Servicios de gestión de nómina en Colombia:PILA y Nómina Electrónica en cumplimiento
NNRoad es un proveedor de servicios de nómina en Colombia para empresas que ya emplean trabajadores en Colombia y necesitan una ejecución de nómina precisa, conforme a la ley y bien documentada.
Nuestro servicio de outsourcing de nómina en Colombia admite el procesamiento recurrente de la nómina, cálculos de salario bruto a neto, desprendibles de pago para empleados, flujos de trabajo de documentos de nómina electrónica de la DIAN, coordinación de aportes a la PILA, informes de nómina de seguridad social y parafiscales, registros de nómina, informes de costos para el empleador, preparación de la nómina de fin de año y registros de nómina locales.
- Procesamiento de nómina para empleados pagados en pesos colombianos
- Soporte para nómina electrónica de la DIAN, PILA, datos de nómina sensibles a la UGPP, EPS, pensión, ARL, CCF, SENA e ICBF
- Gestión de nómina para prima de servicios, cesantías, vacaciones, horas extras, recargos nocturnos, recargos dominicales y festivos, y liquidación final
- Separación clara de los servicios de Employer of Record, inmigración y contratación de contratistas
Esta página es para empresas que ya tienen una estructura de empleo en Colombia y necesitan la ejecución de la nómina. Si desea contratar empleados en Colombia sin tener su propia entidad empleadora local, visite nuestro servicio de Employer of Record en Colombia. Para operaciones de nómina en múltiples países, consulte nuestros servicios de nómina global.
Contacte a NNRoad para discutir sus requisitos de nómina en Colombia.
Outsourcing de nómina en Colombia para empresas con empleados en Colombia
Una respuesta directa para empleadores que buscan un proveedor de servicios de nómina en Colombia
Un proveedor de servicios de nómina en Colombia ayuda a los empleadores a calcular, procesar, documentar e informar la nómina de los empleados que trabajan en Colombia. Esto incluye cálculos de salario bruto a neto, deducciones de los empleados, aportes del empleador, desprendibles de pago, documentos de nómina electrónica, datos de aportes a la seguridad social y parafiscales, informes de nómina, soporte para la liquidación final y registros de nómina para fines fiscales, laborales y de auditoría.
La nómina en Colombia es altamente local. Los empleadores deben gestionar la nómina a través de la DIAN, PILA, UGPP, EPS, fondos de pensiones, aseguradoras de riesgos ARL, fondos de compensación familiar, SENA, ICBF, reglas de pago del código laboral, beneficios sociales, retención en la fuente y regulaciones de tiempo de trabajo. Un proceso de nómina genérico no es suficiente.
El servicio de outsourcing de nómina en Colombia de NNRoad está diseñado para empresas que ya cuentan con una estructura de empleador en Colombia y necesitan un socio operativo confiable para ejecutar la nómina correctamente en cada ciclo.
Cuando la externalización de nómina en Colombia es la opción adecuada
- Su empresa ya cuenta con una entidad, sucursal o estructura de empleador local aprobada en Colombia.
- Usted ya emplea trabajadores en Colombia y necesita soporte recurrente para la ejecución de la nómina.
- Está cambiando de una nómina manual, de nómina en hojas de cálculo o de un proceso de nómina local fragmentado.
- Necesita soporte con la nómina electrónica de la DIAN, datos de PILA, documentación de nómina sensible para la UGPP, seguridad social, parafiscales y el cierre mensual de la nómina.
- Busca un socio global de nómina que comprenda los requisitos de nómina específicos de Colombia.
Cuando otro servicio de NNRoad se adapta mejor
- Si desea contratar empleados en Colombia sin establecer su propia entidad empleadora colombiana, utilice Colombia Employer of Record.
- Si el trabajador es un ciudadano extranjero y la autorización de trabajo es el problema central, utilice Hire Foreigner in Colombia.
- Si necesita consultores por proyecto, contratistas independientes o talento flexible en lugar de una nómina de empleados, utilice Colombia On-Demand Talent.
Qué hace un proveedor de servicios de nómina en Colombia
Configuración de la nómina antes del primer ciclo de pago
La nómina precisa en Colombia comienza con una configuración correcta. NNRoad apoya la preparación de la nómina ayudando a revisar la información del empleador, los datos de identidad del empleado, el tipo de contrato, la estructura salarial, la frecuencia de la nómina, el lugar de trabajo, la EPS, el fondo de pensiones, la clase de riesgo de la ARL, el fondo de compensación familiar, la elegibilidad del auxilio de transporte, la configuración de retención de impuestos, los centros de costos, los datos bancarios y las responsabilidades de reporte.
La configuración de la nómina en Colombia también debe confirmar cómo fluirán los datos de la nómina hacia la nómina electrónica de la DIAN, la PILA, los informes contables, las desprendibles de pago de los empleados y los resúmenes de aportes del empleador.
Procesamiento recurrente de la nómina
La nómina en Colombia se procesa comúnmente mensual o quincenalmente, dependiendo de la política de nómina del empleador y los acuerdos de empleo. NNRoad apoya los ciclos de nómina recurrentes mediante la recopilación de datos de nómina aprobados, el cálculo del salario bruto a neto, la preparación de los resultados de la nómina para la revisión del empleador, el apoyo en la coordinación del pago de salarios y la generación de informes de nómina para los equipos de RR. HH. y finanzas.
Cálculos de nómina de bruto a neto
La nómina de bruto a neto en Colombia puede incluir salario base, salario integral cuando corresponda, horas extras, recargos nocturnos, trabajo en domingos y festivos, comisiones, bonificaciones, pagos no salariales, auxilio de transporte, pago de vacaciones, licencias remuneradas, licencias no remuneradas, deducciones del empleado, aportes del empleador y conceptos de liquidación final.
Deducciones legales y aportes del empleador
Un proveedor de servicios de nómina en Colombia debe entender cómo interactúan las deducciones de los empleados y las contribuciones de los empleadores. Los conceptos típicos de nómina incluyen la contribución a salud del empleado, la contribución a pensión del empleado, el Fondo de Solidaridad Pensional cuando corresponda, la retención en la fuente, la contribución a salud del empleador cuando no esté exento, la contribución a pensión del empleador, ARL, CCF, SENA, ICBF y otras obligaciones relacionadas con la nómina dependiendo del perfil del empleado y el estado del empleador.
