Employer of Record (EOR) in Malesia:Onboarding e gestione HR conformi
Assumi senza un'entità malese
Assumi in Malesia senza registrare un datore di lavoro malese
Una soluzione EOR in Malesia per aziende straniere
NNRoad è un fornitore di servizi di employer of record in Malesia che aiuta le aziende straniere ad assumere dipendenti in Malesia senza dover prima aprire un’entità locale. Quando il modello Employer of Record è quello più adatto, NNRoad diventa il datore di lavoro locale per il rapporto di lavoro, mentre la tua azienda mantiene il controllo sul lavoro quotidiano del dipendente, sulla linea di reporting, sui risultati, sugli obiettivi aziendali e sulla gestione delle prestazioni.
Questo percorso è particolarmente utile per le prime assunzioni, i team di ingresso nel mercato, i dipendenti da remoto, i ruoli tecnologici, il personale finanziario e operativo, l’assistenza clienti, i servizi condivisi e le funzioni commerciali in Malesia, quando la tua azienda desidera assumere localmente in modo conforme prima di investire nella propria struttura aziendale.
Cosa controlla ancora la tua azienda
La tua azienda seleziona ancora il dipendente, definisce il ruolo, stabilisce la strategia di compensazione, gestisce il flusso di lavoro e valuta le prestazioni. NNRoad supporta il quadro normativo del datore di lavoro in modo che non sia necessario creare l’ufficio HR, il payroll, il diritto del lavoro e l’amministrazione statutaria in Malesia prima di assumere.
Utilizza il servizio NNRoad giusto per le tue esigenze in Malesia
Questa pagina è destinata alle aziende che necessitano di un rapporto di lavoro standard in Malesia senza avere una propria entità locale. Se hai già la tua struttura aziendale in Malesia e hai solo bisogno dell’esecuzione degli stipendi, utilizza l’esternalizzazione del payroll in Malesia. Se il problema principale è l’autorizzazione al lavoro o l’onboarding di cittadini stranieri, utilizza Assumere stranieri in Malesia. Se hai bisogno di una fornitura basata su progetti, flessibile o gestita da fornitori piuttosto che di un rapporto di lavoro standard, utilizza Talento on-demand in Malesia.
Per una pianificazione più ampia, consulta la nostra panoramica globale dell’Employer of Record, hub di conformità in Malesia, archivio blog Malesia, e calcolatore del costo del lavoro.
La Malesia è un unico paese ma con tre mappe del lavoro e dell'immigrazione
La Malesia peninsulare non è il quadro completo
La Malesia non dovrebbe essere approcciata come un unico mercato del lavoro e dell’immigrazione. Nella Malesia peninsulare, il principale quadro normativo è l’Employment Act 1955. Sabah e Sarawak, tuttavia, hanno ciascuna le proprie ordinanze del lavoro e le proprie realtà amministrative legate all’impiego specifiche dello stato.
Perché questo è importante per la progettazione dell’EOR
Un setup EOR in Malesia dovrebbe essere localizzato nel luogo effettivo di lavoro. Un contratto, una politica sulle ferie, un sistema di payroll o un processo per i lavoratori stranieri che funziona per Kuala Lumpur o Penang non deve essere considerato identico per Kota Kinabalu o Kuching.
Anche l’immigrazione varia in base alla geografia
L’Employment Pass per espatriati gestito tramite l’Expatriate Services Division della Malesia è valido solo nella Malesia peninsulare. Il Dipartimento dell’Immigrazione dichiara inoltre che le domande per lavoratori stranieri per Sabah e Sarawak rientrano nella giurisdizione dei rispettivi governi statali. Nel Sarawak, i datori di lavoro che intendono assumere lavoratori non residenti sono tenuti a ottenere una Non-Resident Employee Employment Licence ai sensi della Sezione 119 dell’Ordinanza sul Lavoro del Sarawak.
Perché questo è importante commercialmente
Per le aziende straniere, ciò significa che le assunzioni in Malesia dovrebbero iniziare con un controllo geografico, non con un modello nazionale riutilizzato. Il percorso legale per la Malesia peninsulare, Sabah e Sarawak può differire anche quando la qualifica del lavoro appare identica sulla carta.
