einzustellen. Wenn Sie Diia-City-Wege prüfen (oder eine Mischung aus Mitarbeiter- und Auftragnehmern-Modellen), können wir Ihnen helfen, den Ansatz zu strukturieren und Ihre Einstellungen rechtskonform zu gestalten.

Tipp: Halten Sie Ihr Einstellungsmodell konsistent mit der tatsächlichen Arbeitsbeziehung – das ist wichtiger, als einem Schlagzeilen-Steuersatz hinterherzujagen.

Employer of Record (EOR) in der Ukraine:Konforme ERU- & Diia City HR-Verwaltung