Connexion
Contact

Services de gestion de la paie en Autriche :
Reporting ÖGK conforme et comptabilité fiscale

Commencer
Employeur de référence
Déploiement mondial
Talents à la demande
paie

Gérez votre paie en Autriche avec un prestataire qui comprend réellement le fonctionnement de la paie autrichienne : classification Kollektivvertrag, Lohnverrechnung mensuelle, Lohnsteuer, assurance sociale ÖGK, flux de travail ELDA, reporting mBGM, versements spéciaux, fiches de paie, taxe sur la paie municipale, cotisations au fonds d’indemnités de licenciement et registres de paie prêts pour l’audit.

NNRoad fournit des services de paie en Autriche pour les entreprises qui sont déjà l’employeur légal en Autriche, soit par le biais d’une entité autrichienne, soit par une structure d’employeur dûment enregistrée. Nous aidons les équipes RH et financières à traiter la paie avec précision, à gérer les données de paie, à préparer les fiches de paie des employés, à soutenir l’administration légale de la paie et à produire des rapports clairs pour la comptabilité locale et le siège mondial.

Cette page est dédiée à l’externalisation de la paie en Autriche. Si vous devez embaucher des employés en Autriche sans créer d’entité locale, visitez Employeur de référence en Autriche. Si votre besoin implique l’autorisation de travail d’un employé étranger, le statut de résidence ou la planification de missions transfrontalières, visitez Embaucher un étranger en Autriche. Si vous avez besoin d’un soutien flexible de main-d’œuvre basé sur des projets, visitez Talents à la demande en Autriche.

Discuter avec un spécialiste de la paie en Autriche | Explorer la paie mondiale

Services de paie en Autriche pour les employeurs avec entité locale

Externalisation de la paie pour les employeurs en Autriche

Le service de paie en Autriche de NNRoad est conçu pour les entreprises qui opèrent déjà en tant qu’employeur légal en Autriche et qui ont besoin d’un partenaire de paie fiable pour le traitement continu de la paie, le soutien à l’administration légale de la paie, la préparation des fiches de paie, le reporting de paie et la coordination entre la paie et la comptabilité.

En Autriche, la comptabilité de la paie est communément appelée Lohnverrechnung ou Personalverrechnung. Un processus de paie robuste en Autriche doit connecter les données RH, les informations salariales, les règles des conventions collectives, les données de temps de travail, les données d’assurance sociale, le traitement fiscal, les versements spéciaux et le reporting financier dans un flux de travail de paie contrôlé.

Cas d’utilisation idéaux

  • Votre entreprise possède une entité autrichienne et a besoin d’un traitement de la paie externalisé.
  • Votre entreprise est déjà enregistrée en tant qu’employeur pour les besoins de la paie et de l’assurance sociale en Autriche.
  • Vous employez des personnes à Vienne, Graz, Linz, Salzbourg, Innsbruck ou dans des lieux distants à travers l’Autriche.
  • Vos employés sont couverts par un Kollektivvertrag, un accord d’entreprise interne ou une structure de rémunération spécifique au rôle.
  • Vous avez besoin de rapports de paie mensuels qui soutiennent la comptabilité, l’imputation par centres de coûts, la visibilité globale de la paie et la préparation des audits.
  • Vous souhaitez un support de paie local sans transformer l’engagement en un modèle d’Employeur de Record (EOR).

Ce que cette page ne couvre pas

  • Ceci n’est pas une page EOR. Si NNRoad doit agir en tant qu’employeur légal parce que vous n’avez pas d’entité autrichienne, visitez Austria Employer of Record.
  • Ceci n’est pas une page sur l’immigration. Si l’employé a besoin d’une carte Red-White-Red, d’une carte bleue européenne, d’un permis de séjour ou d’un autre soutien pour l’autorisation de travail, visitez Hire Foreigner in Austria.
  • Ceci n’est pas une page de recrutement de personnel. Si vous avez besoin de spécialistes à court terme, de travailleurs de projet ou d’un soutien pour une main-d’œuvre flexible, visitez Austria On-Demand Talent.
  • Ceci n’est pas un service de logiciel de paie uniquement. NNRoad soutient les opérations de paie, le reporting de paie, la coordination des données et l’administration de la paie axée sur la conformité.

Ce qui rend la paie en Autriche différente

L’Autriche est un marché de la paie régi par des conventions collectives

L’Autriche ne repose pas sur un salaire minimum légal national unique comme le font de nombreux pays. Au lieu de cela, le salaire minimum, les augmentations de salaire, les règles relatives au temps de travail, les indemnités, les paiements spéciaux et les structures de classification sont souvent déterminés par la convention collective applicable, connue localement sous le nom de Kollektivvertrag ou KV.

Cela rend la paie en Autriche très dépendante de la classification correcte des employés. Un calcul de paie peut être mathématiquement correct mais rester non conforme si le mauvais KV, le mauvais groupe d’emploi, le mauvais niveau d’ancienneté, la mauvaise table de salaires, la mauvaise règle d’indemnité ou le mauvais traitement des paiements spéciaux a été appliqué.

