For selskaper som ansetter i Japan uten et lokalt selskap
Employer of Record i Japan
Kan du ansette i Japan uten ditt eget selskap?
Ja. Uten et japansk selskap (et kabushiki kaisha eller godo kaisha) eller en registrert filial, kan du ikke være arbeidsgiver selv. Med en employer of record (EOR), et japansk selskap som allerede har ansatte, ansetter selskapet personen for deg. Det signerer arbeidsavtalen, melder den ansatte inn i helseforsikring, pensjon og arbeidsforsikring, trekker inntektsskatt og bosteatskatt, og utbetaler lønnen i yen. Den ansatte jobber i ditt team hver dag, under din ledelse.
Vår Japan EOR-tjeneste dekker japanske statsborgere som jobber i Japan. Utenlandske statsborgere, inkludert de som allerede bor i Japan, håndteres gjennom vår separate Expat Employment-tjeneste.
En god match
En japansk ansatt, en rolle ditt team vil lede, og ingen eget japansk selskap ennå.
Ansettelse av en utenlandsk statsborger
Utenlandske ansatte trenger en oppholdstillatelse som tillater arbeidet og, vanligvis, en sponsorarbeidsgiver i Japan. Se Expat Employment i Japan.
En annen rute er enklere
Hvordan en employer of record fungerer under japansk lov
Japan har ingen lov skrevet spesifikt for employer of record. Det som avgjør den juridiske behandlingen er hvem som ansetter personen og hvem som styrer arbeidet. Når et japansk selskap ansetter noen og ditt selskap styrer deres daglige arbeid, er Worker Dispatching Act behandler avtalen som utstasjonering (rōdōsha haken). Utstasjonering kan kun utføres av en virksomhet lisensiert av helse-, arbeids- og velferdsdepartementet, og det følger med regler for begge parter.
Å merke avtalen som en tjeneste- eller konsulentkontrakt endrer ikke dette. Hvis klienten i praksis styrer arbeidet, behandler japanske myndigheter det som utstasjonering, og skjult kontraktsinngåelse (gisō ukeoi) kan føre til sanksjoner og til at klienten anses for å ha tilbudt den ansatte en direkte jobb.
Hva vi sjekker før et tilbud
- Hvilket japansk selskap som vil ansette personen, og det juridiske grunnlaget for avtalen din
- At jobben ikke faller inn under en kategori som er stengt for utstasjonering, slik som bygg og anlegg, havnetransport, sikkerhet eller det meste av medisinsk arbeid
- At personen ikke har vært din direkte ansatte de siste 12 månedene, noe som ville hindret en utstasjoneringsavtale med mindre de er 60 år eller eldre og har gått av med pensjon ved din lovpålagte alder
- Tidsbegrenset eller tidsubegrenset kontrakt, og hvordan treårsperioden begrenser din rolle
- Lønn som oppfyller reglene for likebehandling av utstasjonerte arbeidere, og minstelønn der personen skal jobbe
- Om personen skal forhandle eller inngå kontrakter for deg, noe som reiser skattespørsmål
Tidsbegrensninger. En tidsbegrenset utstasjonert ansatt kan normalt jobbe i samme organisasjonsenhet i din virksomhet i opptil tre år. Din arbeidsplass kan også bruke utstasjonert personell i tre år, med mulighet for forlengelse etter å ha hørt din hovedtillitsvalgte eller ansattrepresentant. Den individuelle grensen gjelder ikke for ansatte på tidsubegrensede kontrakter med det ansettende selskapet eller for ansatte på 60 år og over. Vi planlegger kontrakttypen med dette i tankene.
Hvis en rolle ikke passer, sier vi fra og foreslår et lovlig alternativ: ditt eget japanske selskap med vår lønnstjeneste, en reell uavhengig oppdragstaker -avtale, eller Expat Employment for en utenlandsk statsborger.
