Services de gestion de la paie en Colombie :PILA et Nómina électronique conformes
- Traitement de la paie pour les employés payés en pesos colombiens
- Prise en charge de la paie électronique de la DIAN, de la PILA, des données de paie sensibles de l’UGPP, de l’EPS, de la pension, de l’ARL, de la CCF, du SENA et de l’ICBF
- Gestion de la paie pour la prima de servicios, les cesantías, les vacances, les heures supplémentaires, le travail de nuit, les majorations du dimanche et des jours fériés, et le solde de tout compte
- Séparation claire des services d’employeur de référence, d’immigration et de recrutement de contractuels
Externalisation de la paie en Colombie pour les entreprises ayant des employés en Colombie
Une réponse directe pour les employeurs à la recherche d’un prestataire de services de paie en Colombie
Un prestataire de services de paie en Colombie aide les employeurs à calculer, traiter, documenter et déclarer la paie des employés travaillant en Colombie. Cela inclut les calculs de salaire du brut au net, les déductions des employés, les cotisations de l’employeur, les fiches de paie, les documents de paie électronique, les données de cotisations de sécurité sociale et parafiscales, les rapports de paie, l’assistance pour le solde de tout compte et les registres de paie à des fins fiscales, de travail et d’audit.
La paie en Colombie est très locale. Les employeurs doivent gérer la paie via la DIAN, la PILA, l’UGPP, l’EPS, les fonds de pension, les assureurs de risques ARL, les fonds de compensation familiale, le SENA, l’ICBF, les règles de paiement du code du travail, les avantages sociaux, l’impôt retenu à la source et les réglementations sur le temps de travail. Un processus de paie générique ne suffit pas.
Le service d’externalisation de la paie en Colombie de NNRoad est conçu pour les entreprises qui disposent déjà d’une structure d’employeur colombienne et qui ont besoin d’un partenaire opérationnel fiable pour gérer correctement la paie à chaque cycle.
Quand l’externalisation de la paie en Colombie est la solution idéale
- Votre entreprise possède déjà une entité, une succursale ou une structure d’employeur locale approuvée en Colombie.
- Vous employez déjà des travailleurs en Colombie et avez besoin d’un support récurrent pour l’exécution de la paie.
- Vous passez d’une paie manuelle, d’une paie sur tableur ou d’un processus de paie locale fragmenté.
- Vous avez besoin d’aide pour la paie électronique de la DIAN, les données PILA, la documentation de paie sensible à l’UGPP, la sécurité sociale, les parafiscales et la clôture mensuelle de la paie.
- Vous souhaitez un partenaire de paie mondial qui comprend les exigences spécifiques à la paie en Colombie.
Quand un autre service de NNRoad est plus adapté
- Si vous souhaitez embaucher des employés en Colombie sans créer votre propre entité employeur colombienne, utilisez Employer of Record en Colombie.
- Si le travailleur est un ressortissant étranger et que l’autorisation de travail est le problème central, utilisez Embaucher un étranger en Colombie.
- Si vous avez besoin de consultants par projet, de contractants indépendants ou de talents flexibles plutôt que d’une paie d’employés, utilisez Talent à la demande en Colombie.
Ce que fait un prestataire de services de paie en Colombie
Configuration de la paie avant la première période de paie
Une paie précise en Colombie commence par une configuration correcte. NNRoad soutient la préparation de la paie en aidant à examiner les informations de l’employeur, les données d’identité des employés, le type de contrat, la structure salariale, la fréquence de la paie, le lieu de travail, l’EPS, le fonds de pension, la classe de risque ARL, la caisse de compensation familiale, l’éligibilité à l’indemnité de transport, la configuration de la retenue fiscale, les centres de coûts, les données bancaires et les responsabilités en matière de reporting.
La configuration de la paie en Colombie doit également confirmer comment les données de paie alimenteront la paie électronique de la DIAN, la PILA, les rapports comptables, les fiches de paie des employés et les résumés des contributions de l’employeur.
Traitement récurrent de la paie
La paie en Colombie est couramment traitée mensuellement ou semi-mensuellement, selon la politique de paie de l’employeur et les accords d’emploi. NNRoad soutient les cycles de paie récurrents en collectant les données de paie approuvées, en calculant le passage du brut au net, en préparant les résultats de la paie pour examen par l’employeur, en soutenant la coordination du paiement des salaires et en générant des rapports de paie pour les équipes RH et financières.
Calculs de paie du brut au net
La paie du brut au net en Colombie peut inclure le salaire de base, le salaire intégral le cas échéant, les heures supplémentaires, les majorations de nuit, le travail le dimanche et les jours fériés, les commissions, les bonus, les paiements non salariaux, l’indemnité de transport, le paiement des vacances, les congés payés, les congés non payés, les déductions des employés, les contributions de l’employeur et les éléments de règlement final.
Déductions légales et contributions de l’employeur
Un prestataire de services de paie en Colombie doit comprendre comment les déductions des employés et les contributions de l’employeur interagissent. Les éléments de paie typiques comprennent la contribution de l’employé à la santé, la contribution de l’employé à la retraite, le Fondo de Solidaridad Pensional le cas échéant, la retenue à la source, la contribution de l’employeur à la santé lorsqu’elle n’est pas exonérée, la contribution de l’employeur à la retraite, l’ARL, le CCF, le SENA, l’ICBF et d’autres obligations liées à la paie selon le profil de l’employé et le statut de l’employeur.