La paie est généralement effectuée mensuellement, mais la structure de rémunération est souvent annualisée sur 14 versements

La paie en Autriche est couramment traitée mensuellement. Cependant, la rémunération est souvent comprise sur 14 versements par an lorsque la convention collective applicable ou les conditions d’emploi prévoient une prime de vacances et une prime de Noël. Ces paiements spéciaux sont communément appelés le 13ème et 14ème salaire.

La paie doit relier les données fiscales, d’assurance sociale et de droit du travail

La paie autrichienne doit coordonner plusieurs obligations parallèles : la retenue de l’impôt sur le revenu des salariés, l’assurance sociale des salariés et de l’employeur, le reporting mensuel de la base de cotisation, l’impôt municipal sur la paie, les cotisations au fonds de préavis, les fiches de paie, les relevés de salaires annuels et les registres de paie. Un prestataire de services de paie en Autriche doit donc gérer bien plus que le simple calcul du salaire net.

La terminologie locale est importante

Les employeurs internationaux recherchent souvent un « prestataire de services de paie en Autriche », mais les opérations de paie locales utilisent des termes tels que Lohnverrechnung, Personalverrechnung, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Kollektivvertrag, mBGM, ELDA, Kommunalsteuer, Abfertigung NEU et Lohnzettel. NNRoad aide les équipes mondiales à traduire ces concepts de paie locaux en flux de travail RH et financiers pratiques.

La paie en Autriche en un coup d'œil

Éléments clés de la paie que les employeurs doivent prévoir

  • Devise : Euro, EUR.
  • Cycle de paie courant : la paie mensuelle est la norme pour de nombreux employés, bien que des règles spécifiques puissent dépendre de la catégorie d’employé, de la convention collective et des conditions d’emploi.
  • Langue de la paie : les documents de paie et les termes locaux sont souvent en allemand, même lorsque le reporting du siège social est en anglais.
  • Cadre de rémunération minimale : L’Autriche n’a pas de salaire minimum légal national unique ; la rémunération minimale est généralement régie par les conventions collectives.
  • Paiements spéciaux : la prime de vacances et la rémunération de Noël sont courantes lorsqu’elles sont exigées par la convention collective applicable ou les conditions d’emploi.
  • Impôt sur le revenu de l’employé : l’impôt sur le salaire, connu sous le nom de Lohnsteuer, est retenu via la paie le cas échéant.
  • Assurance sociale : les employés doivent être enregistrés auprès de l’institution d’assurance maladie compétente, et les données de paie sont transmises pour le calcul des cotisations.
  • mBGM : la notification mensuelle de la base de cotisation est un élément de reporting essentiel lié à la paie pour l’assurance sociale autrichienne.
  • ELDA : l’échange de données électroniques est couramment utilisé pour les communications relatives à l’assurance sociale.
  • Fiches de paie : les employés reçoivent un relevé de paie indiquant le salaire et les déductions.
  • Taxe municipale sur la paie : La Kommunalsteuer peut s’appliquer aux salaires liés à des établissements commerciaux permanents en Autriche.
  • Fonds de licenciement : L’Abfertigung NEU nécessite généralement des contributions de l’employeur à un fonds de prévoyance professionnelle pour les relations de travail couvertes.
  • Reporting annuel : la comptabilité de la paie comprend la gestion annuelle des bulletins de salaire et le rapprochement de fin d’année de la paie.

Pourquoi cela est important pour les entreprises internationales

L’Autriche peut sembler administrativement simple car la paie est souvent mensuelle et le pays bénéficie d’un environnement commercial stable. En pratique, le risque lié à la paie apparaît souvent dans les détails : mauvaise correspondance KV, calcul incorrect des paiements spéciaux, données mBGM manquantes, retard d’enregistrement à l’assurance sociale, données Lohnzettel incomplètes, base fiscale municipale incorrecte, données de temps de travail non suivies ou dossiers de paie insuffisants avant un audit.

Portée de notre service de paie en Autriche

Comptabilité de la paie mensuelle

NNRoad prend en charge le traitement récurrent de la paie en Autriche, y compris les calculs du brut au net, les déductions des employés, les calculs des coûts employeur, la validation des données de paie, la préparation des fiches de paie, les fichiers de support de paiement et les rapports de paie pour examen par les RH et la finance.

Configuration de la paie compatible avec les conventions collectives (KV)

Nous aidons à structurer la paie autour des éléments applicables des conventions collectives fournis par votre entreprise, notamment le groupe d’employés, la table salariale, le niveau de classification, l’ancienneté, le modèle de temps de travail, les règles d’indemnités, le traitement des heures supplémentaires et le traitement des paiements spéciaux.

Support à l’administration de la paie pour l’assurance sociale

NNRoad prend en charge l’administration de la paie liée à l’assurance sociale autrichienne, y compris les données d’enregistrement des employés, les changements d’employés, les données de désinscription, les informations sur l’assiette des cotisations et le support de reporting mensuel lié à l’organisme d’assurance maladie autrichien compétent.