EOR, PEO eller GEO: hva trenger du i Japan?
Employer of record (EOR), professional employer organization (PEO) og global employment organization (GEO) brukes ofte som navn på den samme tjenesten: et lokalt selskap som ansetter dine ansatte slik at du slipper å opprette et eget selskap. Japan har ingen modell for delt arbeidsgiveransvar (co-employment) slik som den amerikanske PEO-modellen, og japansk lovgivning bruker ingen av disse betegnelsene. Det som er avgjørende, er hvilket japansk selskap som signerer arbeidsavtalen og melder den ansatte inn i den sosiale forsikringen, og om ordningen er en lovlig utleie av arbeidskraft. Med NNRoad er arbeidsgiveren vår japanske ansettelsespartner.
| Din situasjon | Bedre samsvar |
|---|---|
| Du har ikke et japansk selskap og må ansette en japansk statsborger | Employer of record (denne siden) |
| Du har allerede et KK, GK eller filial og trenger lønnskjøring for deg | Lønnshåndtering i Japan (outsourcing) |
| Du trenger en uavhengig fagperson for et definert prosjekt, som fakturerer deg | Uavhengige oppdragstakere i Japan |
| Du må ansette en utenlandsk statsborger, i Japan eller i utlandet | Utstasjonert ansettelse i Japan |
| Du vil signere kontrakter med og fakturere japanske kunder kontinuerlig, eller bygge et større team | Ditt eget KK eller GK, eller en registrert filial. Se drive forretning i Japan uten et selskap |
Hva NNRoad håndterer og hva som forblir hos deg
NNRoad og vår ansettelsespartner
- Arbeidsavtale og skriftlige arbeidsvilkår på japansk, med elementene japansk lov krever siden april 2024
- De skriftlige vilkårene for din ordning og melding om disse vilkårene til den ansatte
- Innskriving i helseforsikring, ansattes pensjon og arbeidsledighetsforsikring, samt de månedlige bidragene
- Månedlig lønn i yen, lønnsslipper, kildeskatt på inntekt og fradrag for inntektsskatt og bostedsskatt
- 36-avtalen for overtid, fraværsregistrering, desember-årsavstemming og årlige skatteoppsett
- Oppsigelse, sluttlønn, avslutning av sosial forsikring og dokumenter ved arbeidsforholdets opphør
Du, som selskapet den ansatte jobber for
- Valg av kandidat og avtale om lønn, bonus og goder
- Daglig arbeid, mål og prestasjoner, gjennom en utpekt leder på din side
- Godkjenning av arbeidstimer og overtid innenfor grensene i 36-avtalen, samt ferie og utgifter innen lønnskjøringens frist
- Utstyr, systemtilgang og en trygg arbeidsmetode, inkludert hjemmearbeid
- Gi oss beskjed før rollen endres eller avsluttes, og før den ansatte får beskjed
Slik gir vi et tilbud på en Japan EOR
Hva tilbudet ditt inneholder
Hver linje, før du signerer
- NNRoads tjenestegebyr per ansatt per måned
- Bruttolønn, bonus og godtgjørelser, i yen
- Arbeidsgivers bidrag til sosialforsikring og arbeidsforsikring
- Det refunderbare depositumet og når det blir tilbakebetalt
- Valgfrie tjenester, som rekruttering eller innkjøp av utstyr, kun hvis du trenger det
| Hva du betaler | Hvordan det fungerer |
|---|---|
| Tjenestegebyr | Månedlig, per ansatt. Dekker den japanske arbeidsgiveren, kontrakter, lønn, sosialforsikring, skattetrekk, årsoppgjør og vår støtte. |
| Ansattkostnad | Lønn, arbeidsgivers bidrag, bonuser, pendlergodtgjørelse og eventuelle avtalte fordeler, videreformidlet til kostpris. |
| Depositum | Refunderbart. Betales før arbeidsavtalen signeres og returneres når tjenesten avsluttes, etter sluttavregning. |
| Fakturering | Én faktura i amerikanske dollar per lønnsmåned, med en linje-for-linje spesifikasjon. Den ansatte får betalt i yen; bankgebyrer og valutaforskjeller videreformidles. |
Hva en japansk ansettelse koster i tillegg til lønn
I Tokyo utgjør arbeidsgivers sosialforsikring og arbeidsforsikring omtrent 15,7 % av lønnen for en ansatt under 40 år, og omtrent 16,5 % for en ansatt i alderen 40 til 64 år, litt mindre på høye lønninger fordi pensjonsbidraget er begrenset. Bonuser utløser også bidrag. De fleste arbeidsgivere betaler også en pendlergodtgjørelse og to bonuser i året.
