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Managed Payroll Services in Österreich:
Konforme ÖGK-Berichterstattung & Steuerbuchhaltung

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Führen Sie Ihre Lohnbuchhaltung in Österreich mit einem Anbieter, der die österreichische Lohnverrechnung wirklich versteht: Kollektivvertrags-Einstufung, monatliche Lohnverrechnung, Lohnsteuer, ÖGK-Sozialversicherung, ELDA-Workflows, mBGM-Berichterstattung, Sonderzahlungen, Gehaltsabrechnungen, Kommunalsteuer, Abfertigungseinlagen und revisionssichere Lohnunterlagen.

NNRoad bietet Lohnbuchhaltung-Services für Unternehmen an, die bereits der rechtliche Arbeitgeber in Österreich sind, entweder durch eine österreichische Einheit oder eine ordnungsgemäß registrierte Arbeitgeberstruktur. Wir unterstützen HR- und Finanzteams bei der präzisen Lohnverarbeitung, dem Management von Lohn-Inputs, der Erstellung von Gehaltsabrechnungen, der Unterstützung bei der gesetzlichen Lohnverwaltung und der Erstellung klarer Berichte für die lokale Buchhaltung und die globale Unternehmenszentrale.

Diese Seite dient dem Lohnbuchhaltungs-Outsourcing in Österreich. Wenn Sie Mitarbeiter in Österreich einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen, besuchen Sie Austria Employer of Record. Wenn Ihr Bedarf Arbeitserlaubnisse für ausländische Mitarbeiter, den Aufenthaltsstatus oder die Planung von grenzüberschreitenden Einsätzen betrifft, besuchen Sie Hire Foreigner in Austria. Wenn Sie flexible, projektbasierte Unterstützung für Ihre Belegschaft benötigen, besuchen Sie Austria On-Demand Talent.

Sprechen Sie mit einem Spezialisten für österreichische Lohnbuchhaltung | Globale Lohnbuchhaltung entdecken

Lohnbuchhaltungs-Services für Arbeitgeber mit lokaler Einheit in Österreich

Lohnbuchhaltungs-Outsourcing für Arbeitgeber in Österreich

Der Lohnbuchhaltungs-Service von NNRoad ist für Unternehmen konzipiert, die bereits als rechtlicher Arbeitgeber in Österreich tätig sind und einen zuverlässigen Partner für die laufende Lohnverarbeitung, die Unterstützung bei der gesetzlichen Lohnverwaltung, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Lohnberichterstattung und die Koordination zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung benötigen.

In Österreich wird die Lohnbuchhaltung üblicherweise als Lohnverrechnung oder Personalverrechnung bezeichnet. Ein effizienter österreichischer Lohnbuchhaltungsprozess muss HR-Daten, Gehaltsinformationen, Kollektivvertragsregeln, Arbeitszeit-Inputs, Sozialversicherungsdaten, steuerliche Behandlung, Sonderzahlungen und Finanzberichterstattung in einem kontrollierten Lohnbuchhaltungsworkflow zusammenführen.

Ideale Anwendungsfälle

  • Ihr Unternehmen hat eine österreichische Einheit und benötigt ein Outsourcing der Lohnverarbeitung.
  • Ihr Unternehmen ist bereits als Arbeitgeber für die österreichische Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung registriert.
  • Sie beschäftigen Mitarbeiter in Wien, Graz, Linz, Salzburg, Innsbruck oder an Remote-Standorten in ganz Österreich.
  • Ihre Mitarbeiter sind durch einen Kollektivvertrag, eine interne Betriebsvereinbarung oder eine rollenspezifische Vergütungsstruktur abgedeckt.
  • Sie benötigen monatliche Lohnabrechnungen, die die Buchhaltung, die Kostenstellenrechnung, die globale Lohnabrechnungsvisibilität und die Prüfungsvorbereitung unterstützen.
  • Sie wünschen sich lokale Unterstützung bei der Lohnabrechnung, ohne das Engagement in ein Employer-of-Record-Modell umzuwandeln.

Was diese Seite nicht abdeckt

  • Dies ist keine EOR-Seite. Wenn NNRoad als rechtlicher Arbeitgeber fungieren muss, weil Sie über keine österreichische Einheit verfügen, besuchen Sie Austria Employer of Record.
  • Dies ist keine Einwanderungsseite. Wenn der Mitarbeiter eine Rot-Weiß-Rot-Karte, eine EU-Blaue Karte, eine Aufenthaltsgenehmigung oder andere Unterstützung bei der Arbeitserlaubnis benötigt, besuchen Sie Hire Foreigner in Austria.
  • Dies ist keine Personalvermittlungsseite. Wenn Sie kurzfristige Spezialisten, Projektmitarbeiter oder flexible Unterstützung für Ihre Belegschaft benötigen, besuchen Sie Austria On-Demand Talent.
  • Dies ist kein reiner Lohnabrechnungssoftware-Service. NNRoad unterstützt die Lohnabrechnungsabläufe, das Lohnabrechnungsreporting, die Datenkoordination und die compliance-orientierte Lohnabrechnungsverwaltung.

Was die Lohnabrechnung in Österreich besonders macht

Österreich ist ein durch Kollektivverträge geprägter Lohnabrechnungsmarkt

Österreich verlässt sich nicht auf einen einzigen nationalen gesetzlichen Mindestlohn, wie es viele Länder tun. Stattdessen werden Mindestentgelt, Gehaltserhöhungen, Arbeitszeitregeln, Zulagen, Sonderzahlungen und Einstufungsstrukturen häufig durch den geltenden Kollektivvertrag bestimmt, der lokal als Kollektivvertrag oder KV.

Dies macht die Lohnabrechnung in Österreich stark abhängig von der korrekten Einstufung der Mitarbeiter. Eine Lohnabrechnung kann mathematisch korrekt sein, aber dennoch nicht konform sein, wenn der falsche KV, die falsche Beschäftigungsgruppe, die falsche Dienstaltersstufe, die falsche Gehaltstabelle, die falsche Zulagenregelung oder die falsche Behandlung von Sonderzahlungen angewendet wurde.

