Gids · Japan
EOR vs PEO vs GEO in Japan: Hoe u kunt inhuren zonder lokale entiteit
Een buitenlands bedrijf zonder Japanse entiteit kan personeel in Japan in dienst nemen via een employer of record (EOR): een Japans bedrijf dat de persoon in dienst neemt, de loonadministratie beheert, de persoon aanmeldt voor de sociale verzekering en belastingen inhoudt, terwijl u de werkzaamheden aanstuurt. “PEO” en “GEO” zijn andere namen die voor vergelijkbare diensten worden gebruikt. In Japan is de benaming minder belangrijk dan één juridische vraag: wanneer een ander bedrijf de persoon in dienst neemt en u de werkzaamheden aanstuurt, is de Worker Dispatching Act van toepassing.
Zes manieren om mensen in dienst te nemen of in te zetten in Japan
| Route | Wie neemt in dienst | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|---|
| Uw eigen KK of GK | Uw Japanse dochteronderneming | Een groeiend team, lokale verkoop, contracten met Japanse klanten | Registratie, een zakelijke bankrekening, belastingen, registraties voor sociale- en arbeidsverzekering, jaarlijkse indieningen |
| Vestiging van uw buitenlandse bedrijf | Uw buitenlandse bedrijf, geregistreerd in Japan | Voortdurende bedrijfsactiviteiten zonder een aparte dochteronderneming | Minstens één vertegenwoordiger moet in Japan wonen; uw buitenlandse bedrijf is direct aansprakelijk |
| Vertegenwoordigingskantoor | Uw buitenlandse bedrijf | Marktonderzoek, liaison en promotie | Kan niet verkopen of verkoopcontracten afsluiten; beperkt tot voorbereidend en ondersteunend werk |
| Employer of record | Het Japanse werkgeverbedrijf van de provider | Eerste medewerkers voordat u een entiteit opricht; het testen van de markt | Moet een wettelijke uitzendconstructie zijn; sommige functies zijn uitgesloten van uitzend en er gelden termijnbeperkingen |
| Loonadministratie uitbesteden | Uw eigen Japanse bedrijf | Bedrijven die al personeel in dienst hebben in Japan | U blijft de werkgever en draagt de verplichtingen |
| Onafhankelijk contractant | Niemand: een business-to-business contract | Een gedefinieerd project door een echt onafhankelijke professional | Wordt behandeld als een werknemer als u de uren en methoden controleert; Freelance Act-verplichtingen zijn van toepassing |
Waarom EOR, PEO en GEO door elkaar worden gehaald
Employer of record (EOR) betekent een provider die de juridische werkgever is van uw personeel in een ander land. Professional employer organization (PEO) komt uit de VS, waar het co-employment beschrijft: de klant blijft werkgever en de PEO deelt de HR- en salarisadministratietaken. Japan heeft geen co-employment model, dus een aanbieder die zichzelf een “PEO in Japan” noemt, biedt meestal een EOR-type dienst aan. Global employment organization (GEO) betekent meestal het eigen werkgeversbedrijf van een multinational voor personeel dat zij naar het buitenland stuurt; sommige aanbieders gebruiken de term losjes voor een EOR-dienst.
De Japanse wetgeving gebruikt geen van deze termen. Het kent de werkgever, de arbeidsovereenkomst, personeelsuitzending (rōdōsha haken) en contractering voor een resultaat (ukeoi). Dus ongeacht hoe een aanbieder zichzelf noemt, stel drie vragen:
- Welk Japans bedrijf tekent de arbeidsovereenkomst en meldt de werknemer aan voor de ziektekostenverzekering, pensioen en werkloosheidsverzekering?
- Onder welke juridische structuur stuurt uw team het werk aan, en op welke licentie is die structuur gebaseerd?
- Wie houdt de registratie van werktijden en de 36-overeenkomst bij die overwerk mogelijk maakt?
Is een employer of record legaal in Japan?