| Bidrag (2026) | Arbeidsgiver | Ansatt | Notater |
|---|---|---|---|
| Helseforsikring (Kyokai Kenpo, Tokyo) | 4,925% | 4,925% | Satsen varierer etter prefektur og forsikringsselskap; begrenset til en standard månedslønn på ¥1,39 millioner |
| Langtidspleieforsikring | 0,81% | 0,81% | Kun for alderen 40 til 64 år |
| Barnebidrag (kodomo kosodate shienkin) | 0,115% | 0,115% | Ny fra lønn i april 2026, kreves inn sammen med helseforsikring |
| Ansattes pensjon | 9,15% | 9,15% | Begrenset til en standard månedslønn på ¥650 000 |
| Bidrag til barneoppdragelse (kodomo kosodate kyoshutsukin) | 0,36% | – | Kun arbeidsgiver |
| Arbeidsforsikring | 0,85% | 0,5% | Sats for regnskapsåret 2026 for generelle virksomheter |
| Yrkesskadeforsikring | 0,25 %–8,8 % | – | Kun arbeidsgiver; omtrent 0,3 % for de fleste kontorjobber |
Bidrag beregnes basert på standard månedlige lønnstrinn, ikke den nøyaktige lønnen. Arbeidstakerbidrag, inntektsskatt og bostedsskatt trekkes fra bruttolønn, og legges ikke til din kostnad. Kilder: Japan Health Insurance Association, Japan Pension Service, MHLW.
Budsjetter også for
- Bonuser: ikke påkrevd ved lov, men de fleste japanske ansatte forventer sommer- og vinterbonuser, og bidragene gjelder for disse.
- Reisegodtgjørelse: sedvanlig; skattefritt opp til ¥150 000 i måneden for offentlig transport, men regnes med i sosialforsikringen.
- Overtid: minst 25 % ekstra, 50 % etter 60 timer i måneden, med tillegg for natt- og helligdager.
- Opphør av arbeidsforhold: Japan har ingen lovbestemt sluttpakke, men opphør av arbeidsforhold gjøres vanligvis ved avtale, ofte med en sluttpakke.
Japanske arbeidsregler å planlegge etter
Ansettelser i privat sektor styres hovedsakelig av arbeidsmiljøloven (Labor Standards Act) og kontraktsloven (Labor Contracts Act), med egne lover for sosialforsikring, skatt og utleie av arbeidskraft. Sammendraget nedenfor forutsetter en fulltidsansatt.