Die Lohnabrechnung erfolgt in der Regel monatlich, aber die Vergütungsstruktur ist oft auf 14 Zahlungen im Jahr ausgelegt

Die Lohnabrechnung in Österreich wird üblicherweise monatlich abgewickelt. Die Vergütung ist jedoch oft auf 14 Zahlungen pro Jahr ausgelegt, wenn der geltende Kollektivvertrag oder die Arbeitsbedingungen Urlaubs- und Weihnachtsgeld vorsehen. Diese Sonderzahlungen werden üblicherweise als 13. und 14. Gehalt bezeichnet.

Die Lohnabrechnung muss Steuer-, Sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Daten verknüpfen

Die österreichische Lohnabrechnung muss mehrere parallele Verpflichtungen koordinieren: Abführung der Arbeitnehmerverrechnungsteuer, Sozialversicherung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, monatliche Meldung der Beitragsgrundlage, Kommunalsteuer, Beiträge zum Abfertigung基金, Lohnzettel, Jahreslohnzettel und Lohnabrechnungsunterlagen. Ein Lohnabrechnungsdienstleister in Österreich muss daher mehr leisten als nur die Berechnung des Nettogehalts.

Lokale Terminologie ist entscheidend

Internationale Arbeitgeber suchen oft nach „Austria payroll service provider“, aber lokale Lohnabrechnungen verwenden Begriffe wie Lohnverrechnung, Personalverrechnung, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Kollektivvertrag, mBGM, ELDA, Kommunalsteuer, Abfertigung NEU und Lohnzettel. NNRoad hilft globalen Teams, diese lokalen Lohnabrechnungs-Konzepte in praktische HR- und Finanz-Workflows zu übersetzen.

Lohnabrechnung in Österreich auf einen Blick

Wichtige Lohnabrechnungselemente, die Arbeitgeber planen sollten

  • Währung: Euro, EUR.
  • Üblicher Abrechnungszyklus: Die monatliche Lohnabrechnung ist für viele Arbeitnehmer Standard, obwohl spezifische Regeln von der Mitarbeiterkategorie, dem Kollektivvertrag und den Beschäftigungsbedingungen abhängen können.
  • Sprache der Lohnabrechnung: Lohnabrechnungsdokumente und lokale Fachbegriffe sind oft in deutscher Sprache verfasst, selbst wenn die Berichterstattung an die Zentrale auf Englisch erfolgt.
  • Rahmenbedingungen für Mindestentgelt: Österreich hat keinen einzelnen nationalen gesetzlichen Mindestlohn; die Mindestentgelte werden in der Regel durch Kollektivverträge bestimmt.
  • Sonderzahlungen: Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld sind üblich, sofern sie durch den geltenden Kollektivvertrag oder die Beschäftigungsbedingungen vorgeschrieben sind.
  • Arbeitnehmersteuer: Die Lohnsteuer wird, sofern anwendbar, direkt über die Lohnabrechnung einbehalten.
  • Sozialversicherung: Arbeitnehmer müssen bei der zuständigen Krankenversicherung angemeldet werden, und die Abrechnungsdaten werden zur Beitragsberechnung gemeldet.
  • mBGM: Die monatliche Meldung der Beitragsgrundlage ist ein zentrales meldebezogenes Element für die österreichische Sozialversicherung.
  • ELDA: Der elektronische Datenaustausch wird häufig für die Kommunikation mit der Sozialversicherung genutzt.
  • Lohnzettel: Arbeitnehmer erhalten eine Abrechnung, die das Gehalt und die Abzüge ausweist.
  • Kommunalsteuer: Die Kommunalsteuer kann auf Löhne anfallen, die mit österreichischen Betriebsstätten in Verbindung stehen.
  • Abfertigung: Die Abfertigung NEU erfordert im Allgemeinen Arbeitgeberbeiträge an einen betrieblichen Vorsorgefonds für die abgedeckten Beschäftigungsverhältnisse.
  • Jährliche Berichterstattung: Die Lohnbuchhaltung umfasst die jährliche Handhabung der Lohnzettel und den Jahresabschluss der Lohnabrechnung.

Warum dies für internationale Unternehmen wichtig ist

Österreich kann administrativ einfach erscheinen, da die Lohnabrechnung oft monatlich erfolgt und das Land ein stabiles Geschäftsumfeld bietet. In der Praxis zeigen sich Lohnabrechnungsrisiken oft im Detail: falsches KV-Mapping, fehlerhafte Berechnung von Sonderzahlungen, fehlende mBGM-Daten, verspätete Sozialversicherungsanmeldung, unvollständige Lohnzetteldaten, falsche Kommunalsteuerbasis, nicht erfasste Arbeitszeitdaten oder unzureichende Lohnabrechnungsunterlagen vor einem Audit.

Umfang unserer Lohnabrechnung-Services in Österreich

Monatliche Lohnbuchhaltung

NNRoad unterstützt die wiederkehrende österreichische Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Brutto-Netto-Berechnungen, Arbeitnehmerabzügen, Arbeitgeberkostenberechnungen, Validierung von Lohnabrechnungseingaben, Erstellung von Lohnzetteln, Zahlungsunterstützungsdateien sowie Lohnabrechnungsberichten für die Prüfung durch HR und Finanzen.

KV-konforme Lohnabrechnungseinrichtung

Wir helfen dabei, die Lohnabrechnung auf Basis der geltenden Kollektivvertragsvorgaben Ihres Unternehmens zu strukturieren, einschließlich Mitarbeitergruppe, Gehaltstabelle, Einstufung, Dienstalter, Arbeitszeitmodell, Zulagenregeln, Überstundenregelung und Sonderzahlungsregelung.

Unterstützung bei der Sozialversicherungs-Lohnabrechnungsverwaltung

NNRoad unterstützt die Lohnabrechnungsverwaltung im Zusammenhang mit der österreichischen Sozialversicherung, einschließlich Mitarbeiter-Registrierungsdaten, Mitarbeiteränderungen, Abmeldungen, Informationen zur Beitragsgrundlage und monatlicher Berichterstattung an die zuständige österreichische Krankenversicherung.

mBGM- und ELDA-Workflow-Unterstützung

Die österreichische Lohnabrechnung muss eine monatliche Berichterstattung der Beitragsgrundlage unterstützen. NNRoad hilft bei der Vorbereitung der Lohnabrechnungsdaten für mBGM-Workflows und koordiniert die für die elektronische Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erforderlichen Daten durch den entsprechenden Prozess.