Documentación y reportes de nómina
La externalización de la nómina debe producir algo más que un monto de pago neto. NNRoad admite desprendibles de pago, registros de nómina, informes de costos para el empleador, resúmenes de deducciones de los empleados, soporte de datos de nómina electrónica de la DIAN, datos de contribución listos para PILA, informes contables, saldos acumulados del año y documentación de nómina necesaria para la preparación de auditorías.
| Área de nómina | Lo que NNRoad soporta | Resultado para el empleador |
|---|---|---|
| Configuración de nómina | Datos del empleado, tipo de contrato, estructura salarial, EPS, pensión, ARL, CCF, detalles bancarios, configuración de impuestos y calendario de nómina | Una primera ejecución de nómina en Colombia más limpia |
| Procesamiento de nómina | Cálculos de bruto a neto, desprendibles de pago, registro de nómina, flujo de trabajo de aprobación del empleador y soporte de coordinación de pagos | Ejecución de nómina recurrente más precisa |
| Seguridad social y parafiscales | Soporte de datos para EPS, pensión, ARL, CCF, SENA, ICBF, Fondo de Solidaridad Pensional y datos listos para PILA | Mejor control sobre las obligaciones de contribución |
| Impuestos y nómina electrónica | Soporte de retención en la fuente, flujo de trabajo de documentos de nómina electrónica de la DIAN y coordinación de reportes de impuestos de nómina | Reducción del riesgo de documentación e informes fiscales |
| Beneficios sociales y liquidación final | Soporte de datos para prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones, nómina de terminación y liquidación | Cierre de nómina y administración de salidas de empleados más confiable |
Cumplimiento de la nómina en Colombia: Reglas locales que los empleadores deben cumplir correctamente
La nómina está conectada con diversas autoridades y sistemas colombianos
La nómina en Colombia requiere coordinación entre los sistemas fiscales, laborales, de seguridad social y parafiscales. Los empleadores deben comprender las funciones de la DIAN para los impuestos y la documentación de nómina electrónica, la PILA para los flujos de trabajo de pago de contribuciones, la UGPP para la supervisión y cumplimiento de las contribuciones, el Ministerio de Trabajo para las reglas laborales, las entidades EPS para la salud, los administradores de pensiones, las aseguradoras de ARL, las cajas de compensación familiar, el SENA y el ICBF.
El periodo de pago de salarios no puede exceder un mes
Según el Código Sustantivo del Trabajo, el salario en dinero debe pagarse en períodos iguales y vencidos, en moneda legal, y el período de pago de los salarios no puede ser superior a un mes. Esto significa que los calendarios de nómina, las fechas de corte y las fechas de pago a los empleados deben controlarse cuidadosamente.
Referencia oficial: Código Sustantivo del Trabajo – períodos de pago.
La nómina electrónica de la DIAN es parte del cumplimiento de la nómina
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de Colombia se utiliza para respaldar los costos y deducciones de la nómina para fines fiscales. Incluye montos devengados, montos deducidos y la diferencia total resultante para cada empleado o beneficiario, y debe transmitirse a la DIAN a través del marco de nómina electrónica.
Referencia oficial: DIAN – Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
El momento de la transmisión de la nómina electrónica es importante
Los documentos de nómina electrónica y las notas de ajuste se transmiten generalmente a la DIAN dentro de los primeros diez días del mes siguiente al período de pago o devengo. Los equipos de nómina deben alinear el cierre de nómina, las correcciones, los datos de los empleados y los registros contables antes de la transmisión.
Referencia oficial: Resolución DIAN 000063 de 2021.
El momento de la contribución a la PILA depende de la identificación del empleador
La PILA es la plataforma integrada que se utiliza para los pagos de seguridad social y contribuciones parafiscales. Los empleadores deben respetar los plazos de pago de las contribuciones, que generalmente se programan según los dos últimos dígitos del número de identificación del empleador y pueden caer entre el segundo y el decimosexto día hábil del mes.
Referencias oficiales: MinSalud – PILA y Decreto 1990 de 2016.
El riesgo de la UGPP es un problema de documentación de nómina
La UGPP supervisa si las contribuciones a la seguridad social y parafiscales se calculan y pagan de forma correcta, completa y puntual. Por lo tanto, los registros de nómina deben respaldar la posición del empleador sobre los conceptos salariales frente a los no salariales, el IBC, las exenciones, la clase de ARL, los pagos de la PILA y los datos de los empleados.
Referencia oficial: UGPP – Parafiscales.
Los registros de nómina deben respaldar las revisiones fiscales, laborales y de contribuciones
Los registros de nómina deben estar organizados para preguntas de empleados, revisiones financieras, consultas de la DIAN, auditorías de la UGPP, inspecciones laborales, verificaciones de contribuciones a la seguridad social y controles internos. NNRoad ofrece informes de nómina, desprendibles de pago, registros de nómina, resúmenes de contribuciones y saldos acumulados anuales que ayudan a mantener un rastro de nómina claro.
Panorama actual de la nómina en Colombia para 2026
Puntos de referencia clave para la planificación de la nómina en Colombia
Los siguientes puntos de referencia son útiles para la planificación de la nómina en 2026. Los valores de la nómina en Colombia pueden cambiar debido a que el salario mínimo, la UVT, las bases de cotización, las tablas de impuestos, las disposiciones de la reforma laboral y los plazos de la nómina pueden actualizarse. Los empleadores deben validar el mes de nómina aplicable antes de procesar la nómina.