Ja, wanneer het is opgezet als wat het echt is. Onder Artikel 2 van de Worker Dispatching Act, is het laten werken van uw eigen werknemer onder de instructies van een ander bedrijf personeelsuitzending, en het runnen van een uitzendbedrijf vereist een licentie van het Ministerie van Volksgezondheid, Arbeid en Welzijn (Artikel 5). Gecertificeerde bedrijven kunnen worden gecontroleerd in het openbare register van uitzend- en bemiddelingsbedrijven. Een EOR waarbij u het werk van de werknemer aanstuurt, is daarom een uitzendregeling, en de onderstaande regels zijn van toepassing.
| Wat de wet vereist | Wat het voor u betekent |
|---|---|
| Het werkgeversbedrijf bezit een uitzendlicentie | Vraag naar het licentienummer en controleer dit zelf voordat u tekent |
| Geen uitzend in de bouw, havenvervoer, beveiliging of de meeste medische werkzaamheden | Deze rollen vereisen een directe werkgever of een andere wettelijke structuur |
| Geen uitzend voor contracten van 30 dagen of minder, met beperkte uitzonderingen | Plan voor een voortdurende rol in plaats van een paar dagen werk |
| Een tijdelijke uitzendwerknemer kan tot drie jaar in dezelfde organisatorische eenheid blijven; uw werkpleklimiet is ook drie jaar, uitbreidbaar na consultatie van uw meerderheidsvakbond of medewerkersvertegenwoordiger | Kom het type contract aan het begin overeen; werknemers met een onbepaalde tijd en werknemers van 60 jaar en ouder vallen buiten de limiet |
| Uw voormalige directe werknemer kan niet binnen één jaar na vertrek weer naar u worden uitgezonden | Verplaats een bestaande werknemer niet direct naar een EOR nadat deze heeft ontslag genomen, tenzij zij 60 jaar of ouder zijn en met pensioen zijn gegaan op uw verplichte leeftijd |
| De vergoeding moet voldoen aan een van de twee methoden voor gelijke behandeling | Houd er rekening mee dat u informatie moet delen over hoe u vergelijkbaar personeel betaalt, of een referentieloon moet toepassen |
| De klant wijst een supervisor aan, houdt een verzendregister bij en houdt het werk binnen de 36-overeenkomst van de werkgever | De dagelijkse rol van uw manager brengt wettelijke plichten met zich mee |
Het een overeenkomst een dienstovereenkomst noemen voorkomt deze regels niet. Onder MHLW-kennisgeving nr. 37 moet een echte contractant zijn eigen personeel aansturen en het werk onafhankelijk uitvoeren. Als een klant een ongelicentieerde of vermomde regeling gebruikt, kan Artikel 40-6 bepalen dat de klant de werknemer een directe baan heeft aangeboden. De volledige checklist vindt u in ons artikel over arbeidsuitzending in Japan.
Wanneer een EOR passend is, en wanneer niet
Een EOR is passend wanneer
- U heeft binnenkort één of enkele werknemers in Japan nodig
- U wilt de markt testen voordat u zich verbindt aan een entiteit
- Uw team zal de rol aansturen, en de persoon zal geen contracten voor u afsluiten
- U wilt één contract en één factuur voor de loonadministratie, sociale verzekeringen en belastingen
Bekijk andere routes wanneer
- U continu contracten zult tekenen met en facturen zult sturen naar Japanse klanten
- Het werk betreft bouw, havenvervoer, beveiliging of medisch werk
- U verwacht op de lange termijn een groter team
- De persoon is een buitenlandse nationaliteit, ongeacht of zij al in Japan wonen
Zes risico's om te beheren, welke route u ook kiest
| Risico | Hoe u dit beheert |
|---|---|
| Ongelicentieerde uitzending of vermomde contractering | Gebruik een gelicentieerde uitzendstructuur voor elke rol die uw team aanstuurt, en controleer de licentie |
| Een werknemer onjuist classificeren als een contractant | Gebruik een contractant alleen voor echt onafhankelijk, projectgebaseerd werk |
| Overtredingen van werktijden | Houd overuren binnen een geregistreerde 36-overeenkomst en leg uren vast; functietitels als manager ontslaan de verplichting tot overwerkvergoeding niet |