Documentation et rapports de paie
L’externalisation de la paie doit produire plus qu’un simple montant de paiement net. NNRoad prend en charge les bulletins de paie, les registres de paie, les rapports de coûts pour l’employeur, les résumés des déductions des employés, le support des données de paie électronique de la DIAN, les données de contribution prêtes pour la PILA, les rapports comptables, les soldes cumulés annuels et la documentation de paie nécessaire pour la préparation aux audits.
| Domaine de la paie | Ce que NNRoad prend en charge | Résultat pour l’employeur |
|---|---|---|
| Configuration de la paie | Données de l’employé, type de contrat, structure salariale, EPS, retraite, ARL, CCF, coordonnées bancaires, configuration fiscale et calendrier de paie | Un premier cycle de paie en Colombie plus clair |
| Traitement de la paie | Calculs du brut au net, bulletins de paie, registre de paie, flux de travail d’approbation de l’employeur et support à la coordination des paiements | Exécution de la paie récurrente plus précise |
| Sécurité sociale et parafiscales | EPS, retraite, ARL, CCF, SENA, ICBF, Fondo de Solidaridad Pensional et support des données prêtes pour la PILA | Meilleur contrôle des obligations de contribution |
| Fiscalité et paie électronique | Support de la Retención en la fuente, flux de travail du document de paie électronique de la DIAN et coordination du reporting fiscal de la paie | Réduction des risques liés à la documentation et au reporting fiscal |
| Avantages sociaux et solde de tout compte | Prima de servicios, cesantías, intérêts sur cesantías, vacances, paie de fin de contrat et support des données de règlement | Clôture de la paie et administration des départs d’employés plus fiables |
Conformité de la paie en Colombie : les règles locales que les employeurs doivent maîtriser
La paie est liée à plusieurs autorités et systèmes colombiens
La paie en Colombie nécessite une coordination entre les systèmes fiscaux, du travail, de sécurité sociale et parafiscaux. Les employeurs doivent comprendre les rôles de la DIAN pour la fiscalité et la documentation de paie électronique, de la PILA pour les flux de paiement des contributions, de l’UGPP pour la surveillance et l’application des contributions, du ministère du Travail pour les règles du travail, des entités EPS pour la santé, des administrateurs de retraite, des assureurs ARL, des fonds de compensation familiale, du SENA et de l’ICBF.
La période de paiement des salaires ne peut excéder un mois
Selon le Code du travail colombien, le salaire en espèces doit être payé à des périodes égales et échues, en monnaie légale, et la période de paiement des salaires ne peut excéder un mois. Cela signifie que les calendriers de paie, les dates de clôture et les dates de paiement des employés doivent être contrôlés avec soin.
Référence officielle : Código Sustantivo del Trabajo – périodes de paiement.
La paie électronique de la DIAN fait partie de la conformité de la paie
Le Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de la Colombie est utilisé pour justifier les coûts et les déductions de la paie à des fins fiscales. Il comprend les montants cumulés, les montants déduits et la différence totale résultante pour chaque employé ou bénéficiaire, et il doit être transmis à la DIAN via le cadre de la paie électronique.
Référence officielle : DIAN – Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
Le délai de transmission de la paie électronique est crucial
Les documents de paie électronique et les notes d’ajustement sont généralement transmis à la DIAN dans les dix premiers jours du mois suivant la période de paiement ou de cumul. Les équipes de paie doivent aligner la clôture de la paie, les corrections, les données des employés et les enregistrements comptables avant la transmission.
Référence officielle : Résolution DIAN 000063 de 2021.
Le délai de contribution PILA dépend de l’identification de l’employeur
La PILA est la plateforme intégrée utilisée pour les paiements des cotisations de sécurité sociale et parafiscales. Les employeurs doivent respecter les délais de paiement des cotisations, qui sont généralement programmés selon les deux derniers chiffres du numéro d’identification de l’employeur et peuvent tomber entre le deuxième et le seizième jour ouvrable du mois.
Références officielles : MinSalud – PILA et Décret 1990 de 2016.
Le risque UGPP est une question de documentation de la paie
L’UGPP surveille si les cotisations de sécurité sociale et parafiscales sont calculées et payées correctement, complètement et à temps. Les registres de paie doivent donc justifier la position de l’employeur sur les éléments salariaux et non salariaux, l’IBC, les exonérations, la classe ARL, les paiements PILA et les données des employés.
Référence officielle : UGPP – Parafiscales.
Les registres de paie doivent justifier les contrôles fiscaux, du travail et des cotisations
Les registres de paie doivent être organisés pour répondre aux questions des employés, aux examens financiers, aux demandes de la DIAN, aux audits de l’UGPP, aux inspections du travail, aux vérifications des cotisations de sécurité sociale et aux contrôles internes. NNRoad prend en charge les rapports de paie, les bulletins de paie, les registres de paie, les résumés de cotisations et les soldes cumulés annuels qui aident à maintenir une piste d’audit de paie claire.
Aperçu de la paie actuelle en Colombie pour 2026
Points de référence clés pour la planification de la paie en Colombie
Les points de référence suivants sont utiles pour la planification de la paie en 2026. Les valeurs de la paie en Colombie peuvent changer car le salaire minimum, l’UVT, les bases de cotisation, les tables fiscales, les dispositions de la réforme du travail et les échéances de paie peuvent être mis à jour. Les employeurs doivent valider le mois de paie applicable avant de traiter la paie.
