Guide · Japon
EOR vs PEO vs GEO au Japon : comment embaucher sans entité locale
Une entreprise étrangère sans entité japonaise peut employer du personnel au Japon via un employeur de référence (EOR) : une entreprise japonaise qui emploie la personne, gère la paie, l’inscrit aux assurances sociales et prélève les impôts, tandis que vous dirigez le travail. « PEO » et « GEO » sont d’autres noms utilisés pour des services similaires. Au Japon, l’appellation importe moins qu’une question juridique : lorsqu’une autre entreprise emploie la personne et que vous dirigez le travail, la loi sur le travail temporaire (Worker Dispatching Act) s’applique.
Six façons d'employer ou de collaborer avec des personnes au Japon
| Mode | Qui emploie | Idéal pour | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Votre propre KK ou GK | Votre filiale japonaise | Une équipe en croissance, des ventes locales, des contrats avec des clients japonais | Immatriculation, compte bancaire d’entreprise, fiscalité, inscriptions aux assurances sociales et du travail, dépôts annuels |
| Succursale de votre entreprise étrangère | Votre entreprise étrangère, enregistrée au Japon | Activités continues sans filiale distincte | Au moins un représentant doit résider au Japon ; votre entreprise étrangère est directement responsable |
| Bureau de liaison | Votre entreprise étrangère | Étude de marché, liaison et promotion | Ne peut pas vendre ou conclure des contrats de vente ; limité aux travaux préparatoires et auxiliaires |
| Employeur de référence | L’entreprise employeuse japonaise du prestataire | Premiers embauches avant votre installation ; test du marché | Doit être une mise à disposition de main-d’œuvre légale ; certains emplois sont fermés au travail temporaire et des limites de durée s’appliquent |
| Externalisation de la paie | Votre propre entreprise japonaise | Entreprises qui emploient déjà du personnel au Japon | Vous restez l’employeur et assumez les obligations |
| Prestataire indépendant | Personne : un contrat de type business-to-business | Un projet défini par un professionnel véritablement indépendant | Traité comme un employé si vous contrôlez les horaires et les méthodes ; les obligations de la loi sur le travail indépendant (Freelance Act) s’appliquent |
Pourquoi l'EOR, le PEO et le GEO sont confondus
Employeur de référence (EOR) signifie un prestataire qui est l’employeur légal de votre personnel dans un autre pays. Organisation de services professionnels (PEO) provient des États-Unis, où elle décrit le co-emploi : le client reste l’employeur et la PEO partage les fonctions de RH et de paie. Le Japon n’a pas de modèle de co-emploi, donc un prestataire qui se qualifie de « PEO au Japon » propose généralement un service de type EOR. Organisation d’emploi mondiale (GEO) signifie généralement la propre société employeuse d’une multinationale pour le personnel qu’elle envoie à l’étranger ; certains prestataires utilisent ce terme de manière abusive pour un service d’EOR.
La loi japonaise n’utilise aucun de ces termes. Elle connaît l’employeur, le contrat de travail, la mise à disposition de travailleurs (rōdōsha haken) et le contrat de louage d’ouvrage (ukeoi). Ainsi, quel que soit le nom qu’un prestataire se donne, posez trois questions :
- Quelle entreprise japonaise signe le contrat de travail et inscrit l'employé à l'assurance maladie, à la retraite et à l'assurance emploi ?
- Sous quelle structure juridique votre équipe dirige-t-elle le travail, et sur quelle licence cette structure repose-t-elle ?
- Qui tient les registres du temps de travail et l'accord « 36 » qui autorise les heures supplémentaires ?
Un « employer of record » est-il légal au Japon ?
Oui, lorsqu’il est mis en place tel qu’il est réellement. En vertu de l’article 2 de la Loi sur la mise à disposition de travailleurs (Worker Dispatching Act), faire travailler votre propre employé sous les instructions d’une autre entreprise est une mise à disposition de travailleurs, et gérer une activité de mise à disposition nécessite une licence du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales (Article 5). Les entreprises agréées peuvent être vérifiées sur le registre public des entreprises de mise à disposition et de placement du ministère. Un EOR dans lequel vous dirigez le travail de l’employé est donc un arrangement de mise à disposition, et les règles ci-dessous s’appliquent.
| Ce que la loi exige | Ce que cela signifie pour vous |
|---|---|
| La société employeuse détient une licence de mise à disposition | Demandez le numéro de licence et vérifiez-le vous-même avant de signer |
| Pas de mise à disposition dans la construction, le transport portuaire, la sécurité ou la plupart des travaux médicaux | Ces rôles nécessitent un employeur direct ou une autre structure légale |
| Pas de mise à disposition sur des contrats de 30 jours ou moins, avec de rares exceptions | Prévoyez un rôle continu plutôt que quelques jours de travail |
| Un travailleur mis à disposition à durée déterminée peut rester dans la même unité organisationnelle jusqu’à trois ans ; votre limite de lieu de travail est également de trois ans, extensible après consultation de votre syndicat majoritaire ou de votre représentant des employés | Convenez du type de contrat dès le début ; les employés à durée indéterminée et les travailleurs âgés de 60 ans et plus sont exemptés de la limite |
| Votre ancien employé direct ne peut pas vous être remis à disposition dans l’année suivant son départ | Ne pas transférer un employé existant vers un EOR immédiatement après sa démission, à moins qu’il n’ait 60 ans ou plus et soit retraité à votre âge légal |
| La rémunération doit suivre l’une des deux méthodes de traitement équitable | Prévoyez de partager des informations sur la manière dont vous rémunérez le personnel comparable, ou un salaire de référence à appliquer |
| Le client désigne un superviseur, tient un registre de répartition et maintient le travail dans le cadre de l’accord 36 de l’employeur | Le rôle quotidien de votre manager comporte des obligations légales |
Qualifier l’arrangement de contrat de service n’évite pas ces règles. Selon l’avis n° 37 du MHLW, un véritable prestataire doit diriger son propre personnel et effectuer le travail de manière indépendante. Si un client utilise un arrangement non autorisé ou déguisé, l’article 40-6 peut considérer que le client a proposé un emploi direct au travailleur. La liste complète se trouve dans notre article sur le travail temporaire au Japon.