Per i riferimenti ufficiali, consultare la panoramica sulle leggi sul lavoro della Malesia, la pagina del Dipartimento dell’Immigrazione su lavoratori stranieri, la pagina dell’Expatriate Services Division sull’ Employment Pass, e la pagina del Dipartimento del Lavoro del Sarawak sulla Non-Resident Employee Employment Licence.
Il fascicolo contrattuale conta ancora più di quanto molte pagine EOR ammettano
Un contratto di servizio non è solo un documento di cortesia
In Malesia, un contratto di servizio per un periodo determinato superiore a un mese, o per un compito specifico che richieda ragionevolmente più di un mese per essere completato, deve essere scritto. In ogni contratto di servizio scritto, una clausola dovrebbe anche indicare come il contratto può essere risolto.
Il periodo di pagamento dovrebbe essere già definito
Il contratto di servizio dovrebbe specificare un periodo di pagamento che non superi un mese. Se non viene indicato alcun periodo di pagamento, la legge considera il periodo di pagamento pari a un mese.
I dipendenti dovrebbero ricevere dettagli scritti, non solo promesse verbali
Ai sensi dell’Employment Regulations 1957, il datore di lavoro deve fornire a ciascun dipendente, alla data di inizio del rapporto di lavoro o prima di tale data, una copia certificata dei dettagli chiave dell’impiego, inclusi stipendio, indennità, tariffe degli straordinari, orario di lavoro normale, termini di preavviso, festività, ferie annuali e durata del periodo di pagamento. Se il salario cambia in seguito, devono essere forniti anche i dettagli aggiornati.
La busta paga fa parte del fascicolo del dipendente
Le stesse normative richiedono al datore di lavoro di fornire a ciascun dipendente un documento o una scheda separata che indichi i salari e le indennità maturati durante ogni periodo di pagamento, entro o non oltre la data di pagamento degli stessi. In pratica, un setup EOR in Malesia dovrebbe quindi gestire i termini contrattuali, i dati dei dipendenti e i cedolini paga come un unico fascicolo di conformità.
Per riferimenti ufficiali, consultare l’ Employment Act 1955 e le Employment Regulations 1957.
Il tuo primo payroll in Malesia significa davvero PCB, EPF, SOCSO ed EIS
Il PCB non è un semplice compito amministrativo facoltativo per il datore di lavoro
L’imposta salariale in Malesia è generalmente amministrata tramite la detrazione fiscale mensile, nota anche come PCB o MTD. I datori di lavoro devono detrarre la MTD dalla remunerazione del dipendente e versarla all’Inland Revenue Board entro o non oltre il 15° giorno del mese successivo. I datori di lavoro devono inoltre conservare il fascicolo del datore di lavoro e rilasciare il relativo prospetto di remunerazione di fine anno.
L’EPF è una delle voci di costo ricorrenti più rilevanti nel payroll
Per i dipendenti malesi di età inferiore ai 60 anni, le attuali aliquote di contribuzione EPF sono generalmente dell’11% a carico del dipendente e del 13% a carico del datore di lavoro per salari mensili pari o inferiori a RM5.000, e dell’11% per il dipendente e del 12% per il datore di lavoro per salari mensili superiori a RM5.000. I datori di lavoro devono effettuare il pagamento dell’EPF mensilmente entro o non oltre il 15 del mese.
Anche i dipendenti non cittadini malesi influenzano ora la pianificazione dell’EPF
L’attuale quadro EPF della Malesia è cambiato anche per i dipendenti stranieri. I contributi obbligatori all’EPF per i dipendenti non cittadini malesi sono entrati in vigore dallo stipendio di ottobre 2025, e i datori di lavoro che assumono dipendenti non cittadini malesi con regolare autorizzazione al lavoro sono tenuti a registrarsi e a contribuire. L’attuale aliquota standard per i dipendenti non cittadini malesi registrati a partire dal 1° agosto 1998 è del 2% a carico del dipendente e del 2% a carico del datore di lavoro.
