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EOR vs PEO vs GEO no Japão: Como contratar sem uma entidade local
Uma empresa estrangeira sem uma entidade japonesa pode empregar pessoal no Japão por meio de um employer of record (EOR): uma empresa japonesa que emprega a pessoa, processa a folha de pagamento, inscreve-a no seguro social e retém impostos, enquanto você direciona o trabalho. “PEO” e “GEO” são outros nomes usados para serviços semelhantes. No Japão, a nomenclatura importa menos do que uma questão jurídica: quando outra empresa emprega a pessoa e você direciona o trabalho, a Lei de Alocação de Trabalhadores se aplica.
Seis formas de empregar ou contratar pessoas no Japão
| Rota | Quem emprega | Bom para | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Sua própria KK ou GK | Sua subsidiária japonesa | Uma equipe em crescimento, vendas locais, contratos com clientes japoneses | Registro, uma conta bancária corporativa, impostos, registros de seguro social e trabalhista, arquivos anuais |
| Filial de sua empresa estrangeira | Sua empresa estrangeira, registrada no Japão | Negócios contínuos sem uma subsidiária separada | Pelo menos um representante deve morar no Japão; sua empresa estrangeira é diretamente responsável |
| Escritório de representação | Sua empresa estrangeira | Pesquisa de mercado, ligação e promoção | Não pode vender ou concluir contratos de vendas; limitado a trabalho preparatório e auxiliar |
| Employer of record | A empresa empregadora japonesa do provedor | Primeiras contratações antes de você se estabelecer; testando o mercado | Deve ser uma alocação de trabalhadores legal; alguns cargos são fechados para alocação e aplicam-se limites de período |
| Terceirização de folha de pagamento | Sua própria empresa japonesa | Empresas que já empregam pessoal no Japão | Você continua sendo o empregador e assume as obrigações |
| Contratado independente | Ninguém: um contrato business-to-business | Um projeto definido por um profissional genuinamente independente | Tratado como funcionário se você controlar horários e métodos; aplicam-se os deveres da Lei Freelance |
Por que EOR, PEO e GEO são confundidos
Employer of record (EOR) significa um provedor que é o empregador legal de sua equipe em outro país. Organização de empregador profissional (PEO) vem dos EUA, onde descreve o co-emprego: o cliente continua sendo o empregador e a PEO compartilha as funções de RH e folha de pagamento. O Japão não possui um modelo de co-emprego, portanto, um provedor que se autodenomina uma “PEO no Japão” geralmente está oferecendo um serviço do tipo EOR. Organização de emprego global (GEO) geralmente significa a própria empresa empregadora de uma multinacional para a equipe que ela envia ao exterior; alguns provedores usam o termo de forma genérica para um serviço de EOR.
A lei japonesa não utiliza nenhum destes termos. Ela conhece o empregador, o contrato de trabalho, o despacho de trabalhadores (rōdōsha haken) e a contratação para um resultado (ukeoi). Portanto, independentemente de como um provedor se autodenomine, faça três perguntas:
- Qual empresa japonesa assina o contrato de trabalho e inscreve o funcionário no seguro de saúde, pensão e seguro de emprego?
- Sob qual estrutura legal sua equipe dirige o trabalho e em qual licença essa estrutura se baseia?
- Quem mantém os registros de tempo de trabalho e o Acordo 36 que permite horas extras?
Um employer of record é legal no Japão?
Sim, quando é configurado como o que realmente é. Sob o Artigo 2 da Lei de Despacho de Trabalhadores, ter seu próprio funcionário trabalhando sob as instruções de outra empresa é despacho de trabalhadores, e operar um negócio de despacho requer uma licença do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar (Artigo 5). Empresas licenciadas podem ser verificadas no registro público de empresas de despacho e colocação do ministério. Um EOR no qual você dirige o trabalho do funcionário é, portanto, um arranjo de despacho, e as regras abaixo se aplicam.
| O que a lei exige | O que isso significa para você |
|---|---|
| A empresa empregadora possui uma licença de despacho | Peça o número da licença e verifique você mesmo antes de assinar |
| Sem despacho para construção, transporte portuário, segurança ou a maioria dos trabalhos médicos | Essas funções precisam de um empregador direto ou de outra estrutura legal |
| Sem despacho em contratos de 30 dias ou menos, com exceções limitadas | Planeje para uma função contínua em vez de alguns dias de trabalho |
| Um trabalhador despachado por tempo determinado pode permanecer na mesma unidade organizacional por até três anos; o limite do seu local de trabalho também é de três anos, prorrogáveis após ouvir seu sindicato majoritário ou representante dos funcionários | Acorde o tipo de contrato no início; funcionários por tempo indeterminado e trabalhadores com 60 anos ou mais estão fora do limite |
| Seu ex-funcionário direto não pode ser despachado de volta para você dentro de um ano após o desligamento | Não transfira um funcionário existente para um EOR logo após ele pedir demissão, a menos que ele tenha 60 anos ou mais e se aposente na sua idade obrigatória |
| O pagamento deve seguir um de dois métodos de tratamento igualitário | Espere compartilhar informações sobre como você paga funcionários comparáveis, ou um salário de referência a ser aplicado |
| O cliente nomeia um supervisor, mantém um registro de despacho e mantém o trabalho dentro do Acordo 36 do empregador | A função cotidiana do seu gerente acarreta deveres legais |
Chamar o arranjo de contrato de serviço não evita estas regras. Sob o Aviso MHLW nº 37, um contratado genuíno deve direcionar sua própria equipe e realizar o trabalho de forma independente. Se um cliente utiliza um arranjo não licenciado ou disfarçado, o Artigo 40-6 pode considerar que o cliente ofereceu ao trabalhador um emprego direto. O checklist completo está em nosso artigo sobre o envio de mão de obra no Japão.