Quand un EOR convient, et quand il ne convient pas
Un EOR convient quand
- Vous avez besoin d'un ou de quelques employés au Japon prochainement
- Vous voulez tester le marché avant de vous engager dans une entité
- Votre équipe dirigera le rôle, et la personne ne conclura pas de contrats pour vous
- Vous voulez un seul contrat et une seule facture pour la paie, l'assurance sociale et les impôts
Considérez d'autres options quand
- Vous signerez continuellement des contrats et facturerez des clients japonais
- Le travail concerne la construction, le transport portuaire, la sécurité ou le travail médical
- Vous prévoyez une équipe plus importante à long terme
- La personne est de nationalité étrangère, qu'elle réside déjà ou non au Japon
Six risques à gérer, quelle que soit la voie choisie
| Risque | Comment le gérer |
|---|---|
| Mise à disposition non autorisée ou sous-traitance déguisée | Utilisez une structure de mise à disposition agréée pour tout rôle dirigé par votre équipe, et vérifiez la licence |
| Classification erronée d’un employé en tant que prestataire | Utilisez un prestataire uniquement pour des travaux réellement indépendants et basés sur des projets |
| Infractions au temps de travail | Maintenez les heures supplémentaires dans le cadre d’un accord 36 déposé et enregistrez les heures ; les titres de manager n’annulent pas le paiement des heures supplémentaires |
| Ignorer les limites de période | Concluez un emploi à durée indéterminée ou déterminée dès le début et notez les dates d’échéance de trois ans |
| Présence fiscale pour votre entreprise | Ne laissez pas le personnel local conclure habituellement des contrats, ou jouer le rôle principal menant à ceux-ci, pour vous ; demandez conseil en fiscalité |
| Une sortie difficile | Les règles de licenciement japonaises sont strictes ; convenez à l’avance de la manière dont une fin de contrat ou un passage dans votre propre entreprise se déroulerait |
Créer votre propre KK ou GK
Une kabushiki kaisha (KK) est la société par actions japonaise classique ; une godo kaisha (GK) est une société à responsabilité limitée plus souple, utilisée par de nombreux groupes étrangers. Les deux peuvent être constituées avec un capital de 1 ¥ et, depuis mars 2015, leur représentant (un directeur de KK ou un membre d’une GK) n’a pas besoin de résider au Japon. La taxe de licence d’enregistrement est de 0,7 % du capital, avec un minimum de 150 000 ¥ pour une KK et de 60 000 ¥ pour une GK. Les statuts d’une KK doivent également être notariés, pour des frais allant de 15 000 ¥ à 50 000 ¥ selon le capital. L’enregistrement lui-même prend une à quelques semaines ; l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise et les inscriptions aux impôts, à l’assurance sociale et à l’assurance chômage prennent généralement plus de temps.
La succursale est l’autre option : votre entreprise étrangère s’enregistre au Japon et nomme au moins un représentant qui réside au Japon. De nombreuses entreprises commencent par utiliser un employeur de référence (EOR) pour leurs premières embauches et transfèrent l’équipe vers leur propre entité une fois que le modèle économique est prouvé. Le transfert d’un employé nécessite son accord et une position claire sur le solde des services et des congés.
Questions sur l'embauche sans entité au Japon
Un employeur de référence est-il la même chose qu'un PEO au Japon ?
Pas formellement. Un PEO, au sens américain, partage les obligations de l’employeur avec le client. Le Japon n’a pas de modèle de co-emploi, donc un prestataire proposant un « PEO » au Japon agit généralement comme l’employeur légal, comme un EOR. Demandez quelle entreprise signe le contrat de travail et sous quelle structure juridique.
Qu'est-ce qu'une organisation d'emploi mondiale (GEO) ?
GEO signifie généralement la propre société d’emploi d’une multinationale pour le personnel qu’elle envoie à l’étranger. Certains prestataires utilisent ce terme de manière informelle pour un service d’employeur de référence, alors demandez qui sera l’employeur légal au Japon.
Une entreprise étrangère peut-elle embaucher au Japon sans KK ou GK ?
Oui, via un employeur de référence pour les postes pouvant être pourvus par une mise à disposition légale de travailleurs, ou via de véritables prestataires indépendants. Un bureau de liaison peut également employer du personnel local, mais uniquement pour des travaux préparatoires tels que l’étude de marché et la liaison.
Un représentant de l'entreprise doit-il résider au Japon ?
Pas pour une KK ou une GK. Depuis mars 2015, une entreprise peut être enregistrée avec tous ses représentants résidant à l’étranger. Une succursale d’une entreprise étrangère est différente : au moins l’un de ses représentants au Japon doit avoir une adresse au Japon.
Quand dois-je passer d'un EOR à ma propre entité ?
Lorsque vous commencez à contracter avec des clients japonais et à les facturer de manière continue, que vous avez besoin d’une licence pour votre activité, ou que l’équipe grandit au point où le coût de gestion d’une KK ou d’une GK est justifié.
Vous ne savez pas quelle option convient à votre recrutement ?
Parlez-nous du poste et du lieu de travail de la personne. Nous l’examinerons selon les règles de mise à disposition et vous dirons si un employeur de référence (EOR), votre propre entité ou une autre option est la plus adaptée.