SOCSO ed EIS sono livelli di payroll separati
Per il SOCSO, il contributo di prima categoria per i dipendenti di età inferiore ai 60 anni comprende generalmente l’1,75% a carico del datore di lavoro e lo 0,5% a carico del dipendente. Per i dipendenti che hanno raggiunto i 60 anni, si applica generalmente la seconda categoria con l’1,25% pagato solo dal datore di lavoro. PERKESO dichiara inoltre che il tetto salariale per i contributi è aumentato a RM6.000 con effetto dal 1° ottobre 2024. Per l’EIS, l’attuale aliquota di contribuzione è dello 0,2% a carico del datore di lavoro e dello 0,2% a carico del dipendente, con i datori di lavoro del settore privato tenuti a versare i contributi mensili per conto di ogni dipendente idoneo.
Il payroll in Malesia comporta anche obblighi di notifica
Gli obblighi fiscali del datore di lavoro non terminano con l’invio MTD. L’Inland Revenue Board richiede la registrazione del datore di lavoro, la notifica online dei nuovi dipendenti tramite CP22 entro 30 giorni dall’inizio del rapporto di lavoro, e altre dichiarazioni relative alla cessazione e alla fine dell’anno. Un adeguato fornitore di servizi di employer of record in Malesia dovrebbe quindi gestire il calendario legale delle paghe, non solo l’emissione delle buste paga.
Se la vostra azienda ha già la propria entità impiegante in Malesia e ha solo bisogno dell’esecuzione degli stipendi, L’esternalizzazione delle paghe in Malesia è solitamente la soluzione più semplice.
Per la guida ufficiale, consultare la pagina dell’Inland Revenue Board su responsabilità del datore di lavoro, la guida ai contributi obbligatori dell’EPF, la pagina dell’EPF su dipendenti non cittadini malesi, e le pagine del PERKESO su contributi e aliquote contributive.
La lettera di offerta dovrebbe già riflettere il salario minimo, le regole delle 45 ore e le ferie
L’ordine sul salario minimo del 2024 ha cambiato la soglia
L’attuale Minimum Wages Order 2024 della Malesia ha introdotto un salario minimo mensile di RM1.700. Dal 1° febbraio 2025, tale tariffa si applica ai datori di lavoro con cinque o più dipendenti e ai datori di lavoro che svolgono determinate attività professionali indipendentemente dal numero di dipendenti. Dal 1° agosto 2025, RM1.700 si applicherà più ampiamente anche ai datori di lavoro con meno di cinque dipendenti. I domestici sono esclusi dall’ordine.
La progettazione dell’orario di lavoro dovrebbe essere verificata prima dell’assunzione
Secondo il quadro dell’Employment Act, in genere non si dovrebbe richiedere a un dipendente di lavorare per più di cinque ore consecutive senza una pausa di almeno trenta minuti, più di otto ore in un giorno, più di un periodo di distribuzione di dieci ore in un giorno, o più di quarantacinque ore in una settimana, fatte salve le eccezioni legali e il quadro del lavoro a turni.
Gli straordinari e il pagamento delle festività dovrebbero essere inclusi nel costo della posizione
Per gli straordinari ordinari oltre l’orario di lavoro normale, al dipendente viene generalmente pagato non meno di una volta e mezza la tariffa oraria. Per il lavoro straordinario in un giorno di riposo, la tariffa è generalmente non inferiore a due volte la tariffa oraria. Per il lavoro straordinario in un giorno festivo retribuito, la tariffa è generalmente non inferiore a tre volte la tariffa oraria. Un preventivo generico dello stipendio mensile che ignora questo aspetto può sottostimare il costo reale dell’impiego.
Ferie e congedi per malattia proporzionali all’anzianità di servizio
Secondo il quadro normativo dell’Employment Act, le ferie annuali sono di 8 giorni per meno di 2 anni di servizio, 12 giorni per un periodo compreso tra 2 e meno di 5 anni, e 16 giorni per 5 anni o più. I giorni di malattia sono 14, 18 e 22 per le stesse fasce di servizio, con un congedo per ospedalizzazione fino a 60 giorni totali nel caso in cui sia necessaria l’ospedalizzazione.
La maternità e la paternità sono ora diritti statutari più sostanziali
Gli emendamenti del 2022 della Malesia hanno esteso il congedo di maternità a non meno di 98 giorni consecutivi. I dipendenti maschi sposati hanno diritto a 7 giorni consecutivi di congedo di paternità retribuito per ogni parto, subordinatamente alle condizioni statutory e con un limite massimo di cinque parti.
