Guide · Japan
EOR vs PEO vs GEO i Japan: Så här anställer du utan ett lokalt bolag
Ett utländskt företag utan en japansk juridisk person kan anställa personal i Japan genom en employer of record (EOR): ett japanskt företag som anställer personen, sköter löneutbetalningar, registrerar dem i socialförsäkringen och håller inne skatt, medan du leder arbetet. ”PEO” och ”GEO” är andra namn som används för liknande tjänster. I Japan är beteckningen mindre viktig än en juridisk fråga: när ett annat företag anställer personen och du leder arbetet, tillämpas Worker Dispatching Act.
Sex sätt att anställa eller engagera personer i Japan
| Väg | Vem som anställer | Passar för | Tänk på |
|---|---|---|---|
| Ditt eget KK eller GK | Ditt japanska dotterbolag | Ett växande team, lokal försäljning, kontrakt med japanska kunder | Registrering, ett företagskonto, skatt, registreringar för socialförsäkring och arbetsskadeförsäkring, årsredovisningar |
| Filial till ditt utländska företag | Ditt utländska företag, registrerat i Japan | Kontinuerlig verksamhet utan ett separat dotterbolag | Minst en representant måste bo i Japan; ditt utländska företag är direkt ansvarigt |
| Representanskontor | Ditt utländska företag | Marknadsundersökningar, samordning och marknadsföring | Kan inte sälja eller ingå försäljningsavtal; begränsat till förberedande och hjälpverksamhet |
| Employer of record | Leverantörens japanska anställningsföretag | Första anställningarna innan du etablerat dig; testa marknaden | Måste vara laglig uthyrning av arbetskraft; vissa jobb är stängda för uthyrning och tidsbegränsningar gäller |
| Löneutoutsourcing | Ditt eget japanska företag | Företag som redan anställer personal i Japan | Du förblir arbetsgivaren och bär ansvaret |
| Oberoende uppdragstagare | Ingen: ett B2B-avtal | Ett definierat projekt av en genuint oberoende yrkesperson | Behandlas som en anställd om du kontrollerar arbetstider och metoder; Freelance Act-skyldigheter gäller |
Varför EOR, PEO och GEO blandas ihop
Employer of record (EOR) innebär en leverantör som är den juridiska arbetsgivaren för din personal i ett annat land. Professional employer organization (PEO) kommer från USA, där det beskriver samanställning (co-employment): klienten förblir arbetsgivare och PEO:n delar på HR- och löneuppgifter. Japan har ingen modell för samanställning, så en leverantör som kallar sig själv för en ”PEO i Japan” erbjuder vanligtvis en tjänst av EOR-typ. Global employment organization (GEO) betyder vanligtvis ett multinationellt företags eget anställningsbolag för personal som skickas utomlands; vissa leverantörer använder termen löst för en EOR-tjänst.
Japansk lag använder inget av dessa begrepp. Den känner till arbetsgivaren, anställningsavtalet, uthyrning av arbetstagare (rōdōsha haken) och avtal om resultat (ukeoi). Oavsett vad en leverantör kallar sig själv, ställ tre frågor:
- Vilket japanskt företag skriver under anställningsavtalet och anmäler den anställde till sjukförsäkring, pension och arbetslöshetsförsäkring?
- Under vilken juridisk struktur leder ditt team arbetet, och vilken licens vilar den strukturen på?
- Vem för arbetstidsjournaler och 36-avtalet som tillåter övertid?
Är en employer of record laglig i Japan?
Ja, när den är uppbyggd som vad den faktiskt är. Enligt artikel 2 i Worker Dispatching Act, innebär det att låta din egen anställda arbeta under ett annat företags instruktioner att det är uthyrning av arbetstagare, och att driva en uthyrningsverksamhet kräver licens från hälsoministeriet, arbets- och välfärdsministeriet (artikel 5). Licensierade företag kan kontrolleras i ministeriets offentliga register över uthyrnings- och förmedlingsföretag. En EOR där du styr den anställdes arbete är därför en uthyrningsarrangemang, och reglerna nedan gäller.
| Vad lagen kräver | Vad det innebär för dig |
|---|---|
| Anställningsbolaget innehar en uthyrningslicens | Be om licensnumret och kontrollera det själv innan du skriver på |
| Ingen uthyrning inom bygg, hamntransport, säkerhet eller merparten av medicinskt arbete | Dessa roller kräver en direkt arbetsgivare eller en annan laglig struktur |
| Ingen uthyrning på kontrakt på 30 dagar eller mindre, med snäva undantag | Planera för en pågående roll snarare än några dagars arbete |
| En tidsbegränsad uthyrd arbetstagare kan stanna i samma organisationsenhet i upp till tre år; din arbetsplatsgräns är också tre år, förlängningsbar efter samråd med ditt majoritetsfackförbund eller arbetstagarrepresentant | Kom överens om avtalstyp från början; tillsvidareanställda och arbetstagare i åldern 60 år och uppåt omfattas inte av begränsningen |
| Din tidigare direktanställda kan inte hyras ut tillbaka till dig inom ett år efter att de slutat | Flytta inte en befintlig anställd till en EOR direkt efter att de har sagt upp sig, såvida de inte är 60 år eller äldre och har gått i pension vid din obligatoriska ålder |
| Lönen måste följa en av två metoder för likabehandling | Förvänta dig att dela information om hur du betalar jämförbar personal, eller en referenslön att tillämpa |
| Kunden utser en arbetsledare, för ett utslagsregister och håller arbetet inom arbetsgivarens 36-avtal | Din chefs dagliga roll medför juridiska skyldigheter |
Att kalla arrangemanget för ett tjänsteavtal undviker inte dessa regler. Enligt MHLW meddelande nr 37 måste en genuin entreprenör leda sin egen personal och utföra arbetet självständigt. Om en kund använder ett obehörigt eller förklätt arrangemang, kan artikel 40-6 anse att kunden har erbjudit arbetstagaren en direkt anställning. Den fullständiga checklistan finns i vår artikel om arbetskraftsutstationering i Japan.
