Guide · Japan
EOR vs PEO vs GEO i Japan: Slik du kan ansette uten et lokalt selskap
Et utenlandsk selskap uten en japansk enhet kan ansette personell i Japan gjennom en employer of record (EOR): et japansk selskap som ansetter personen, kjører lønn, melder dem inn i sosialforsikring og trekker skatt, mens du styrer arbeidet. “PEO” og “GEO” er andre navn som brukes for lignende tjenester. I Japan betyr betegnelsen mindre enn ett juridisk spørsmål: når et annet selskap ansetter personen og du styrer arbeidet, gjelder Worker Dispatching Act.
Seks måter å ansette eller engasjere folk på i Japan
| Vei | Hvem ansetter | Passer for | Vær oppmerksom på |
|---|---|---|---|
| Ditt eget KK eller GK | Ditt japanske datterselskap | Et voksende team, lokalt salg, kontrakter med japanske kunder | Registrering, en bedriftsbankkonto, skatt, registrering av sosial- og arbeidsforsikring, årlige innsendinger |
| Filial av ditt utenlandske selskap | Ditt utenlandske selskap, registrert i Japan | Kontinuerlig virksomhet uten et separat datterselskap | Minst én representant må bo i Japan; ditt utenlandske selskap er direkte ansvarlig |
| Representasjonskontor | Ditt utenlandske selskap | Markedsundersøkelser, forbindelsesledd og promotering | Kan ikke selge eller inngå salgskontrakter; begrenset til forberedende og hjelpende arbeid |
| Employer of record | Leverandørens japanske ansettelsesselskap | De første ansettelsene før du etablerer deg; testing av markedet | Må være lovlig utleie av arbeidskraft; enkelte jobber er stengt for utleie og tidsbegrensninger gjelder |
| Lønnsprosessering (outsourcing) | Ditt eget japanske selskap | Selskaper som allerede ansetter personell i Japan | Du forblir arbeidsgiveren og bærer forpliktelsene |
| Uavhengig oppdragstaker | Ingen: en avtale mellom bedrifter (B2B) | Et definert prosjekt av en genuint uavhengig profesjonell | Behandles som en ansatt hvis du kontrollerer arbeidstider og metoder; plikter i henhold til Freelance Act gjelder |
Hvorfor EOR, PEO og GEO blir blandet sammen
Employer of record (EOR) betyr en leverandør som er den juridiske arbeidsgiveren for ditt personell i et annet land. Professional employer organization (PEO) kommer fra USA, hvor det beskriver delt arbeidsgiveransvar: klienten forblir arbeidsgiver og PEO-en deler HR- og lønnsansvar. Japan har ingen modell for delt arbeidsgiveransvar, så en leverandør som kaller seg en “PEO i Japan” tilbyr vanligvis en tjeneste av EOR-type. Global employment organization (GEO) betyr vanligvis et multinasjonalt selskaps eget ansettelsesselskap for personell de sender utenlands; noen leverandører bruker begrepet løst om en EOR-tjeneste.
Japansk lov bruker ingen av disse begrepene. Den kjenner til arbeidsgiveren, arbeidsavtalen, utleie av arbeidskraft (rōdōsha haken) og kontraktsinngåelse for et resultat (ukeoi). Så uansett hva en leverandør kaller seg, bør du stille tre spørsmål:
- Hvilket japansk selskap signerer arbeidsavtalen og melder den ansatte inn i helseforsikring, pensjon og arbeidsledighetsforsikring?
- Under hvilken juridisk struktur styrer teamet ditt arbeidet, og hvilken lisens støtter den strukturen på?
- Hvem fører timelister og den 36-avtalen som tillater overtid?
Er en employer of record lovlig i Japan?
Ja, når den er satt opp slik den faktisk er. I henhold til artikkel 2 i Worker Dispatching Act, er det å la din egen ansatte jobbe under et annet selskaps instruksjoner utleie av arbeidskraft, og å drive utleievirksomhet krever lisens fra helse-, arbeids- og velferdsdepartementet (artikkel 5). Lisensierte virksomheter kan sjekkes i departementets offentlige register over utleie- og formidlingsvirksomheter. En EOR der du styrer den ansattes arbeid er derfor en utleieordning, og reglene nedenfor gjelder.
| Hva loven krever | Hva det betyr for deg |
|---|---|
| Ansettelsesselskapet innehar en utleielisens | Be om lisensnummeret og sjekk det selv før du signerer |
| Ingen utleie innen bygg og anlegg, havnetransport, sikkerhet eller det meste av medisinsk arbeid | Disse rollene krever en direkte arbeidsgiver eller en annen lovlig struktur |
| Ingen utleie på kontrakter på 30 dager eller mindre, med snevre unntak | Planlegg for en løpende rolle snarere enn noen få dager med arbeid |
| En tidsbegrenset utleiearbeider kan bli i samme organisasjonsenhet i opptil tre år; din arbeidsplassgrense er også tre år, som kan forlenges etter å ha hørt din majoritetsfagforening eller tillitsvalgte | Avklar kontrakttype ved starten; fast ansatte og arbeidere i alderen 60 år og over er utenfor grensen |
| Din tidligere direkte ansatte kan ikke utleies tilbake til deg innen ett år etter fratredelse | Ikke flytt en eksisterende ansatt over i en EOR rett etter at de har sagt opp, med mindre de er 60 eller eldre og har gått av med pensjon ved din obligatoriske alder |
| Lønn må følge en av to metoder for likebehandling | Forvent å dele informasjon om hvordan du betaler sammenlignbar bemanning, eller en sammenlignbar lønn å anvende |
| Klienten utnevner en arbeidsleder, fører et utsendingsregister og holder arbeidet innenfor arbeidsgiverens 36-avtale | Din leders daglige rolle medfører juridiske plikter |
Å kalle ordningen en tjenesteavtale unngår ikke disse reglene. Under MHLW-varsel nr. 37 må en reell oppdragstaker lede sin egen bemanning og utføre arbeidet uavhengig. Hvis en klient bruker en uautorisert eller forkledd ordning, kan artikkel 40-6 anse det som at klienten har tilbudt arbeideren en direkte jobb. Den fullstendige sjekklisten finnes i vår artikkel om utstasjonering av arbeidskraft i Japan.