Per la guida ufficiale, consultare il Minimum Wages Order 2024, il panoramica ufficiale del diritto del lavoro, e l’ Employment Act 1955.
Se ospitate dipendenti nella Malesia peninsulare o a Labuan, l'Atto 446 può improvvisamente diventare rilevante
L’alloggio può diventare un problema di conformità del lavoro
Alcuni modelli di assunzione in Malesia prevedono alloggi forniti dal datore di lavoro, alloggi centralizzati, alloggi in loco o supporto per il trasferimento. Nella Malesia peninsulare e nel Territorio Federale di Labuan, tali accordi possono innescare un livello legale separato ai sensi dell’Employees’ Minimum Standards of Housing, Accommodations and Amenities Act 1990, comunemente noto come Atto 446.
Questo non è solo un problema di strutture
L’Atto 446 non si limita a incoraggiare standard abitativi dignitosi. Esso regola gli standard e le procedure applicabili quando i datori di lavoro forniscono alloggi, sistemazioni o servizi per i dipendenti nelle giurisdizioni in cui l’Atto si applica.
Possono sorgere requisiti di certificazione e notifica
La guida ufficiale stabilisce che non deve essere fornito alcun alloggio a un dipendente a meno che non sia certificato con un Certificato per l’Alloggio. Il datore di lavoro deve inoltre informare il Direttore Generale entro trenta giorni dalla data in cui l’alloggio viene occupato dal dipendente.
Perché questo è importante per la progettazione EOR
Se il vostro modello di assunzione in Malesia include alloggi organizzati dall’azienda, specialmente per il personale in trasferimento o migrante nella Malesia peninsulare o a Labuan, il quadro di impiego deve essere verificato per le implicazioni dell’Atto 446 prima che il dipendente si trasferisca, non dopo.
Per la guida ufficiale, consultare la pagina JTKSM su alloggi, sistemazioni e servizi per i dipendenti e i materiali ufficiali dell’Atto 446 disponibili tramite Acts & Guidelines.
Le assunzioni estere richiedono prima l'approvazione del lavoro, e il visto corretto dopo
La sezione 60K ha cambiato la gestione iniziale delle assunzioni estere
Dall’1° gennaio 2023, l’articolo 60K dell’Employment Act 1955 richiede che il datore di lavoro ottenga l’approvazione preventiva dal Direttore Generale del Lavoro prima di assumere un dipendente straniero. Anche il JTKSM dichiara che tale requisito si applica a tutti i datori di lavoro e a tutte le categorie di lavoratori non cittadini coperti dalla definizione di dipendente straniero, incluse le categorie di espatriati.
Dopo l’approvazione, il datore di lavoro ha ancora degli obblighi di rendicontazione
Una volta ottenuta l’approvazione, il datore di lavoro deve fornire al Direttore Generale i dati relativi al dipendente straniero entro quattordici giorni dalla data di assunzione. Se il rapporto di lavoro del dipendente straniero viene interrotto dal datore di lavoro, termina perché il visto di lavoro scade, o termina a causa di rimpatrio o espulsione, il datore di lavoro deve informare il Direttore Generale entro trenta giorni. Se il dipendente straniero interrompe il servizio o si allontana senza preavviso, il datore di lavoro deve informare il Direttore Generale entro quattordici giorni.
L’assunzione di espatriati nella Penisola avviene tramite l’ESD e l’Employment Pass
Per i ruoli da espatriato nella Malesia peninsulare, il percorso dell’Employment Pass è gestito attraverso l’Expatriate Services Division. Il pass è legato alla società designata, è valido solo nella Malesia peninsulare e deve essere richiesto tramite l’account ESD della società. A partire dal 1° giugno 2026, le soglie salariali riviste sono RM20.000 e oltre per la Categoria I, da RM10.000 a RM19.999 per la Categoria II e da RM5.000 a RM9.999 per la Categoria III.
I percorsi per i lavoratori stranieri sono ancora diversi
Il percorso di impiego temporaneo per i lavoratori stranieri è diverso da quello per gli espatriati. Il Dipartimento dell’Immigrazione dichiara che le domande per i lavoratori stranieri per Sabah e Sarawak sono soggette alla giurisdizione dei rispettivi governi statali. Nella Malesia peninsulare, il Visit Pass (Temporary Employment) viene rilasciato solo dopo che il lavoratore ha superato l’esame medico FOMEMA entro 30 giorni dall’arrivo.