| Tema | Regelen i 2026 |
|---|---|
| Minstelønn | Fastsettes av prefektur. Satsene for regnskapsåret 2026 trer i kraft mellom 1. oktober og 2. desember 2026: nasjonalt vektet gjennomsnitt ¥1 177 i timen; Tokyo ¥1 280 og Osaka ¥1 231 fra 1. oktober 2026. |
| Kontrakt | Viktige vilkår må gis skriftlig ved ansettelse, inkludert omfanget av mulige endringer i arbeidssted og oppgaver. En tidsbegrenset kontrakt løper normalt i opptil tre år av gangen; etter mer enn fem års fornyelser kan den ansatte be om en tidsubegrenset kontrakt. |
| Prøvetid | Ingen lovbestemt varighet; tre til seks måneder er vanlig. 30-dagers varslingsregel gjelder etter de første 14 dagene, og en oppsigelse må være objektivt rimelig fra dag én, selv om domstolene tillater litt mer spillerom i prøvetiden. |
| Arbeidstid | 8 timer om dagen og 40 i uken. Overtid krever en signert og innsendt 36-avtale og er begrenset til 45 timer i måneden og 360 i året, med et høyere tak kun under en spesialklausul. |
| Årlig ferie | 10 dager etter seks måneder, økende til 20 dager etter seks og et halvt år. Arbeidsgiver må sørge for at minst 5 dager tas ut hvert år. |
| Lønn | I yen, i sin helhet, minst én gang i måneden på en fast dato. Inntektsskatt og bo-skatt trekkes fra lønn, og skatteåret gjøres opp ved en årsoppgjør i desember. |
| Opphør av arbeidsforhold | 30 dagers oppsigelsestid eller lønn i stedet for oppsigelsestid, men oppsigelse alene gjør ikke en oppsigelse gyldig: den må være objektivt rimelig og sosialt akseptabel. En ansatt med en tidsubestemt kontrakt kan si opp med to ukers varsel. |
Hvordan en Japan EOR-rekruttering fungerer med NNRoad
01
Kundeonboarding
Én gang, før din første ansettelse
- Du deler rollen, arbeidssted, lønnsnivå og startdato. Vi vurderer rollen i henhold til utstasjoneringsreglene og sender et skriftlig forslag som lister opp alle kostnader.
- Begge parter gjennomfører due diligence. Vi utfører en bakgrunnssjekk av ditt selskap, og du er velkommen til å sjekke vårt.
- Du signerer én tjenesteavtale med NNRoad, betaler det refunderbare depositumet og blir enig om en arbeidsplan for frister for avstemming, fakturering og utbetalingsdatoer.
- Du utpeker lederen som skal lede den ansattes arbeid og godkjenne arbeidstid.
02
Ansattoonboarding
For hver ansettelse, før startdatoen
- Du bekrefter rolle, lønn, bonus, startdato, arbeidssted og fordeler i et bekreftelsesbrev til den ansatte.
- Vi samler inn den ansattes My Number, pensjonsnummer, bankkonto i Japan og tidligere arbeidsgivers lønnsoppgave, hvis aktuelt.
- Vår arbeidsgiverpartner utsteder arbeidsavtalen og de skriftlige vilkårene for ordningen.
- Innskriving i helseforsikring og pensjon sendes inn innen 5 dager etter startdato, arbeidsledighetsforsikring innen den 10. i påfølgende måned.
03
Månedlig lønnssyklus
Hver måned, på datoene i kalenderen
- Innen fristen for avstemming godkjenner du arbeidstimer, overtid, permisjon, nyansatte, lønnsendringer og utgifter.
- Vi beregner brutto-til-netto lønn, sosialforsikring, inntektsskatt og bo-skatt, og sender én faktura i amerikanske dollar.
- Du finansierer lønnskjøringen innen forfallsdato. Lønninger utbetales i yen på den avtalte lønningsdagen når midlene har kommet frem, sammen med en lønnsslipp.
- Inntrukket inntektsskatt og bo-skatt betales innen den 10. i påfølgende måned, sosialforsikring innen slutten av påfølgende måned.
04
Årsslutt
Gjennom året
- Årets sluttavregning fastsetter hver ansatts inntektsskatt i desember; lønnsoppgaver sendes ut innen slutten av januar.
- Bostedsbeskatning endres hver juni, standardlønn vurderes for sosialforsikring i juli, og arbeidsforsikring fornyes innen 10. juli.
- Vi implementerer nye minstelønner og avgiftssatser når de endres, og fornyer 36-avtalen.
