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EOR vs PEO vs GEO in Giappone: come assumere senza un'entità locale
Un’azienda straniera senza un’entità giapponese può impiegare personale in Giappone tramite un employer of record (EOR): un’azienda giapponese che assume la persona, gestisce l’assegno paga, la iscrive alla previdenza sociale e trattiene le tasse, mentre voi dirigete il lavoro. “PEO” e “GEO” sono altri nomi utilizzati per servizi simili. In Giappone l’etichetta conta meno di un quesito legale: quando un’altra azienda assume la persona e voi dirigete il lavoro, si applica il Worker Dispatching Act.
Sei modi per impiegare o ingaggiare persone in Giappone
| Percorso | Chi assume | Ideale per | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| La propria KK o GK | La propria filiale giapponese | Un team in crescita, vendite locali, contratti con clienti giapponesi | Registrazione, un conto bancario aziendale, tasse, registrazioni assicurative sociali e lavorative, adempimenti annuali |
| Filiale della propria azienda straniera | La propria azienda straniera, registrata in Giappone | Attività continua senza una filiale separata | Almeno un rappresentante deve risiedere in Giappone; la vostra azienda straniera è direttamente responsabile |
| Ufficio di rappresentanza | La vostra azienda straniera | Ricerca di mercato, collegamento e promozione | Non può vendere o concludere contratti di vendita; limitato a lavoro preparatorio e ausiliario |
| Employer of record | L’azienda giapponese impiegatrice del fornitore | Prime assunzioni prima di costituire l’entità; test del mercato | Deve essere un legittimo lavoro interinale; alcuni lavori sono preclusi all’intermediazione e si applicano limiti temporali |
| Outsourcing dell’assegno paga | La propria azienda giapponese | Aziende che impiegano già personale in Giappone | Rimarrete voi il datore di lavoro e porterete le responsabilità |
| Collaboratore indipendente | Nessuno: un contratto business-to-business | Un progetto definito da un professionista genuinamente indipendente | Trattato come un dipendente se si controllano orari e metodi; si applicano i doveri del Freelance Act |
Perché EOR, PEO e GEO vengono confusi
Employer of record (EOR) significa un fornitore che è il datore di lavoro legale del vostro personale in un altro paese. Professional employer organization (PEO) proviene dagli Stati Uniti, dove descrive il co-employment: il cliente rimane il datore di lavoro e la PEO condivide le mansioni di gestione delle risorse umane e del payroll. Il Giappone non ha un modello di co-employment, quindi un fornitore che si definisce una “PEO in Giappone” offre solitamente un servizio di tipo EOR. Global employment organization (GEO) di solito indica la società assunte interna di una multinazionale per il personale che invia all’estero; alcuni fornitori usano il termine in modo generico per un servizio EOR.
La legge giapponese non utilizza nessuno di questi termini. Conosce il datore di lavoro, il contratto di lavoro, l’impiego tramite somministrazione (rōdōsha haken) e l’appalto di servizi (ukeoi). Pertanto, qualunque sia la denominazione del fornitore, ponete tre domande:
- Quale azienda giapponese firma il contratto di lavoro e iscrive il dipendente all'assicurazione sanitaria, alla pensione e all'assicurazione contro la disoccupazione?
- Sotto quale struttura legale il vostro team dirige il lavoro e su quale licenza si basa tale struttura?
- Chi tiene i registri delle ore lavorate e l'Accordo 36 che consente gli straordinari?
Un employer of record è legale in Giappone?
Sì, quando è configurato per ciò che è realmente. Ai sensi dell’Articolo 2 del Worker Dispatching Act, far lavorare un proprio dipendente sotto le istruzioni di un’altra azienda è somministrazione di lavoro, e gestire un’attività di somministrazione richiede una licenza del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare (Articolo 5). Le aziende autorizzate possono essere verificate nel registro pubblico delle attività di somministrazione e intermediazione del ministero. Un EOR in cui si dirige il lavoro del dipendente è quindi un accordo di somministrazione, e si applicano le regole di seguito.
| Cosa richiede la legge | Cosa significa per voi |
|---|---|
| La società assunte detiene una licenza di somministrazione | Chiedete il numero di licenza e verificate voi stessi prima di firmare |
| Nessuna somministrazione nel settore delle costruzioni, dei trasporti portuali, della sicurezza o della maggior parte dei lavori medici | Questi ruoli richiedono un datore di lavoro diretto o un’altra struttura legale |
| Nessuna somministrazione per contratti di 30 giorni o meno, con strette eccezioni | Pianificate per un ruolo continuativo piuttosto che per pochi giorni di lavoro |
| Un lavoratore somministrato a tempo determinato può rimanere nella stessa unità organizzativa fino a tre anni; anche il limite del vostro posto di lavoro è di tre anni, estendibile dopo aver consultato il vostro sindacato maggioritario o il rappresentante dei lavoratori | Concordate il tipo di contratto all’inizio; i dipendenti a tempo indeterminato e i lavoratori di età pari o superiore a 60 anni sono esclusi dal limite |
| Il vostro ex dipendente diretto non può essere ricollocato tramite somministrazione presso di voi entro un anno dalla cessazione del rapporto | Non trasferite un dipendente esistente in un EOR subito dopo le dimissioni, a meno che non abbiano 60 anni o più e siano andati in pensione all’età obbligatoria |
| Il compenso deve seguire uno di due metodi di trattamento paritario | Preparatevi a condividere informazioni su come pagate il personale comparabile, o un salario di riferimento da applicare |
| Il cliente nomina un supervisore, tiene un registro delle missioni e mantiene il lavoro all’interno del 36 Agreement del datore di lavoro | Il ruolo quotidiano del vostro manager comporta obblighi legali |
Definire l’accordo come un contratto di servizio non evita queste regole. Ai sensi dell’avviso MHLW n. 37, un appaltatore autentico deve dirigere il proprio personale e svolgere il lavoro in modo indipendente. Se un cliente utilizza un accordo non autorizzato o mascherato, l’articolo 40-6 può ritenere che il cliente abbia offerto al lavoratore un lavoro diretto. La checklist completa si trova nel nostro articolo sull’impiego tramite agenzia in Giappone.
