Leitfaden · Japan
EOR vs. PEO vs. GEO in Japan: So stellen Sie Mitarbeiter ein, ohne eine lokale Einheit zu haben
Ein ausländisches Unternehmen ohne japanische Einheit kann Mitarbeiter in Japan über einen Employer of Record (EOR) beschäftigen: ein japanisches Unternehmen, das die Person anstellt, die Lohnabrechnung durchführt, sie in der Sozialversicherung anmeldet und Steuern einbehält, während Sie die Arbeit anleiten. „PEO“ und „GEO“ sind andere Bezeichnungen für ähnliche Dienstleistungen. In Japan spielt die Bezeichnung weniger eine Rolle als eine rechtliche Frage: Wenn ein anderes Unternehmen die Person anstellt und Sie die Arbeit anleiten, findet das Worker Dispatching Act Anwendung.
Sechs Wege, um Personen in Japan einzustellen oder zu beauftragen
| Weg | Wer stellt ein | Gut geeignet für | Achtung bei |
|---|---|---|---|
| Ihre eigene KK oder GK | Ihre japanische Tochtergesellschaft | Ein wachsendes Team, lokaler Vertrieb, Verträge mit japanischen Kunden | Registrierung, ein Geschäftskonto, Steuern, Anmeldungen bei Sozial- und Arbeitsversicherungen, jährliche Einreichungen |
| Zweigstelle Ihres ausländischen Unternehmens | Ihr ausländisches Unternehmen, registriert in Japan | Kontinuierliche Geschäftstätigkeit ohne separate Tochtergesellschaft | Mindestens ein Vertreter muss in Japan leben; Ihr ausländisches Unternehmen haftet direkt |
| Repräsentanz | Ihr ausländisches Unternehmen | Marktforschung, Verbindung und Werbung | Darf keine Verkäufe tätigen oder Kaufverträge abschließen; beschränkt auf vorbereitende und unterstützende Arbeiten |
| Employer of Record | Das japanische beschäftigende Unternehmen des Anbieters | Erste Einstellungen vor der Gründung; Testen des Marktes | Muss eine rechtmäßige Arbeitnehmerüberlassung sein; einige Jobs sind für die Überlassung gesperrt und es gelten Zeitlimits |
| Lohnabrechnungs-Outsourcing | Ihr eigenes japanisches Unternehmen | Unternehmen, die bereits Mitarbeiter in Japan beschäftigen | Sie bleiben der Arbeitgeber und tragen die Verpflichtungen |
| Unabhängiger Auftragnehmer | Niemand: ein B2B-Vertrag | Ein definiertes Projekt durch einen wirklich unabhängigen Fachmann | Wird als Arbeitnehmer behandelt, wenn Sie Arbeitszeiten und Methoden kontrollieren; Pflichten des Freelance Act gelten |
Warum EOR, PEO und GEO verwechselt werden
Employer of Record (EOR) bedeutet einen Anbieter, der der rechtliche Arbeitgeber Ihres Personals in einem anderen Land ist. Professional employer organization (PEO) stammt aus den USA, wo es die Co-Employment beschreibt: Der Kunde bleibt Arbeitgeber und die PEO übernimmt HR- und Lohnabrechnungsaufgaben. Japan hat kein Co-Employment-Modell, daher bietet ein Anbieter, der sich als „PEO in Japan“ bezeichnet, in der Regel eine EOR-ähnliche Dienstleistung an. Global employment organization (GEO) bezeichnet normalerweise das eigene Beschäftigungsunternehmen eines multinationalen Konzerns für Mitarbeiter, die ins Ausland entsandt werden; einige Anbieter verwenden den Begriff locker für eine EOR-Dienstleistung.
Das japanische Recht verwendet keinen dieser Begriffe. Es kennt den Arbeitgeber, den Arbeitsvertrag, die Arbeitnehmervermittlung (rōdōsha haken) und die Werkvertragsregelung (ukeoi). Egal, wie sich ein Anbieter nennt, stellen Sie drei Fragen:
- Welches japanische Unternehmen unterzeichnet den Arbeitsvertrag und meldet den Mitarbeiter bei der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an?
- Unter welcher Rechtsstruktur leitet Ihr Team die Arbeit an, und auf welche Lizenz stützt sich diese Struktur?
- Wer führt die Arbeitszeitnachweise und die 36-Stunden-Vereinbarung, die Überstunden ermöglicht?
Ist ein Employer of Record in Japan legal?