Perché questo è importante per la scelta del servizio
Se il problema principale riguarda l’autorizzazione al lavoro, la politica per gli espatriati, la categoria del pass o l’onboarding dei lavoratori stranieri, utilizza Hire Foreigner in Malaysia così l’approvazione del lavoro, il percorso migratorio e la progettazione dell’impiego vengono gestiti insieme fin dall’inizio.
Per la guida ufficiale, consulta la pagina del JTKSM su l’impiego di lavoratori stranieri ai sensi dell’articolo 60K, la pagina dell’Expatriate Services Division sull’ Employment Pass, l’annuncio ESD del 2026 sulle soglie salariali EP rivisate, e la pagina del Dipartimento dell’Immigrazione sui lavoratori stranieri.
Il licenziamento in Malesia è un evento da comunicare, non solo un'uscita
I periodi di preavviso sono statutari se il contratto non prevede nulla
Se il contratto non prevede un periodo di preavviso scritto, l’Employment Act stabilisce il preavviso minimo di quattro settimane in caso di anzianità inferiore ai due anni, sei settimane per un’anzianità compresa tra due e cinque anni, e otto settimane per un’anzianità di cinque anni o superiore. Ciascuna parte può recedere senza preavviso pagando un’indennità sostitutiva.
Il licenziamento per riduzione del personale comporta un obbligo di notifica
Qualora l’azienda stia procedendo a licenziamenti per riduzione del personale, piani di separazione, licenziamenti temporanei o tagli salariali legati alla ristrutturazione aziendale, il datore di lavoro è tenuto a presentare il Borang PK all’ufficio del lavoro più vicino entro trenta giorni prima di intraprendere l’azione pertinente.
Le indennità di licenziamento e di disoccupazione seguono una scala statutaria
Per i dipendenti idonei che hanno completato almeno dodici mesi di servizio continuativo, il regolamento Employment (Termination and Lay-Off Benefits) 1980 stabilisce le indennità minime a 10 giorni di stipendio per ogni anno di servizio per i dipendenti con meno di due anni di anzianità, 15 giorni di stipendio per anno per un’anzianità da due a meno di cinque anni, e 20 giorni di stipendio per anno per cinque anni o più. La guida ufficiale del JTKSM stabilisce inoltre che le indennità di licenziamento devono essere pagate non oltre sette giorni dalla data di cessazione del rapporto.
La Malesia protegge inoltre i dipendenti locali nelle decisioni riguardanti i lavoratori stranieri
L’Employment Act prevede espressamente che un datore di lavoro non debba licenziare un dipendente locale allo scopo di assumere un dipendente straniero. In un piano di eccedenza, il datore di lavoro non deve licenziare un dipendente locale a meno che non abbia prima licenziato tutti i dipendenti stranieri impiegati con mansioni simili.
Perché questo è importante per l’EOR
Un corretto setup EOR in Malesia dovrebbe quindi gestire il preavviso, la notifica di riduzione del personale, le indennità di licenziamento statutory e la sequenza della forza lavoro locale rispetto a quella straniera come un unico processo integrato di offboarding, piuttosto che come compiti separati di HR e payroll.
Per la guida ufficiale, consultare l’ Employment Act 1955, la pagina del JTKSM su licenziamenti per riduzione del personale dei dipendenti, e le FAQ su indennità di licenziamento e di riduzione del personale.
Come NNRoad utilizza l'EOR in Malesia senza conflitti con Payroll o Immigrazione
1) Diagnosi della rotta prima della documentazione
NNRoad verifica innanzitutto se il caso rientra nell’EOR in Malesia, outsourcing payroll in Malesia, talento on-demand in Malesia, o Assunzione di stranieri in Malesia. Ciò evita che casi relativi solo al payroll, alla consegna di progetti o all’immigrazione vengano inseriti nel modello legale errato.
2) Verifica geografica prima della verifica della policy
Una volta confermato che l’EOR è la strada giusta, verifichiamo innanzitutto se il dipendente lavorerà nella Malesia peninsulare, a Sabah o a Sarawak. Ciò influisce non solo sulla gestione dei lavoratori stranieri, ma anche sul quadro normativo del lavoro che dovrebbe definire la struttura occupazionale.
