For virksomheder, der ansætter i Japan uden en lokal enhed
Employer of Record i Japan
Kan du ansætte i Japan uden dit eget firma?
Ja. Uden et japansk firma (en kabushiki kaisha eller godo kaisha) eller en registreret filial kan du ikke selv være arbejdsgiver. Med en employer of record (EOR), et japansk firma, der allerede har ansatte, ansætter personen for dig. Det underskriver ansættelseskontrakten, tilmelder medarbejderen i sygeforsikring, pension og beskæftigelsesforsikring, indeholder indkomstskat og bopælsskat og udbetaler lønnen i yen. Medarbejderen arbejder i dit team hver dag under din ledelse.
Vores Japan EOR-service dækker japanske statsborgere, der arbejder i Japan. Udenlandske statsborgere, herunder dem, der allerede bor i Japan, håndteres gennem vores separate Expat Employment-service.
Et godt match
En japansk medarbejder, en rolle som dit team vil lede, og intet japansk firma af egen drift endnu.
Ansættelse af en udenlandsk statsborger
Udenlandske medarbejdere har brug for en opholdstilladelse, der tillader arbejdet, og normalt en sponsorvirksomhed i Japan. Se Expat Employment i Japan.
En anden rute er simplere
Sådan fungerer en employer of record under japansk lov
Japan har ingen lovgivning skrevet specifikt til employers of record. Det, der afgør den juridiske behandling, er, hvem der ansætter personen, og hvem der leder arbejdet. Når et japansk firma ansætter nogen, og dit firma leder deres daglige arbejde, er Worker Dispatching Act behandler aftalen som udstationering (rōdōsha haken). Udstationering må kun leveres af en virksomhed, der er licenseret af Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd, og det medfører regler for begge parter.
At betegne aftalen som en service- eller konsulentkontrakt ændrer ikke på dette. Hvis klienten i praksis instruerer arbejdet, betragter de japanske myndigheder det som udstationering, og skjult kontraktarbejde (gisō ukeoi) kan føre til sanktioner og til, at klienten anses for at have tilbudt medarbejderen et direkte job.
Hvad vi tjekker før et tilbud
- Hvilket japansk selskab der vil ansætte personen, og det juridiske grundlag for din aftale
- At jobbet ikke er i en kategori, der er lukket for udstationering, såsom byggeri, havnetransport, sikkerhed eller det meste medicinsk arbejde
- At personen ikke har været din direkte medarbejder i de sidste 12 måneder, hvilket ville forhindre en udstationeringsaftale, medmindre de er 60 år eller ældre og er gået på pension ved din obligatoriske alder
- Ubegrænset eller tidsbegrænset kontrakt, og hvordan treårig-perioden begrænsninger gælder for din rolle
- Løn, der overholder reglerne om ligebehandling for udstationerede medarbejdere, og mindstelønnen der, hvor personen vil arbejde
- Om personen vil forhandle eller indgå kontrakter for dig, hvilket rejser skattemæssige spørgsmål
Periodebegrænsninger. En tidsbegrænset udstationeret medarbejder kan normalt arbejde i samme organisationsenhed i din virksomhed i op til tre år. Din arbejdsplads kan også bruge udstationeret personale i tre år, med mulighed for forlængelse efter høring af din flertalsfagforening eller medarbejderrepræsentant. Den individuelle grænse gælder ikke for medarbejdere på ubegrænsede kontrakter med det ansættende selskab eller for medarbejdere på 60 år og derover. Vi planlægger kontrakttypen med dette for øje.
Hvis en rolle ikke passer, siger vi det og foreslår et lovligt alternativ: dit eget japanske selskab med vores lønsystem, en ægte uafhængig kontraktør aftale, eller Expat Employment for en udenlandsk statsborger.
EOR, PEO eller GEO: hvad har du brug for i Japan?
Employer of record (EOR), professional employer organization (PEO) og global employment organization (GEO) bruges ofte som betegnelser for den samme tjeneste: et lokalt firma, der ansætter dit personale, så du ikke selv behøver at oprette et. Japan har ikke en model for fælles ansættelse (co-employment) som den amerikanske PEO, og japansk lovgivning bruger ingen af disse betegnelser. Det afgørende er, hvilket japansk firma der underskriver ansættelseskontrakten og tilmelder medarbejderen til den sociale sikring, og om ordningen er en lovlig udstationering af arbejdskraft. Med NNRoad er arbejdsgiveren vores japanske ansættelsespartner.