- Vi sporer betalt permisjon, inkludert de fem dagene som må tas ut, og markerer kontrakter og tidsbegrensninger som nærmer seg.
05
Oppsigelse av ansatte
Når et arbeidsforhold avsluttes
- Du informerer oss om beslutningen skriftlig før noe blir sagt til den ansatte.
- Ved oppsigelse bekrefter vi oppsigelsestiden og siste arbeidsdag. Ved arbeidsgiverinitiert avslutning vurderer vi grunnlaget og blir enige om den lovlige fremgangsmåten, vanligvis en forhandlet avtale, før noen snakker med den ansatte.
- Vi utbetaler sluttlønn og eventuell avtalt sluttpakke, avslutter sosial- og arbeidsforsikring, og utsteder attest ved arbeidsforholdets opphør.
- Den ansatte leverer tilbake utstyr og konfidensiell informasjon.
06
Utfasering av klient
Når du avslutter tjenesten eller går over til eget selskap
- Du gir oss skriftlig varsel i henhold til tjenestekontrakten, og vi blir enige om tidsplanen med deg.
- Vi blir enige om den lovlige ordningen for hver ansatt: en ryddig avslutning av arbeidsforholdet, eller en overgang til ditt eget japanske selskap med den ansattes samtykke.
- Den siste fakturaen gjør opp for sluttlønn og eventuelle kostnader ved arbeidsforholdets opphør, og depositumet returneres etter sluttavregningen.
- Vi overleverer personalmapper og bekrefter at forsikrings- og skattekontoer er stengt eller overført.
Når du er klar for ditt eget japanske selskap
En EOR passer for dine første ansettelser mens du tester markedet. Ditt eget kabushiki kaisha (KK) eller godo kaisha (GK) gir mening når du har et voksende team, skal signere kontrakter med og fakturere japanske kunder, eller trenger en lisens for din virksomhet. Begge kan opprettes med minimal kapital, og siden 2015 trenger ikke representanten (en direktør i et KK, eller et medlem av et GK) lenger å bo i Japan. I praksis tar det lengre tid å åpne en bedriftskonto og registrere seg for skatt, sosialforsikring og arbeidsforsikring enn selve registreringen.
Å flytte en ansatt til ditt eget selskap krever den ansattes samtykke og en klar stilling om tjenester, ferieavvikling og lønn. Vår lønnstjeneste kan støtte din nye enhet.
Få et tilbud
Fortell oss om din japanske ansettelse
- Uforpliktende forespørsel; din informasjon håndteres i henhold til vår personvernerklæring
- En rolle gjennomgang under Worker Dispatching Act før ethvert tilbud
- Hvis EOR ikke er den rette veien, vil vi si fra om det
Japan EOR-spørsmål
Er en employer of record lovlig i Japan?
Ja, når det er strukturert lovlig. Japan har ingen EOR-spesifikk lovgivning. Når et japansk selskap ansetter personen og ditt selskap styrer arbeidet, er ordningen utstasjonering av arbeidskraft under Worker Dispatching Act, som kun kan tilbys under lisens fra helse-, arbeids- og velferdsdepartementet og kommer med begrensninger på jobb og periode. Vi vurderer hver rolle før et tilbud. Hvordan utstasjoneringsreglene gjelder
Hvem er den juridiske arbeidsgiveren, og hvem signerer arbeidsavtalen?
Vår japanske samarbeidspartner, et japansk selskap, er den juridiske arbeidsgiveren. De signerer arbeidsavtalen med den ansatte, melder dem inn i sosialforsikring og kjører lønn. Du signerer én tjenesteavtale med NNRoad, som er ditt eneste kontaktpunkt.
Hvem kan jeg ansette gjennom NNRoads Japan EOR?
Japanske statsborgere som jobber i Japan, i roller som lovlig kan fylles gjennom utstasjonering av arbeidskraft. Utenlandske statsborgere, inkludert de som allerede bor i Japan, vurderes gjennom vår separate Expat Employment-tjeneste.