Quando um EOR é adequado, e quando não é
Um EOR é adequado quando
- Você precisa de um ou poucos funcionários no Japão em breve
- Você deseja testar o mercado antes de se comprometer com uma entidade
- Sua equipe direcionará a função, e a pessoa não celebrará contratos por você
- Você deseja um contrato e uma fatura para folha de pagamento, seguro social e impostos
Considere outras rotas quando
- Você assinará continuamente contratos com e faturará clientes japoneses
- O trabalho é de construção, transporte portuário, segurança ou trabalho médico
- Você espera uma equipe maior a longo prazo
- A pessoa é um cidadão estrangeiro, independentemente de já morar ou não no Japão
Seis riscos para gerenciar, independentemente da rota escolhida
| Risco | Como gerenciá-lo |
|---|---|
| Envio não licenciado ou contratação disfarçada | Use uma estrutura de envio licenciada para qualquer função que sua equipe direcione, e verifique a licença |
| Classificar incorretamente um funcionário como contratado | Use um contratado apenas para trabalho genuinamente independente e baseado em projetos |
| Violações do tempo de trabalho | Mantenha as horas extras dentro de um Acordo 36 registrado e registre as horas; cargos de gerência não removem o pagamento de horas extras |
| Ignorar limites de período | Acorde emprego por tempo indeterminado ou determinado no início e registre as datas de três anos |
| Presença fiscal para sua empresa | Não permita que a equipe local celebre contratos habitualmente, ou desempenhe o papel principal que leva a eles, por você; busque aconselhamento fiscal |
| Uma saída difícil | As regras de demissão japonesas são estritas; concorde antecipadamente como funcionaria um encerramento ou uma mudança para sua própria empresa |
Configurando sua própria KK ou GK
Uma kabushiki kaisha (KK) é a familiar sociedade por ações japonesa; uma godo kaisha (GK) é uma sociedade de responsabilidade limitada mais simplificada, utilizada por muitos grupos estrangeiros. Ambas podem ser constituídas com um capital de ¥1 e, desde março de 2015, o seu representante (um diretor de uma KK ou um membro de uma GK) não precisa de residir no Japão. O imposto de licença de registo é de 0,7% do capital, com um mínimo de ¥150.000 para uma KK e ¥60.000 para uma GK. Os estatutos de uma KK também devem ser autenticados em cartório, mediante uma taxa de ¥15.000 a ¥50.000, dependendo do capital. O registo em si demora de uma a algumas semanas; a abertura de uma conta bancária empresarial e os registos fiscais, de seguro social e de seguro de trabalho costumam demorar mais tempo.
Uma filial é a outra opção: a sua empresa estrangeira regista-se no Japão e nomeia pelo menos um representante que resida no Japão. Muitas empresas começam com um employer of record para as suas primeiras contratações e transferem a equipa para a sua própria entidade assim que o modelo de negócio se comprova viável. A transferência de um funcionário requer o seu consentimento e uma posição clara sobre saldos de serviços e de licenças.
Perguntas sobre contratar sem uma entidade no Japão
Um employer of record é o mesmo que um PEO no Japão?
Não formalmente. Um PEO, no sentido dos EUA, partilha as funções de empregador com o cliente. O Japão não possui um modelo de co-emprego, pelo que um fornecedor que ofereça “PEO” no Japão está geralmente a atuar como o empregador legal, tal como um EOR. Pergunte qual empresa assina o contrato de trabalho e sob qual estrutura jurídica.
O que é uma organização de emprego global?
GEO geralmente significa a própria empresa empregadora de uma multinacional para o pessoal que envia para o estrangeiro. Alguns fornecedores utilizam o termo de forma vaga para um serviço de employer of record, por isso pergunte quem será o empregador legal no Japão.
Uma empresa estrangeira pode contratar no Japão sem uma KK ou GK?
Sim, através de um employer of record para funções que podem ser preenchidas por envio legal de trabalhadores ou através de contratados independentes genuínos. Um escritório de representação também pode empregar pessoal local, mas apenas para trabalhos preparatórios, como pesquisa de mercado e ligação.
Um representante da empresa precisa de residir no Japão?
Não para uma KK ou GK. Desde março de 2015, uma empresa pode ser registada com todos os seus representantes a residir no estrangeiro. Uma filial de uma empresa estrangeira é diferente: pelo menos um dos seus representantes no Japão deve ter um endereço no Japão.
Quando devo mudar de um EOR para a minha própria entidade?
Quando começar a contratar e faturar clientes japoneses de forma contínua, precisar de uma licença para a sua atividade ou quando a equipa crescer até ao ponto em que o custo de gerir uma KK ou GK seja justificado.
Não tem certeza de qual rota se adequa à sua contratação?
Fale-nos sobre a função e onde a pessoa irá trabalhar. Analisaremos de acordo com as regras de despacho e informaremos se um employer of record, a sua própria entidade ou outra rota se adequa melhor.