| Din situation | Bedste match |
|---|---|
| Du har intet japansk firma og har brug for at ansætte en japansk statsborger | Employer of record (denne side) |
| Du har allerede et KK, GK eller en filial og har brug for lønkørsel | Lønudsoutsourcing i Japan |
| Du har brug for en uafhængig professionel til et defineret projekt, som fakturerer dig | Uafhængige kontraktører i Japan |
| Du har brug for at ansætte en udenlandsk statsborger, i Japan eller i udlandet | Expat-ansættelse i Japan |
| Du vil løbende indgå kontrakter med og fakturere japanske kunder, eller opbygge et større team | Dit eget KK eller GK, eller en registreret filial. Se at drive forretning i Japan uden et firma |
Hvad NNRoad håndterer, og hvad der forbliver hos dig
NNRoad og vores ansættelsespartner
- Ansættelseskontrakt og skriftlige arbejdsvilkår på japansk, med de punkter som japansk lov kræver siden april 2024
- De skriftlige vilkår for din ordning og meddelelsen af disse vilkår til medarbejderen
- Tilmelding til sygesikring, medarbejdernes pension og beskæftigelsesforsikring samt de månedlige bidrag
- Månedlig lønudbetaling i yen, lønsedler, indeholdt indkomstskat og fradrag for bopælsskatter
- 36-aftalen for overarbejde, feriejournaler, december-årsafregning og årlige skatteopgørelser
- Opsigelse, slutløn, afslutning af social sikring og de dokumenter, der følger ved ansættelsens ophør
Dig, som det firma medarbejderen arbejder for
- Valg af kandidat og aftale om løn, bonus og goder
- Dagligt arbejde, mål og præstationer, gennem en udpeget leder på din side
- Godkendelse af arbejdstid og overarbejde inden for rammerne af 36-aftalen, samt ferie og udgifter inden for lønperiodens afslutning
- Udstyr, systemadgang og en sikker måde at arbejde på, også hjemmefra
- Giv os besked før rollen ændres eller ophører, og før medarbejderen får det at vide
Sådan giver vi et tilbud på en Japan EOR
Hvad dit tilbud indeholder
Hver linje, før du skriver under
- NNRoads servicegebyr per medarbejder per måned
- Bruttoløn, bonus og tillæg, i yen
- Arbejdsgiverens bidrag til social sikring og arbejdsskadeforsikring
- Det refunderbare depositum og hvornår det tilbagebetales
- Valgfrie tjenester, såsom rekruttering eller indkøb af udstyr, kun hvis du har brug for dem
| Hvad du betaler | Sådan fungerer det |
|---|---|
| Servicegebyr | Månedligt, per medarbejder. Dækker den japanske arbejdsgiver, kontrakter, lønudbetaling, social sikring, skatteindeholdelse, årsafregning og vores support. |
| Ansættelsesomkostninger | Løn, arbejdsgiverbidrag, bonusser, pendlergodtgørelse og eventuelle aftalte fordele, videreleveret til kostpris. |
| Depositum | Refunderbart. Betales før ansættelseskontrakten underskrives og returneres, når tjenesten ophører, efter endelig afregning. |
| Fakturering | Én faktura i amerikanske dollars per løn måned, med en linje-for-linje specifikation. Medarbejderen udbetales i yen; bankgebyrer og valutakursforskelle videregives. |
Hvad en japansk ansættelse koster udover løn
I Tokyo udgør arbejdsgiverens bidrag til social sikring og arbejdsskadeforsikring ca. 15,7 % af lønnen for en medarbejder under 40 år og ca. 16,5 % for en medarbejder i alderen 40 til 64 år, lidt mindre ved høje lønninger, fordi pensionsbidraget er loftet. Bonusser medfører også bidrag. De fleste arbejdsgivere betaler også en pendlergodtgørelse og to bonusser om året.
| Bidrag (2026) | Arbejdsgiver | Medarbejder | Noter |
|---|---|---|---|
| Sygesikring (Kyokai Kenpo, Tokyo) | 4,925% | 4,925% | Satsen varierer efter præfektur og forsikringsselskab; loftet er ved en standard månedsløn på ¥1,39 millioner |
| Langtidsplejeforsikring | 0,81% | 0,81% | Kun for alderen 40 til 64 år |
| Børnebidrag (kodomo kosodate shienkin) | 0,115% | 0,115% | Ny fra løn i april 2026, opkræves sammen med sygesikring |
| Medarbejdernes pension | 9,15% | 9,15% | Loft ved en standard månedsløn på ¥650.000 |
| Bidrag til børneopdragelse (kodomo kosodate kyoshutsukin) | 0,36% | – | Kun arbejdsgiver |
| Beskæftigelsesforsikring | 0,85% | 0,5% | FY2026-sats for generelle virksomheder |
| Arbejdsskadeforsikring | 0,25%–8,8% | – | Kun arbejdsgiver; ca. 0,3 % for de fleste kontorjobs |
Bidrag beregnes ud fra standard månedlige lønbånd, ikke den nøjagtige løn. Medarbejderbidrag, indkomstskat og bopælsskat indeholdes i bruttolønnen og lægges ikke oven i din omkostning. Kilder: Japan Health Insurance Association, Japan Pension Service, MHLW.
