Opas · Japani
EOR vs PEO vs GEO Japanissa: Miten palkata ilman paikallista toimipisteitä
Ulkomainen yritys, jolla ei ole japanilaista toimipistettä, voi työllistää henkilökuntaa Japanissa employer of record (EOR) -palvelun kautta: japanilainen yritys, joka työllistää henkilön, hoitaa palkanmaksun, liittää hänet sosiaaliturvaan ja perii verot, kun taas sinä ohjaat työtä. ”PEO” ja ”GEO” ovat muita vastaaville palveluille käytettyjä nimiä. Japanissa nimikkeella on vähemmän merkitystä kuin yhdellä oikeudellisella kysymyksellä: kun toinen yritys työllistää henkilön ja sinä ohjaat työtä, työntekijöiden lainvalvonta (Worker Dispatching Act) pätee.
Kuusi tapaa työllistää tai käyttää henkilöstöä Japanissa
| Reitti | Kuka työllistää | Sopii | Huomioi |
|---|---|---|---|
| Oma KK tai GK | Japanilainen tytäryhtiösi | Kasvava tiimi, paikallinen myynti, sopimukset japanilaisten asiakkaiden kanssa | Rekisteröinti, yritystili, verotus, sosiaaliturva- ja työmarkkinavakuutusten rekisteröinnit, vuosittaiset ilmoitukset |
| Ulkomaisen yrityksesi sivuliike | Japanissa rekisteröity ulkomainen yrityksesi | Jatkuva liiketoiminta ilman erillistä tytäryhtiötä | Vähintään yhden edustajan on asuttava Japanissa; ulkomainen yrityksesi on suoraan vastuussa |
| Edustusto | Ulkomainen yrityksesi | Markkinatutkimus, yhteyshenkilö ja markkinointi | Ei voi myydä tai tehdä myyntisopimuksia; rajoitettu valmistelevaan ja avustavaan työhön |
| Employer of record | Palveluntarjoajan japanilainen työllistämisyritys | Ensimmäiset palkkaukaukset ennen perustamista; markkinoiden testaaminen | Täytyy olla laillinen työntekijöiden lainvalvonnan alainen työsuhde; jotkut työt on suljettu lainvalvonnan ulkopuolelle ja määräaikaisuudelle on rajoituksia |
| Palkanmaksun ulkoistus | Oma japanilainen yrityksesi | Yritykset, jotka jo työllistävät henkilöstöä Japanissa | Sinä pysyt työnantajana ja kannat velvoitteet |
| Itsenäinen urakoitsija | Ei kukaan: B2B-sopimus | Määritelty projekti aidosti itsenäiseltä ammattilaiselta | Käsitellään työntekijänä, jos kontrolloit työtunteja ja menetelmiä; Freelance Act -velvoitteet pätevät |
Miksi EOR, PEO ja GEO menevät sekaisin
Employer of record (EOR) tarkoittaa palveluntarjoajaa, joka on henkilöstösi laillinen työnantaja toisessa maassa. Professional employer organization (PEO) on peräisin USA:sta, jossa se tarkoittaa yhteistyötyöantajaa (co-employment): asiakas pysyy työnantajana ja PEO jakaa HR- ja palkanmaksuvelvoitteet. Japanissa ei ole yhteistyötyöantajakonetta, joten palveluntarjoaja, joka kutsuu itseään ”PEO:ksi Japanissa”, tarjoaa yleensä EOR-tyyppistä palvelua. Global employment organization (GEO) tarkoittaa yleensä monikansallisen yrityksen omaa työnantajayhtiötä ulkomaille lähetettäville työntekijöille; jotkut tarjoajat käyttävät termiä löysästi EOR-palvelulle.
Japanin laki ei käytä mitään näistä termeistä. Se tunnistaa työnantajan, työsopimuksen, työntekijän lainalaisen lainatun (rōdōsha haken) ja tulokseen perustuvan sopimuksen (ukeoi). Joten riippumatta siitä, mitä tarjoaja kutsuu itseään, kysy kolme kysymystä:
- Mikä japanilainen yritys allekirjoittaa työsopimuksen ja rekisteröi työntekijän sairausvakuutukseen, eläkkeeseen ja työttömyysvakuutukseen?
- Minkä oikeudellisen rakenteen alaisuudessa tiimisi ohjaa työtä, ja mihin lisenssiin kyseinen rakenne perustuu?
- Kuka pitää kirjaa työajasta ja 36-sopimuksesta (36 Agreement), joka sallii ylityöajan?
Onko employer of record (EOR) laillinen Japanissa?