| Élément de paie | Point de référence 2026 | Implication sur la paie |
|---|---|---|
| Salaire mensuel minimum | COP 1 750 905 | Utilisé pour les vérifications du salaire minimum, les bases de la sécurité sociale, les calculs de salaire intégral et de multiples seuils liés à la paie. Voir Annonce de la Presidencia. |
| Allocation de transport | COP 249 095 pour les employés éligibles | L’allocation de transport doit être révisée pour les employés gagnant jusqu’au seuil applicable et pour les éléments de paie où elle affecte les calculs des avantages sociaux. |
| Package mensuel minimum total pour les employés éligibles | COP 2 000 000 incluant l’allocation de transport | Utile pour la planification du salaire minimum, mais tous les employés ne reçoivent pas d’allocation de transport. |
| UVT | COP 52 374 | Important pour les calculs de retenue à la source et de seuils fiscaux. Voir Annonce de l’UVT 2026 de la DIAN. |
| Base de cotisation maximale | 25 SMMLV, soit COP 43 772 625 pour 2026 | La paie doit appliquer le bon plafond IBC pour les cotisations de sécurité sociale applicables. Voir Calculateur IBC de l’UGPP. |
| Cotisation de santé | Total 12,5 % de l’IBC applicable ; l’employé est généralement de 4 %, l’employeur est généralement de 8,5 % lorsqu’il n’est pas exonéré | Le statut d’exonération de l’employeur et le niveau de salaire du travailleur doivent être examinés avant la configuration de la paie. |
| Cotisation de pension | Total 16 % de l’IBC applicable ; l’employé est généralement de 4 %, l’employeur est généralement de 12 % | Le Fondo de Solidaridad Pensional peut s’appliquer aux revenus plus élevés. |
| ARL | Le taux payé par l’employeur dépend de la classe de risque | La classe de risque doit correspondre à l’activité professionnelle de l’employé et au profil de risque de l’employeur. Voir Décret 1072 de 2015. |
| Parafiscales | Le CCF, le SENA et l’ICBF peuvent s’appliquer, avec des exonérations selon les conditions de l’employeur et du travailleur | La paie doit confirmer si les exonérations du SENA, de l’ICBF et de la cotisation de santé de l’employeur s’appliquent. |
| Temps de travail hebdomadaire ordinaire | 44 heures jusqu’à l’étape de réduction de 2026 ; 42 heures après l’étape de réduction finale en vertu de la loi 2101 | La paie doit examiner les heures supplémentaires, les horaires, la valeur horaire, les relevés de temps et l’alignement des contrats. Voir Loi 2101 de 2021. |
| Fenêtre de travail de nuit | De 19h00 à 6h00 en vertu de la loi 2466 de 2025 | La paie doit mettre à jour la logique de la prime de nuit et les règles de pointage. Voir Loi 2466 de 2025. |
| Jour de repos obligatoire et prime de jour férié | Transition graduelle : 80 % à partir du 1er juillet 2025 ; 90 % à partir du 1er juillet 2026 ; 100 % à partir du 1er juillet 2027 | Les employeurs ayant des activités le dimanche, les jours fériés, dans le commerce de détail, l’hôtellerie, la logistique ou avec des horaires décalés doivent mettre à jour les règles de paie. |
| Paie électronique de la DIAN | Généralement transmise dans les dix premiers jours du mois suivant | La clôture de la paie, les corrections et le rapprochement comptable doivent être terminés avant la transmission. |
| Période de paiement de la PILA | Généralement liée aux deux derniers chiffres de l’identification de l’employeur | Les échéances de paiement des cotisations doivent être intégrées au calendrier de paie mensuel. |
La paie en Colombie doit être révisée à chaque cycle de paie
Étant donné que le SMMLV, l’UVT, les seuils de l’IBC, le traitement des cotisations, les règles relatives aux heures de travail, les échéances de la paie électronique, les tableaux de retenue à la source et les détails de mise en œuvre de la réforme du travail peuvent changer, les employeurs ne doivent pas s’appuyer sur un fichier de paie statique. NNRoad aide les employeurs à maintenir un calendrier de paie contrôlé et à valider les règles pertinentes avant chaque cycle de paie.
Paie du brut au net en Colombie : Déductions, cotisations et coûts de l'employeur
Déductions de l’employé
Les déductions sur la paie des employés en Colombie comprennent généralement la cotisation de santé, la cotisation de retraite, le Fondo de Solidaridad Pensional le cas échéant, l’impôt sur le revenu le cas échéant, les déductions autorisées, les prêts, les avances et d’autres déductions spécifiques à l’employé.
Le salaire net de l’employé dépend de la classification précise du salaire, des paiements non salariaux, de l’indemnité de transport, du revenu imposable, de la base de cotisation, de la base de retenue fiscale et des déductions autorisées par l’employé.
Cotisations de l’employeur
Le coût de la paie du côté de l’employeur en Colombie peut inclure la cotisation de retraite de l’employeur, la cotisation de santé de l’employeur lorsqu’elle n’est pas exonérée, l’ARL, la CCF, le SENA, l’ICBF, les avantages sociaux, les provisions pour congés payés, les taxes sur la paie et d’autres obligations de l’employeur selon le profil de l’employé, le statut de l’employeur, le niveau de salaire et les exonérations applicables.
Concepts de salaire versus non-salaire
L’un des risques les plus importants de la paie en Colombie est la classification. La paie doit distinguer les paiements salariaux, les paiements non salariaux, les indemnités, les remboursements, les avantages, l’indemnité de transport, les primes, les commissions et les paiements qui affectent l’IBC ou l’impôt sur le revenu. Une classification incorrecte peut entraîner une exposition aux contrôles de l’UGPP, de la DIAN, du droit du travail et aux réclamations des employés.
Salaire intégral
La Colombie autorise le salaire intégral uniquement lorsque les conditions légales sont remplies. Selon le Code du travail, le salaire intégral doit faire l’objet d’un accord écrit et ne peut être inférieur à dix salaires mensuels minimums légaux, plus un facteur d’avantage d’au moins 30 %. Les congés ne sont pas inclus dans le forfait de salaire intégral. La paie doit traiter le salaire intégral avec prudence car il affecte les prestations sociales, l’assiette de cotisation et la documentation de l’employé.
Référence officielle : Código Sustantivo del Trabajo – salaire intégral.
Rémunération variable, heures supplémentaires, commissions et majorations
De nombreuses erreurs de paie en Colombie surviennent lorsque la rémunération variable est traitée manuellement. NNRoad prend en charge le traitement de la paie pour les commissions, les primes, les heures supplémentaires, les majorations de nuit, le travail le dimanche et les jours fériés, les ajustements rétroactifs et autres paiements récurrents ou ponctuels. Chaque élément doit être examiné pour le traitement de la paie, de la sécurité sociale, de la fiscalité et du reporting.