Support de flux de travail mBGM et ELDA

La paie autrichienne doit prendre en charge le reporting mensuel de l’assiette des cotisations. NNRoad aide à préparer les données de paie pour les flux de travail mBGM et à coordonner les données nécessaires à la communication électronique avec les autorités d’assurance sociale via le processus approprié.

Support pour la Lohnsteuer et l’impôt sur la paie

NNRoad prend en charge les calculs de paie et les sorties de reporting liées à la retenue de l’impôt sur le salaire autrichien. Lorsqu’une intervention d’un conseiller fiscal formel, de la comptabilité ou d’un utilisateur autorisé est requise, nous coordonnons les données de paie avec votre partie responsable interne ou votre conseiller local désigné.

Calculs des paiements spéciaux

Lorsque la convention collective applicable, l’accord d’entreprise ou les conditions d’emploi prévoient des indemnités de congés et une rémunération de Noël, NNRoad aide à calculer et à déclarer les éléments de 13e et 14e mois correspondants, y compris les paiements spéciaux au prorata pour les arrivants, les départs, les employés à temps partiel et les employés ayant des changements de paie au cours de l’année.

Fiches de paie et documents de paie des employés

Nous préparons les données de fiche de paie et la documentation de paie des employés qui indiquent le salaire régulier, les paiements spéciaux, les éléments imposables et liés à l’assurance sociale, les déductions des employés, les éléments de paie liés à l’employeur le cas échéant, et le salaire net.

Rapports de paie pour les parties prenantes locales et mondiales

NNRoad fournit des rapports de paie pour la comptabilité autrichienne, la direction locale, les RH régionales et le siège mondial. Les rapports peuvent couvrir la paie du brut au net, le coût employeur, le paiement net, les passifs d’assurance sociale, la retenue de l’impôt sur le salaire, les centres de coûts, l’allocation par département, les paiements spéciaux, les passifs de congés et les écarts de paie.

Configuration de la paie axée sur les conventions collectives (KV) en Autriche

Déterminer le bon Kollektivvertrag

La première question relative à la paie en Autriche n’est souvent pas « Quel est le salaire ? » mais « Quelle convention collective et quelle classification s’appliquent ? » Le bon KV peut influencer la grille salariale, le salaire minimum, le modèle de temps de travail, les suppléments pour heures supplémentaires, les indemnités, les augmentations annuelles, les paiements spéciaux et d’autres règles relatives à la paie.

Configuration de la classification et de la grille salariale

Une fois le KV applicable identifié, la paie doit refléter la classification correcte de l’employé. Cela peut dépendre des fonctions occupées, de l’ancienneté, des qualifications, de l’expérience préalable, de la famille de métiers, du secteur d’activité et de la catégorie d’emploi. NNRoad aide à convertir les informations de classification approuvées en données prêtes pour la paie.

Mises à jour annuelles du KV et changements de paie

De nombreuses conventions collectives autrichiennes sont mises à jour périodiquement. Les équipes de paie doivent surveiller les changements relatifs aux grilles salariales, aux indemnités, à la rémunération des apprentis, aux paiements spéciaux, aux règles de déplacement, aux dispositions relatives aux heures supplémentaires et à d’autres éléments liés à la paie. NNRoad aide à gérer les changements de paie une fois que les mises à jour applicables sont confirmées.

Salaire réel par rapport au salaire minimum conventionnel

Un employé peut être payé au-dessus du salaire minimum de la convention collective. La paie doit tout de même suivre le minimum applicable car cela permet les contrôles de conformité, la révision des changements de salaire, la prévention des sous-rémunérations et la documentation pour les audits internes ou externes.

Accords d’entreprise et règles spécifiques à l’entreprise

Certains employeurs ont également des accords d’entreprise internes ou des politiques d’entreprise qui affectent la paie. Ceux-ci peuvent couvrir le temps de travail, l’horaire flexible, les primes, le traitement des frais de déplacement, les voitures de fonction, les avantages en nature (repas) ou d’autres éléments de rémunération. NNRoad intègre les règles approuvées au niveau de l’entreprise dans le flux de travail de la paie lorsque cela est pertinent.

Flux de travail mensuel de la paie en Autriche

1. Calendrier de paie et conception de la date de clôture

La paie en Autriche devrait commencer par un calendrier mensuel clair. NNRoad aide à définir les échéances pour les nouveaux arrivants, les départs, les changements d’employés, la rémunération variable, les données de temps, les congés, les heures supplémentaires, les frais de déplacement, les données pour paiements spéciaux, la révision de la paie provisoire, l’approbation de la paie, la livraison du fichier de paiement et le rapprochement post-paie.

2. Révision des données de base des employés

Nous examinons les données des employés nécessaires à la paie, y compris le nom, l’adresse, la date d’entrée en fonction, la catégorie d’emploi, les données d’assurance sociale, les données fiscales, les coordonnées bancaires, l’intitulé du poste, le lieu de travail, le centre de coûts, le salaire, le modèle de temps de travail, la classification KV et les informations sur les avantages.