| Concepto de nómina | Punto de referencia 2026 | Implicación en la nómina |
|---|---|---|
| Salario mínimo mensual | COP 1.750.905 | Se utiliza para verificaciones del salario mínimo, bases de seguridad social, cálculos de salario integral y múltiples umbrales vinculados a la nómina. Ver Anuncio de la Presidencia. |
| Auxilio de transporte | COP 249.095 para empleados elegibles | El auxilio de transporte debe revisarse para los empleados que ganan hasta el umbral aplicable y para los conceptos de nómina donde afecte los cálculos de prestaciones sociales. |
| Paquete mensual mínimo total para empleados elegibles | COP 2.000.000 incluyendo el auxilio de transporte | Útil para la planificación del salario mínimo, pero no todos los empleados reciben auxilio de transporte. |
| UVT | COP 52.374 | Importante para los cálculos de retención en la fuente y umbrales fiscales. Ver Anuncio de la UVT 2026 de la DIAN. |
| Base máxima de cotización | 25 SMMLV, equivalente a COP 43.772.625 para 2026 | La nómina debe aplicar el tope de IBC correcto para las cotizaciones de seguridad social aplicables. Ver Calculadora IBC de la UGPP. |
| Cotización a salud | Total 12.5% del IBC aplicable; empleado generalmente 4%, empleador generalmente 8.5% cuando no está exento | El estado de exención del empleador y el nivel salarial del trabajador deben revisarse antes de la configuración de la nómina. |
| Cotización a pensión | Total 16% del IBC aplicable; empleado generalmente 4%, empleador generalmente 12% | El Fondo de Solidaridad Pensional puede aplicar a quienes tengan ingresos más altos. |
| ARL | La tasa pagada por el empleador depende de la clase de riesgo | La clase de riesgo debe coincidir con la actividad laboral del empleado y el perfil de riesgo del empleador. Ver Decreto 1072 de 2015. |
| Parafiscales | CCF, SENA e ICBF pueden aplicar, con exenciones dependiendo de las condiciones del empleador y del trabajador | La nómina debe confirmar si aplican las exenciones de SENA, ICBF y la cotización a salud del empleador. |
| Jornada laboral semanal ordinaria | 44 horas hasta el paso de reducción de 2026; 42 horas después del paso de reducción final bajo la Ley 2101 | La nómina debe revisar las horas extras, los horarios, el valor por hora, los registros de tiempo y la alineación del contrato. Ver Ley 2101 de 2021. |
| Ventana de trabajo nocturno | 7:00 p. m. a 6:00 a. m. bajo la Ley 2466 de 2025 | La nómina debe actualizar la lógica de recargo nocturno y las reglas de registro de tiempo. Ver Ley 2466 de 2025. |
| Día de descanso obligatorio y recargo por festivo | Transición gradual: 80% desde el 1 de julio de 2025; 90% desde el 1 de julio de 2026; 100% desde el 1 de julio de 2027 | Los empleadores con operaciones en domingo, días festivos, sector minorista, hostelería, logística o por turnos deben actualizar las reglas de nómina. |
| Nómina electrónica de la DIAN | Generalmente se transmite dentro de los primeros diez días del mes siguiente | El cierre de la nómina, las correcciones y la conciliación contable deben completarse antes de la transmisión. |
| Ventana de pago de la PILA | Generalmente vinculada a los dos últimos dígitos de la identificación del empleador | Los plazos de pago de las contribuciones deben integrarse en el calendario mensual de nómina. |
La nómina en Colombia debe revisarse en cada ciclo de nómina
Debido a que el SMMLV, la UVT, los umbrales del IBC, el tratamiento de las contribuciones, las reglas de la jornada laboral, los plazos de la nómina electrónica, las tablas de retención y los detalles de implementación de la reforma laboral pueden cambiar, los empleadores no deben confiar en un archivo de nómina estático. NNRoad ayuda a los empleadores a mantener un calendario de nómina controlado y a validar las reglas pertinentes antes de cada ciclo de nómina.
Nómina de bruto a neto en Colombia: deducciones, contribuciones y costos del empleador
Deducciones del empleado
Las deducciones de nómina de los empleados en Colombia suelen incluir la contribución a salud, la contribución a pensión, el Fondo de Solidaridad Pensional cuando corresponda, la retención en la fuente cuando corresponda, las deducciones autorizadas, préstamos, anticipos y otras deducciones específicas del empleado.
El salario neto del empleado depende de la clasificación precisa del salario, los pagos no salariales, el auxilio de transporte, los ingresos imponibles, la base de cotización, la base de retención de impuestos y las deducciones autorizadas por el empleado.
Contribuciones del empleador
El costo de la nómina por parte del empleador en Colombia puede incluir la contribución a pensión del empleador, la contribución a salud del empleador cuando no esté exento, ARL, CCF, SENA, ICBF, prestaciones sociales, causación de vacaciones, impuestos de nómina y otras obligaciones del empleador dependiendo del perfil del empleado, la situación del empleador, el nivel salarial y las exenciones aplicables.
Conceptos salariales frente a no salariales
Uno de los riesgos más importantes de la nómina en Colombia es la clasificación. La nómina debe distinguir entre pagos salariales, pagos no salariales, auxilios, reembolsos, beneficios, auxilio de transporte, bonificaciones, comisiones y pagos que afecten el IBC o la retención en la fuente. Una clasificación incorrecta puede generar exposición ante la UGPP, la DIAN, riesgos laborales y reclamaciones de los empleados.
Salario integral
Colombia permite el salario integral solo cuando se cumplen las condiciones legales. Según el Código Sustantivo del Trabajo, el salario integral debe acordarse por escrito y no puede ser inferior a diez salarios mínimos legales mensuales más un factor prestacional de al menos el 30%. Las vacaciones no están incluidas en el paquete de salario integral. La nómina debe tratar el salario integral con cuidado porque afecta las prestaciones sociales, la base de cotización y la documentación del empleado.
Referencia oficial: Código Sustantivo del Trabajo – salario integral.
Pago variable, horas extras, comisiones y recargos
Muchos errores de nómina en Colombia ocurren cuando el pago variable se maneja manualmente. NNRoad admite el procesamiento de nómina para comisiones, bonificaciones, horas extras, recargos nocturnos, trabajo en domingos y festivos, ajustes retroactivos y otros pagos recurrentes o únicos. Cada ítem debe ser revisado para su tratamiento en nómina, seguridad social, impuestos y reportes.