Budgettér også til
- Bonusser: ikke påkrævet ved lov, men de fleste japanske medarbejdere forventer sommer- og vinterbonusser, og bidragene gælder også for disse.
- Pendlergodtgørelse: sædvane; skattefrit op til ¥150.000 om måneden for offentlig transport, men medregnes i den sociale forsikring.
- Overtid: mindst 25 % ekstra, 50 % efter 60 timer om måneden, med tillæg for nat- og helligdage.
- Afslutning af ansættelse: Japan har ingen lovbestemt fratrædelsesgodtgørelse, men afslutning af ansættelse sker normalt ved aftale, ofte med en fratrædelsesgodtgørelse.
Japanske ansættelsesregler du skal planlægge efter
Beskæftigelse i den private sektor reguleres hovedsageligt af Labor Standards Act og Labor Contracts Act, med separate love for social forsikring, skat og udstationering af arbejdskraft. Nedenstående oversigt forudsætter en fuldtidsansat.
| Emne | Reglen i 2026 |
|---|---|
| Mindsteløn | Fastsat efter præfektur. Satser for regnskabsåret 2026 træder i kraft mellem 1. oktober og 2. december 2026: nationalt vægtet gennemsnit ¥1.177 i timen; Tokyo ¥1.280 og Osaka ¥1.231 fra 1. oktober 2026. |
| Kontrakt | Vigtige vilkår skal gives skriftligt ved ansættelse, herunder omfanget af mulige ændringer i arbejdssted og opgaver. En tidsbegrænset kontrakt løber normalt i op til tre år ad gangen; efter mere end fem års forlængelser kan medarbejderen anmode om en tidsubegrænset kontrakt. |
| Prøveperiode | Ingen lovbestemt varighed; tre til seks måneder er almindeligt. Reglen om 30 dages opsigelse gælder efter de første 14 dage, og en afskedigelse skal være objektivt rimelig fra dag ét, selvom domstolene tillader lidt mere råderum i prøveperioden. |
| Arbejdstid | 8 timer om dagen og 40 om ugen. Overtid kræver en underskrevet og indsendt 36-aftale og er begrænset til 45 timer om måneden og 360 om året, med et højere loft kun under en særlig klausul. |
| Årlig ferie | 10 dage efter seks måneder, stigende til 20 dage efter seks og et halvt år. Arbejdsgiveren skal sikre, at der bliver taget mindst 5 dage hvert år. |
| Løn | I yen, i sin helhed, mindst én gang om måneden på en fast dato. Indkomstskat og bopælskat tilbageholdes fra lønnen, og skatteåret afregnes ved en årsafregning i december. |
| Afslutning af ansættelse | 30 dages opsigelse eller løn i stedet for opsigelsesvarsel, men opsigelse alene gør ikke en afskedigelse gyldig: den skal være objektivt rimelig og socialt acceptabel. En medarbejder på en tidsubegrænset kontrakt kan opsige med to ugers varsel. |
Hvordan en Japan EOR-ansættelse fungerer med NNRoad
01
Onboarding af klient
Én gang, før din første ansættelse
- Du deler rollen, arbejdsstedet, lønniveauet og startdatoen. Vi gennemgår rollen i forhold til reglerne for udstationering og sender et skriftligt tilbud, der lister alle omkostninger.
- Begge parter gennemfører due diligence. Vi foretager et baggrundstjek af dit firma, og du er velkommen til at tjekke vores.
- Du underskriver én tjenesteaftale med NNRoad, betaler det refunderbare depositum og aftaler en arbejdsplan for deadlines, fakturering og udbetalingsdatoer.
- Du udpeger den leder, der skal instruere medarbejderens arbejde og godkende arbejdstiden.
02
Onboarding af medarbejder
For hver ansættelse, før startdatoen
- Du bekræfter rollen, løn, bonus, startdato, arbejdssted og personalegoder i et bekræftelsesbrev til medarbejderen.
- Vi indsamler medarbejderens My Number, pensionsnummer, bankkonto i Japan og tidligere arbejdsgivers lønseddel, hvis relevant.