3. Collecte des données de paie variables

Chaque cycle de paie peut inclure des éléments variables tels que les heures supplémentaires, les primes, les commissions, les frais de déplacement, les indemnités, les absences non rémunérées, les congés maladie, les vacances, les remboursements de frais, les changements de salaire, les ajustements de paiements spéciaux et les éléments liés à la fin de contrat.

4. Ébauche du calcul de la paie

NNRoad prépare une ébauche du calcul de la paie indiquant le salaire brut, les éléments imposables, la rémunération assujettie aux assurances sociales, les retenues de l’employé, les coûts de l’employeur, le salaire net, les paiements spéciaux et l’écart de paie par rapport à la période précédente.

5. Révision et approbation par le client

Votre responsable RH ou financier examine l’ébauche de la paie, confirme les exceptions, approuve les montants de paiement et signe avant la finalisation de la paie. Cette étape de contrôle est particulièrement importante en Autriche, où les changements de KV, les paiements spéciaux et les données variables sur le temps de travail peuvent affecter le résultat final.

6. Documents de paie finaux

Après approbation, NNRoad prépare les documents de paie finaux tels que les données de fiche de paie, les registres de paie, les rapports de paiement net des employés, les résumés de l’impôt sur le salaire, les résumés des cotisations d’assurance sociale, les rapports de paiements spéciaux, les rapports de coûts de l’employeur et les fichiers de support comptable.

7. Support au reporting réglementaire et rapprochement

NNRoad soutient les données de paie nécessaires à l’administration réglementaire, y compris les registres de paie, les données relatives au mBGM, les informations sur l’impôt sur le salaire, les prélèvements de paie de l’employeur et le support au reporting annuel. Une fois la paie traitée, nous aidons à rapprocher le salaire brut, le salaire net, les paiements bancaires, les obligations réglementaires, les coûts de l’employeur et les écritures comptables.

Impôt sur le salaire, assurance sociale et prélèvements de paie de l'employeur

Retenue de l’impôt sur le salaire

L’impôt sur le salaire est un impôt sur le salaire retenu via la paie. La paie doit refléter la rémunération imposable de l’employé, les avantages imposables, les déductions fiscales, le traitement des paiements spéciaux et les données cumulées de l’année. NNRoad aide à préparer les documents de paie qui soutiennent une retenue précise de l’impôt sur le salaire et la coordination du reporting.

Assurance sociale via l’ÖGK et les organismes concernés

La paie autrichienne doit permettre l’enregistrement à l’assurance sociale, le calcul des cotisations, les retenues de l’employé, les contributions de l’employeur et le reporting mensuel de la base de cotisation. Les employés doivent généralement être enregistrés auprès de l’institution d’assurance maladie compétente avant de commencer à travailler, et la paie doit maintenir des données précises sur l’employé et sa rémunération tout au long de l’emploi.

Reporting mensuel de la base de cotisation mBGM

La notification de la base de cotisation mensuelle, communément appelée mBGM, est un processus clé de la paie en Autriche. Elle indique la base de rémunération mensuelle brute utilisée pour le calcul des cotisations d’assurance sociale. NNRoad aide à garantir que les données de paie sont structurées de manière à ce que le reporting lié à la mBGM puisse être préparé et rapproché.

Communication électronique ELDA

L’ELDA est utilisé pour l’échange électronique de données avec les autorités d’assurance sociale autrichiennes. Un flux de travail de paie doit donc maintenir des données de base sur les employés propres, des bases de rémunération correctes, des changements d’employés signalés en temps utile et des rapports documentés.

Kommunalsteuer, taxe municipale sur la paie

La Kommunalsteuer est une taxe municipale sur la paie généralement calculée sur les salaires liés à des établissements commerciaux permanents en Autriche. Il s’agit d’un coût de paie à la charge de l’employeur qui doit être suivi séparément de la retenue d’impôt sur le salaire de l’employé.

DB, DZ et autres éléments de paie à la charge de l’employeur

En plus de l’assurance sociale et de la taxe municipale sur la paie, les employeurs autrichiens peuvent avoir besoin de suivre les charges de paie à la charge de l’employeur telles que le Dienstgeberbeitrag, le Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, les charges liées aux chambres, les prélèvements pour les transports publics locaux dans certaines localités et les contributions sectorielles le cas échéant. NNRoad aide à organiser les rapports de paie afin que les équipes financières puissent visualiser clairement ces coûts à la charge de l’employeur.

Cotisations Abfertigung NEU et BV

Pour les relations de travail couvertes, les employeurs versent généralement des cotisations au titre du système Abfertigung NEU à un fonds de prévoyance professionnelle. Cet élément de paie doit être calculé, déclaré et rapproché dans le cadre du processus mensuel des coûts employeur.