Auxilio de transporte y tratamiento relacionado con la conectividad
El auxilio de transporte puede aplicar a empleados elegibles y puede afectar ciertos cálculos de nómina como las prestaciones sociales. Los esquemas de trabajo remoto e híbrido deben revisarse cuidadosamente para que el tratamiento de la nómina se alinee con las reglas actuales, la política de la empresa y el esquema de trabajo real del empleado.
| Concepto de nómina | Por qué es importante | Revisión típica de nómina |
|---|---|---|
| Salario base | Remuneración contractual principal | Tratamiento de salario mínimo, periodo de pago, contrato, IBC, retención y desprendible de nómina |
| Salario integral | Estructura salarial especial con condiciones legales estrictas | Acuerdo por escrito, referencia mínima de 13 SMMLV, factor prestacional, tratamiento de vacaciones, base de cotización |
| Auxilio de transporte | Puede aplicar a empleados elegibles y afectar los cálculos de prestaciones sociales | Elegibilidad, umbral salarial, tratamiento de trabajo remoto, inclusión de prestaciones sociales |
| Comisiones | A menudo variables y sensibles al tiempo | Devengo, aprobación, naturaleza salarial, IBC, retención y detalle del desprendible |
| Horas extras | Conectado con las horas de trabajo, registros de tiempo y la reducción de la Ley 2101 | Autorización, control de tiempo, clasificación día/noche, tarifa y cierre de nómina |
| Trabajo nocturno | La Ley 2466 amplió el periodo nocturno para comenzar a las 7:00 p.m. | Horario de turnos, recargo nocturno, registros de tiempo y configuración de nómina |
| Trabajo en domingos y festivos | El recargo se está incrementando gradualmente bajo la Ley 2466 | Calendario laboral, día de descanso obligatorio, trabajo ocasional frente a habitual, tasa de recargo |
| Pagos no salariales | La clasificación afecta a la UGPP, la DIAN y el riesgo de reclamos de los empleados | Base legal, documentación, análisis de topes, efecto en el IBC, efecto en la retención |
| Liquidación final | Evento de nómina de alto riesgo | Salario, vacaciones, prima, cesantías, intereses, deducciones, indemnización y documentos de liquidación |
Prestaciones sociales en Colombia: Prima, cesantías, intereses y vacaciones
Las prestaciones sociales son fundamentales para la nómina en Colombia
La nómina en Colombia no es solo el salario mensual. Los empleadores también deben gestionar las prestaciones sociales de ley, incluyendo la prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones. Estos conceptos afectan las provisiones, el costo para el empleador, la contabilidad, la liquidación del empleado y la planeación de la nómina de fin de año.
Prima de servicios
La prima de servicios generalmente equivale a 30 días de salario por año, pagada en dos cuotas: una mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad dentro de los primeros 20 días de diciembre. Se reconoce por el semestre trabajado o proporcionalmente por el tiempo laborado.
Referencias oficiales: Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 306 y MinJusticia – prima de servicios.
Cesantías
Las cesantías son una prestación social de ley que generalmente equivale a un mes de salario por año de servicio, o el monto proporcional al tiempo laborado. La nómina debe realizar el seguimiento de las provisiones de cesantías, la base salarial, el efecto del auxilio de transporte cuando corresponda, el flujo de trabajo de depósito en fondos y el tratamiento de la liquidación final.
Referencias oficiales: Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 249 y Fondo Nacional del Ahorro – cesantías.
Intereses sobre cesantías
Los empleadores también deben gestionar los intereses sobre las cesantías. Estos deben rastrearse por separado del depósito en el fondo de cesantías y deben incluirse en el calendario de nómina, los registros del empleado y el proceso de cierre anual de la nómina.
Vacaciones
Los empleados que hayan cumplido un año de servicio generalmente tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones pagadas. La nómina debe realizar el seguimiento de la provisión de vacaciones, el pago de vacaciones, la compensación de vacaciones por terminación y los registros de vacaciones.
Referencia oficial: Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 186.
Por qué las prestaciones sociales requieren controles de nómina
Las prestaciones sociales crean riesgos en la nómina porque se ven afectadas por la clasificación salarial, el pago variable, el auxilio de transporte, las licencias no remuneradas, los cambios de estado del empleado, los tiempos de liquidación final y los datos históricos de nómina. NNRoad ofrece un proceso estructurado para provisiones recurrentes, pagos periódicos, informes y cálculos de salida de empleados.
| Prestación | Tratamiento general de nómina | Control clave de nómina |
|---|---|---|
| Prima de servicios | 30 días de salario por año, pagados en dos cuotas o proporcionalmente | Planeación de nómina de junio y diciembre, base salarial, revisión de pago variable |
| Cesantías | Un mes de salario por año o monto proporcional | Devengo anual, flujo de trabajo de depósito de fondos, cálculo de liquidación final |
| Intereses sobre cesantías | Obligación patronal separada relacionada con el saldo de cesantías | Calendario anual de nómina, registros de pago de empleados, conciliación |
| Vacaciones | 15 días hábiles después de un año de servicio, sujeto a las normas aplicables | Saldo de devengo, registro de uso, pago de vacaciones, liquidación por terminación |
| Liquidación final | Incluye salario no pagado y beneficios sociales aplicables hasta la fecha de terminación | Lista de verificación de salida, cierre de nómina, deducciones autorizadas, documentación de liquidación |
Nómina electrónica de la DIAN, PILA, UGPP y flujo de trabajo de reporte
Soporte de documento de nómina electrónica de la DIAN
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un flujo de trabajo clave para el reporte de nómina en Colombia. Soporta los costos y deducciones de la nómina para fines fiscales y debe reflejar los montos devengados por el empleado, los montos deducidos y la diferencia neta resultante para el periodo de nómina.
NNRoad soporta la organización de los datos de nómina para que los documentos de nómina electrónica puedan prepararse de manera consistente con los resultados de nómina aprobados y los registros contables.
Notas de ajuste y correcciones de nómina
Las correcciones de nómina deben manejarse con un proceso controlado. Si un periodo de nómina anterior requiere corrección, el empleador debe revisar si se necesita una nota de ajuste y cómo la corrección afecta la nómina electrónica de la DIAN, la PILA, los desprendimientos de pago, la contabilidad, la retención de impuestos, los beneficios sociales y los saldos de los empleados.