3) Definizione del contratto e degli oneri statutory
Allineiamo quindi il ruolo, la struttura salariale, i termini contrattuali, il periodo di pagamento, le ipotesi di congedo, l’adeguatezza al salario minimo e la logica dei fondi statutory per PCB, EPF, SOCSO ed EIS, insieme a qualsiasi requisito di alloggio o per i lavoratori stranieri applicabile al caso.
4) Amministrazione continua del ciclo di vita
Dopo l’attivazione del dipendente, NNRoad supporta l’amministrazione ricorrente lato datore di lavoro per quanto riguarda l’esecuzione dei salari, i versamenti statutory, il monitoraggio dei congedi, le variazioni del rapporto di lavoro e l’offboarding conforme. Se la vostra azienda dovesse successivamente stabilire la propria struttura datoriale in Malesia, la soluzione più lineare a lungo termine potrebbe essere l’esternalizzazione dell’elaborazione delle buste paga in Malesia.
FAQ RAPIDE
Un'azienda straniera può assumere dipendenti in Malesia senza aprire un'entità locale?
Sì. Attraverso una struttura di Employer of Record in Malesia, un’azienda straniera può assumere dipendenti in Malesia senza dover prima aprire la propria entità locale. In questo modello, NNRoad supporta il rapporto di lavoro locale mentre la vostra azienda mantiene il controllo quotidiano sul lavoro, gli obiettivi, i risultati e le prestazioni del dipendente.
Perché l'EOR in Malesia è molto più della semplice elaborazione delle buste paga?
L’EOR in Malesia è più ampio dell’esecuzione delle buste paga. Include solitamente il contratto di lavoro, la progettazione del periodo di pagamento, la configurazione statutory delle buste paga, PCB/MTD, EPF, SOCSO, EIS, la gestione delle approvazioni per i dipendenti stranieri dove pertinente e l’offboarding conforme. Se avete già la vostra struttura datoriale in Malesia e avete solo bisogno dell’esecuzione dello stipendio, l’esternalizzazione dell’elaborazione delle buste paga in Malesia è solitamente la soluzione migliore.
I contratti di lavoro in Malesia devono essere scritti?
Sì, in molti casi comuni. Ai sensi dell’Employment Act 1955, un contratto di servizio per un periodo determinato superiore a un mese, o per un lavoro specifico che si prevede superi il mese, deve essere scritto. In pratica, i contratti scritti sono lo standard più sicuro per qualsiasi rapporto di lavoro gestito da un EOR.
Quali voci statutory dovremmo prevedere nel budget oltre allo stipendio in Malesia?
I datori di lavoro in Malesia dovrebbero solitamente prevedere un budget che vada oltre lo stipendio nominale. A seconda del caso, il costo reale dell’occupazione può includere la gestione di PCB/MTD, EPF, SOCSO, EIS, adeguamenti al salario minimo, scoperti per straordinari, costi per ferie e congedi medici, indennità di licenziamento dove applicabile e la conformità per l’alloggio se il datore di lavoro fornisce l’abitazione nella Malesia peninsulare o a Labuan.
Cosa succede se il dipendente è un cittadino straniero o si trova a Sabah o Sarawak?
L’assunzione di cittadini stranieri in Malesia non è un processo unico. La Sezione 60K richiede l’approvazione preventiva del lavoro prima di assumere dipendenti stranieri, e il percorso migratorio dipende dal fatto che il caso riguardi un Employment Pass per espatriati, un pass di impiego temporaneo per lavoratori stranieri o un processo specifico dello stato in Sabah o Sarawak. Se l’immigrazione è centrale nel caso, Assumere stranieri in Malesia è solitamente la strada più semplice.
Quando dovremmo utilizzare l'esternalizzazione delle buste paga in Malesia invece dell'EOR in Malesia?
Utilizza l’esternalizzazione delle buste paga in Malesia quando la tua azienda ha già la propria entità impiegatrice malese o una struttura di datore di lavoro registrata e ha solo bisogno dell’esecuzione dello stipendio e dell’amministrazione ricorrente della busta paga statutaria. Utilizza l’EOR in Malesia quando hai bisogno di un rapporto di lavoro standard in Malesia ma non vuoi gestire direttamente il livello del datore di lavoro locale.