Guía · Japón
EOR vs PEO vs GEO en Japón: Cómo contratar sin una entidad local
Una empresa extranjera sin una entidad japonesa puede emplear personal en Japón a través de un employer of record (EOR): una empresa japonesa que emplea a la persona, gestiona la nómina, la inscribe en el seguro social y retiene los impuestos, mientras usted dirige el trabajo. “PEO” y “GEO” son otros nombres utilizados para servicios similares. En Japón, la etiqueta importa menos que una cuestión legal: cuando otra empresa emplea a la persona y usted dirige el trabajo, se aplica la Ley de Despacho de Trabajadores.
Seis formas de emplear o contratar personas en Japón
| Ruta | Quién emplea | Ideal para | Tenga cuidado con |
|---|---|---|---|
| Su propia KK o GK | Su subsidiaria japonesa | Un equipo en crecimiento, ventas locales, contratos con clientes japoneses | Registro, una cuenta bancaria corporativa, impuestos, registros de seguros sociales y laborales, presentaciones anuales |
| Sucursal de su empresa extranjera | Su empresa extranjera, registrada en Japón | Negocio continuo sin una subsidiaria independiente | Al menos un representante debe vivir en Japón; su empresa extranjera es directamente responsable |
| Oficina de representación | Su empresa extranjera | Investigación de mercado, enlace y promoción | No puede vender ni concluir contratos de venta; limitado a tareas preparatorias y auxiliares |
| Employer of record | La empresa empleadora japonesa del proveedor | Primeras contrataciones antes de establecerse; probar el mercado | Debe ser un despacho de trabajadores legal; algunos puestos están cerrados al despacho y se aplican límites de período |
| Externalización de nómina | Su propia empresa japonesa | Empresas que ya emplean personal en Japón | Usted sigue siendo el empleador y asume las obligaciones |
| Contratista independiente | Nadie: un contrato de empresa a empresa | Un proyecto definido por un profesional genuinamente independiente | Tratado como empleado si usted controla las horas y los métodos; se aplican los deberes de la Ley Freelance |
Por qué se confunden EOR, PEO y GEO
Employer of record (EOR) significa un proveedor que es el empleador legal de su personal en otro país. Organización profesional de empleadores (PEO) proviene de los EE. UU., donde describe el coempleo: el cliente sigue siendo el empleador y la PEO comparte las funciones de RR. HH. y nómina. Japón no tiene un modelo de coempleo, por lo que un proveedor que se autodenomina “PEO en Japón” suele ofrecer un servicio de tipo EOR. Organización de empleo global (GEO) suele referirse a la propia empresa empleadora de una multinacional para el personal que envía al extranjero; algunos proveedores utilizan el término de forma laxa para un servicio de EOR.
La legislación japonesa no utiliza ninguno de estos términos. Conoce al empleador, el contrato de trabajo, la asignación de trabajadores (rōdōsha haken) y la contratación para un resultado (ukeoi). Así que, independientemente de cómo se llame un proveedor, haga tres preguntas:
- ¿Qué empresa japonesa firma el contrato de trabajo y da de alta al empleado en el seguro médico, la pensión y el seguro de desempleo?
- ¿Bajo qué estructura legal dirige su equipo el trabajo y en qué licencia se basa esa estructura?
- ¿Quién lleva los registros del tiempo de trabajo y el Acuerdo 36 que permite las horas extras?
¿Es legal un empleador de registro (EOR) en Japón?
Sí, cuando se establece como lo que realmente es. Según el Artículo 2 de la Ley de Asignación de Trabajadores, tener a su propio empleado trabajando bajo las instrucciones de otra empresa es asignación de trabajadores, y dirigir un negocio de asignación requiere una licencia del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar (Artículo 5). Las empresas con licencia pueden consultarse en el registro público de empresas de asignación y colocación del ministerio. Un EOR en el que usted dirige el trabajo del empleado es, por tanto, un acuerdo de asignación, y se aplican las reglas a continuación.
| Lo que exige la ley | Lo que significa para usted |
|---|---|
| La empresa empleadora posee una licencia de asignación | Solicite el número de licencia y compruébelo usted mismo antes de firmar |
| No hay asignación en construcción, transporte portuario, seguridad o la mayoría de los trabajos médicos | Estos roles necesitan un empleador directo u otra estructura legal |
| No hay asignación en contratos de 30 días o menos, con excepciones limitadas | Planifique para un puesto continuo en lugar de unos pocos días de trabajo |
| Un trabajador asignado por tiempo determinado puede permanecer en la misma unidad organizativa hasta tres años; su límite de lugar de trabajo también es de tres años, prorrogables tras consultar a su sindicato mayoritario o representante de los empleados | Acuerde el tipo de contrato al principio; los empleados de duración indefinida y los trabajadores de 60 años o más quedan fuera del límite |
| Su antiguo empleado directo no puede ser asignado de vuelta a usted dentro del año siguiente a su salida | No pase a un empleado existente a un EOR inmediatamente después de que renuncie, a menos que tenga 60 años o más y se haya jubilado a su edad obligatoria |
| El pago debe seguir uno de los dos métodos de trato igualitario | Prepárese para compartir información sobre cómo paga al personal comparable, o un salario de referencia para aplicar |
| El cliente designa a un supervisor, mantiene un registro de despacho y mantiene el trabajo dentro del Acuerdo 36 del empleador | La función diaria de su gerente conlleva obligaciones legales |
Llamar al acuerdo un contrato de servicios no evita estas reglas. Según el Aviso No. 37 del MHLW, un contratista genuino debe dirigir a su propio personal y realizar el trabajo de forma independiente. Si un cliente utiliza un acuerdo sin licencia o encubierto, el Artículo 40-6 puede considerar que el cliente ha ofrecido al trabajador un trabajo directo. La lista completa está en nuestro artículo sobre la asignación de mano de obra en Japón.