Unterstützung bei Lohnsteuer und Payroll Tax

NNRoad unterstützt die Lohnabrechnungsberechnungen und Berichterstattungsoutputs im Zusammenhang mit dem österreichischen Lohnsteuerabzug. Wo die Einbeziehung eines offiziellen Steuerberaters, Buchhalters oder autorisierten Benutzers erforderlich ist, koordinieren wir die Lohnabrechnungsdaten mit Ihrer internen verantwortlichen Stelle oder Ihrem beauftragten lokalen Berater.

Berechnung von Sonderzahlungen

Wenn der geltende Kollektivvertrag, Betriebsvertrag oder die Beschäftigungsbedingungen Urlaubs- und Weihnachtsgeld vorsehen, hilft NNRoad bei der Berechnung und Berichterstattung der relevanten 13. und 14. Gehaltsbestandteile, einschließlich anteiliger Sonderzahlungen für Neueintritte, Austritte, Teilzeitmitarbeiter und Mitarbeiter mit Änderungen in der Lohnabrechnung während des Jahres.

Lohnzettel und Lohnabrechnungsunterlagen für Mitarbeiter

Wir bereiten Lohnzetteldaten und Lohnabrechnungsunterlagen für Mitarbeiter vor, die das reguläre Gehalt, Sonderzahlungen, steuer- und sozialversicherungsrelevante Posten, Arbeitnehmerabzüge, arbeitgeberbezogene Lohnabrechnungsposten (sofern zutreffend) und das Nettogehalt ausweisen.

Lohnabrechnungsberichte für lokale und globale Stakeholder

NNRoad stellt Lohnabrechnungsberichte für die österreichische Buchhaltung, das lokale Management, die regionale HR-Abteilung und die globale Zentrale bereit. Berichte können die Brutto-Netto-Lohnabrechnung, Arbeitgeberkosten, Nettozahlungen, Sozialversicherungsverbindlichkeiten, Lohnsteuerabzug, Kostenstellen, Abteilungszuordnung, Sonderzahlungen, Urlaubsverbindlichkeiten und Lohnabrechnungsabweichungen abdecken.

KV-zentrierte Lohnabrechnungseinrichtung in Österreich

Zuordnung des korrekten Kollektivvertrags

Die erste Frage bei der Lohnabrechnung in Österreich lautet oft nicht „Wie hoch ist das Gehalt?“, sondern „Welcher Kollektivvertrag und welche Einstufung gelten?“. Der korrekte KV kann die Gehaltstabelle, den Mindestlohn, das Arbeitszeitmodell, Überstundenzuschläge, Zulagen, jährliche Erhöhungen, Sonderzahlungen und andere abrechnungsrelevante Regeln beeinflussen.

Einrichtung der Einstufung und Gehaltstabelle

Sobald der anwendbare KV identifiziert ist, muss die Lohnabrechnung die korrekte Einstufung des Mitarbeiters widerspiegeln. Dies kann von den Aufgaben, der Betriebszugehörigkeit, den Qualifikationen, der bisherigen Erfahrung, der Jobfamilie, dem Branchenumfang und der Beschäftigungskategorie abhängen. NNRoad hilft dabei, genehmigte Einstufungsinformationen in abrechnungsreife Eingabedaten umzuwandeln.

Jährliche KV-Aktualisierungen und Änderungen in der Lohnabrechnung

Viele österreichische Kollektivverträge werden regelmäßig aktualisiert. Lohnabrechnungsteams sollten Änderungen an Gehaltstabellen, Zulagen, Lehrlingsentgelten, Sonderzahlungen, Reisespesenregeln, Überstundenregelungen und anderen abrechnungsrelevanten Posten überwachen. NNRoad hilft bei der Verwaltung von Lohnabrechnungsänderungen, sobald die entsprechenden Aktualisierungen bestätigt sind.

Tatsächliches Gehalt gegenüber dem kollektivvertraglich vereinbarten Mindestgehalt

Ein Mitarbeiter kann über dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt bezahlt werden. Die Lohnabrechnung sollte dennoch den geltenden Mindestbetrag erfassen, da dies die Compliance-Prüfung, die Überprüfung von Gehaltsänderungen, die Vermeidung von Unterbezahlung sowie die Dokumentation für interne oder externe Prüfungen unterstützt.

Betriebsvereinbarungen und unternehmensspezifische Regeln

Einige Arbeitgeber haben zudem interne Betriebsvereinbarungen oder Unternehmensrichtlinien, die die Lohnabrechnung beeinflussen. Diese können Arbeitszeit, Gleitzeit, Boni, die Behandlung von Reisekosten, Firmenwagen, Essenszuschüsse oder andere Vergütungsposten abdecken. NNRoad integriert relevante, genehmigte Regeln auf Unternehmensebene in den Lohnabrechnungsprozess.

Monatlicher Lohnabrechnungsablauf in Österreich

1. Lohnabrechnungskalender und Stichtagsgestaltung

Die österreichische Lohnabrechnung sollte mit einem klaren monatlichen Kalender beginnen. NNRoad hilft bei der Definition von Fristen für Neueintritte, Austritte, Mitarbeiteränderungen, variable Vergütungen, Zeitdaten, Urlaub, Überstunden, Reisekosten, Sonderzahlungs-Inputs, Entwurf der Lohnabrechnungsprüfung, Genehmigung der Lohnabrechnung, Übermittlung der Zahlungsdatei und Abstimmung nach der Lohnabrechnung.

2. Überprüfung der Mitarbeiterstammdaten

Wir überprüfen die für die Lohnabrechnung benötigten Mitarbeiterdaten, einschließlich Name, Adresse, Eintrittsdatum, Beschäftigungskategorie, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten, Bankverbindung, Berufsbezeichnung, Arbeitsort, Kostenstelle, Gehalt, Arbeitszeitmodell, KV-Einstufung und Informationen zu Sozialleistungen.