Indemnité de transport et traitement lié à la connectivité
L’indemnité de transport peut s’appliquer aux employés éligibles et peut affecter certains calculs de paie tels que les prestations sociales. Les modalités de travail à distance et hybrides doivent être examinées avec attention afin que le traitement de la paie soit conforme aux règles en vigueur, à la politique de l’entreprise et à l’organisation réelle du travail de l’employé.
| Concept de paie | Pourquoi c’est important | Examen type de la paie |
|---|---|---|
| Salaire de base | Rémunération contractuelle de base | Traitement du salaire minimum, de la période de paie, du contrat, de l’IBC, de la retenue à la source et du bulletin de paie |
| Salaire intégral | Structure salariale spéciale avec conditions légales strictes | Accord écrit, référence de 13 SMMLV, facteur d’avantage, traitement des congés, assiette de cotisation |
| Indemnité de transport | Peut s’appliquer aux employés éligibles et affecter les calculs des prestations sociales | Éligibilité, seuil salarial, traitement du travail à distance, inclusion des prestations sociales |
| Commissions | Souvent variable et sensible au calendrier | Comptabilisation, approbation, nature du salaire, IBC, retenue à la source et détails du bulletin de paie |
| Heures supplémentaires | Liées aux heures de travail, aux relevés de temps et à la réduction de la loi 2101 | Autorisation, relevé de temps, classification jour/nuit, taux et clôture de la paie |
| Travail de nuit | La loi 2466 a étendu la période nocturne pour qu’elle commence à 19h00. | Horaire d’équipe, majoration de nuit, relevés de temps et configuration de la paie |
| Travail le dimanche et les jours fériés | La majoration est augmentée progressivement en vertu de la loi 2466 | Calendrier de travail, jour de repos obligatoire, travail occasionnel versus habituel, taux de majoration |
| Paiements non salariaux | La classification affecte l’UGPP, la DIAN et le risque de réclamation de l’employé | Base légale, documentation, analyse du plafond, effet sur l’IBC, effet sur la retenue à la source |
| Solde de tout compte | Événement de paie à haut risque | Salaire, congés, prima, cesantías, intérêts, déductions, indemnité et documents de règlement |
Avantages sociaux en Colombie : Prima, Cesantías, Intérêts et Congés
Les avantages sociaux sont au cœur de la paie en Colombie
La paie en Colombie ne se limite pas au salaire mensuel. Les employeurs doivent également gérer les avantages sociaux réglementaires, notamment la prima de servicios, les cesantías, les intérêts sur les cesantías et les congés. Ces éléments affectent les provisions, le coût pour l’employeur, la comptabilité, le règlement des employés et la planification de la paie de fin d’année.
Prima de servicios
La prima de servicios est généralement égale à 30 jours de salaire par an, versée en deux versements : une moitié au plus tard le 30 juin et l’autre moitié dans les 20 premiers jours de décembre. Elle est reconnue pour le semestre travaillé ou proportionnellement au temps travaillé.
Références officielles : Código Sustantivo del Trabajo – Article 306 et MinJusticia – prima de servicios.
Cesantías
Les cesantías sont un avantage social réglementaire généralement égal à un mois de salaire par année de service, ou proportionnellement au temps travaillé. La paie doit suivre les provisions pour cesantías, l’assiette salariale, l’effet de l’indemnité de transport le cas échéant, le flux de dépôt des fonds et le traitement du règlement final.
Références officielles : Código Sustantivo del Trabajo – Article 249 et Fondo Nacional del Ahorro – cesantías.
Intérêts sur les cesantías
Les employeurs doivent également gérer les intérêts sur les cesantías. Ceux-ci doivent être suivis séparément du dépôt des fonds de cesantías et doivent être inclus dans le calendrier de paie, les dossiers des employés et le processus de clôture annuelle de la paie.
Congés
Les employés ayant accompli une année de service ont généralement droit à 15 jours ouvrables consécutifs de congés payés. La paie doit suivre la provision pour congés, le paiement des congés, l’indemnité compensatrice de congés lors de la rupture du contrat et les dossiers de congés.
Référence officielle : Código Sustantivo del Trabajo – Article 186.
Pourquoi les avantages sociaux nécessitent des contrôles de paie
Les avantages sociaux créent un risque de paie car ils sont affectés par la classification salariale, la rémunération variable, l’indemnité de transport, les congés non payés, les changements de statut de l’employé, le délai de règlement final et les données historiques de paie. NNRoad offre un processus structuré pour les provisions récurrentes, les paiements périodiques, les rapports et les calculs de sortie des employés.
| Avantage | Traitement général de la paie | Contrôle clé de la paie |
|---|---|---|
| Prima de servicios | 30 jours de salaire par an, versés en deux fois ou au prorata | Planification de la paie de juin et décembre, assiette salariale, révision de la rémunération variable |
| Cesantías | Un mois de salaire par an ou montant proportionnel | Provision annuelle, flux de dépôt de fonds, calcul du règlement final |
| Intérêts sur les cesantías | Obligation distincte de l’employeur liée au solde des cesantías | Calendrier annuel de la paie, registres de paiement des employés, rapprochement |
| Congés | 15 jours ouvrables après un an de service, sous réserve des règles applicables | Solde des provisions, registre d’utilisation, indemnité de congés, indemnité de fin de contrat |
| Règlement final | Comprend le salaire impayé et les avantages sociaux applicables jusqu’à la date de fin de contrat | Liste de contrôle de sortie, clôture de la paie, déductions autorisées, documentation de règlement |
Paie électronique de la DIAN, PILA, UGPP et flux de reporting
Document de support de la paie électronique de la DIAN
Le Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica est un flux de reporting de paie essentiel en Colombie. Il prend en charge les coûts et les déductions de la paie à des fins fiscales et doit refléter les montants cumulés de l’employé, les montants déduits et la différence nette résultante pour la période de paie.
NNRoad prend en charge l’organisation des données de paie afin que les documents de paie électronique puissent être préparés de manière cohérente avec les résultats de paie approuvés et les enregistrements comptables.
Notes d’ajustement et corrections de paie
Les corrections de paie doivent être gérées par un processus contrôlé. Si une période de paie antérieure nécessite une correction, l’employeur doit examiner si une note d’ajustement est nécessaire, comment la correction affecte la paie électronique de la DIAN, la PILA, les fiches de paie, la comptabilité, les retenues fiscales, les avantages sociaux et les soldes des employés.
Flux de travail des contributions PILA
La PILA est utilisée pour déclarer et payer les contributions aux systèmes de sécurité sociale et parafiscaux. La paie doit être rapprochée avant le paiement de la PILA afin que l’EPS, la pension, l’ARL, la CCF, le SENA, l’ICBF et les autres éléments applicables correspondent aux calculs de paie approuvés.
