Employer of Record (EOR) en Ukraine :
Gestion RH conforme ERU & Diia City

Recrutez sans entité ukrainienne

Aperçu de l'EOR en Ukraine

Si vous prévoyez de recruter en Ukraine, voici les détails de conformité pratiques qui impactent le plus les coûts, les délais et les opérations quotidiennes — surtout tant que les règles de la loi martiale restent en vigueur.

Recrutement et paie en Ukraine — en un coup d’œil

Salaire minimum (à partir du 1er janv. 2026)	8 647 UAH / mois ; 52 UAH / heure
Temps de travail standard	Jusqu’à 40 heures par semaine (standard) ; des règles spéciales de guerre peuvent s’appliquer pour les infrastructures critiques
Cadence de paiement des salaires	Au moins deux fois par mois (avec des exigences de calendrier spécifiques)
Congés annuels légaux de l’employé	Au moins 24 jours calendaires par an (congés de base annuels)
Congé maternité et de garde d’enfants	Le congé maternité est de 126 jours calendaires (140 dans certains cas) ; congé pour garde d’enfants disponible jusqu’à l’âge de 3 ans
Retenues salariales types (taux principaux)	18 % d’IRPP + 5 % de prélèvement militaire (les taux et le champ d’application peuvent être mis à jour par la loi)
Cotisation sociale de l’employeur (taux principal)	La Contribution Sociale Unifiée (USC/SSC) est généralement de 22 % (avec une base plafonnée légalement)
Déclaration fiscale (changement opérationnel récent)	À partir de 2025, le calcul fiscal pour l’IRPP et la SSC est passé à une cadence de soumission mensuelle

Réalité de l’Ukraine : pourquoi des opérations « prêtes pour l’EOR » sont essentielles

La paie et les RH doivent rester conformes même lorsque les équipes sont à distance (Kyiv, Lviv, Dnipro, Odessa ou entièrement distribuées).
Les règles de travail en temps de guerre peuvent affecter le temps de travail et les congés— votre configuration d’emploi doit être assez robuste pour s’adapter.
Le risque de requalification est réel si vous essayez de traiter les employés comme des « prestataires » pour des rôles gérés et continus.

Pour la planification et le budget, vous pouvez également utiliser notre outil interne : Calculateur du coût de la main-d’œuvre en Ukraine.

Ce que fait un Employer of Record en Ukraine

Un Employer of Record (EOR) en Ukraine vous permet d’embaucher des employés locaux en Ukraine sans créer d’entité juridique ukrainienne. NNRoad devient l’employeur légal à des fins de conformité, tandis que vous gérez le travail quotidien, les responsabilités et la performance de l’employé.

Ce que NNRoad gère en tant qu’EOR en Ukraine

Configuration de l’emploi ukrainienne conforme (contrat + documentation RH de base)
Intégration des employés et étapes d’embauche obligatoires
Traitement de la paie et administration des bulletins de paie
Retenues fiscales et contributions de l’employeur
Administration des congés légaux (congés annuels, maternité/garde d’enfants, etc.)
Opérations RH continues (changements, lettres, approbations) et support de départ conforme

Ce que vous contrôlez

Périmètre du rôle, KPI, lien hiérarchique, outils de travail et gestion quotidienne
Stratégie de rémunération (dans le respect des contraintes de conformité locale)
Feedback de performance et décisions commerciales

Si vous avez déjà une entité locale et que vous avez seulement besoin d’opérations de paie, consultez L’externalisation de la paie mondiale. Si vous souhaitez plutôt l’embauche flexible de prestataires, consultez On-Demand Talent.

Comment embaucher des employés en Ukraine sans entité locale

L’embauche via un EOR devrait être simple pour vous — mais les étapes de gestion en Ukraine sont cruciales. L’objectif est de rendre chaque embauche « prête pour un audit » dès le premier jour.

Flux de travail d’embauche EOR en Ukraine étape par étape

Vérification du rôle et de la classification: confirmer s’il s’agit d’une embauche de salarié (EOR) ou d’un engagement de prestataire.
Planification de l’offre: aligner le salaire brut, l’approche relative aux avantages sociaux et la date de début ; effectuer une estimation du coût total.
Documentation d’emploi: préparer le contrat de travail et la documentation RH requise pour l’intégration.
Formalités d’embauche officielles: compléter les étapes standard utilisées pour l’enregistrement des relations de travail (contrat, ordre d’embauche et notification à l’administration fiscale).
Configuration de la paie: configurer les retenues et contributions sur salaire, le calendrier de paiement et le suivi de l’accumulation des congés.
Gestion continue de l’emploi: gérer les changements, les approbations et la fin de contrat conforme si nécessaire.

Pour une embauche à grande échelle en Ukraine, nous recommandons également de créer une « boucle de connaissances » sur la conformité en utilisant : Ukraine Compliance Hub et Ukraine Hiring & Payroll Insights.