3. Erfassung variabler Lohnabrechnungseingaben

Jeder Abrechnungszyklus kann variable Eingabewerte wie Überstunden, Boni, Provisionen, Reisekosten, Zulagen, unbezahlten Abwesenheiten, Krankengeld, Urlaub, Spesenrückerstattungen, Gehaltsänderungen, Anpassungen von Sonderzahlungen und kündigungsbedingte Posten enthalten.

4. Entwurf der Lohnabrechnung

NNRoad erstellt einen Entwurf der Lohnabrechnung, der das Bruttogehalt, steuerpflichtige Posten, sozialversicherungsrelevante Vergütungen, Arbeitnehmerabzüge, Arbeitgeberkosten, Nettogehalt, Sonderzahlungen und die Abweichung zur Vorperiode ausweist.

5. Prüfung und Genehmigung durch den Kunden

Ihr HR- oder Finanzverantwortlicher prüft den Entwurf der Lohnabrechnung, bestätigt Ausnahmen, genehmigt die Zahlungsbeträge und gibt die Abrechnung vor der Finalisierung frei. Dieser Kontrollschritt ist besonders wichtig in Österreich, wo KV-Änderungen, Sonderzahlungen und variable Arbeitszeitdaten das Endergebnis beeinflussen können.

6. Finale Lohnabrechnungs-Outputs

Nach der Genehmigung erstellt NNRoad die finalen Lohnabrechnungs-Outputs wie Lohnzetteldaten, Lohnjournale, Berichte über die Nettozahlung an Arbeitnehmer, Lohnsteuerübersichten, Zusammenfassungen der Sozialversicherungsbeiträge, Berichte über Sonderzahlungen, Arbeitgeberkostenberichte und Dateien zur Buchhaltungsunterstützung.

7. Unterstützung bei der gesetzlichen Berichterstattung und Abstimmung

NNRoad unterstützt bei den für die gesetzliche Verwaltung benötigten Lohnabrechnungsdaten, einschließlich Lohnabrechnungsunterlagen, mBGM-bezogenen Daten, Lohnsteuerinformationen, Arbeitgeber-Lohnabgaben und Unterstützung bei der jährlichen Berichterstattung. Nach der Verarbeitung der Lohnabrechnung helfen wir bei der Abstimmung von Bruttogehalt, Nettogehalt, Bankzahlungen, gesetzlichen Verbindlichkeiten, Arbeitgeberkosten und Buchungssätzen.

Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitgeber-Lohnabgaben

Lohnsteuerabzug

Die Lohnsteuer ist die durch die Lohnabrechnung einbehaltene Lohnsteuer. Die Lohnabrechnung muss die steuerpflichtige Vergütung des Arbeitnehmers, steuerrelevante Sachbezüge, Steuerabzüge, die Behandlung von Sonderzahlungen und die Daten seit Jahresbeginn widerspiegeln. NNRoad hilft bei der Erstellung von Lohnabrechnungs-Outputs, die eine genaue Lohnsteuerabführung und Berichterstattungskoordination unterstützen.

Sozialversicherung über die ÖGK und verbundene Träger

Die österreichische Lohnabrechnung muss die Anmeldung zur Sozialversicherung, die Beitragsberechnung, Arbeitnehmerabzüge, Arbeitgeberbeiträge und die monatliche Meldung der Beitragsgrundlage unterstützen. Arbeitnehmer müssen in der Regel vor Arbeitsbeginn bei der zuständigen Krankenversicherung angemeldet sein, und die Lohnabrechnung muss über die gesamte Beschäftigungsdauer genaue Mitarbeiter- und Vergütungsdaten vorhalten.

mBGM monatliche Meldung der Beitragsgrundlage

Die monatliche Meldegrundlage für die Sozialversicherung, gemeinhin als mBGM bezeichnet, ist ein zentraler Prozess der österreichischen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie meldet die monatliche Bruttoentgeltbasis, die zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen wird. NNRoad hilft dabei, die Lohn- und Gehaltsdaten so zu strukturieren, dass die mBGM-bezogene Berichterstattung vorbereitet und abgeglichen werden kann.

ELDA elektronische Kommunikation

ELDA wird für den elektronischen Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern verwendet. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Workflow sollte daher saubere Mitarbeiterstammdaten, korrekte Entgeltgrundlagen, zeitnahe Mitarbeiteränderungen und dokumentierte Berichterstattungsoutputs gewährleisten.

Kommunalsteuer municipal payroll tax

Die Kommunalsteuer ist eine kommunale Lohnsteuer, die im Allgemeinen auf Löhne erhoben wird, die mit österreichischen ständigen Betriebsstätten in Verbindung stehen. Sie ist eine lohnabhängige Kostenposition auf Arbeitgeberseite und sollte separat von der Lohnsteuerabzugspflicht des Arbeitnehmers nachverfolgt werden.

DB, DZ und andere lohnabhängige Positionen auf Arbeitgeberseite

Zusätzlich zur Sozialversicherung und der Kommunalsteuer müssen österreichische Arbeitgeber unter Umständen lohnabhängige Abgaben auf Arbeitgeberseite nachverfolgen, wie z. B. den Dienstgeberbeitrag, den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, kammerspezifische Abgaben, lokale öffentliche Verkehrsabgaben an bestimmten Standorten und branchenspezifische Beiträge, sofern anwendbar. NNRoad hilft dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte so zu organisieren, dass Finanzteams diese Kosten auf Arbeitgeberseite klar einsehen können.

Abfertigung NEU und BV-Beiträge

Bei unter das System fallenden Beschäftigungsverhältnissen leisten Arbeitgeber im Rahmen des Abfertigung NEU-Systems in der Regel Beiträge an einen betrieblichen Vorsorgefonds. Dieser Lohn- und Gehaltsabrechnungsartikel sollte als Teil des monatlichen Arbeitgeberkostenprozesses berechnet, gemeldet und abgeglichen werden.