Préparation à l’audit de l’UGPP
Le risque de révision de l’UGPP est étroitement lié à la documentation de la paie. Les employeurs doivent conserver les justificatifs de la rémunération des employés, la classification des salaires et des éléments non salariaux, l’IBC, les exonérations, la classe de risque, les paiements de contributions, les registres PILA et les corrections de paie.
Centralisation comptable
La paie doit être connectée à la finance. NNRoad prend en charge les rapports comptables, les allocations de centres de coûts, les rapports de contributions de l’employeur, les résumés des déductions des employés, les rapports d’écarts de paie et les données de paie cumulées de l’année qui aident les équipes financières à rapprocher la paie avec les enregistrements comptables.
| Flux de travail de reporting | Objectif | Support NNRoad |
|---|---|---|
| Fiche de paie | Document de paie destiné à l’employé indiquant le salaire, les déductions et le salaire net | Support pour la préparation et la révision des fiches de paie |
| Paie électronique de la DIAN | Document de support fiscal pour les coûts et les déductions de la paie | Support au flux de travail de préparation et de transmission des données de paie électroniques |
| Notes d’ajustement | Corrections apportées aux données de paie électroniques précédemment déclarées | Support au suivi des corrections et au rapprochement de la paie |
| PILA | Flux de travail de déclaration et de paiement des cotisations de sécurité sociale et parafiscales | Support au flux de travail des données prêtes pour la PILA et des échéances |
| Documentation de l’UGPP | Soutien pour l’exactitude, l’exhaustivité et la ponctualité des cotisations | Registres de paie, support IBC, dossiers de classification et résumés de cotisations |
| Centralisation comptable | Imputation financière et allocation des coûts de paie | Rapports par centre de coûts, département, lieu et catégorie de cotisation de l’employeur |
Flux de travail du traitement de la paie en Colombie avec NNRoad
1. Périmètre de la paie
NNRoad commence par examiner votre profil de paie en Colombie : nombre d’employés, statut de l’entité employeuse, fréquence de paie, lieux, types de contrat, composantes de la rémunération, historique des avantages sociaux, statut du prestataire de paie, exigences de reporting et date cible de la première paie.
2. Collecte des données et configuration de la paie
Nous aidons à organiser les données des employés, y compris l’identification, le type de contrat, l’intitulé du poste, le salaire, le lieu de travail, la fréquence de paie, l’EPS, l’administrateur de pension, la classe de risque ARL, l’affiliation CCF, le compte bancaire, le centre de coûts, la date d’embauche, le solde de congés, les soldes d’avantages sociaux et l’historique de paie de l’année en cours si vous migrez d’un autre prestataire.
3. Collecte des éléments de paie
À chaque cycle de paie, les éléments de paie approuvés sont collectés conformément au calendrier de clôture de la paie. Les éléments peuvent inclure les nouvelles embauches, les licenciements, les changements de salaire, les heures supplémentaires, le travail de nuit, le travail le dimanche et les jours fériés, les commissions, les bonus, les congés non payés, les vacances, les congés maladie, les changements d’indemnité de transport, les déductions et les ajustements rétroactifs.
4. Calcul du brut au net
Les éléments de paie sont convertis en résultats de paie du brut au net en utilisant la logique de déduction et de cotisation spécifique à la Colombie, incluant la santé, la pension, le Fondo de Solidaridad Pensional, l’impôt sur le revenu, l’ARL, les parafiscales, les avantages sociaux et autres éléments de paie applicables.
5. Révision et approbation par l’employeur
Votre équipe reçoit les résultats de la paie pour examen avant la finalisation de la paie. Cela permet de confirmer l’effectif, la rémunération des employés, les déductions légales, le coût employeur, le financement des paiements, les exceptions de paie et les données de reporting.
6. Finalisation de la paie et coordination des paiements
Après approbation, NNRoad accompagne la finalisation de la paie, la coordination du fichier de paiement, la génération des bulletins de paie, les rapports de paie et la documentation de paie conformément au périmètre de service convenu.
7. Support de la paie électronique de la DIAN et du flux de travail PILA
Après l’approbation de la paie, NNRoad prend en charge le processus de préparation des données et de coordination pour les flux de travail de la paie électronique de la DIAN et des cotisations PILA. Cela aide à aligner les registres de paie, de fiscalité, de sécurité sociale, de parafiscalité et de comptabilité.
8. Clôture mensuelle de la paie
Une fois la paie traitée, NNRoad prend en charge les registres de paie, les résumés de déductions, les rapports de coûts employeur, les rapports de provision pour avantages sociaux, la centralisation comptable, le support de la paie électronique, les données prêtes pour la PILA et la revue des écarts mois par mois.
9. Préparation de la paie annuelle et semestrielle
Tout au long de l’année, les données de paie doivent être maintenues de manière à permettre le paiement des primes, des cesantías, des intérêts sur les cesantías, des soldes de congés, le reporting à la DIAN, la documentation UGPP, le rapprochement comptable et les calculs de règlement des employés.