När en EOR passar, och när den inte gör det
En EOR passar när
- Du behöver en eller ett fåtal anställda i Japan snart
- Du vill testa marknaden innan du förbinder dig till en juridisk person
- Ditt team kommer att leda rollen, och personen kommer inte att ingå avtal för dig
- Du vill ha ett avtal och en faktura för löneutbetalning, socialförsäkring och skatt
Titta på andra vägar när
- Du kontinuerligt kommer att ingå avtal med och fakturera japanska kunder
- Arbetet är inom bygg, hamntransport, säkerhet eller medicinskt arbete
- Du förväntar dig ett större team på lång sikt
- Personen är en utländsk medborgare, oavsett om de redan bor i Japan eller inte
Sex risker att hantera, oavsett vilken väg du väljer
| Risk | Hur man hanterar den |
|---|---|
| Obehörig utstationering eller förklätt entreprenörskap | Använd en licensierad utstationeringsstruktur för alla roller som ditt team leder, och kontrollera licensen |
| Felaktig klassificering av en anställd som entreprenör | Använd en entreprenör endast för genuint självständigt, projektbaserat arbete |
| Överträdelser av arbetstidsregler | Håll övertid inom ett registrerat 36-avtal och registrera timmar; chefstitlar tar inte bort övertidsbetalning |
| Att ignorera tidsgränser | Kom överens om tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning vid start och anteckna de treåriga datumen |
| Skatteplikt för ditt företag | Låt inte lokal personal rutinmässigt ingå avtal, eller spela huvudrollen som leder till dem, för dig; sök skatterådgivning |
| En svår utträde | Japanska uppsägningsregler är strikta; kom överens i förväg om hur ett avslut eller en flytt till ditt eget företag skulle fungera |
Att sätta upp din egen KK eller GK
Ett kabushiki kaisha (KK) är det välkända japanska aktiebolaget; ett godo kaisha (GK) är ett enklare ansvarligt aktiebolag som används av många utländska grupper. Båda kan bildas med ett kapital på 1 ¥, och sedan mars 2015 behöver dess företrädare (en direktör för ett KK eller en medlem i ett GK) inte bo i Japan. Registreringsavgiften är 0,7 % av kapitalet, med ett minimum på 150 000 ¥ för ett KK och 60 000 ¥ för ett GK. Ett KK:s bolagsordning måste också notarieras, mot en avgift på 15 000 ¥ till 50 000 ¥ beroende på kapitalet. Själva registreringen tar en till några veckor; ett företagskonto i banken samt registreringar för skatt, socialförsäkring och arbetsförsäkring tar vanligtvis längre tid.
Ett filialkontor är det andra alternativet: ditt utländska företag registrerar sig i Japan och utser minst en företrädare som bor i Japan. Många företag börjar med en employer of record för sina första nyanställningar och flyttar teamet till sin egen juridiska enhet när affärscaset har bevisats. Att flytta en anställd kräver dennes samtycke och en tydlig ställningstagande gällande tjänster och semesterbalanser.
Frågor om att anställa utan en juridisk enhet i Japan
Är en employer of record samma sak som en PEO i Japan?
Inte formellt. En PEO, i amerikansk mening, delar arbetsgivarens skyldigheter med klienten. Japan har ingen co-employment-modell, så en leverantör som erbjuder ”PEO” i Japan agerar vanligtvis som den juridiska arbetsgivaren, likt en EOR. Fråga vilket företag som skriver under anställningsavtalet och under vilken juridisk struktur.
Vad är en global employment organization?
GEO betyder vanligtvis ett multinationellt företags egna anställningsenhet för personal som de skickar utomlands. Vissa leverantörer använder det löst för en employer of record-tjänst, så fråga vem som kommer att vara den juridiska arbetsgivaren i Japan.
Kan ett utländskt företag anställa i Japan utan ett KK eller GK?
Ja, genom en employer of record för roller som kan fyllas genom laglig utstationering av arbetstagare, eller genom verkliga oberoende uppdragstagare. Ett representanskontor kan också anställa lokal personal, men endast för förberedande arbete såsom marknadsundersökningar och kontaktarbete.
Måste en företagsföreträdare bo i Japan?
Inte för ett KK eller GK. Sedan mars 2015 kan ett företag registreras med alla sina företrädare bosatta utomlands. En filial till ett utländskt företag är annorlunda: minst en av dess företrädare i Japan måste ha en adress i Japan.
När bör jag gå från en EOR till min egen juridiska enhet?
När du börjar ingå avtal med och fakturera japanska kunder på ett kontinuerligt sätt, behöver ett tillstånd för din verksamhet, eller när teamet växer så att kostnaden för att driva ett KK eller GK är motiverad.
Osäker på vilken väg som passar din rekrytering?
Berätta för oss om rollen och var personen ska arbeta. Vi kommer att granska den utifrån reglerna för utstationering och berätta om en employer of record, ditt eget bolag eller en annan väg passar bäst.