| Het negeren van termijnbeperkingen | Kom aan het begin een onbepaalde of tijdelijke dienstverband overeen en noteer de driejaarstermijnen |
| Belastingplicht voor uw bedrijf | Laat lokaal personeel geen contracten afsluiten, of de hoofdrol spelen die ertoe leidt, voor u; vraag belastingadvies aan |
| Een moeilijke exit | Japanse ontslagregels zijn streng; spreek vooraf af hoe een beëindiging of een overstap naar uw eigen bedrijf zou werken |
Het oprichten van uw eigen KK of GK
Een kabushiki kaisha (KK) is de bekende Japanse naamloze vennootschap; een godo kaisha (GK) is een lichtere vennootschap met beperkte aansprakelijkheid die door veel buitenlandse groepen wordt gebruikt. Beide kunnen worden opgericht met een kapitaal van ¥1, en sinds maart 2015 hoeft de vertegenwoordiger (een directeur van een KK, of een lid van een GK) niet in Japan te wonen. De registratiebelasting bedraagt 0,7% van het kapitaal, met een minimum van ¥150.000 voor een KK en ¥60.000 voor een GK. De statuten van een KK moeten ook worden genoteerd, tegen een vergoeding van ¥15.000 tot ¥50.000, afhankelijk van het kapitaal. De registratie zelf duurt één tot enkele weken; een zakelijke bankrekening en de registraties voor belastingen, sociale verzekeringen en arbeidverzekeringen duren meestal langer.
Een filiaal is de andere optie: uw buitenlandse bedrijf registreert zich in Japan en wijst ten minste één vertegenwoordiger aan die in Japan woont. Veel bedrijven beginnen met een employer of record voor hun eerste medewerkers en verplaatsen het team naar hun eigen entiteit zodra de businesscase is bewezen. Het overplaatsen van een werknemer vereist hun instemming en een duidelijke positie over de service- en verlofsaldi.
Vragen over inhuren zonder een entiteit in Japan
Is een employer of record hetzelfde als een PEO in Japan?
Niet formeel. Een PEO, in de Amerikaanse zin, deelt de werkgeversplichten met de klant. Japan heeft geen co-employment model, dus een aanbieder die “PEO” in Japan aanbiedt, treedt meestal op als de wettelijke werkgever, net als een EOR. Vraag welke partij het arbeidsovereenkomst tekent en onder welke juridische structuur.
Wat is een global employment organization?
GEO betekent meestal het eigen werkgeversbedrijf van een multinational voor personeel dat zij naar het buitenland stuurt. Sommige aanbieders gebruiken het losjes voor een employer of record-service, dus vraag wie de wettelijke werkgever in Japan zal zijn.
Kan een buitenlands bedrijf inhuren in Japan zonder een KK of GK?
Ja, via een employer of record voor rollen die kunnen worden ingevuld door wettelijke uitzendkrachten, of via echte onafhankelijke contractanten. Een vertegenwoordigingskantoor kan ook lokaal personeel in dienst nemen, maar alleen voor voorbereidend werk zoals marktonderzoek en liaison.
Moet een vertegenwoordiger van het bedrijf in Japan wonen?
Niet voor een KK of GK. Sinds maart 2015 kan een bedrijf worden geregistreerd waarbij alle vertegenwoordigers in het buitenland wonen. Een filiaal van een buitenlands bedrijf is anders: ten minste één van de vertegenwoordigers in Japan moet een adres in Japan hebben.
Wanneer moet ik overstappen van een EOR naar mijn eigen entiteit?
Wanneer u op een voortdurende basis contracten afsluit met en facturen stuurt naar Japanse klanten, een licentie nodig heeft voor uw activiteiten, of wanneer het team zo groot wordt dat de kosten voor het runnen van een KK of GK gerechtvaard화igd zijn.
Niet zeker welke route bij uw werving past?
Vertel ons meer over de functie en waar de persoon zal werken. Wij beoordelen dit aan de hand van de regels voor uitzendwerk en laten u weten of een employer of record, uw eigen entiteit of een andere route beter past.