Paiements spéciaux, 13e et 14e mois

Prime de vacances et rémunération de Noël

En Autriche, les paiements spéciaux sont couramment structurés sous forme de prime de vacances et de rémunération de Noël. Ils sont souvent décrits comme le 13e et le 14e mois de salaire. Toutefois, le droit, la périodicité, la base de calcul et les règles de prorata doivent être vérifiés par rapport à la convention collective, l’accord d’entreprise ou le contrat de travail applicable.

Pourquoi les paiements spéciaux sont un point de contrôle de la paie

Les paiements spéciaux affectent le salaire net, le coût employeur, les provisions pour charges de personnel, la planification des flux de trésorerie et les attentes des employés. Les équipes de paie ne doivent pas les traiter comme des bonus ponctuels ordinaires sans vérifier le traitement autrichien pertinent.

Paiements spéciaux au prorata

Les arrivées, les départs, les employés à temps partiel, les employés ayant des changements de salaire et les employés en absence non rémunérée peuvent nécessiter des calculs de paiements spéciaux au prorata. NNRoad aide à préparer les résultats de la paie qui reflètent les règles de prorata approuvées et montrent clairement l’impact dans les rapports de paie.

Planification des provisions et des flux de trésorerie

Comme de nombreux employés reçoivent des paiements spéciaux en été et en hiver, les employeurs doivent planifier leur trésorerie avant le mois du paiement. NNRoad peut fournir des rapports qui aident les équipes financières à suivre l’exposition aux paiements spéciaux tout au long de l’année, au lieu de découvrir le coût seulement lorsque le paiement arrive à échéance.

Communication avec le siège mondial

Le siège international peut ne pas être familier avec les structures de rémunération à 14 mois. Les rapports de NNRoad peuvent séparer le salaire de base, les paiements spéciaux, les cotisations patronales et le coût total de l’emploi afin que les équipes financières mondiales comprennent correctement la rémunération autrichienne.

Temps de travail, heures supplémentaires, congés et données de paie

Les données sur le temps de travail comme donnée d’entrée de la paie

La paie en Autriche peut dépendre des relevés du temps de travail, des arrangements d’horaires flexibles, des heures supplémentaires, des repos compensateurs, du travail posté, du travail le dimanche, du travail les jours fériés, des temps de trajet et des indemnités. Un processus de paie doit définir qui approuve les données de temps et quand elles doivent être soumises avant la clôture de la paie.

Heures supplémentaires et suppléments

Le traitement des heures supplémentaires peut dépendre de la loi, de la convention collective, du contrat de travail et du modèle de temps de travail. Les équipes de paie doivent distinguer le salaire régulier, les heures supplémentaires, les suppléments, les repos compensateurs et autres éléments de rémunération afin que les registres de paie restent clairs.

Congés annuels et indemnités de vacances

Le traitement de la paie pour les congés annuels ne doit pas être confondu avec la prime de vacances ou le 13ème mois. L’indemnité de vacances est la rémunération continue versée pendant le congé, tandis que la prime de vacances est un paiement spécial distinct le cas échéant. NNRoad aide à maintenir ces concepts de paie séparés dans les rapports et la documentation des employés.

Congés maladie et rémunération continue

Les congés maladie peuvent affecter la paie via la rémunération continue, les périodes de rémunération partielle, les interactions avec l’assurance sociale, les relevés d’absence et la documentation des employés. NNRoad aide à intégrer les données de congés maladie approuvées dans la paie et à maintenir des registres de paie qui facilitent la révision par l’employé et l’employeur.

Frais de déplacement et remboursements de frais

La paie en Autriche interagit souvent avec les règles relatives aux frais de déplacement, les indemnités kilométriques, les per diem, les frais de nuitée et d’autres éléments de remboursement. La paie doit distinguer la rémunération du remboursement de frais afin que le traitement fiscal, l’assurance sociale et le reporting puissent être examinés correctement.

Avantages en nature

Les voitures de fonction, l’hébergement, les avantages liés aux repas, les titres de transport public et d’autres avantages peuvent nécessiter un traitement de paie selon les circonstances. NNRoad aide à structurer la collecte des données de paie afin que les éléments imposables et non imposables soient identifiés et déclarés de manière appropriée.

Sorties et rapports de paie

Sorties de paie principales

  • Registre de paie mensuel du brut au net
  • Données de fiche de paie des employés
  • Rapport de paiement net des employés
  • Fichier de paiement bancaire ou résumé de paiement
  • Résumé de la retenue de l’impôt sur le revenu (Lohnsteuer)
  • Rapport des déductions d’assurance sociale des employés
  • Rapport des coûts d’assurance sociale de l’employeur
  • Support des données de base de cotisation liés au mBGM
  • Rapport de calcul des paiements spéciaux
  • Rapport des mouvements de congés et d’absences
  • Rapport des heures supplémentaires, indemnités et suppléments
  • Résumé des prélèvements de paie de l’employeur
  • Rapport de contribution Abfertigung NEU / BV
  • Rapport d’imputation par centre de coûts et département
  • Journal de paie ou fichier de support du grand livre