Sonderzahlungen, 13. und 14. Gehalt

Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld

In Österreich sind Sonderzahlungen üblicherweise als Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld strukturiert. Sie werden oft als 13. und 14. Gehalt bezeichnet. Der Anspruch, der Zeitpunkt, die Berechnungsgrundlage und die anteiligen Regelungen sollten jedoch gegen den geltenden Kollektivvertrag, Betriebsvertrag oder Arbeitsvertrag geprüft werden.

Warum Sonderzahlungen ein Kontrollpunkt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind

Sonderzahlungen wirken sich auf das Nettoeinkommen, die Arbeitgeberkosten, die Lohn- und Gehaltsrückstellungen, die Cashflow-Planung und die Erwartungen der Mitarbeiter aus. Lohn- und Gehaltsabrechnungsteams sollten sie nicht als gewöhnliche einmalige Boni behandeln, ohne die relevante österreichische Behandlung zu prüfen.

Proportionale Sonderzahlungen

Neueintritte, Austritte, Teilzeitbeschäftigte, Mitarbeiter mit Gehaltsänderungen und Mitarbeiter mit unbezahltem Urlaub können anteilige Sonderzahlungsberechnungen erfordern. NNRoad hilft bei der Erstellung von Lohnabrechnungen, die genehmigte Pro-Rata-Regeln widerspiegeln und die Auswirkungen in den Lohnabrechnungsberichten klar aufzeigen.

Abgrenzung und Cashflow-Planung

Da viele Mitarbeiter im Sommer und Winter Sonderzahlungen erhalten, sollten Arbeitgeber den Cashflow vor dem Auszahlungsmonat planen. NNRoad kann Berichte bereitstellen, die Finanzteams dabei helfen, das Risiko von Sonderzahlungen über das Jahr hinweg zu verfolgen, anstatt die Kosten erst bei Fälligkeit der Zahlung zu entdecken.

Kommunikation mit der globalen Zentrale

Internationale Hauptsitze sind möglicherweise nicht mit Vergütungsstrukturen mit 14 Gehältern vertraut. Die Berichte von NNRoad können Grundgehalt, Sonderzahlungen, Arbeitgeberanteile und die Gesamtkosten des Arbeitsverhältnisses trennen, damit globale Finanzteams die österreichische Vergütung korrekt verstehen.

Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub und Lohnabrechnungsdaten

Arbeitszeitdaten als Lohnabrechnungsdaten

Die Lohnabrechnung in Österreich kann von Arbeitszeitaufzeichnungen, Gleitzeitregelungen, Überstunden, Freizeitausgleich, Schichtarbeit, Sonntagsarbeit, Arbeit an gesetzlichen Feiertagen, Reisezeit und Zulagen abhängen. Ein Lohnabrechnungsprozess sollte festlegen, wer die Zeitdaten genehmigt und wann diese vor dem Abrechnungsstichtag eingereicht werden müssen.

Überstunden und Zuschläge

Die Behandlung von Überstunden kann von Gesetzen, Kollektivverträgen, Arbeitsverträgen und dem Arbeitszeitmodell abhängen. Lohnabrechnungsteams sollten zwischen regulärem Gehalt, Überstunden, Zuschlägen, Freizeitausgleich und anderen Vergütungselementen unterscheiden, damit die Lohnabrechnungsunterlagen übersichtlich bleiben.

Jahresurlaub und Urlaubsgeld

Die Lohnabrechnung für den Jahresurlaub sollte nicht mit dem Urlaubsbonus oder dem 13. Gehalt verwechselt werden. Das Urlaubsgeld ist die Fortzahlung des Entgelts während des Urlaubs, während der Urlaubsbonus eine separate Sonderzahlung ist, sofern anwendbar. NNRoad hilft dabei, diese Lohnabrechnungskonzepte in der Berichterstattung und der Mitarbeiterdokumentation getrennt zu halten.

Krankenstand und Entgeltfortzahlung

Krankenstand kann die Lohnabrechnung durch Entgeltfortzahlung, Teilentgeltperioden, Wechselwirkungen mit der Sozialversicherung, Abwesenheitsaufzeichnungen und die Mitarbeiterdokumentation beeinflussen. NNRoad hilft dabei, genehmigte Krankendaten in die Lohnabrechnung einzubeziehen und Lohnabrechnungsunterlagen zu führen, die eine Überprüfung durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterstützen.

Reisekosten und Reisekostenerstattungen

Die österreichische Lohn- und Gehaltsabrechnung steht oft in Verbindung mit Reisekostenregeln, Kilometergeld, Tagegeldern, Übernachtungskosten und anderen Erstattungsgegenständen. Die Lohnabrechnung sollte die Vergütung von der Auslagenerstattung unterscheiden, damit Steuern, Sozialversicherung und die Berichterstattung korrekt überprüft werden können.

Sachbezüge

Dienstwagen, Unterbringung, Essenszuschüsse, Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr und andere Leistungen können je nach Sachverhalt eine lohnabrechnungstechnische Behandlung erfordern. NNRoad hilft bei der Strukturierung der Erfassung von Lohnabrechnungsdaten, sodass steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Posten korrekt identifiziert und gemeldet werden.

Lohnabrechnungs-Outputs und Berichte

Zentrale Lohnabrechnungs-Outputs

  • Monatlicher Brutto-Netto-Lohnabrechnungsregister
  • Lohnabrechnungsdaten für Mitarbeiter
  • Netto-Auszahlungsbericht für Mitarbeiter
  • Banküberweisungsdatei oder Zahlungsübersicht
  • Zusammenfassung der Lohnsteuerabzug
  • Bericht über die Sozialversicherungsabzüge der Arbeitnehmer
  • Bericht über die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers
  • Unterstützung bei den mBGM-bezogenen beitragsrelevanten Daten
  • Berechnungsbericht für Sonderzahlungen
  • Urlaubs- und Abwesenheitsbewegungsbericht
  • Bericht über Überstunden, Zulagen und Zuschläge
  • Zusammenfassung der Lohnnebenkosten des Arbeitgebers
  • Abfertigung NEU / BV Beitragsbericht
  • Bericht über Kostenstellen- und Abteilungszuweisung
  • Lohnbuchhaltungsprotokoll oder Support-Datei für das Hauptbuch