L'essentiel de la conformité de l'emploi en Ukraine (ce que les équipes RH oublient généralement)

L’Ukraine a une approche structurée concernant la documentation d’emploi, le temps de travail, les congés et la cadence de la paie. Votre configuration EOR en Ukraine doit refléter ces normes dès le départ — surtout pour les équipes privilégiant le télétravail.

Règles sur le temps de travail : la base de 40 heures (et les exceptions en temps de guerre)

Le temps de travail standard en Ukraine est plafonné à 40 heures par semaine comme règle de base. Parallèlement, il existe des règles spéciales applicables pendant la loi martiale qui peuvent affecter le temps de travail pour certaines catégories (ex. : infrastructures critiques).

La cadence de paiement des salaires est réglementée

Les règles de l’Ukraine exigent des paiements de salaires réguliers au moins deux fois par mois avec des attentes de calendrier spécifiques (y compris le nombre de jours pouvant s’écouler entre les dates de paiement). Cela impacte la configuration de la paie, pas seulement la « politique RH ».

Les congés annuels sont statutaires (et la planification est importante)

Les employés ont droit à des congés annuels statutaires. Sur le plan opérationnel, les RH ont besoin d’une approche cohérente de suivi des congés (accumulation, approbations, règles de report) pour rester conformes et prévisibles.

Considérations relatives à la loi martiale dont vous devez être conscient

Pendant la loi martiale, les employeurs peuvent être autorisés à limiter les congés annuels de base à un nombre défini de jours pour l’année de travail en cours.
Dans certains cas, un contrat de travail peut être suspendu en raison de circonstances qui empêchent la prestation ou l’exécution du travail.

Si vous avez besoin de la flexibilité des prestataires pour des livrables à court terme, vous pouvez combiner l’EOR avec On-Demand Talent— mais veillez à maintenir une classification juridique claire pour réduire le risque de mauvaise classification.

Paie, impôts et contributions légales en Ukraine

La paie en Ukraine ne se résume pas à « payer un salaire ». C’est un cycle opérationnel mensuel qui combine le calcul de la paie, une cadence de paiement conforme, les retenues, les contributions de l’employeur et le reporting.

Principaux éléments de la paie (revenu d’emploi typique)

Élément	Qui paie	Taux principal typique	Notes
Impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP)	Employé (retenu)	18 %	Retenu via la paie pour le revenu d’emploi
Prélèvement militaire	Employé (retenu)	5 %	Le taux a été augmenté à 5 % suite aux récents changements législatifs
Contribution sociale unifiée (CSU/SSC)	Employeur	22 %	S’applique à l’assiette salariale ; des plafonds légaux s’appliquent

Salaire minimum et plafond de la contribution sociale (2026)

Salaire minimum (à partir du 1er janv. 2026) : 8 647 UAH/mois ; 52 UAH/heure
Concept de plafond : le plafond de la base pour la CSU est fixé comme un multiple du salaire minimum (multiple légal défini dans la loi budgétaire annuelle)

Cadence de reporting : ce qui a changé opérationnellement

À partir de 2025, le calcul fiscal officiel pour l’impôt sur le revenu des personnes physiques et la contribution sociale unique est passé à une soumission mensuelle (auparavant trimestrielle dans de nombreuses configurations). Un EOR en Ukraine devrait opérationnaliser cela afin que vos équipes RH et finances n’aient pas à gérer les changements de formulaires et les échéances.

Vous voulez une estimation des coûts rapidement ?

Utilisez : Calculateur du coût de la main-d’œuvre en Ukraine. Si vous opérez déjà dans le pays et avez seulement besoin du traitement de la paie, consultez Externalisation de la paie en Ukraine.

Congés, absences et jours fériés en Ukraine

La conformité des congés est l’un des moyens les plus rapides de créer un risque caché dans l’embauche transfrontalière. Un EOR en Ukraine doit gérer le suivi des congés de manière transparente pour les employés et prévisible pour vous.

Congés annuels de base

Les congés annuels de base en Ukraine sont d’au moins 24 jours calendaires pour une année complète de travail. La planification et les registres de congés sont importants car les congés non utilisés affectent souvent le règlement final et les calculs de départ.

Congés de maternité et de garde d’enfants

Congé de maternité : 70 jours calendaires avant l’accouchement et 56 jours après (total 126) ; prolongé dans certains cas.
Congé de garde d’enfants : disponible sur demande avant que l’enfant n’atteigne l’âge de 3 ans (avec les prestations gérées selon les règles applicables).

Jours fériés

Les jours fériés en Ukraine sont définis par la législation. En pratique, les employeurs doivent confirmer le calendrier des jours fériés chaque année (et tenir compte des règles en temps de guerre, le cas échéant).