Rapports de gestion

  • Coût total employeur par employé
  • Coût total employeur par département
  • Rapport d’écart de paie
  • Rapport des effectifs et des mouvements de paie
  • Rapport des arrivées, départs et changements d’employés
  • Rapport de support pour les provisions de paiements spéciaux
  • Rapport de support pour la taxe de paie municipale
  • Rapport des gains et déductions cumulés depuis le début de l’année
  • Fichier de support pour le rapprochement annuel de la paie

Rapports pour les équipes de paie mondiale

Pour les employeurs multinationaux, NNRoad peut formater les données de paie autrichienne pour une révision régionale et mondiale. Les rapports peuvent être structurés par entité juridique, lieu, centre de coûts, catégorie d’employé, groupe KV, coût employeur, mouvement de paie, paiements spéciaux et écart d’un mois sur l’autre.

Paie annuelle, L16 et préparation à l'audit

Support pour le bulletin de salaire annuel

La comptabilité de la paie en Autriche comprend la gestion du bulletin de salaire annuel, couramment associée au formulaire L16. NNRoad prend en charge la préparation des données de paie de fin d’année, le rapprochement et la coordination des rapports afin que les informations de paie annuelles soient cohérentes avec les registres de paie mensuels.

Rapprochement de la paie de fin d’année

À la fin de l’année, la paie doit rapprocher les registres de paie mensuels, les données d’impôt sur le salaire, les données d’assurance sociale, les paiements spéciaux, les coûts de paie côté employeur, les déductions des employés, les paiements bancaires et les écritures comptables. Cela aide à réduire le travail de correction après la clôture de l’année civile.

Préparation à l’audit GPLB

Les employeurs autrichiens peuvent faire l’objet de contrôles par le biais d’audits sur les taxes et contributions liées aux salaires. La documentation de la paie doit donc être claire, complète et traçable. NNRoad aide à maintenir des registres de paie qui facilitent l’examen des salaires, des indemnités, des avantages, des données sur le temps de travail, des paiements spéciaux, de l’assurance sociale, de l’impôt sur le revenu et des prélèvements patronaux.

Archive et piste d’approbation de la paie

Chaque cycle de paie doit conserver les fichiers d’entrée, les enregistrements d’approbation, les résultats de calcul, les données de fiche de paie, les résumés de paiement, les rapports de support réglementaires et les fichiers comptables. Une archive de paie bien organisée aide à résoudre les questions des employés, les examens financiers, les audits réglementaires et les contrôles de gestion interne.

Processus de mise en œuvre et de migration de la paie

1. Découverte de la paie

NNRoad commence par examiner votre configuration actuelle de la paie en Autriche, la population d’employés, la fréquence de paie, la couverture KV, l’environnement logiciel de paie, les besoins en reporting, le flux de paiement et les points de friction.

2. Examen de la configuration de l’employeur et du cadre réglementaire

Nous confirmons les informations de l’employeur nécessaires à l’administration de la paie, y compris les détails d’enregistrement de l’entité ou de l’employeur autrichien, les informations sur les comptes de cotisations, les contacts de paie, le flux de travail fiscal et d’assurance sociale, le processus bancaire et la structure comptable.

3. Migration des données des employés

Les données de base des employés sont examinées et converties dans un format prêt pour la paie. Cela inclut les données personnelles, le statut d’emploi, la date de début, le lieu de travail, le salaire, le modèle de temps de travail, la classification KV, les coordonnées bancaires, les informations d’assurance sociale, les données fiscales, les avantages, les soldes de congés et les centres de coûts.

4. Cartographie des règles de paie et de la KV

NNRoad aide à organiser les règles de paie qui s’appliquent à votre personnel, y compris le salaire régulier, les salaires horaires, les heures supplémentaires, les compléments, les indemnités, les primes, les paiements spéciaux, les frais de déplacement, le traitement des congés et les éléments de paie liés à la fin de contrat.

5. Examen de l’historique de la paie

Dans le cas où vous passez d’un autre prestataire ou d’une équipe de paie interne, nous examinons les données historiques de paie telles que les registres de paie antérieurs, les fiches de paie, les données Lohnsteuer, les registres d’assurance sociale, l’historique des paiements spéciaux, les soldes de congés et les fichiers comptables.

6. Paie parallèle ou cycle de validation

Pour les paies complexes, un cycle parallèle ou de validation peut être utilisé avant la mise en service. Cela aide à identifier les problèmes de cartographie, les différences de paiements spéciaux, les lacunes de classification KV ou les incohérences de reporting avant la finalisation de la première paie réelle.

7. Première paie réelle

NNRoad accompagne la première paie réelle grâce à la collecte des données de paie, le calcul des brouillons, la révision par le client, l’approbation, les éditions finales de la paie, le support au paiement et le rapprochement post-paie.