Ce que nous gérons dans chaque cycle de paie en Colombie
Saisies de paie récurrentes
- Configuration de la paie pour les nouvelles recrues
- Changements de salaire et mises à jour de contrats
- Revue du salaire de base, du salaire intégral et de la structure de rémunération
- Heures supplémentaires, travail de nuit, travail le dimanche, travail les jours fériés, commissions et bonus
- Congés, congés payés, congés sans solde, congés maladie et ajustements d’absences
- Traitement de l’indemnité de transport et autres indemnités
- Déductions des employés et déductions de paie autorisées
- Mises à jour EPS, pension, ARL et CCF
- Changements bancaires et support pour le dépôt direct
- Paie de fin de contrat et éléments de règlement final
Sorties de paie
- Calculs de paie du brut au net
- Bulletins de paie des employés
- Registre de paie
- Rapport de contribution de l’employeur
- Résumé des déductions des employés
- Support des données de cotisation prêtes pour la PILA
- Support des données de paie électronique de la DIAN
- Support du rapprochement de la retenue à la source
- Rapports de provisions pour avantages sociaux
- Rapports de centralisation comptable
- Soldes de paie cumulés depuis le début de l’année
Points de contrôle de conformité
- La période de paiement des salaires ne dépasse pas un mois
- Les valeurs du salaire minimum et de l’indemnité de transport sont à jour
- Les concepts salariaux et non salariaux sont correctement classés
- Les données EPS, pension, ARL, CCF, SENA et ICBF sont correctes
- L’IBC est revu par rapport aux seuils minimums et maximums applicables
- La Retención en la fuente est revue en utilisant les paramètres fiscaux actuels
- Le calendrier de la paie électronique de la DIAN est inclus dans la clôture mensuelle
- Les échéances de la PILA sont mappées selon l’identification de l’employeur
- La documentation de paie sensible à l’UGPP est maintenue
- Les provisions pour avantages sociaux et les éléments de règlement final sont revus
Scénarios de paie courants que nous prenons en charge
| Scénario | Risque de paie | Support NNRoad |
|---|---|---|
| Première paie d’employé en Colombie | Configuration incorrecte pour l’EPS, la pension, l’ARL, la CCF, la DIAN, la PILA ou la retenue à la source | Examen de la préparation de la paie et assistance pour la configuration du premier cycle |
| Changement de prestataire de paie | Données cumulées manquantes, soldes d’avantages sociaux incorrects ou lacunes dans le reporting | Check-list de migration, examen parallèle et assistance à la transition de la paie |
| Rémunération variable élevée | Erreurs dans les commissions, les bonus, les heures supplémentaires, les majorations et le traitement fiscal | Approbation des données structurées et validation du brut au net |
| Employés avec différentes classes de risque | Incohérence du taux d’ARL et coût de la contribution patronale incorrect | Examen de la classe de risque et assistance à la configuration de la paie |
| Rémunération non salariale | Exposition à l’UGPP et à la DIAN si la classification n’est pas prise en charge | Examen de la classification, documentation et assistance au reporting de la paie |
| Fin de contrat d’un employé | Erreurs dans le salaire, les vacances, la prima, les cesantías, les intérêts, les déductions ou l’indemnité | Assistance au flux de travail de la paie finale et du règlement |
Scénarios de paie locale en Colombie nécessitant une attention particulière
La Colombie n’est pas un système de paie basé sur les États, mais les opérations locales comptent tout de même
La paie en Colombie ne fonctionne pas comme un système de paie multi-États. Cependant, les opérations locales affectent tout de même la paie via le risque lié au lieu de travail, la classification ARL, les cycles de travail, le télétravail, l’indemnité de transport, les opérations basées sur la ville, les pratiques sectorielles et la documentation d’emploi.
Équipes d’entreprise à Bogotá
De nombreuses entreprises internationales commencent avec des employés de bureau à Bogotá. La paie pour ces employés se concentre souvent sur le salaire, l’éligibilité à l’indemnité de transport, l’EPS, la pension, la retenue à la source, les avantages sociaux, la paie électronique de la DIAN, la PILA et les rapports comptables.
Équipes technologiques et à distance à Medellín
Les équipes technologiques et de services à Medellín comprennent souvent des employés à distance ou hybrides, une rémunération variable, des bonus et des besoins de reporting transfrontaliers. La paie doit aligner les contrats, les avantages sociaux, les politiques d’équipement, le traitement du transport ou de la connectivité et les données des employés.
Équipes de vente avec commissions
Une paie fortement axée sur les commissions nécessite des dates de coupure et des règles d’approbation strictes. La paie doit définir quand les commissions sont acquises, quand elles sont payées, si elles constituent un salaire, comment elles affectent l’IBC, comment elles affectent la retenue à la source et comment elles apparaissent sur le bulletin de paie et le document de paie électronique.
Opérations de vente au détail, d’hôtellerie, de logistique et de centres d’appels
Les opérations basées sur des cycles de travail nécessitent un traitement minutieux des heures de travail, des majorations de nuit, du travail le dimanche et les jours fériés, des heures supplémentaires, des règles de repos obligatoire, des relevés de temps et des procédures de clôture de la paie. La loi 2101 et la loi 2466 rendent cela particulièrement important pour la planification de la paie de 2026.
Opérations minières, énergétiques, de services sur le terrain et industrielles
Les opérations sur le terrain et industrielles peuvent impliquer différentes classes de risque ARL, des indemnités de site, le travail posté, des éléments liés aux déplacements, des considérations de risques professionnels et des horaires variables. La paie doit être configurée en fonction du travail réellement effectué, et pas seulement selon l’intitulé du poste.
Nationaux étrangers travaillant en Colombie
Les employés étrangers peuvent nécessiter une coordination supplémentaire entre le statut d’immigration, l’identification locale, le statut fiscal, l’affiliation à la sécurité sociale, la configuration bancaire et les registres de paie. Si le problème principal est l’autorisation de travail, examinez Embaucher un étranger en Colombie.
Prestataires indépendants et fournisseurs de services
L’engagement de prestataires indépendants en Colombie ne doit pas être traité comme une paie d’employé. Les contrats de services, les factures, les responsabilités en matière de sécurité sociale, les retenues fiscales et le risque de classification de l’emploi doivent être examinés séparément. Pour un engagement de type prestataire, examinez Talent à la demande en Colombie.
Externalisation de la paie vs EOR, Embaucher un étranger et Talent à la demande en Colombie
Choisissez l’externalisation de la paie en Colombie lorsque vous avez déjà la structure employeur
L’externalisation de la paie en Colombie est la solution idéale lorsque votre entreprise dispose déjà d’une structure employeur colombienne et a besoin de l’exécution de la paie, du support de conformité de la paie, des rapports de paie, du support de paie électronique, de données prêtes pour la PILA et de l’administration opérationnelle.
Choisissez l’Employer of Record (EOR) en Colombie lorsque vous n’avez pas d’entité employeur locale
Si votre entreprise souhaite embaucher des employés en Colombie mais ne souhaite pas ouvrir d’abord une entité colombienne, la meilleure voie est généralement Employer of Record en Colombie. Dans ce modèle, la structure d’emploi fait partie du service, et pas seulement le calcul de la paie.