Cuándo un EOR es adecuado y cuándo no lo es
Un EOR es adecuado cuando
- Necesita uno o varios empleados en Japón pronto
- Desea probar el mercado antes de comprometerse con una entidad
- Su equipo dirigirá la función, y la persona no concluirá contratos por usted
- Desea un contrato y una factura para nómina, seguro social e impuestos
Considere otras rutas cuando
- Vaya a firmar contratos continuamente con clientes japoneses y facturarles
- El trabajo es de construcción, transporte portuario, seguridad o trabajo médico
- Espera un equipo más grande a largo plazo
- La persona es un ciudadano extranjero, viva o no en Japón
Seis riesgos que gestionar, elija la ruta que elija
| Riesgo | Cómo gestionarlo |
|---|---|
| Asignación sin licencia o contratación encubierta | Utilice una estructura de asignación con licencia para cualquier función que dirija su equipo, y verifique la licencia |
| Clasificar erróneamente a un empleado como contratista | Utilice un contratista solo para trabajos genuinamente independientes y basados en proyectos |
| Incumplimientos del tiempo de trabajo | Mantenga las horas extras dentro de un Acuerdo 36 registrado y registre las horas; los cargos de gerente no eliminan el pago de horas extras |
| Ignorar los límites de período | Acuerde un empleo indefinido o de duración determinada al inicio y registre las fechas de los tres años |
| Presencia fiscal para su empresa | No permita que el personal local concluya contratos habitualmente, o desempeñe el papel principal que conduzca a ellos, por usted; busque asesoramiento fiscal |
| Una salida difícil | Las reglas de despido en Japón son estrictas; acuerde de antemano cómo funcionaría un final o un traslado a su propia empresa |
Configuración de su propio KK o GK
Una kabushiki kaisha (KK) es la conocida sociedad anónima japonesa; una godo kaisha (GK) es una sociedad de responsabilidad limitada más ligera utilizada por muchos grupos extranjeros. Ambas pueden constituirse con un capital de ¥1 y, desde marzo de 2015, su representante (un director de una KK o un miembro de una GK) no tiene que residir en Japón. El impuesto de la licencia de registro es del 0,7 % del capital, con un mínimo de ¥150.000 para una KK y ¥60.000 para una GK. Los estatutos de una KK también deben ser notarizados, con una tarifa de ¥15.000 a ¥50.000 dependiendo del capital. El registro en sí tarda de una a pocas semanas; la cuenta bancaria corporativa y los registros de impuestos, seguro social y seguro laboral suelen tardar más tiempo.
Una sucursal es la otra opción: su empresa extranjera se registra en Japón y designa al menos a un representante que resida en Japón. Muchas empresas comienzan con un employer of record para sus primeras contrataciones y trasladan al equipo a su propia entidad una vez que el modelo de negocio está demostrado. Trasladar a un empleado requiere su consentimiento y una posición clara sobre los saldos de servicios y vacaciones.
Preguntas sobre la contratación sin una entidad en Japón
¿Es un employer of record lo mismo que un PEO en Japón?
No formalmente. Un PEO, en el sentido estadounidense, comparte las obligaciones del empleador con el cliente. Japón no tiene un modelo de co-empleo, por lo que un proveedor que ofrece “PEO” en Japón suele actuar como el empleador legal, como un EOR. Pregunte qué empresa firma el contrato de trabajo y bajo qué estructura legal.
¿Qué es una organización de empleo global?
GEO suele referirse a la propia empresa empleadora de una multinacional para el personal que envía al extranjero. Algunos proveedores lo utilizan de forma laxa para un servicio de employer of record, así que pregunte quién será el empleador legal en Japón.
¿Puede una empresa extranjera contratar en Japón sin una KK o GK?
Sí, a través de un employer of record para puestos que pueden ser cubiertos mediante el envío legal de trabajadores, o a través de contratistas independientes reales. Una oficina de representación también puede emplear personal local, pero solo para trabajos preparatorios como investigación de mercado y enlace.
¿Es necesario que el representante de la empresa resida en Japón?
No para una KK o GK. Desde marzo de 2015, una empresa puede registrarse con todos sus representantes residiendo en el extranjero. Una sucursal de una empresa extranjera es diferente: al menos uno de sus representantes en Japón debe tener una dirección en Japón.
¿Cuándo debería pasar de un EOR a mi propia entidad?
Cuando comience a contratar y facturar a clientes japoneses de forma continua, necesite una licencia para su actividad, o cuando el equipo crezca hasta el punto en que se justifique el coste de gestionar una KK o GK.
¿No está seguro de qué ruta se adapta a su contratación?
Cuéntenos sobre el puesto y dónde trabajará la persona. Lo revisaremos bajo las reglas de despacho y le diremos si un employer of record, su propia entidad u otra ruta se adapta mejor.