Flujo de trabajo de contribución a la PILA
La PILA se utiliza para declarar y pagar las contribuciones al sistema de seguridad social y parafiscal. La nómina debe conciliarse antes del pago de la PILA para que la EPS, la pensión, la ARL, la CCF, el SENA, el ICBF y otros conceptos aplicables coincidan con los cálculos de nómina aprobados.
Preparación para auditorías de la UGPP
El riesgo de revisión de la UGPP está estrechamente ligado a la documentación de la nómina. Los empleadores deben conservar el soporte de la compensación del empleado, la clasificación de salarios y conceptos no salariales, el IBC, las exenciones, la clase de riesgo, los pagos de contribuciones, los registros de la PILA y las correcciones de nómina.
Centralización contable
La nómina debe conectarse con finanzas. NNRoad soporta informes contables, asignaciones de centros de costos, informes de contribuciones patronales, resúmenes de deducciones de empleados, informes de variaciones de nómina y datos de nómina acumulados del año que ayudan a los equipos de finanzas a conciliar la nómina con los registros contables.
| Flujo de trabajo de reporte | Propósito | Soporte de NNRoad |
|---|---|---|
| Desprendible de pago | Documento de nómina para el empleado que muestra el pago, las deducciones y el pago neto | Soporte para la preparación y revisión de desprendibles de pago |
| Nómina electrónica de la DIAN | Documento de soporte fiscal para costos y deducciones de nómina | Soporte para el flujo de trabajo de preparación y transmisión de datos de nómina electrónica |
| Notas de ajuste | Correcciones a datos de nómina electrónica reportados previamente | Soporte para el seguimiento de correcciones y conciliación de nómina |
| PILA | Flujo de trabajo para la declaración y pago de seguridad social y aportes parafiscales | Soporte para el flujo de trabajo de datos listos para PILA y fechas límite |
| Documentación de la UGPP | Soporte para la exactitud, integridad y puntualidad de los aportes | Registros de nómina, soporte de IBC, registros de clasificación y resúmenes de aportes |
| Centralización contable | Asiento financiero y asignación de costos de nómina | Informes por centro de costos, departamento, ubicación y categoría de aportes del empleador |
Flujo de trabajo de procesamiento de nómina en Colombia con NNRoad
1. Alcance de la nómina
NNRoad comienza revisando su perfil de nómina en Colombia: número de empleados, estado de la entidad empleadora, frecuencia de nómina, ubicaciones, tipos de contrato, componentes de compensación, historial de beneficios sociales, estado del proveedor de nómina, requisitos de reporte y fecha objetivo de la primera nómina.
2. Recolección de datos y configuración de la nómina
Ayudamos a organizar los datos de los empleados, incluyendo identificación, tipo de contrato, cargo, salario, lugar de trabajo, frecuencia de pago, EPS, administrador de pensiones, clase de riesgo ARL, afiliación a caja de compensación, cuenta bancaria, centro de costos, fecha de contratación, saldo de vacaciones, saldos de beneficios sociales e historial de nómina acumulado del año si se está migrando desde otro proveedor.
3. Recolección de información de nómina
En cada ciclo de nómina, se recopilan las novedades de nómina aprobadas de acuerdo con el calendario de cierre de nómina. Las novedades pueden incluir nuevas contrataciones, desvinculaciones, cambios salariales, horas extras, trabajo nocturno, trabajo en domingos y festivos, comisiones, bonificaciones, licencias no remuneradas, vacaciones, licencias médicas, cambios en el auxilio de transporte, deducciones y ajustes retroactivos.
4. Cálculo de bruto a neto
Los datos de nómina se convierten en resultados de nómina de bruto a neto utilizando la lógica de deducciones y aportes específica de Colombia, incluyendo salud, pensión, Fondo de Solidaridad Pensional, retención en la fuente, ARL, parafiscales, beneficios sociales y otros conceptos de nómina aplicables.
5. Revisión y aprobación del empleador
Su equipo recibe los resultados de la nómina para su revisión antes de la finalización de la misma. Esto ayuda a confirmar el número de empleados, el pago de los mismos, las deducciones legales, el costo del empleador, el fondeo del pago, las excepciones de nómina y los datos de reporte.
6. Finalización de la nómina y coordinación del pago
Tras la aprobación, NNRoad brinda soporte en la finalización de la nómina, la coordinación del archivo de pago, la generación de desprendibles de pago, los informes de nómina y la documentación de la nómina de acuerdo con el alcance del servicio acordado.
7. Soporte para nómina electrónica de la DIAN y flujo de trabajo de PILA
Tras la aprobación de la nómina, NNRoad brinda soporte en el proceso de preparación de datos y coordinación para los flujos de trabajo de la nómina electrónica de la DIAN y las contribuciones a la PILA. Esto ayuda a alinear los registros de nómina, impuestos, seguridad social, parafiscales y contabilidad.
8. Cierre de nómina mensual
Una vez procesada la nómina, NNRoad brinda soporte en registros de nómina, resúmenes de deducciones, informes de costos para el empleador, informes de causación de prestaciones sociales, centralización contable, soporte de nómina electrónica, datos listos para PILA y revisión de variaciones mes a mes.
9. Preparación de nómina anual y semestral
Durante todo el año, los datos de nómina deben mantenerse de manera que permitan el pago de primas, cesantías, intereses sobre cesantías, saldos de vacaciones, informes a la DIAN, documentación para la UGPP, conciliación contable y cálculos de liquidación de empleados.