8. Gouvernance continue

Après la mise en service, nous aidons à maintenir la gouvernance de la paie grâce aux clôtures mensuelles, aux vérifications d’écarts, aux journaux de modifications, au support pour les questions des employés, aux routines de reporting, aux données de support réglementaires et à l’amélioration des processus de paie.

Données nécessaires pour démarrer la paie en Autriche

Données de l’employeur

  • Nom de l’entité autrichienne ou détails de l’employeur enregistré
  • Adresse commerciale et lieux de travail en Autriche
  • Bureau des impôts et informations sur l’impôt sur le revenu, le cas échéant
  • Informations sur le compte de cotisations d’assurance sociale
  • Contacts de paie et matrice d’approbation
  • Flux de travail bancaire et de paiement
  • Structure comptable et liste des centres de coûts
  • Calendrier de paie existant et dates de paiement cibles
  • Détails du conseiller local, du comptable ou de l’utilisateur autorisé, le cas échéant

Données de base des employés

  • Nom de l’employé et détails d’identification
  • Adresse de résidence et lieu de travail
  • Date de début d’emploi et statut d’emploi
  • Catégorie d’emploi, telle que salarié, travailleur à l’heure, temps partiel, contrat à durée déterminée ou emploi marginal
  • Intitulé du poste, département et centre de coûts
  • Salaire régulier ou taux horaire
  • Modèle de temps de travail et heures normales
  • Données applicables de KV, groupe d’emploi, niveau de classification et ancienneté
  • Coordonnées bancaires
  • Données fiscales et d’assurance sociale
  • Informations sur les avantages et indemnités
  • Soldes de congés et historique des absences

Données relatives aux règles de paie

  • Informations sur la convention collective ou l’accord d’entreprise
  • Tableau des salaires ou informations sur les taux de salaire
  • Règles de paiement spécial
  • Règles pour les heures supplémentaires et les suppléments
  • Règles pour les indemnités et les remboursements
  • Politique de frais de déplacement
  • Données sur les voitures de fonction ou les avantages en nature
  • Plans de bonus et de commissions
  • Règles de licenciement et de solde de tout compte

Données de paie historiques

  • Registres de paie antérieurs
  • Bulletins de paie récents
  • Gains et déductions cumulés depuis le début de l’année
  • Données Lohnsteuer
  • Registres des cotisations d’assurance sociale
  • Historique des paiements spéciaux
  • Registres d’acquisition et de prise de congés
  • Fichiers de journaux de paie
  • Corrections de paie en cours ou questions des employés

Risques courants de la paie en Autriche à contrôler

Mauvais KV ou mauvaise classification

Une mauvaise correspondance KV est l’un des risques de paie les plus sérieux en Autriche. Une mauvaise classification peut affecter le salaire minimum, les heures supplémentaires, les indemnités, les paiements spéciaux, les règles de préavis et les réclamations des employés.

Traiter l’Autriche comme un simple pays de paie mensuelle

La paie mensuelle est courante, mais la paie en Autriche nécessite également une attention particulière aux paiements spéciaux, à la déclaration d’assurance sociale, aux prélèvements de l’employeur, à la classification des employés et aux résultats annuels de la paie. Une date de paiement mensuelle ne rend pas la paie simple.

Mauvaise compréhension du 13e et 14e mois

L’indemnité de vacances et la rémunération de Noël ne doivent pas être traitées comme des bonus discrétionnaires génériques. Le droit et le calcul doivent être examinés selon la convention collective (KV) applicable, l’accord d’entreprise ou le contrat de travail.

Enregistrement tardif ou incomplet des employés

Les employés doivent généralement être enregistrés auprès de l’institution d’assurance maladie compétente avant de commencer à travailler. Un enregistrement manquant ou retardé peut créer des problèmes de conformité et de couverture pour l’employé.

Faibles contrôles des données mBGM

Le reporting mBGM dépend de l’exactitude des données de rémunération mensuelle. La paie doit valider les changements de salaire, les paiements spéciaux, l’impact des absences, les bases de cotisation et les changements d’employés avant que le support au reporting mensuel ne soit finalisé.

Prévision incorrecte des coûts employeur

Le coût employeur en Autriche comprend plus que le salaire brut. Les employeurs doivent budgétiser l’assurance sociale patronale, la taxe sur la paie municipale le cas échéant, les prélèvements de l’employeur, les contributions BV, les paiements spéciaux, les passifs de congés et autres coûts liés à la paie.

Traitement inexact des frais de déplacement ou des avantages

Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques, les per diem, les voitures de fonction, l’hébergement, les avantages repas et le soutien aux transports publics peuvent affecter le traitement de la paie. Les employeurs doivent tenir une documentation claire pour chaque élément.

Dossiers de paie incomplets avant un audit

Les dossiers de paie doivent montrer comment le calcul a été effectué et approuvé. L’absence de données KV, de relevés de temps, de détails sur les avantages, d’historique de fiches de paie, de logique de paiement spécial ou de rapports réglementaires peut créer des problèmes lors de l’examen.