Managementberichte

  • Gesamte Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter
  • Gesamte Arbeitgeberkosten pro Abteilung
  • Lohnabrechnungs-Abweichungsbericht
  • Bericht über Mitarbeiterbestand und Lohnabrechnungsbewegungen
  • Bericht über Neueintritte, Austritte und Mitarbeiterwechsel
  • Unterstützungsbericht für die Rückstellung von Sonderzahlungen
  • Unterstützungsbericht für die Kommunalsteuer
  • Bericht über bisherige Verdienste und Abzüge (Year-to-date)
  • Unterstützungsdatei für die jährliche Lohnabrechnungsabstimmung

Berichte für globale Lohnabrechnungsteams

Für multinationale Arbeitgeber kann NNRoad die österreichischen Lohnabrechnungsdaten für regionale und globale Prüfungen formatieren. Berichte können nach Rechtseinheit, Standort, Kostenstelle, Mitarbeiterkategorie, KV-Gruppe, Arbeitgeberkosten, Lohnabrechnungsbewegungen, Sonderzahlungen und monatlicher Abweichung strukturiert werden.

Jährliche Lohnabrechnung, L16 und Audit-Bereitschaft

Unterstützung bei der jährlichen Lohnabrechnung

Die österreichische Lohnbuchhaltung umfasst die jährliche Lohnabrechnung, die häufig mit dem Formular L16 in Verbindung steht. NNRoad unterstützt die Vorbereitung der Lohnabrechnungsdaten zum Jahresende, die Abstimmung und die Berichtskoordination, damit die jährlichen Lohnabrechnungsdaten mit den monatlichen Lohnabrechnungsunterlagen übereinstimmen.

Lohnabrechnungsabstimmung zum Jahresende

Zum Jahresende sollten die monatlichen Lohnabrechnungsregister, Lohnsteuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Sonderzahlungen, Lohnkosten auf Arbeitgeberseite, Arbeitnehmerabzüge, Banküberweisungen und Buchungssätze abgeglichen werden. Dies hilft, den Korrekturaufwand nach Abschluss des Kalenderjahres zu reduzieren.

Audit-Bereitschaft für GPLB

Österreichische Arbeitgeber können durch Prüfungen der lohnabhängigen Steuern und Abgaben kontrolliert werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen sollten daher klar, vollständig und nachvollziehbar sein. NNRoad hilft bei der Führung von Abrechnungsunterlagen, die die Überprüfung von Gehältern, Zulagen, Sozialleistungen, Arbeitszeitdaten, Sonderzahlungen, Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitgeberabgaben unterstützen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsarchiv und Genehmigungspfad

Jeder Abrechnungszyklus sollte Eingabedateien, Genehmigungsprotokolle, Berechnungsergebnisse, Lohnzetteldaten, Zahlungsübersichten, gesetzliche Unterstützungsberichte und Buchhaltungsdateien aufbewahren. Ein gut organisiertes Abrechnungsarchiv hilft bei der Klärung von Mitarbeiterfragen, Finanzprüfungen, gesetzlichen Audits und internen Kontrollprüfungen.

Implementierung und Migrationsprozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung

1. Analyse der Lohn- und Gehaltsabrechnung

NNRoad beginnt mit der Überprüfung Ihrer aktuellen österreichischen Abrechnungskonfiguration, des Mitarbeiterstamms, der Abrechnungsfrequenz, der KV-Abdeckung, der Abrechnungssoftware-Umgebung, der Reporting-Anforderungen, des Zahlungsablaufs und der Schwachstellen.

2. Überprüfung der Arbeitgeber- und gesetzlichen Konfiguration

Wir bestätigen die für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung erforderlichen Arbeitgeberinformationen, einschließlich der Details zur Registrierung der österreichischen Einheit oder des Arbeitgebers, Informationen zu den Beitragskonten, Ansprechpartnern für die Abrechnung, dem Steuer- und Sozialversicherungsablauf, dem Bankprozess und der Buchhaltungsstruktur.

3. Migration der Mitarbeiterdaten

Die Mitarbeiterstammdaten werden überprüft und in ein abrechnungsbereites Format übertragen. Dies umfasst personenbezogene Daten, den Beschäftigungsstatus, das Eintrittsdatum, den Arbeitsort, das Gehalt, das Arbeitszeitmodell, die KV-Einstufung, Bankdaten, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten, Sozialleistungen, Urlaubsansprüche und Kostenstellen.

4. Zuordnung von Vergütungsregeln und KV

NNRoad hilft bei der Organisation der Vergütungsregeln, die für Ihre Belegschaft gelten, einschließlich regulärem Gehalt, Stundenlohn, Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Boni, Sonderzahlungen, Reisekosten, Urlaubsabwicklung und kündigungsbedingten Abrechnungsposten.

5. Überprüfung der historischen Abrechnungsdaten

Wenn Sie von einem anderen Anbieter oder einem internen Abrechnungsteam wechseln, überprüfen wir historische Abrechnungsdaten wie frühere Lohnkonten, Lohnzettel, Lohnsteuerdaten, Sozialversicherungsunterlagen, die Historie der Sonderzahlungen, Urlaubsansprüche und Buchhaltungsdateien.

6. Parallele Abrechnung oder Validierungslauf

Bei komplexen Abrechnungen kann vor der Live-Schaltung ein paralleler oder Validierungslauf durchgeführt werden. Dies hilft, Zuordnungsprobleme, Unterschiede bei Sonderzahlungen, Lücken in der KV-Einstufung oder Unstimmigkeiten im Reporting zu identifizieren, bevor die erste Live-Abrechnung abgeschlossen ist.

7. Erste Live-Abrechnung

NNRoad unterstützt die erste Live-Lohnabrechnung durch Erfassung der Lohnabrechnungsdaten, Entwurfsberechnung, Kundenprüfung, Genehmigung, finale Lohnabrechnungsausgaben, Zahlungsunterstützung und Abstimmung nach der Lohnabrechnung.