Qué gestionamos en cada ciclo de nómina en Colombia
Entradas de nómina recurrentes
- Configuración de nómina para nuevas contrataciones
- Cambios salariales y actualizaciones de contrato
- Revisión de salario base, salario integral y estructura de compensación
- Horas extras, trabajo nocturno, trabajo dominical, trabajo festivo, comisiones y bonificaciones
- Vacaciones, licencias remuneradas, licencias no remuneradas, licencias médicas y ajustes por ausencias
- Tratamiento del auxilio de transporte y otros auxilios
- Deducciones de empleados y deducciones de nómina autorizadas
- Actualizaciones de EPS, pensión, ARL y CCF
- Cambios bancarios y soporte para depósito directo
- Nómina de terminación y datos de liquidación final
Salidas de nómina
- Cálculos de nómina de bruto a neto
- Desprendibles de nómina de empleados
- Registro de nómina
- Informe de contribuciones del empleador
- Resumen de deducciones del empleado
- Soporte de datos de contribución listos para PILA
- Soporte de datos de nómina electrónica de la DIAN
- Soporte de conciliación de retención en la fuente
- Informes de causación de prestaciones sociales
- Informes de centralización contable
- Saldos de nómina acumulados del año
Puntos de control de cumplimiento
- El periodo de pago de salarios no excede un mes
- Los valores del salario mínimo y el auxilio de transporte están actualizados
- Los conceptos salariales y no salariales están clasificados correctamente
- Los datos de EPS, pensión, ARL, CCF, SENA e ICBF son correctos
- El IBC se revisa frente a los umbrales mínimos y máximos aplicables
- La retención en la fuente se revisa utilizando los parámetros fiscales vigentes
- Los tiempos de la nómina electrónica de la DIAN se incluyen en el cierre mensual
- Los plazos de la PILA se mapean según la identificación del empleador
- Se mantiene la documentación de nómina sensible para la UGPP
- Se revisan las causaciones de prestaciones sociales y los elementos de la liquidación final
Escenarios comunes de nómina que soportamos
| Escenario | Riesgo de nómina | Soporte de NNRoad |
|---|---|---|
| Primera nómina de empleados en Colombia | Configuración incorrecta de EPS, pensión, ARL, CCF, DIAN, PILA o retención en la fuente | Revisión de preparación de nómina y soporte para la configuración del primer ciclo |
| Cambio de proveedores de nómina | Falta de datos acumulados del año, saldos de beneficios incorrectos o vacíos en los informes | Lista de verificación de migración, revisión paralela y soporte para la transición de nómina |
| Alta remuneración variable | Errores en comisiones, bonificaciones, horas extras, recargos y tratamiento fiscal | Aprobación de datos estructurados y validación de bruto a neto |
| Empleados con diferentes clases de riesgo | Discrepancia en la tarifa de la ARL y costo incorrecto de las contribuciones del empleador | Revisión de la clase de riesgo y soporte para la configuración de la nómina |
| Compensación no salarial | Exposición ante la UGPP y la DIAN si la clasificación no es compatible | Revisión de clasificación, documentación y soporte para informes de nómina |
| Terminación del contrato del empleado | Errores en salario, vacaciones, prima, cesantías, intereses, deducciones o indemnizaciones | Soporte para el flujo de trabajo de nómina final y liquidación |
Escenarios de nómina local en Colombia que requieren atención especial
Colombia no es un sistema de nómina basado en estados, pero las operaciones locales siguen siendo importantes
La nómina en Colombia no funciona como un sistema de nómina multiestatal. Sin embargo, las operaciones locales siguen afectando la nómina a través del riesgo en el lugar de trabajo, la clasificación de la ARL, los patrones de turnos, el trabajo remoto, el auxilio de transporte, las operaciones basadas en ciudades, las prácticas de la industria y la documentación laboral.
Equipos corporativos en Bogotá
Muchas empresas internacionales comienzan con empleados de oficina en Bogotá. La nómina para estos empleados suele centrarse en el salario, la elegibilidad del auxilio de transporte, EPS, pensión, retención en la fuente, beneficios sociales, nómina electrónica de la DIAN, PILA e informes contables.
Equipos de tecnología y remotos en Medellín
Los equipos de tecnología y servicios en Medellín suelen incluir empleados remotos o híbridos, compensación variable, bonificaciones y necesidades de informes transfronterizos. La nómina debe alinear contratos, beneficios, políticas de equipos, tratamiento de transporte o conectividad y datos de los empleados.
Equipos de ventas con comisiones
Una nómina con un alto volumen de comisiones requiere fechas de corte y reglas de aprobación estrictas. La nómina debe definir cuándo se devengan las comisiones, cuándo se pagan, si son salario, cómo afectan el IBC, cómo afectan la retención en la fuente y cómo aparecen en el desprendible de pago y en el documento de nómina electrónica.
Operaciones de retail, hostelería, logística y call center
Las operaciones basadas en turnos requieren un tratamiento cuidadoso de las horas de trabajo, recargos nocturnos, trabajo en domingos y festivos, horas extras, reglas de días de descanso obligatorio, registros de tiempo y procedimientos de corte de nómina. La Ley 2101 y la Ley 2466 hacen que esto sea especialmente importante para la planificación de la nómina de 2026.
Minería, energía, servicios de campo y operaciones industriales
Las operaciones de campo e industriales pueden involucrar diferentes clases de riesgo ARL, subsidios por sitio, trabajo por turnos, conceptos relacionados con viajes, consideraciones de riesgo laboral y horarios variables. La nómina debe configurarse en torno al trabajo real realizado, no solo al cargo.
Nacionales extranjeros trabajando en Colombia
Los empleados extranjeros pueden requerir una coordinación adicional entre el estatus migratorio, la identificación local, el estatus fiscal, la afiliación a la seguridad social, la configuración bancaria y los registros de nómina. Si el problema principal es la autorización de trabajo, revise Contratar extranjero en Colombia.
Contratistas independientes y proveedores de servicios
La contratación de contratistas independientes en Colombia no debe tratarse como nómina de empleados. Los contratos de prestación de servicios, las facturas, las responsabilidades de seguridad social, las retenciones de impuestos y el riesgo de clasificación laboral deben revisarse por separado. Para la contratación de estilo contratista, revise Talento bajo demanda en Colombia.
Outsourcing de nómina vs EOR, Contratar extranjero y Talento bajo demanda en Colombia
Elija el outsourcing de nómina en Colombia cuando ya tenga la estructura de empleador
El outsourcing de nómina en Colombia es la opción adecuada cuando su empresa ya cuenta con una estructura de empleador colombiana y necesita ejecución de nómina, soporte de cumplimiento de nómina, informes de nómina, soporte de nómina electrónica, datos listos para PILA y administración operativa.