La paie en Autriche pour les employeurs multi-pays

La paie en Autriche au sein d’un modèle de paie mondiale

De nombreuses entreprises internationales gèrent la paie en Autriche dans le cadre d’une structure de paie plus large pour la zone DACH, l’EMEA ou au niveau mondial. NNRoad aide à aligner les calendriers, les rapports et les approbations de la paie en Autriche avec les calendriers de paie mondiaux tout en gardant les règles locales autrichiennes visibles.

Détails de la paie locale, format de reporting mondial

La paie en Autriche contient des détails locaux qui peuvent ne pas être familiers au siège social. NNRoad aide à traduire les éléments de la paie locale dans un format de reporting que les équipes mondiales des RH et de la finance peuvent comprendre, y compris le salaire brut, les paiements spéciaux, les coûts employeur, les passifs réglementaires, le salaire net et l’allocation par centre de coûts.

Utile pour les équipes régionales DACH et CEE

L’Autriche fait souvent office de marché de coordination pour la zone DACH ou l’Europe centrale et orientale. Un processus de paie structuré aide les employeurs régionaux à gérer les employés en Autriche tout en maintenant une gouvernance de la paie cohérente dans les autres pays.

Connexion avec la paie mondiale

Si votre entreprise a également besoin d’un support de paie en dehors de l’Autriche, NNRoad peut relier la paie autrichienne avec la paie mondiale pour la coordination, le reporting et la gestion des prestataires de paie multi-pays.

Ressources internes et officielles pour la paie en Autriche

Ressources NNRoad

Références officielles de paie et d’emploi en Autriche

Cette page fournit des informations générales sur la paie et le positionnement des services. Les décisions spécifiques à l’entreprise en matière de paie, de fiscalité, de droit et d’emploi doivent être examinées avec le conseiller professionnel approprié.

Commencez l'externalisation de la paie en Autriche

Construisez un processus de paie conforme aux règles locales de l’Autriche

La paie en Autriche nécessite plus qu’un simple calcul de salaire mensuel. Les employeurs ont besoin d’un processus de paie capable de gérer la classification KV, le 13e et 14e mois de salaire, la retenue de l’impôt sur le salaire, les données d’assurance sociale ÖGK, les flux de travail mBGM, la communication ELDA, l’impôt sur la paie municipal, les cotisations Abfertigung NEU, les fiches de paie, le support pour le certificat de salaire annuel et des dossiers prêts pour l’audit.

NNRoad aide les entreprises disposant d’une entité autrichienne ou d’une structure d’employeur enregistré à gérer la paie de manière précise, conforme à la réglementation locale et plus facile à gérer pour les équipes RH et financières mondiales.

Que vous remplaciez un prestataire de services de paie local, que vous passiez d’une gestion de la paie interne à une externalisation, que vous prépariez une croissance de vos effectifs en Autriche ou que vous intégreriez l’Autriche dans un modèle de paie mondial, NNRoad peut vous aider à bâtir un processus de paie plus solide.

Contactez NNRoad pour discuter des services de paie en Autriche ou pour en savoir plus sur la Paie Mondiale.

FAQ RAPIDE

Un prestataire de services de paie en Autriche aide les employeurs à traiter la paie des employés en Autriche. Cela peut inclure le Lohnverrechnung mensuel, les calculs du brut au net, les fiches de paie, l’assistance pour la retenue de l’impôt sur le revenu (Lohnsteuer), l’assistance pour les déclarations d’assurance sociale, les données relatives au mBGM, les paiements spéciaux, les rapports de coûts employeur et les registres de paie.

Ce service est conçu pour les entreprises qui sont déjà l’employeur légal en Autriche, soit par le biais d’une entité autrichienne, soit par une structure d’employeur dûment enregistrée. Si vous devez embaucher en Autriche sans votre propre entité, visitez Employer of Record en Autriche.

Une paie conforme aux conventions collectives signifie que la paie est traitée en tenant compte de la convention collective autrichienne applicable, ou Kollektivvertrag. La KV peut affecter le salaire minimum, la classification, le temps de travail, les heures supplémentaires, les indemnités, les paiements spéciaux, les augmentations de salaire et d’autres règles relatives à la paie.

L’Abfertigung NEU est un modèle de contribution au fonds d’indemnités de licenciement. L’Autriche ne possède pas un salaire minimum légal national unique qui s’applique à tous les employés. Le salaire minimum est généralement déterminé par la convention collective applicable. C’est pourquoi la correspondance avec la KV est un élément central de la configuration de la paie en Autriche. Il s’agit d’un modèle financé par des contributions patronales continues (généralement citées comme étant de 1,53 % de la rémunération et des paiements spéciaux). Cela fait partie de la planification standard des coûts employeur en Autriche.

Ils ne constituent pas un droit légal universel dans tous les cas, mais ils sont très courants car de nombreuses conventions collectives prévoient une prime de vacances et une prime de Noël. La paie doit confirmer le droit, le calendrier et les règles de calcul en vertu de la KV, de l’accord d’entreprise ou du contrat de travail applicable.