Note sur la loi martiale (important pour la planification)

Pendant la loi martiale, il existe des règles spéciales qui peuvent avoir un impact sur l’octroi des congés (y compris des limites potentielles sur les congés annuels de base et des cas particuliers pour les rôles liés aux infrastructures critiques). Une configuration EOR conforme doit être capable d’appliquer ces règles correctement lorsque cela est pertinent.

Offboarding en Ukraine : licenciement, solde de tout compte et documentation

L’offboarding en Ukraine doit être géré avec soin. Le licenciement n’est pas seulement une « décision de politique générale » — c’est une exigence de documentation et de processus liée aux motifs légaux, au calendrier du règlement final et à la tenue correcte des dossiers RH.

Le calendrier du règlement final est crucial

Les règles du travail en Ukraine incluent des exigences sur le moment où les paiements finaux doivent être effectués lors d’un licenciement. Votre processus doit garantir que le salaire final, l’indemnité pour congés non utilisés (le cas échéant) et la documentation requise sont traités selon une séquence conforme.

Outil de loi martiale : suspension vs licenciement

Dans certains cas sous la loi martiale, un contrat de travail peut être suspendu (ceci n’est pas la même chose qu’un licenciement). Pendant la suspension, l’employeur peut ne pas être obligé de verser des salaires pour la période de suspension dans le cadre de la guerre, selon les conditions et l’exécution appropriée.

Liste de contrôle pratique pour l’offboarding (ce que nous gérons dans une configuration EOR)

Confirmer la voie légale (motif de licenciement / accord mutuel / autre voie conforme)
Préparer et émettre les ordres de l’employeur et la documentation RH requis
Calculer les montants du règlement final et traiter la paie
Clôturer les soldes de congés et s’assurer que les dossiers sont conservés correctement

Employé vs prestataire en Ukraine (comment choisir le bon modèle)

L’Ukraine possède une main-d’œuvre indépendante dynamique, et les configurations de type prestataire sont courantes dans certains secteurs. Cependant, les prestataires et les employés ne sont pas interchangeables. Le modèle correct dépend du contrôle, de l’intégration, de l’exclusivité et de la nature réelle de la relation.

Utilisez l’emploi via EOR en Ukraine quand

Vous gérez la personne comme un membre de l’équipe (horaires, lien hiérarchique, outils, travail continu)
Le rôle est essentiel à votre entreprise (ingénierie, vente, opérations, finance)
Vous souhaitez une conformité plus claire concernant les congés, les protections et les rapports de paie

Envisagez l’engagement de prestataires quand

Le travail est basé sur des livrables, limité dans le temps et géré de manière indépendante
La personne sert plusieurs clients et contrôle ses propres méthodes

Si vous souhaitez une approche privilégiant les prestataires, explorez On-Demand Talent (et gardez une classification propre). Si vous souhaitez un emploi conforme sans création d’entité, restez avec Employer of Record.

Diia City pour les équipes tech (quand cela importe pour le recrutement en Ukraine)

Si vous constituez une équipe IT ou de produits numériques en Ukraine, vous pourriez entendre parler de Diia City—un cadre juridique et fiscal spécial pour l’économie numérique.

Ce qu’il faut savoir (vue d’ensemble)

Diia City n’est pas « automatique » — il est lié à des règles de résidence/qualification et à des exigences de conformité continues.
Il existe des dispositions fiscales qui peuvent s’appliquer aux spécialistes selon des conditions définies (par exemple, les critères d’éligibilité concernant la rémunération et l’effectif sont référencés par l’administration fiscale).

Comment une approche EOR s’intègre

La plupart des entreprises mondiales utilisent l’EOR pour embaucher des salariés standards selon le droit du travail ukrainien. Si vous évaluez les parcours Diia City (ou un mélange de modèles d’employés + prestataires), nous pouvons vous aider à structurer l’approche et à maintenir la conformité de votre recrutement.

Conseil : Gardez votre modèle de recrutement cohérent avec la relation de travail réelle — cela est plus important que de courir après un taux d’imposition de premier plan.

FAQ RAPIDE

Qu'est-ce qu'un Employer of Record (EOR) en Ukraine ?

Un EOR est un employeur légal local qui embauche votre employé en Ukraine en votre nom. Vous gérez le travail quotidien ; l’EOR gère l’emploi conforme et les opérations de paie.

Puis-je embaucher des employés en Ukraine sans ouvrir une filiale ?

Oui. L’utilisation d’un EOR en Ukraine vous permet d’employer localement sans enregistrer votre propre entité ukrainienne — utile pour l’entrée sur le marché, l’expansion d’une équipe à distance ou l’embauche de vos 1 à 20 premiers employés.

Quelles taxes sur les salaires s'appliquent en Ukraine ?

Les revenus d’emploi impliquent généralement la retenue de l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP), un prélèvement militaire et les cotisations sociales payées par l’employeur. L’application exacte peut varier selon le scénario et peut changer par la législation.

Employer of Record (EOR) en Ukraine :Gestion RH conforme ERU & Diia City