8. Laufende Governance

Nach dem Go-live unterstützen wir bei der Aufrechterhaltung der Lohnabrechnungs-Governance durch monatliche Stichtage, Abweichungsprüfungen, Änderungsprotokolle, Unterstützung bei Mitarbeiteranfragen, Reporting-Routinen, gesetzliche Unterstützungsdaten und Verbesserung der Lohnabrechnungsprozesse.

Benötigte Daten für den Start der österreichischen Lohnabrechnung

Arbeitgeberdaten

  • Name der österreichischen Einheit oder registrierte Arbeitgeberdetails
  • Geschäftsadresse und österreichische Arbeitsorte
  • Finanzamt und Lohnsteuerinformationen, sofern zutreffend
  • Informationen zum Sozialversicherungsbeitragskonto
  • Ansprechpartner für die Lohnabrechnung und Genehmigungsmatrix
  • Bank- und Zahlungs-Workflow
  • Buchhaltungsstruktur und Kostenstellenliste
  • Bestehender Lohnabrechnungs-Kalender und Zielzahlungstermine
  • Details zum lokalen Berater, Steuerberater oder autorisierten Benutzer, falls relevant

Stammdaten der Mitarbeiter

  • Name des Mitarbeiters und Identifikationsdaten
  • Wohnanschrift und Arbeitsort
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses und Beschäftigungsstatus
  • Beschäftigungskategorie, wie z. B. Gehalt, Lohn, Teilzeit, befristet oder geringfügig
  • Berufsbezeichnung, Abteilung und Kostenstelle
  • Reguläres Gehalt oder Stundenlohn
  • Arbeitszeitmodell und Normalarbeitszeit
  • Anwendbare KV, Beschäftigungsgruppe, Einstufung und Senioritätsangaben
  • Bankverbindung
  • Steuer- und Sozialversicherungsangaben
  • Leistungs- und Zulageninformationen
  • Urlaubsguthaben und Abwesenheitshistorie

Lohnabrechnungsregeln

  • Informationen zu Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen
  • Gehaltstabelle oder Lohnsatzinformationen
  • Sonderzahlungsregeln
  • Überstunden- und Zuschlagsregeln
  • Zulagen- und Erstattungsregeln
  • Reisekostenrichtlinie
  • Dienstwagen- oder Sachbezugsdaten
  • Bonus- und Provisionspläne
  • Regeln für Beendigung und Abschlussabrechnung

Historische Lohnabrechnungsdaten

  • Bisherige Lohnabrechnungsregister
  • Aktuelle Gehaltsabrechnungen
  • Jahresergebnis der Bruttoeinkünfte und Abzüge
  • Lohnsteuerdaten
  • Aufzeichnungen zu Sozialversicherungsbeiträgen
  • Historie der Sonderzahlungen
  • Aufzeichnungen zum Urlaubsanspruch und genommenem Urlaub
  • Lohnabrechnungsjournal-Dateien
  • Offene Lohnabrechnungskorrekturen oder Mitarbeiteranfragen

Häufige Risiken der österreichischen Lohnabrechnung, die kontrolliert werden müssen

Falsche KV oder Einstufung

Eine falsche KV-Zuordnung ist eines der schwerwiegendsten Lohnabrechnungsrisiken in Österreich. Die falsche Einstufung kann das Mindestgehalt, Überstunden, Zulagen, Sonderzahlungen, Kündigungsregeln und Mitarbeiteransprüche beeinflussen.

Österreich als einfaches monatliches Lohnabrechnungsland zu behandeln

Die monatliche Lohnabrechnung ist üblich, aber die österreichische Lohnabrechnung erfordert auch die Berücksichtigung von Sonderzahlungen, der Meldung an die Sozialversicherung, Arbeitgeberabgaben, Mitarbeiterklassifizierungen und jährlichen Abrechnungsergebnissen. Ein monatlicher Auszahlungstermin macht die Lohnabrechnung nicht einfach.

Missverständnis bei 13. und 14. Gehalt

Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld sollten nicht als allgemeine Ermessensboni behandelt werden. Der Anspruch und die Berechnung sollten gemäß dem geltenden KV, dem Betriebsvertrag oder dem Arbeitsvertrag überprüft werden.

Verspätete oder unvollständige Mitarbeiteranmeldung

Mitarbeiter müssen in der Regel vor Arbeitsbeginn bei der zuständigen Krankenversicherung angemeldet werden. Eine fehlende oder verspätete Anmeldung kann zu Compliance- und Versicherungsproblemen für den Mitarbeiter führen.

Schwache mBGM-Datenkontrollen

Die mBGM-Meldung hängt von genauen monatlichen Vergütungsdaten ab. Die Lohnabrechnung sollte Gehaltsänderungen, Sonderzahlungen, Auswirkungen von Abwesenheiten, Beitragsgrundlagen und Mitarbeiteränderungen validieren, bevor die monatliche Meldungsunterstützung abgeschlossen ist.

Fehlerhafte Prognose der Arbeitgeberkosten

Die Arbeitgeberkosten in Österreich umfassen mehr als nur das Bruttogehalt. Arbeitgeber sollten Budgets für die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die kommunale Lohnsteuer (wo zutreffend), Arbeitgeberabgaben, BV-Beiträge, Sonderzahlungen, Urlaubsrückstellungen und andere lohnbezogene Kosten einplanen.

Ungenaue Behandlung von Reisekosten oder Sachbezügen

Reisekosten, Kilometergeld, Tagegelder, Firmenwagen, Unterbringung, Verpflegungszuschüsse und Unterstützung beim öffentlichen Nahverkehr können die Behandlung in der Lohnabrechnung beeinflussen. Arbeitgeber sollten für jeden Posten eine klare Dokumentation führen.

Unvollständige Lohnabrechnungsunterlagen vor einer Prüfung

Die Lohnabrechnungsunterlagen sollten zeigen, wie die Berechnung erstellt und genehmigt wurde. Fehlende KV-Daten, Arbeitszeitnachweise, Details zu Sachbezügen, die Lohnabrechnungshistorie, die Logik für Sonderzahlungen oder gesetzliche Meldungen können bei einer Prüfung zu Problemen führen.