Ja, wenn er so aufgebaut ist, wie er es wirklich ist. Gemäß Artikel 2 des Worker Dispatching Act, ist es Arbeitnehmervermittlung, wenn der eigene Mitarbeiter unter den Anweisungen eines anderen Unternehmens arbeitet, und die Führung eines Vermittlungsgeschäfts erfordert eine Lizenz des Ministeriums für Gesundheit, Arbeit und Soziales (Artikel 5). Lizenzierte Unternehmen können im öffentlichen Register für Vermittlungs- und Arbeitsvermittlungsunternehmen des Ministeriumsüberprüft werden. Ein EOR, bei dem Sie die Arbeit des Mitarbeiters anleiten, ist daher eine Vermittlungsregelung, und die folgenden Regeln gelten.
| Was das Gesetz verlangt | Was es für Sie bedeutet |
|---|---|
| Das beschäftigende Unternehmen hält eine Vermittlungslizenz | Fragen Sie nach der Lizenznummer und prüfen Sie diese selbst, bevor Sie unterschreiben |
| Keine Vermittlung im Bauwesen, Hafenverkehr, Sicherheitsdienst oder bei den meisten medizinischen Tätigkeiten | Diese Rollen benötigen einen direkten Arbeitgeber oder eine andere rechtmäßige Struktur |
| Keine Vermittlung bei Verträgen von 30 Tagen oder weniger, mit engen Ausnahmen | Planen Sie für eine dauerhafte Rolle statt für nur wenige Arbeitstage |
| Ein befristet vermittelter Arbeitnehmer kann bis zu drei Jahre in derselben Organisationseinheit bleiben; Ihre Arbeitsplatzgrenze beträgt ebenfalls drei Jahre, verlängerbar nach Anhörung Ihrer Mehrheitsgewerkschaft oder Ihres Arbeitnehmervertreters | Vereinbaren Sie die Vertragsart zu Beginn; unbefristet Beschäftigte und Arbeitnehmer im Alter von 60 Jahren und älter fallen nicht unter die Befristung |
| Ihr ehemaliger direkter Mitarbeiter kann innerhalb eines Jahres nach dem Ausscheiden nicht wieder an Sie vermittelt werden | Verschieben Sie einen bestehenden Mitarbeiter nicht direkt nach seinem Rücktritt in einen EOR, es sei denn, er ist 60 oder älter und geht in den Ruhestand |
| Die Vergütung muss einer von zwei Methoden der Gleichbehandlung folgen | Stellen Sie sich darauf ein, Informationen darüber zu teilen, wie Sie vergleichbare Mitarbeiter bezahlen, oder einen Referenzlohn anzuwenden |
| Der Kunde benennt einen Vorgesetzten, führt ein Einsatzregister und hält die Arbeit innerhalb der 36-Stunden-Vereinbarung des Arbeitgebers | Die tägliche Rolle Ihres Managers bringt rechtliche Pflichten mit sich |
Die Vereinbarung als Dienstleistungsvertrag zu bezeichnen, entbindet nicht von diesen Regeln. Gemäß der MHLW-Mitteilung Nr. 37 muss ein echter Auftragnehmer sein eigenes Personal anleiten und die Arbeit unabhängig erledigen. Wenn ein Kunde eine unlizenzierte oder getarnte Vereinbarung nutzt, kann gemäß Artikel 40-6 davon ausgegangen werden, dass der Kunde dem Arbeitnehmer eine direkte Stelle angeboten hat. Die vollständige Checkliste finden Sie in unserem Artikel über Arbeitsvermittlung in Japan.
Wann ein EOR passt und wann nicht
Ein EOR passt, wenn
- Sie bald einen oder wenige Mitarbeiter in Japan benötigen
- Sie den Markt testen wollen, bevor Sie sich zur Gründung einer Einheit verpflichten
- Ihr Team wird die Rolle leiten, und die Person wird keine Verträge für Sie abschließen
- Sie möchten einen Vertrag und eine Rechnung für Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und Steuern
Betrachten Sie andere Wege, wenn
- Sie kontinuierlich Verträge mit japanischen Kunden abschließen und diese in Rechnung stellen werden
- Die Arbeit umfasst Bauwesen, Hafenlogistik, Sicherheit oder medizinische Tätigkeiten
- Sie erwarten langfristig ein größeres Team
- Die Person ist ein ausländischer Staatsangehöriger, unabhängig davon, ob sie bereits in Japan lebt oder nicht
Sechs Risiken, die es zu managen gilt, egal welchen Weg Sie wählen
| Risiko | Wie man es managt |
|---|---|
| Unlizenzierte Vermittlung oder getarnte Auftragsarbeit | Nutzen Sie eine lizenzierte Vermittlungsstruktur für jede Rolle, die Ihr Team leitet, und prüfen Sie die Lizenz |
| Falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer | Nutzen Sie einen Auftragnehmer nur für wirklich unabhängige, projektbasierte Arbeit |
| Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen | Halten Sie Überstunden innerhalb einer eingereichten 36-Stunden-Vereinbarung und protokollieren Sie die Stunden; Führungstitel entbinden nicht von der Überstundenvergütung |
| Ignorieren von Fristen | Vereinbaren Sie zu Beginn eine unbefristete oder befristete Beschäftigung und notieren Sie sich die Termine für die drei Jahre |
| Steuerliche Präsenz für Ihr Unternehmen | Lassen Sie lokales Personal nicht gewohnheitsmäßig Verträge für Sie abschließen oder die Hauptrolle übernehmen, die zu diesen führt; holen Sie Steuerberatung ein |
| Ein schwieriger Ausstieg | Die japanischen Kündigungsregeln sind streng; vereinbaren Sie im Voraus, wie eine Beendigung oder ein Wechsel in Ihr eigenes Unternehmen ablaufen würde |
Gründung Ihrer eigenen KK oder GK
Eine Kabushiki Kaisha (KK) ist die bekannte japanische Aktiengesellschaft; eine Godo Kaisha (GK) ist eine einfachere Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die von vielen ausländischen Gruppen genutzt wird. Beide können mit einem Kapital von 1 ¥ gegründet werden, und seit März 2015 muss ihr Vertreter (ein Direktor einer KK oder ein Mitglied einer GK) nicht in Japan leben. Die Registrierungsgebühr beträgt 0,7 % des Kapitals, mit einem Minimum von 150.000 ¥ für eine KK und 60.000 ¥ für eine GK. Die Satzung einer KK muss zudem notariell beglaubigt werden, gegen eine Gebühr von 15.000 ¥ bis 50.000 ¥, abhängig vom Kapital. Die Registrierung selbst dauert ein bis wenige Wochen; ein Firmenbankkonto sowie die Registrierungen für Steuern, Sozialversicherung und Arbeitslosenversicherung dauern in der Regel länger.
Eine Zweigstelle ist die andere Option: Ihr ausländisches Unternehmen registriert sich in Japan und ernennt mindestens einen Vertreter, der in Japan lebt. Viele Unternehmen beginnen mit einem Employer of Record für ihre ersten Einstellungen und verlagern das Team in die eigene Rechtspersönlichkeit, sobald das Geschäftsmodell erwiesen ist. Die Versetzung eines Mitarbeiters erfordert dessen Zustimmung sowie eine klare Regelung zu Dienstleistungen und Urlaubsansprüchen.
Fragen zur Einstellung ohne eigene Rechtspersönlichkeit in Japan
Ist ein Employer of Record dasselbe wie ein PEO in Japan?
Nicht formell. Ein PEO im US-amerikanischen Sinne teilt sich die Arbeitgeberpflichten mit dem Kunden. Japan hat kein Co-Employment-Modell, daher agiert ein Anbieter, der einen „PEO“ in Japan anbietet, in der Regel als rechtlicher Arbeitgeber, ähnlich wie ein EOR. Fragen Sie nach, welches Unternehmen den Arbeitsvertrag unterzeichnet und unter welcher Rechtsstruktur.
Was ist eine Global Employment Organization?
GEO bedeutet normalerweise das eigene beschäftigende Unternehmen eines multinationalen Konzerns für Personal, das ins Ausland entsandt wird. Einige Anbieter verwenden den Begriff locker für einen Employer-of-Record-Service; fragen Sie also nach, wer der rechtliche Arbeitgeber in Japan sein wird.
Kann ein ausländisches Unternehmen in Japan ohne KK oder GK einstellen?
Ja, durch einen Employer of Record für Rollen, die durch rechtmäßige Arbeitnehmerüberlassung besetzt werden können, oder durch echte unabhängige Auftragnehmer. Eine Repräsentanz kann ebenfalls lokales Personal einstellen, aber nur für vorbereitende Arbeiten wie Marktforschung und Vermittlung.
Muss ein Unternehmensvertreter in Japan leben?
Nicht für eine KK oder GK. Seit März 2015 kann ein Unternehmen registriert werden, wenn alle seine Vertreter im Ausland leben. Eine Zweigstelle eines ausländischen Unternehmens ist anders: Mindestens einer ihrer Vertreter in Japan muss eine Adresse in Japan haben.
Wann sollte ich von einem EOR zu meiner eigenen Rechtspersönlichkeit wechseln?
Wenn Sie beginnen, kontinuierlich mit japanischen Kunden Verträge abzuschließen und Rechnungen zu stellen, eine Lizenz für Ihre Tätigkeit benötigen oder das Team so groß wird, dass die Kosten für die Führung einer KK oder GK gerechtfertigt sind.
Sind Sie sich unsicher, welcher Weg für Ihre Einstellung am besten geeignet ist?
Beschreiben Sie uns die Rolle und den Arbeitsort der Person. Wir werden dies anhand der Entsenderegeln prüfen und Ihnen mitteilen, ob ein Employer of Record, Ihre eigene Gesellschaft oder ein anderer Weg besser geeignet ist.