Hvor mye koster en employer of record i Japan?
Du betaler et månedlig tjenestegebyr per ansatt pluss arbeidskostnadene. I Tokyo legger arbeidsgiveravgift og arbeidsforsikring til omtrent 15,7 % av lønnen for en ansatt under 40 år, og omtrent 16,5 % for en ansatt i alderen 40 til 64 år, før bonuser og pendlergodtgjørelse. Vi gir et pristilbud på tjenestegebyret etter å ha vurdert rollen. Se hvordan kostnadene summeres
Finnes det en PEO i Japan? Er en EOR det samme som en PEO eller en global arbeidsorganisasjon?
Japan har ingen co-employment-modell som den amerikanske PEO-en, så leverandører som tilbyr «PEO» eller «GEO» i Japan tilbyr vanligvis en employer of record-tjeneste. Spør hvilket japansk selskap som signerer arbeidsavtalen, melder den ansatte inn i sosialforsikring og under hvilken juridisk struktur. Sammenlign alternativene
Kan teamet vårt styre den ansattes daglige arbeid?
Ja. Din utpekte leder tildeler og vurderer arbeidet og godkjenner arbeidstid, innenfor arbeidsforholdene og 36-avtalen til det ansettende selskapet. Disiplinærsaker, lønn og kontraktsendringer går gjennom arbeidsgiveren.
Hva slags arbeidsavtale får den ansatte?
En japansk arbeidsavtale med skriftlige arbeidsvilkår, enten på ubestemt tid eller med en fast tidsperiode, avhengig av rollen og forventet varighet på oppdraget. En utstasjonert medarbeider med tidsbegrenset kontrakt kan normalt bli i samme enhet i din virksomhet i opptil tre år, så vi avtaler kontrakttype med deg ved oppstart.
Hvor lang tid tar det før den ansatte kan starte?
Det avhenger hovedsakelig av hvor raskt rollevurderingen fullføres og om den ansattes dokumenter, som deres My Number og pensjonsnummer, er klare. Når vi har fullstendig informasjon, kan ansettelsesdokumentene klargjøres raskt. Vi bekrefter en realistisk startdato i forslaget.
Kan den ansatte få lønn i amerikanske dollar?
Nei. Lønn i Japan utbetales i yen. Du kan sammenligne lønnen i amerikanske dollar, og vi fakturerer deg i amerikanske dollar, men den ansatte mottar yen.
Kan vi avslutte arbeidsforholdet hvis det ikke fungerer?
Japansk lov gir ansatte sterkt vern. Det kreves tretti dagers oppsigelsestid eller lønn i stedet for oppsigelsestid, og en oppsigelse er ugyldig med mindre den er objektivt rimelig og sosialt akseptabel. De fleste avslutninger er avtalt med den ansatte, ofte med en sluttpakke. Gi oss beskjed tidlig, så vil vi gi råd om den lovlige fremgangsmåten før noen snakker med den ansatte.
Oppretter en employer of record et fast driftssted for mitt selskap?
En EOR fjerner behovet for at en japansk enhet må ansette noen, men din skattemessige posisjon avhenger av hva den ansatte gjør. Hvis de rutinemessig inngår kontrakter på dine vegne, eller spiller en hovedrolle som fører til dem, kan selskapet ditt ha et fast driftssted i Japan. Vi påpeker dette når vi vurderer rollen; søk skatterådgivning for ditt tilfelle.
Kan vi flytte den ansatte til vårt eget japanske selskap senere?
Ja, med den ansattes samtykke. Ditt selskap gir et nytt arbeids-tilbud, og dokumentene bør omhandle tjenester, ferieavvikling og lønn. Hvis ditt KK eller GK blir arbeidsgiver, kan vår lønnstjeneste støtte dette.