Elija Employer of Record en Colombia cuando no tenga una entidad empleadora local
Si su empresa desea contratar empleados en Colombia pero no quiere abrir primero una entidad colombiana, la mejor ruta suele ser Employer of Record en Colombia. En ese modelo, la estructura de empleo es parte del servicio, no solo el cálculo de la nómina.
Elija Contratar extranjero en Colombia cuando la autorización de trabajo sea el problema principal
Si la persona es un nacional extranjero y el problema principal es la inmigración, la visa, la autorización de trabajo local o el soporte de permisos de trabajo por parte del empleador, revise Contratar extranjero en Colombia. La nómina no debe separarse de la planificación de la autorización de trabajo cuando la inmigración es el factor determinante del caso.
Elija Talento bajo demanda para contrataciones por proyecto o contratistas
Si el requerimiento es basado en proyectos, asesoría, estilo contratista o apoyo de talento temporal en lugar de nómina de empleados, visite Talento bajo demanda en Colombia. La nómina de empleados y la contratación de contratistas independientes son estructuras diferentes y no deben tratarse como intercambiables.
| Necesita | El servicio de NNRoad que mejor se adapte | ¿Se requiere una entidad empleadora local? |
|---|---|---|
| Usted ya emplea personas en Colombia y necesita ejecución de nómina | Externalización de nómina en Colombia | Sí, generalmente |
| Usted quiere contratar empleados en Colombia sin abrir su propia entidad | Employer of Record en Colombia | No |
| Usted necesita desplegar o emplear a un ciudadano extranjero en Colombia | Contratar extranjeros en Colombia | Depende de la ruta |
| Usted necesita contratistas, consultores o talento flexible basado en proyectos | Talento bajo demanda en Colombia | Usualmente no |
Cómo elegir un proveedor de servicios de nómina en Colombia
Busque conocimientos específicos de la nómina en Colombia
Un proveedor de servicios de nómina en Colombia debe entender más que un software de nómina genérico. El proveedor debe ser capaz de discutir la nómina electrónica de la DIAN, PILA, UGPP, EPS, pensión, ARL, CCF, SENA, ICBF, beneficios sociales, clasificación salarial, retención en la fuente, UVT, SMMLV, reducciones de la jornada laboral, trabajo nocturno, recargos dominicales y festivos, y liquidación final.
Confirme el soporte de nómina electrónica de la DIAN y PILA
Antes de elegir un proveedor, pregunte cómo se revisan los datos de la nómina, cómo se preparan los documentos de nómina electrónica, cómo se manejan las correcciones, cómo se producen los datos listos para PILA y cómo se coordina el cierre de nómina mensual con la contabilidad.
Verifique cómo el proveedor gestiona los datos sensibles de la UGPP
El riesgo de la UGPP depende de la documentación de la nómina. Un proveedor sólido debe ayudar a mantener el soporte para IBC, tratamiento salarial y no salarial, bases de cotización, exenciones, clasificación de ARL, historial de pagos de PILA y registros de compensación de empleados.
Revise la capacidad de beneficios sociales y liquidación final
El riesgo de nómina a menudo aparece durante junio, diciembre, la planificación anual de cesantías, el cierre de vacaciones y la salida del empleado. Pregunte si el proveedor admite prima, cesantías, intereses sobre cesantías, saldos de vacaciones, pago final, deducciones e informes de liquidación.
Pregunte sobre los resultados de informes y contabilidad
La nómina debe dar soporte tanto a finanzas como a RR. HH. Pregunte si el proveedor puede producir informes de centralización contable, informes de costos de nómina por departamento, resúmenes de contribuciones del empleador, resúmenes de deducciones de empleados, informes de acumulación de beneficios sociales y saldos acumulados del año.
Separe la externalización de la nómina de la estructura de empleo
Algunas empresas solo necesitan nómina. Otras necesitan EOR, inmigración o apoyo en la contratación de contratistas. NNRoad ayuda a aclarar el modelo adecuado antes de la implementación para que la estructura del servicio coincida con la necesidad real del negocio.
Lista de verificación para la configuración de la nómina en Colombia
Información para preparar antes de iniciar la nómina
Un lanzamiento de nómina impecable depende de datos completos. Antes de implementar la externalización de la nómina en Colombia, los empleadores deben preparar la siguiente información según corresponda:
- Nombre legal del empleador, identificación tributaria colombiana y detalles de registro del empleador
- Calendario de nómina, frecuencia de la nómina y fecha prevista para la primera nómina
- Nombres de los empleados, identificación, direcciones, lugares de trabajo y detalles bancarios
- Contratos de trabajo, cargos, fechas de contratación y tipos de contrato
- Salario base, condición de salario integral, horas de trabajo y reglas de remuneración variable
- Información de EPS, administrador de pensiones, clase de riesgo de la ARL y fondo de compensación familiar
- Elegibilidad para el auxilio de transporte y tratamiento de otros auxilios
- Reglas para comisiones, bonificaciones, horas extras, trabajo nocturno, trabajo en domingos y festivos
- Datos de beneficios, pagos no salariales, reembolsos y detalles de beneficios imponibles
- Saldos de vacaciones, saldos de prestaciones sociales, casos de licencias e historial de licencias no remuneradas
- Datos de nómina acumulados en el año si se cambia de proveedor
- Centro de costos, departamento, proyecto y requisitos de informes contables
- Detalles del flujo de trabajo contable, PILA, UGPP y nómina electrónica de la DIAN existente
- Terminaciones de empleados o correcciones de nómina pendientes
Lista de verificación para la migración de nómina
Si se está trasladando desde otro proveedor de nómina, NNRoad ayuda a revisar los datos salariales acumulados en el año, la retención en la fuente, el historial de nómina electrónica de la DIAN, el historial de pagos de la PILA, las bases de cotización, los datos de EPS y pensiones, la clasificación de la ARL, los parafiscales, los saldos de vacaciones, los saldos de prestaciones sociales, las deducciones de los empleados, los informes de aportes del empleador y cualquier corrección pendiente.
Preguntas para responder antes de la implementación
- ¿Quién es el empleador legal en Colombia?