Kyllä, kun se on perustettu sille todelliseen tarkoitukseen. Työntekijöiden lainatun lain ( Worker Dispatching Act) mukaan oman työntekijän työskentely toisen yrityksen ohjeiden alaisena on työntekijöiden lainatun lain mukaista lainatua työtä, ja lainatun työn välittämisyrityksen harjoittaminen vaatii lisenssin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriöltä (artikla 5). Lisenssin saaneet yritykset voidaan tarkistaa ministeriön lainatun työn ja sijoitustoiminnan julkisesta rekisteristä. EOR, jossa ohjaat työntekijän työtä, on siis lainatun työn järjestely, ja alla olevat säännöt ovat voimassa.
| Mitä laki vaatii | Mitä se tarkoittaa sinulle |
|---|---|
| Työnantajayhtiöllä on lainatun työn lisenssi | Pyydä lisenssin numero ja tarkista se itse ennen kuin allekirjoitat |
| Ei lainatun työn käyttöä rakennus-, satamatransport-, turvallisuus- tai useimmissa lääketieteellisissä töissä | Nämä roolit vaativat suoran työnantajan tai muun laillisen rakenteen |
| Ei lainatun työn käyttöä alle 30 päivän sopimuksilla, lukuun ottamatta kapeita poikkeuksia | Suunnittele jatkuvaa roolia pikemmin kuin muutaman päivän työtehtävää |
| Määräaikainen lainattu työntekijä voi työskennellä samassa organisaatioyksikössä enintään kolme vuotta; työpaikkasi raja on myös kolme vuotta, jota voidaan jatkaa kuuntelemalla enemmistöammattiliittosi tai työntekijäedustajasi | Sopikaa sopimustyyppi alussa; toistaiseksi voimassa olevat työntekijät ja 60 vuotta täyttäneet työntekijät ovat rajan ulkopuolella |
| Entinen suora työntekijäsi ei voi palata lainattavaksi sinulle vuoden sisällä työsuhteen päättymisestä | Älä siirrä olemassa olevaa työntekijää EOR-järjestelyyn heti irtisanomisen jälkeen, ellei hän ole 60-vuotias tai vanhempi ja on jäänyt eläkkeelle pakolliseen ikääsi |
| Palkan on noudatettava jotakin kahdesta tasavertaisuuteen perustuvasta menetelmästä | Varaudu jakamaan tietoja siitä, miten maksat vastaaville työntekijöille, tai sovellettavasta vertailupalkasta |
| Asiakas nimeää valvojan, pitää kirjaa työnjaosta ja pitää työn työnantajan 36-sopimuksen puitteissa | Esimiehen päivittäisellä roolilla on oikeudellisia velvoitteita |
Sopimuksen kutsuminen palvelusopimukseksi ei poista näitä sääntöjä. MHLW:n ilmoituksen nro 37 mukaan todellisen urakoitsijan on johdettava omaa henkilöstöään ja tehtävä työ itsenäisesti. Jos asiakas käyttää luvatonta tai naamioitua järjestelyä, pykälä 40-6 voi katsoa asiakkaan tarjonneen työntekijälle suoran työsuhteen. Täydellinen tarkistuslista löytyy artikkelistamme Japanin työvoiman vuokrauksesta.
Milloin EOR on sopiva ja milloin ei
EOR on sopiva, kun
- Tarvitset yhden tai muutaman työntekijän Japaniin pian
- Haluat testata markkinoita ennen yrityksen perustamista
- Tiimisi ohjaa roolia, eikä henkilö tee puolestasi sopimuksia
- Haluat yhden sopimuksen ja yhden laskun palkanmaksua, sosiaalivakuutuksia ja verotusta varten
Tutki muita reittejä, kun
- Aiot jatkuvasti tehdä sopimuksia ja laskuttaa japanilaisia asiakkaita
- Työ on rakentamista, satamakuljetuksia, turvallisuutta tai lääketieteellistä työtä
- Odotat suurempaa tiimiä pitkällä aikavälillä
- Henkilö on ulkomaalainen, asuipa hän jo Japanissa tai ei
Kuusi hallittavaa riskiä, valitsitpa minkä reitin tahansa
| Riski | Miten hallita sitä |
|---|---|
| Luvaton vuokraus tai naamioitu urakointi | Käytä lisensoitua vuokrausrakennetta kaikissa rooleissa, joita tiimisi ohjaa, ja tarkista lisenssi |
| Työntekijän luokittelu väärin urakoitsijaksi | Käytä urakoitsijaa vain aidosti itsenäiseen, projektikohtaiseen työhön |
| Työaikasääntöjen rikkomiset | Pidä ylityöt 36-sopimuksen puitteissa ja rekisteröi tunnit; esimiehen titteli ei poista ylityökorvauksellista velvoitetta |