Österreichische Lohnabrechnung für multinationale Arbeitgeber

Österreichische Lohnabrechnung innerhalb eines globalen Abrechnungsmodells

Viele internationale Unternehmen verwalten die österreichische Lohnabrechnung als Teil einer umfassenderen DACH-, EMEA- oder globalen Abrechnungsstruktur. NNRoad hilft dabei, die Zeitpläne, Berichte und Genehmigungen der österreichischen Lohnabrechnung mit den globalen Abrechnungszeitplänen abzustimmen und gleichzeitig die österreichischen lokalen Regeln sichtbar zu halten.

Lokale Abrechnungsdetails, globales Berichtsformat

Die österreichische Lohnabrechnung enthält lokale Details, die der Zentrale möglicherweise nicht bekannt sind. NNRoad hilft dabei, lokale Abrechnungsposten in ein Berichtsformat zu übersetzen, das globale HR- und Finanzteams verstehen können, einschließlich Bruttogehalt, Sonderzahlungen, Arbeitgeberkosten, gesetzliche Verbindlichkeiten, Nettogehalt und Kostenstellenzuordnung.

Nützlich für DACH- und CEE-Regionalteams

Österreich fungiert oft als Koordinationsmarkt für die DACH-Region oder für Zentral- und Osteuropa. Ein strukturierter Lohnabrechnungsprozess hilft regionalen Arbeitgebern, Mitarbeiter in Österreich zu verwalten und gleichzeitig eine konsistente Lohnbuchhaltung in anderen Ländern aufrechtzuerhalten.

Verbindung mit Global Payroll

Wenn Ihr Unternehmen auch Unterstützung bei der Lohnabrechnung außerhalb Österreichs benötigt, kann NNRoad die österreichische Lohnabrechnung verbinden mit Global Payroll für die länderübergreifende Lohnabrechnungskoordination, das Reporting und das Lieferantenmanagement.

Interne und offizielle Ressourcen für die österreichische Lohnabrechnung

NNRoad Ressourcen

Offizielle österreichische Lohnabrechnungs- und Beschäftigungsreferenzen

Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Lohnabrechnung und zur Dienstleistungspositionierung. Unternehmensspezifische Entscheidungen in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern, Recht und Beschäftigung sollten mit einem entsprechenden Fachberater geprüft werden.

Lohnabrechnungs-Outsourcing in Österreich starten

Erstellen Sie einen Lohnabrechnungsprozess, der den lokalen Regeln Österreichs entspricht

Die Lohnabrechnung in Österreich erfordert mehr als nur die monatliche Gehaltsberechnung. Arbeitgeber benötigen einen Lohnabrechnungsprozess, der KV-Einstufungen, 13. und 14. Gehalt, Lohnsteuerabzug, ÖGK-Sozialversicherungsdaten, mBGM-Workflows, ELDA-Kommunikation, kommunale Lohnsteuer, Abfertigung NEU-Beiträge, Gehaltsabrechnungen, Unterstützung bei der Jahreslohnabrechnung und revisionssichere Unterlagen verarbeiten kann.

NNRoad unterstützt Unternehmen mit einer österreichischen Rechtseinheit oder einer registrierten Arbeitgeberstruktur dabei, die Entgeltabrechnung präzise, lokal fundiert und für globale HR- und Finanzteams einfacher zu verwalten zu gestalten.

Egal, ob Sie einen lokalen Lohnverrechnungsdienstleister ersetzen, von der internen auf die externe Lohnabrechnung umstellen, das Wachstum der Mitarbeiterzahl in Österreich vorbereiten oder Österreich in ein globales Abrechnungsmodell integrieren möchten – NNRoad kann Ihnen helfen, einen stärkeren Abrechnungsprozess aufzubauen.

Kontaktieren Sie NNRoad, um über Lohnabrechnungsdienste für Österreich zu sprechen oder erfahren Sie mehr über Globale Lohnabrechnung.

KURZ-FAQs

Ein Lohnabrechnungsdienstleister für Österreich unterstützt Arbeitgeber bei der Abrechnung für Mitarbeiter in Österreich. Dies kann die monatliche Lohnverrechnung, Brutto-Netto-Berechnungen, Gehaltsabrechnungen, Unterstützung bei der Lohnsteuerabführung, Unterstützung bei der Meldung an die Sozialversicherung, mBGM-relevante Daten, Sonderzahlungen, Arbeitgeber-Kostenberichte und Lohnabrechnungsunterlagen umfassen.

Dieser Service ist für Unternehmen konzipiert, die bereits der rechtliche Arbeitgeber in Österreich sind, entweder durch eine österreichische Einheit oder eine ordnungsgemäß registrierte Arbeitgeberstruktur. Wenn Sie in Österreich ohne eigene Einheit einstellen möchten, besuchen Sie Austria Employer of Record.

KV-konforme Lohnabrechnung bedeutet, dass die Abrechnung unter Berücksichtigung des geltenden österreichischen Kollektivvertrags (KV) erfolgt. Der KV kann den Mindestlohn, die Einstufung, die Arbeitszeit, Überstunden, Zulagen, Sonderzahlungen, Gehaltserhöhungen und andere abrechnungsrelevante Regeln beeinflussen.

Abfertigung NEU ist ein Modell für Beiträge zum Abfertigung基金 Österreich hat keinen einzelnen nationalen gesetzlichen Mindestlohn, der für alle Arbeitnehmer gilt. Die Mindestvergütung wird in der Regel durch den geltenden Kollektivvertrag bestimmt. Aus diesem Grund ist das KV-Mapping ein zentraler Bestandteil der österreichischen Lohnabrechnung. durch laufende Arbeitgeberbeiträge (üblicherweise 1,53 % der Vergütung und Sonderzahlungen). Es ist Teil der standardmäßigen Arbeitgeber-Kostenplanung in Österreich.

Sie sind nicht in jedem Fall ein universeller gesetzlicher Anspruch, aber sie sind sehr verbreitet, da viele Kollektivverträge Urlaubs- und Weihnachtsgeld vorsehen. Die Lohnabrechnung sollte den Anspruch, den Zeitpunkt und die Berechnungsregeln gemäß dem geltenden KV, dem Betriebsvertrag oder dem Arbeitsvertrag bestätigen.