- Vores ansættelsespartner udsteder ansættelseskontrakten og de skriftlige vilkår for aftalen.
- Tilmelding til sygesikring og pension indsendes inden for 5 dage efter startdatoen, og arbejdsløshedsforsikring inden den 10. i den efterfølgende måned.
03
Månedlig løncyklus
Hver måned, på datoerne i kalenderen
- Inden deadline godkender du arbejdstimer, overarbejde, ferie, nyansatte, lønændringer og udlæg.
- Vi beregner løn fra bruttobeløb til nettopeløb, sociale forsikringer, indkomstskat og bopælskat, og sender én faktura i amerikanske dollars.
- Du finansierer lønnen inden foruebetalingsdatoen. Lønninger udbetales i yen på den aftalte lønningsdag, når midlerne er ankommet, sammen med en lønseddel.
- Tilbageholdt indkomstskat og bopælskat betales inden den 10. i den efterfølgende måned, sociale forsikringer inden udgangen af den efterfølgende måned.
04
Årsafregning
Gennem året
- Årets afregning fastlægger hver medarbejders indkomstskat i december; lønsedler sendes ud inden udgangen af januar.
- Bopælsskattemæssige ændringer sker hver juni, standardløn gennemgås for social sikring i juli, og arbejdsløshedsforsikring fornyes senest den 10. juli.
- Vi anvender nye mindstelønninger og bidragssatser, når de ændres, og fornyer 36-aftalen.
- Vi holder styr på betalt ferie, herunder de fem dage, der skal afholdes, og markerer kontrakter og periodelimiteringer, der nærmer sig.
05
Offboarding af medarbejdere
Når et ansættelsesforhold ophører
- Du giver os beslutningen skriftligt, før der bliver sagt noget til medarbejderen.
- Ved opsigelse bekræfter vi opsigelsesperioden og den sidste arbejdsdag. Ved arbejdsgiverinitieret ophør gennemgår vi årsagerne og aftaler den lovlige fremgangsmåde, normalt en forhandlet aftale, før nogen taler med medarbejderen.
- Vi udbetaler slutløn og eventuel aftalt fratrædelsesgodtgørelse, lukker social sikring og beskæftigelsesforsikring og udsteder fratrædelsesattesten.
- Medarbejderen returnerer udstyr og fortrolige oplysninger.
06
Offboarding af klienter
Når du afslutter servicen eller flytter til din egen enhed
- Du giver os skriftligt varsel i henhold til tjenesteaftalen, og vi aftaler tidsplanen med dig.
- Vi aftaler den lovlige ordning for hver medarbejder: en ordentlig afslutning af ansættelsen eller en overførsel til dit eget japanske selskab med medarbejderens samtykke.
- Den sidste faktura afregner den endelige løn og eventuelle omkostninger ved ansættelsens ophør, og depositummet tilbagebetales efter endelig afregning.
- Vi overleverer ansættelsesdokumenter og bekræfter, at forsikrings- og skattekonti er lukket eller overført.
Når du er klar til dit eget japanske selskab
En EOR passer godt til dine første ansættelser, mens du tester markedet. Dit eget kabushiki kaisha (KK) eller godo kaisha (GK) giver mening, når du har et voksende team, indgår kontrakter med og fakturerer japanske kunder, eller har brug for en licens til din virksomhed. Begge kan oprettes med minimal kapital, og siden 2015 behøver den repræsentative (en direktør i en KK eller et medlem af en GK) ikke længere at bo i Japan. I praksis tager det længere tid at åbne en erhvervskonto og registrere sig til skat, social sikring og arbejdsløshedsforsikring end selve registreringen.
At flytte en medarbejder til dit eget selskab kræver medarbejderens samtykke og en klar stilling vedrørende service, feriebalance og løn. Vores lønservice kan støtte din nye enhed.
Få et tilbud
Fortæl os om din japanske ansættelse
- Uforpligtende forespørgsel; dine oplysninger behandles i henhold til vores fortrolighedspolitik
- En rollegennemgang i henhold til Worker Dispatching Act før ethvert tilbud
- Hvis EOR ikke er den rette vej, vil vi sige det
Japan EOR-spørgsmål
Er en employer of record lovlig i Japan?
Ja, når det er struktureret lovligt. Japan har ingen EOR-specifik lovgivning. Når et japansk firma ansætter personen, og dit firma styrer arbejdet, er arrangementet udstationering under Worker Dispatching Act, som kun må leveres under en licens fra Ministeriet for sundhed, arbejde og velfærd og medfører begrænsninger for job og periode. Vi gennemgår hver rolle, før der gives et tilbud. Hvordan udstationeringsreglerne finder anvendelse
Hvem er den juridiske arbejdsgiver, og hvem underskriver ansættelseskontrakten?