Choisissez Embaucher un étranger en Colombie lorsque l’autorisation de travail est le problème principal
Si la personne est de nationalité étrangère et que le problème principal est l’immigration, le visa, l’autorisation de travail locale ou le support de permis de travail du côté de l’employeur, examinez Embaucher un étranger en Colombie. La paie ne doit pas être séparée de la planification de l’autorisation de travail lorsque l’immigration est le facteur déterminant du dossier.
Choisissez le Talent à la demande pour un engagement de prestataire ou basé sur des projets
Si le besoin est basé sur des projets, du conseil, des prestataires indépendants ou un soutien temporaire plutôt que sur une gestion de la paie des employés, visitez Colombia On-Demand Talent. La gestion de la paie des employés et l’engagement de prestataires indépendants sont des structures différentes et ne doivent pas être considérées comme interchangeables.
| Besoin de | service NNRoad le plus adapté | Entité employeur locale requise ? |
|---|---|---|
| Vous employez déjà des personnes en Colombie et avez besoin de l’exécution de la paie | Externalisation de la paie en Colombie | Oui, généralement |
| Vous souhaitez embaucher des employés en Colombie sans ouvrir votre propre entité | Employeur de référence (EOR) en Colombie | Non |
| Vous devez déployer ou employer un ressortissant étranger en Colombie | Embaucher un étranger en Colombie | Cela dépend de la voie choisie |
| Vous avez besoin de prestataires, de consultants ou de talents flexibles basés sur des projets | Colombia On-Demand Talent | Généralement non |
Comment choisir un prestataire de services de paie en Colombie
Recherchez des connaissances spécifiques à la paie colombienne
Un prestataire de services de paie en Colombie doit comprendre bien plus qu’un simple logiciel de paie générique. Le prestataire doit être capable de discuter de la paie électronique de la DIAN, de la PILA, de l’UGPP, de l’EPS, de la pension, de l’ARL, de la CCF, du SENA, de l’ICBF, des avantages sociaux, de la classification salariale, de la retenue à la source, de l’UVT, du SMMLV, des réductions d’heures de travail, du travail de nuit, des majorations pour le dimanche et les jours fériés, et du règlement final.
Confirmez le support de la paie électronique de la DIAN et de la PILA
Avant de choisir un prestataire, demandez comment les données de paie sont examinées, comment les documents de paie électronique sont préparés, comment les corrections sont gérées, comment les données prêtes pour la PILA sont produites et comment la clôture mensuelle de la paie est coordonnée avec la comptabilité.
Vérifiez comment le prestataire gère les données sensibles de l’UGPP
Le risque lié à l’UGPP dépend de la documentation de la paie. Un bon prestataire doit aider à maintenir le support pour l’IBC, le traitement des salaires et des éléments non salariaux, les bases de cotisation, les exonérations, la classification ARL, l’historique de paiement de la PILA et les dossiers de rémunération des employés.
Examinez la capacité de gestion des avantages sociaux et du règlement final
Le risque lié à la paie apparaît souvent en juin, en décembre, lors de la planification annuelle des cesantías, lors de la clôture des vacances et lors du départ d’un employé. Demandez si le prestataire prend en charge la prima, les cesantías, les intérêts sur les cesantías, les soldes de vacances, le solde de tout compte, les déductions et le reporting de règlement.
Posez des questions sur les rapports et les sorties comptables
La paie doit soutenir la finance autant que les RH. Demandez si le prestataire peut produire des rapports de centralisation comptable, des rapports de coûts de paie par département, des résumés des cotisations patronales, des résumés des déductions des employés, des rapports de provision pour avantages sociaux et des soldes cumulés depuis le début de l’année.
Séparez l’externalisation de la paie de la structure d’emploi
Certaines entreprises n’ont besoin que de la paie. D’autres ont besoin de services d’EOR, d’immigration ou de soutien à l’engagement des prestataires. NNRoad aide à clarifier le modèle approprié avant la mise en œuvre afin que la structure du service corresponde aux besoins réels de l’entreprise.
Liste de contrôle pour la mise en place de la paie en Colombie
Informations à préparer avant le début de la paie
Un lancement de paie réussi dépend de données complètes. Avant de mettre en œuvre l’externalisation de la paie en Colombie, les employeurs doivent préparer les informations suivantes, le cas échéant :
- Nom de l’employeur légal, identification fiscale colombienne et détails d’enregistrement de l’employeur
- Calendrier de la paie, fréquence de la paie et date prévue de la première paie
- Noms des employés, identification, adresses, lieux de travail et coordonnées bancaires
- Contrats de travail, titres de postes, dates d’embauche et types de contrat
- Salaire de base, statut de salaire intégral, heures de travail et règles de rémunération variable
- Informations sur l’EPS, l’administrateur de pension, la classe de risque ARL et le fonds de compensation familiale
- Éligibilité à l’indemnité de transport et traitement des autres indemnités
- Règles relatives aux commissions, primes, heures supplémentaires, travail de nuit, travail le dimanche et travail les jours fériés
- Données sur les avantages sociaux, paiements non salariaux, remboursements et détails des avantages imposables
- Soldes de congés, soldes des prestations sociales, cas de congés et historique des congés non payés
- Données de paie depuis le début de l’année si vous changez de prestataire
- Centre de coûts, département, projet et exigences de reporting comptable
- Détails du flux de travail existant pour la paie électronique de la DIAN, la PILA, l’UGPP et la comptabilité
- Terminaisons d’employés ou corrections de paie en cours
Liste de contrôle pour la migration de la paie
Si vous passez d’un autre prestataire de paie, NNRoad aide à examiner les données salariales depuis le début de l’année, l’impôt retenu à la source, l’historique de la paie électronique de la DIAN, l’historique de paiement de la PILA, les bases de cotisation, les données EPS et de pension, la classification ARL, les parafiscales, les soldes de congés, les soldes des prestations sociales, les retenues sur salaire des employés, les rapports de contributions de l’employeur et toute correction en attente.
Questions à répondre avant la mise en œuvre
- Qui est l’employeur légal en Colombie ?
- Quels employés sont actifs, en congé ou en cours de départ ?