- ¿Qué empleados están activos, con licencia o en proceso de salida?
- ¿Qué conceptos de pago son salariales, no salariales, imponibles, no imponibles, sujetos a cotización o no sujetos a cotización?
- ¿Algunos empleados reciben salario integral?
- ¿Qué empleados reciben auxilio de transporte?
- ¿Qué empleados tienen remuneración variable, comisiones, horas extras, trabajo nocturno o trabajo en domingos y festivos?
- ¿Quién aprueba la nómina antes de su finalización?
- ¿Quién financia los pagos de salarios y las contribuciones legales?
- ¿Qué sistema o proveedor gestiona actualmente la nómina electrónica de la DIAN y la PILA?
- ¿Qué informes de nómina requieren RR. HH., finanzas y la sede central?
Industrias y escenarios de nómina que admitimos en Colombia
Industrias con necesidades de nómina en Colombia
NNRoad presta servicios a empleadores internacionales y nacionales que necesitan una ejecución de nómina estructurada en Colombia, incluyendo tecnología, SaaS, servicios empresariales, BPO, comercio minorista, comercio electrónico, logística, servicios profesionales, finanzas, ciencias de la vida, manufactura, servicios mineros, energía, consultoría y equipos de expansión de mercado.
Escenarios comunes de nómina en Colombia
- Una empresa extranjera abre una entidad colombiana y necesita su primera ejecución de nómina local.
- Un equipo regional de América Latina desea informes de nómina estandarizados para Colombia.
- Una empresa necesita apoyo para pasar de una nómina manual a un proceso mensual controlado.
- Un empleador en Colombia desea una mejor disciplina en la nómina electrónica de la DIAN, PILA, UGPP y conciliación contable.
- Una empresa está incorporando empleados con comisiones, bonificaciones, horas extras, trabajo nocturno o remuneración por turnos.
- Un equipo de finanzas necesita informes de costos de empleador más claros en cuanto a salarios, beneficios sociales y contribuciones.
- Una empresa está cambiando de proveedor de nómina y necesita una migración limpia.
- Una empresa tiene salidas de empleados y necesita apoyo para la liquidación final de la nómina.
Ubicaciones que admitimos
NNRoad puede cubrir las necesidades de nómina para empleados que trabajan en toda Colombia, incluyendo Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Pereira, Manizales, Cúcuta, Santa Marta, Ibagué y otras localidades colombianas. El tratamiento de la nómina debe revisarse en función de los términos del contrato, el lugar de trabajo, la clasificación de riesgo, el horario laboral, el estatus del empleado y los hechos operativos locales.
Para una planificación nacional más amplia, visite el centro de país de Colombia: centro de cumplimiento de Colombia: guías de Colombia: Preguntas frecuentes de Colombia, y la Calculadora de costos laborales en Colombia.
Comience la externalización de la nómina en Colombia con NNRoad
Prepare su nómina en Colombia para ejecuciones de pago precisas y conformes
Ya sea que esté realizando su primera nómina en Colombia, cambiando de proveedor de nómina, añadiendo empleados con compensaciones complejas, preparándose para la nómina electrónica de la DIAN, mejorando la documentación de PILA y UGPP o gestionando salidas de empleados, NNRoad puede ayudar a estructurar un proceso de nómina que sea preciso, conforme y más fácil de gestionar para RR. HH. y finanzas.
Comparta el alcance de su nómina en Colombia con nuestro equipo, incluyendo el número de empleados, el estado de la entidad empleadora, la frecuencia de la nómina, la estructura de compensación, la configuración de EPS y pensión, las clases de riesgo de la ARL, el estado de la nómina electrónica de la DIAN, el flujo de trabajo de PILA, el proveedor actual, los saldos de beneficios sociales y la fecha objetivo de la primera nómina. Revisaremos sus necesidades y le ayudaremos a determinar si la externalización de la nómina en Colombia, el Employer of Record, Hire Foreigner o On-Demand Talent es la ruta de servicio correcta.
Contacte a NNRoad para hablar sobre la externalización de la nómina en Colombia.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué es un proveedor de servicios de nómina en Colombia?
Un proveedor de servicios de nómina en Colombia ayuda a los empleadores a procesar la nómina de los empleados en Colombia. Esto puede incluir cálculos de bruto a neto, recibos de nómina, deducciones legales, cálculos de aportes del empleador, soporte de nómina electrónica de la DIAN, datos listos para PILA, documentación sensible para la UGPP, informes de nómina, seguimiento de beneficios sociales y soporte para liquidaciones finales.
¿Requiere la externalización de la nómina en Colombia una entidad local?
En la mayoría de los casos, la externalización de la nómina es para empresas que ya cuentan con una estructura de empleador colombiana. Si su empresa desea contratar empleados en Colombia sin tener su propia entidad local, revise Colombia Employer of Record.
¿Con qué frecuencia se paga a los empleados en Colombia?
Los periodos de pago de salarios en Colombia deben ser iguales y vencidos, y el periodo de pago de los salarios no puede exceder un mes. Muchos empleadores realizan nóminas mensuales o quincenales dependiendo de la política interna y los acuerdos de empleo.
¿Qué es la nómina electrónica de la DIAN en Colombia?
La nómina electrónica de la DIAN, o Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, es un documento de soporte electrónico utilizado para respaldar los costos y deducciones de la nómina para fines fiscales. Refleja los montos devengados, los montos deducidos y la diferencia total resultante para cada empleado o beneficiario.
¿Qué es la PILA?
La PILA es la plataforma integrada utilizada para declarar y pagar las contribuciones a la seguridad social y los sistemas parafiscales de Colombia. Los datos de la nómina deben prepararse con precisión para que la EPS, la pensión, la ARL, la CCF, el SENA, el ICBF y otros conceptos aplicables coincidan con los resultados de la nómina aprobados.
¿Qué es la UGPP y por qué es importante para la nómina?
La UGPP supervisa si las contribuciones a la seguridad social y parafiscales se calculan y pagan de forma correcta, completa y puntual. La documentación de la nómina debe respaldar el IBC, la clasificación salarial, las exenciones, los pagos de contribuciones y los registros de los empleados.