Vores japanske ansættelsespartner, et japansk firma, er den juridiske arbejdsgiver. Det underskriver ansættelseskontrakten med medarbejderen, tilmelder dem social forsikring og administrerer løn. Du underskriver én tjenesteaftale med NNRoad, som er din eneste kontaktperson.
Hvem kan jeg ansætte gennem NNRoads Japan EOR?
Japanske statsborgere, der arbejder i Japan, i roller, der lovligt kan besættes gennem udstationering. Udenlandske statsborgere, herunder dem, der allerede bor i Japan, vurderes gennem vores separate Expat Employment-service.
Hvor meget koster en employer of record i Japan?
Du betaler et månedligt servicegebyr per medarbejder plus ansættelsesomkostningerne. I Tokyo udgør arbejdsgiverens sociale forsikring og arbejdsskadeforsikring ca. 15,7 % af lønnen for en medarbejder under 40 år og ca. 16,5 % for en medarbejder i alderen 40 til 64 år, før bonusser og pendlergodtgørelse. Vi giver et tilbud på servicegebyret efter at have gennemgået rollen. Se hvordan omkostningerne løber op
Findes der en PEO i Japan? Er en EOR det samme som en PEO eller en global employment organization?
Japan har ingen co-employment-model som den amerikanske PEO, så udbydere, der tilbyder ”PEO” eller ”GEO” i Japan, tilbyder normalt en employer of record-service. Spørg, hvilket japansk firma der underskriver ansættelseskontrakten, tilmelder medarbejderen social forsikring og under hvilken juridisk struktur. Sammenlign mulighederne
Kan vores team styre medarbejderens daglige arbejde?
Ja. Din udpegede leder tildeler og gennemgår arbejdet og godkender arbejdstiden inden for de arbejdsforhold og 36-aftalen i det ansættende firma. Disciplinære forhold, løn og kontraktændringer går gennem arbejdsgiveren.
Hvilken type ansættelseskontrakt får medarbejderen?
En japansk ansættelseskontrakt med skriftlige arbejdsvilkår, enten på ubestemt tid eller i en tidsbegrænset periode, afhængigt af rollen og den forventede varighed af opgaven. En tidsbegrænset udstationeret medarbejder kan normalt blive i den samme enhed i din virksomhed i op til tre år, så vi aftaler kontrakttypen med dig ved opstart.
Hvor lang tid går der, før medarbejderen kan starte?
Det afhænger primært af, hvor hurtigt rollen gennemgås, og om medarbejderens dokumenter, såsom deres My Number og pensionsnummer, er klar. Når vi har de fulde oplysninger, kan ansættelsesdokumenterne forberedes hurtigt. Vi bekræfter en realistisk startdato i tilbuddet.
Kan medarbejderen få løn i amerikanske dollars?
Nej. Løn i Japan udbetales i yen. Du kan sammenligne lønnen i amerikanske dollars, og vi fakturerer dig i amerikanske dollars, men medarbejderen modtager yen.
Kan vi afslutte ansættelsen, hvis det ikke fungerer?
Japansk lovgivning beskytter medarbejdere stærkt. Der kræves 30 dages varsel eller løn i stedet for opsigelse, og en afskedigelse er ugyldig, medmindre den er objektivt rimelig og socialt acceptabel. De fleste afslutninger aftales med medarbejderen, ofte med en fratrædelsesgodtgørelse. Fortæl os det tidligt, så vi kan rådgive om den lovlige fremgangsmåde, før nogen taler med medarbejderen.
Skaber en employer of record et fast driftssted for mit firma?
En EOR fjerner behovet for en japansk enhed til at ansætte nogen, men din skattemæssige position afhænger af, hvad medarbejderen laver. Hvis de rutinemæssigt indgår kontrakter på dine vegne, eller spiller hovedrollen, der fører til dem, kan dit firma have et fast driftssted i Japan. Vi gør opmærksom på dette, når vi gennemgår rollen; søg skatterådgivning i dit specifikke tilfælde.
Kan vi flytte medarbejderen til vores eget japanske firma senere?
Ja, med medarbejderens samtykke. Dit firma udarbejder et nyt ansættelsestilbud, og dokumenterne bør omhandle tjenesteydelser, ferieafholdelse og løn. Hvis din KK eller GK bliver arbejdsgiveren, kan vores lønservice understøtte det.