- Quels concepts de paie sont salariaux, non salariaux, imposables, non imposables, cotisables ou non cotisables ?
- Certains employés sont-ils payés sous le régime du salaire intégral ?
- Quels employés reçoivent une indemnité de transport ?
- Quels employés ont une rémunération variable, des commissions, des heures supplémentaires, un travail de nuit ou un travail le dimanche et les jours fériés ?
- Qui approuve la paie avant la finalisation ?
- Qui finance les paiements de salaires et les cotisations légales ?
- Quel système ou prestataire gère actuellement la paie électronique de la DIAN et la PILA ?
- Quels rapports de paie sont requis par les RH, la finance et le siège social ?
Secteurs et scénarios de paie que nous prenons en charge en Colombie
Secteurs avec des besoins de paie en Colombie
NNRoad accompagne les employeurs internationaux et nationaux qui ont besoin d’une exécution structurée de la paie en Colombie, notamment dans les secteurs de la technologie, du SaaS, des services aux entreprises, du BPO, de la vente au détail, de l’e-commerce, de la logistique, des services professionnels, de la finance, des sciences de la vie, de l’industrie manufacturière, des services miniers, de l’énergie, du conseil et des équipes d’expansion de marché.Scénarios de paie courants en Colombie
- Une entreprise étrangère ouvre une entité colombienne et a besoin de son premier cycle de paie local.
- Une équipe régionale en Amérique latine souhaite des rapports de paie standardisés pour la Colombie.
- Une entreprise a besoin d’aide pour passer d’une paie manuelle à un processus mensuel contrôlé.
- Un employeur en Colombie souhaite une meilleure discipline en matière de paie électronique DIAN, PILA, UGPP et de rapprochement comptable.
- Une entreprise ajoute des employés avec des commissions, des primes, des heures supplémentaires, du travail de nuit ou une rémunération basée sur les shifts.
- Une équipe financière a besoin de rapports plus clairs sur les coûts de l’employeur concernant les salaires, les avantages sociaux et les cotisations.
- Une entreprise change de prestataire de paie et a besoin d’une migration propre.
- Une entreprise fait face à des départs d’employés et a besoin d’un support pour le calcul du solde de tout compte.
Lieux que nous prenons en charge
NNRoad peut répondre aux besoins de paie des employés travaillant dans toute la Colombie, y compris à Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Pereira, Manizales, Cúcuta, Santa Marta, Ibagué et d’autres localités colombiennes. Le traitement de la paie doit être examiné en fonction des conditions contractuelles, du lieu de travail, de la classification des risques, de l’horaire de travail, du statut de l’employé et des faits opérationnels locaux. Pour une planification nationale plus large, visitez le hub pays Colombie, hub de conformité Colombie, guides Colombie et Calculateur de coût du travail en Colombie.Commencez l'externalisation de la paie en Colombie avec NNRoad
Préparez votre paie en Colombie pour des cycles de paie précis et conformes
Que vous traitiez votre première paie en Colombie, que vous changiez de prestataire de paie, que vous ajoutiez des employés avec des rémunérations complexes, que vous vous prépariez pour la paie électronique de la DIAN, que vous amélioriez la documentation PILA et UGPP, ou que vous gériez les départs d’employés, NNRoad peut vous aider à structurer un processus de paie précis, conforme et plus facile à gérer pour les RH et la finance. Partagez l’étendue de votre paie en Colombie avec notre équipe, y compris le nombre d’employés, le statut de l’entité employeur, la fréquence de paie, la structure de rémunération, la configuration EPS et retraite, les classes de risque ARL, le statut de la paie électronique DIAN, le flux de travail PILA, le prestataire actuel, les soldes des avantages sociaux et la date cible de la première paie. Nous examinerons vos besoins et vous aiderons à déterminer si l’externalisation de la paie en Colombie, l’Employer of Record, le Hire Foreigner ou le On-Demand Talent est la solution de service appropriée.FAQ RAPIDE
Qu'est-ce qu'un prestataire de services de paie en Colombie ?
Un prestataire de services de paie en Colombie aide les employeurs à traiter la paie des employés en Colombie. Cela peut inclure les calculs du brut au net, les bulletins de paie, les déductions légales, les calculs des cotisations patronales, le support pour la paie électronique de la DIAN, les données prêtes pour la PILA, la documentation sensible pour l’UGPP, les rapports de paie, le suivi des avantages sociaux et le support pour le règlement final.
L'externalisation de la paie en Colombie nécessite-t-elle une entité locale ?
Dans la plupart des cas, l’externalisation de la paie est destinée aux entreprises qui ont déjà une structure d’employeur colombienne. Si votre entreprise souhaite embaucher des employés en Colombie sans sa propre entité locale, consultez Employer of Record en Colombie.
À quelle fréquence les employés sont-ils payés en Colombie ?
Les périodes de paiement des salaires en Colombie doivent être égales et régulières, et la période de paiement des salaires ne peut excéder un mois. De nombreux employeurs effectuent une paie mensuelle ou semi-mensuelle selon la politique interne et les accords d’emploi.
Qu'est-ce que la paie électronique de la DIAN en Colombie ?
La paie électronique de la DIAN, ou Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, est un document de support de paie électronique utilisé pour justifier les coûts et les déductions de paie à des fins fiscales. Il reflète les montants cumulés, les montants déduits et la différence totale résultante pour chaque employé ou bénéficiaire.
Qu'est-ce que la PILA ?
La PILA est la plateforme intégrée utilisée pour déclarer et payer les cotisations aux systèmes de sécurité sociale et parafiscaux de la Colombie. Les données de paie doivent être préparées avec précision afin que l’EPS, la retraite, l’ARL, la CCF, le SENA, l’ICBF et les autres éléments applicables correspondent aux résultats de paie approuvés.
Qu'est-ce que l'UGPP et pourquoi est-ce important pour la paie ?
L’UGPP supervise si les cotisations de sécurité sociale et parafiscales sont calculées et payées correctement, intégralement et à temps. La documentation de paie doit justifier l’IBC, la classification salariale, les exonérations, les paiements de cotisations et les dossiers des employés.