Quando un EOR è adatto, e quando non lo è
Un EOR è adatto quando
- Avete bisogno di uno o pochi dipendenti in Giappone a breve
- Volete testare il mercato prima di impegnarvi con un'entità
- Il vostro team dirigerà il ruolo e la persona non concluderà contratti per voi
- Volete un unico contratto e un'unica fattura per busta paga, assicurazioni sociali e tasse
Considerate altre strade quando
- Firmerete continuamente contratti con clienti giapponesi e invierete fatture
- Il lavoro riguarda l'edilizia, il trasporto portuale, la sicurezza o il settore medico
- Prevedete un team più numeroso a lungo termine
- La persona è un cittadino straniero, indipendentemente dal fatto che risieda già in Giappone o meno
Sei rischi da gestire, qualunque strada scegliate
| Rischio | Come gestirlo |
|---|---|
| Intermediario non autorizzato o contrattualizzazione mascherata | Utilizzate una struttura di intermediazione autorizzata per qualsiasi ruolo diretto dal vostro team e verificate la licenza |
| Classificazione errata di un dipendente come collaboratore esterno | Utilizzate un collaboratore esterno solo per lavori genuinamente indipendenti e basati su progetti |
| Violazioni dei tempi di lavoro | Mantenete gli straordinari entro un 36 Agreement depositato e registrate le ore; i titoli di manager non escludono il pagamento degli straordinari |
| Ignorare i limiti di periodo | Concordate un impiego a tempo indeterminato o determinato all’inizio e annotate le scadenze dei tre anni |
| Presenza fiscale per la vostra azienda | Non permettete al personale locale di concludere abitualmente contratti, o di svolgere il ruolo principale che porta ad essi, per vostro conto; consultate un esperto fiscale |
| Un’uscita difficile | Le regole giapponesi sul licenziamento sono rigorose; concordate in anticipo come avverrebbe una cessazione o un passaggio alla vostra azienda |
Costituire la propria KK o GK
Una kabushiki kaisha (KK) è la consueta società per azioni giapponese; una godo kaisha (GK) è una società a responsabilità limitata più leggera utilizzata da molti gruppi stranieri. Entrambe possono essere costituite con un capitale di ¥1 e, da marzo 2015, il proprio rappresentante (un amministratore di una KK o un socio di una GK) non deve risiedere in Giappone. L’imposta di registro è dello 0,7% del capitale, con un minimo di ¥150.000 per una KK e ¥60.000 per una GK. Anche lo statuto di una KK deve essere notarizzato, con un costo che va da ¥15.000 a ¥50.000 a seconda del capitale. La registrazione stessa richiede da una a poche settimane; l’apertura di un conto bancario aziendale e le registrazioni fiscali, previdenziali e assicurative contro gli infortuni sul lavoro richiedono solitamente più tempo.
La filiale è l’altra opzione: la vostra azienda straniera si registra in Giappone e nomina almeno un rappresentante che risieda in Giappone. Molte aziende iniziano con un employer of record per le prime assunzioni e trasferiscono il team alla propria entità una volta dimostrata la validità del modello di business. Il trasferimento di un dipendente richiede il suo consenso e una posizione chiara sul saldo di ferie e congedi.
Domande sull'assunzione senza un'entità in Giappone
Un employer of record è la stessa cosa di un PEO in Giappone?
Non formalmente. Un PEO, nel senso statunitense, condivide i doveri del datore di lavoro con il cliente. Il Giappone non ha un modello di co-impiego, quindi un fornitore che offre un “PEO” in Giappone agisce solitamente come datore di lavoro legale, proprio come un EOR. Chiedete quale azienda firma il contratto di lavoro e sotto quale struttura legale.
Cos'è una global employment organization?
GEO significa solitamente la società impiegatrice di una multinazionale per il personale che invia all’estero. Alcuni fornitori usano il termine in modo generico per un servizio di employer of record, quindi chiedete chi sarà il datore di lavoro legale in Giappone.
Un'azienda straniera può assumere in Giappone senza una KK o una GK?
Sì, attraverso un employer of record per ruoli che possono essere coperti tramite l’esternalizzazione legale del lavoro, o attraverso veri e propri collaboratori indipendenti. Un ufficio di rappresentanza può anche assumere personale locale, ma solo per attività preparatorie come ricerche di mercato e collegamento.
Un rappresentante aziendale deve risiedere in Giappone?
Non per una KK o una GK. Da marzo 2015 una società può essere registrata con tutti i suoi rappresentanti residenti all’estero. Una filiale di una società straniera è diversa: almeno uno dei suoi rappresentanti in Giappone deve avere un indirizzo in Giappone.
Quando dovrei passare da un EOR alla mia entità proprietaria?
Quando iniziate a contrattualizzare e fatturare clienti giapponesi su base continuativa, quando avete bisogno di una licenza per la vostra attività, o quando il team cresce al punto da giustificare il costo di gestione di una KK o di una GK.
Non sai quale percorso si adatta meglio alla tua assunzione?
Raccontaci il ruolo e dove lavorerà la persona. Lo esamineremo in base alle regole di intermediazione e ti diremo se sia più indicato un employer of record, la tua stessa entità o un altro percorso.