Når en EOR passer, og når den ikke gjør det
En EOR passer når
- Du trenger én eller noen få ansatte i Japan snart
- Du ønsker å teste markedet før du forplikter deg til en enhet
- Teamet ditt vil lede rollen, og personen vil ikke inngå kontrakter for deg
- Du ønsker én kontrakt og én faktura for lønn, sosialforsikring og skatt
Se på andre ruter når
- Du vil kontinuerlig signere kontrakter med og fakturere japanske kunder
- Arbeidet er innen bygg og anlegg, havnetransport, sikkerhet eller medisinsk arbeid
- Du forventer et større team på lang sikt
- Personen er en utenlandsk statsborger, uavhengig av om de allerede bor i Japan
Seks risikoer å håndtere, uavhengig av hvilken rute du velger
| Risiko | Hvordan håndtere den |
|---|---|
| Uautorisert utstasjonering eller forkledd oppdragstakerordning | Bruk en lisensiert utstasjoneringsstruktur for alle roller ditt team leder, og sjekk lisensen |
| Feilklassifisering av en ansatt som en oppdragstaker | Bruk en oppdragstaker kun for genuint uavhengig, prosjektbasert arbeid |
| Brudd på arbeidstid | Hold overtid innenfor en registrert 36-avtale og registrer timer; lederstillinger fjerner ikke krav på overtidsbetaling |
| Ignorering av tidsbegrensninger | Avtal ubegrenset eller tidsbegrenset ansettelse ved oppstart og noter de treårige datoene |
| Skatteplikt for ditt selskap | Ikke la lokalt personell rutinemessig inngå kontrakter, eller spille hovedrollen som fører til dem, for deg; søk skatterådgivning |
| En vanskelig utgang | Japanske oppsigelsesregler er strenge; avtal på forhånd hvordan en avslutning eller en overgang til ditt eget selskap skal fungere |
Etablering av din egen KK eller GK
Et kabushiki kaisha (KK) er det kjente japanske aksjeselskapet; et godo kaisha (GK) er et enklere ansvarlig selskap som brukes av mange utenlandske grupper. Begge kan dannes med en kapital på ¥1, og siden mars 2015 trenger ikke representanten (en direktør i et KK, eller et medlem av et GK) å bo i Japan. Registreringsavgiften er 0,7 % av kapitalen, med et minimum på ¥150 000 for et KK og ¥60 000 for et GK. Et KKs vedtekter må også notariseres, mot et gebyr på ¥15 000 til ¥50 000 avhengig av kapitalen. Selve registreringen tar én til noen få uker; en bedriftsbankkonto og registrering av skatt, sosialforsikring og arbeidsforsikring tar vanligvis lengre tid.
Et filialkontor er det andre alternativet: ditt utenlandske selskap registrerer seg i Japan og utnevner minst én representant som bor i Japan. Mange selskaper starter med en employer of record for sine første ansatte og flytter teamet til sin egen enhet når forretningsmodellen er bevist. Flytting av en ansatt krever deres samtykke og en klar stilling om tjenester og ferieavvikling.
Spørsmål om ansettelse uten en enhet i Japan
Er en employer of record det samme som en PEO i Japan?
Ikke formelt. En PEO, i amerikansk forstand, deler arbeidsgiverplikter med klienten. Japan har ingen co-employment-modell, så en leverandør som tilbyr «PEO» i Japan fungerer vanligvis som den juridiske arbeidsgiveren, på lik linje med en EOR. Spør hvilket selskap som signerer arbeidsavtalen og under hvilken juridisk struktur.
Hva er en global employment organization?
GEO betyr vanligvis et multinasjonalt selskaps egen ansettelsesenhet for personell de sender til utlandet. Noen leverandører bruker det løst om en employer of record-tjeneste, så spør hvem som vil være den juridiske arbeidsgiveren i Japan.
Kan et utenlandsk selskap ansette i Japan uten et KK eller GK?
Ja, gjennom en employer of record for roller som kan fylles ved lovlig utleie av arbeidskraft, eller gjennom reelle uavhengige oppdragstakere. Et representasjonskontor kan også ansette lokalt personell, men kun for forberedende arbeid som markedsundersøkelser og kontaktarbeid.
Må en representant for selskapet bo i Japan?
Ikke for et KK eller GK. Siden mars 2015 kan et selskap registreres med alle sine representanter bosatt i utlandet. En filial av et utenlandsk selskap er annerledes: minst én av dens representanter i Japan må ha en adresse i Japan.
Når bør jeg gå over fra en EOR til min egen enhet?
Når du begynner å inngå kontrakter med og fakturere japanske kunder på en kontinuerlig basis, trenger en lisens for din virksomhet, eller når teamet vokser til et punkt der kostnaden ved å drive et KK eller GK er rettferdiggjort.
Usikker på hvilken rute som passer for din ansettelse?
Fortell oss om rollen og hvor personen skal jobbe. Vi vil vurdere den i henhold til reglene for utleie av arbeidskraft og fortelle deg om en employer of record, din egen enhet eller en annen rute passer best.