| Jaksoaikojen laiminlyönti | Sovi alussa toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen työsuhde ja merkitse kolmen vuoden päivämäärät kalenteriin |
| Verotusläsnäolo yrityksellesi | Älä anna paikallisen henkilökunnan tehdä toistuvasti sopimuksia tai toimia pääasiallisessa roolissa, joka johtaa niihin, puolestasi; pyydä veroneuvontaa |
| Vaikea poistuminen | Japanin irtisanomissäännöt ovat tiukat; sopikaa etukäteen, miten lopettaminen tai siirtyminen omaan yritykseesi toimisi |
Oman KK:n tai GK:n perustaminen
Kabushiki kaisha (KK) on tuttu japanilainen osakeyhtiö; godo kaisha (GK) on kevyempi vastaava vastuunrajoitteinen yhtiö, jota monet ulkomaiset ryhmät käyttävät. Molempia voidaan perustaa 1 ¥ pääomalla, ja maaliskuusta 2015 lähtien niiden edustajan (KK:n johtaja tai GK:n jäsen) ei tarvitse asua Japanissa. Rekisteröintimaksu on 0,7 % pääomasta, miniminä 150 000 ¥ KK:lle ja 60 000 ¥ GK:lle. Myös KK:n yhtiöjärjestys on vahvistettava notaarilla, maksu on 15 000 ¥ – 50 000 ¥ pääomasta riippuen. Rekisteröinti itsessään vie yhdestä muutamaan viikkoon; yritystilin avaaminen sekä vero-, sosiaalvakuutus- ja työmarkkinarekisteröinnit vievät yleensä pidempään.
Toinen vaihtoehto on sivuliike: ulkomainen yrityksesi rekisteröityy Japaniin ja nimittää vähintään yhden Japanissa asuvan edustajan. Monet yritykset aloittavat käyttämällä työnantajaa (employer of record) ensimmäisille työntekijöilleen ja siirtävät tiimin omaan yhtiöönsä, kun liiketoimintamalli on todistettu. Työntekijän siirtäminen vaatii työntekijän suostumuksen sekä selkeän näkemyksen palveluun ja lomapäivien saldoihin liittyen.
Kysymyksiä palkkaamisesta ilman yhtiötä Japanissa
Onko employer of record sama asia kuin PEO Japanissa?
Ei muodollisesti. PEO, Yhdysvaltojen käsityksen mukaan, jakaa työnantajan velvoitteet asiakkaan kanssa. Japanissa ei ole yhteistyötyönantajaa (co-employment) -mallia, joten Japanissa ”PEO”-palvelua tarjoava toimija toimii yleensä laillisena työnantajana, kuten EOR. Kysy, mikä yritys allekirjoittaa työsopimuksen ja minkä oikeudellisen rakenteen alaisuudessa.
Mikä on global employment organization?
GEO tarkoittaa yleensä monikansallisen yrityksen omaa työnantajayhtiötä henkilökunnalle, jota se lähettää ulkomaille. Jotkut palveluntarjoajat käyttävät termiä löysästi employer of record -palvelusta, joten kysy, kuka on laillinen työnantaja Japanissa.
Voiko ulkomainen yritys palkata työntekijöitä Japaniin ilman KK- tai GK-yhtiötä?
Kyllä, employer of record -mallin kautta niille rooleille, jotka voidaan täyttää laillisella työvoiman välityksellä, tai suorien itsenäisten kontraktorien kautta. Edustustajolla voi myös työllistää paikallista henkilökuntaa, mutta vain valmistelevaan työhön, kuten markkinatutkimukseen ja yhteydenpitoon.
Tarvitseeko yrityksen edustajan asua Japanissa?
Ei KK:lle tai GK:lle. Maaliskuusta 2015 lähtien yrityksen voidaan rekisteröidä niin, että kaikki sen edustajat asuvat ulkomailla. Ulkomaisen yrityksen sivuliike on eri asia: vähintään yhden sen edustajista Japanissa on oltava osoitteessa Japanissa.
Milloin minun kannattaa siirtyä EOR-mallista omaan yhtiöön?
Kun alat tehdä sopimuksia ja laskuttaa japanilaisia asiakkaita jatkuvasti, tarvitset toimintaasi lisenssin tai tiimi kasvaa tasolle, jossa KK:n tai GK:n ylläpitokustannukset ovat perusteltuja.
Et ole varma, mikä reitti sopii rekrytointiisi?
Kerro meille tehtävästä ja siitä, missä henkilö työskentelee. Arvioimme sen lähetyssääntöjen perusteella ja kerromme, sopiiko paremmin employer of record, oma yrityksesi vai jokin muu reitti.